- Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
- Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen empfangen und archivieren können.
- Einige Unternehmen und spezielle Rechnungsarten sind von der E-Rechnungs-Pflicht (vorerst) ausgenommen.
- Unternehmen sollten sich rechtzeitig um eine entsprechende Softwarelösung bemühen, um die E-Rechnungs-Pflicht gesetzeskonform umzusetzen.
| Warum wird die E-Rechnung Pflicht?
Die E-Rechnung wird in Deutschland zur Pflicht, um gesetzliche Vorgaben der EU umzusetzen. Die E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format, das der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm 16931) entspricht.
Ziel ist es, den Rechnungsprozess zu automatisieren und effizienter zu gestalten. Durch die strukturierte elektronische Rechnungsstellung wird die Digitalisierung in Unternehmen gefördert. Das spart Zeit und senkt Kosten.
Zudem reduziert die automatisierte Verarbeitung die Fehlerquote bei Rechnungen erheblich. Ein weiterer wichtiger Aspekt der E-Rechnungs-Pflicht ist die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug, da die E-Rechnung für mehr Transparenz und Rückverfolgbarkeit sorgt.
Außerdem treibt die EU die Harmonisierung des digitalen Marktes voran. Die E-Rechnung erleichtert dabei in Zukunft die grenzüberschreitende Abwicklung von Rechnungen.
Entwicklung der E-Rechnungs-Pflicht
2014: Die EU-Richtlinie 2014/55/EU wird verabschiedet. Sie legt fest, dass alle EU-Mitgliedstaaten verpflichtet sind, elektronische Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen (B2G) anzunehmen.
2017: Deutschland setzt die EU-Richtlinie mit der E-Rechnungsverordnung (ERechV) um.
2019: Italien führt als erstes EU-Land die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ein. Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen über das zentrale System SDI (Sistema di Interscambio) an die Steuerbehörden übermitteln.
2020: Pflicht zur E-Rechnung für öffentliche Aufträge (B2G) tritt in Kraft. Unternehmen, die an öffentliche Auftraggeber Rechnungen stellen, sind verpflichtet, E-Rechnungen zu verwenden.
2025: E-Rechnungspflicht im deutschlandweiten B2B-Bereich startet. Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Alle betroffenen Unternehmen müssen Rechnungen zunächst digital empfangen, später auch ausstellen können. Der Umstellungsprozess soll innerhalb von drei Jahren abgeschlossen sein.
Bis Ende 2027: Statt einer E-Rechnung kann auch eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden, wenn die Rechnung mittels elektronischem Datenaustausch übermittelt wird (sogenanntes EDI-Verfahren). Dies erfordert die Zustimmung des Empfängers.
Ab 2028: Alle Unternehmen müssen verpflichtend E-Rechnungen empfangen, archivieren und später auch versenden.

| Test: Gilt die E-Rechnungs-Pflicht für mich?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zur E-Rechnung für alle Unternehmen, die Rechnungen im B2B-Bereich stellen. Dies betrifft nicht nur große Unternehmen, sondern auch Selbstständige, Freiberufler und KMU, die im B2B-Bereich tätig sind, unabhängig von ihrer Größe.
Allerdings gibt es für manche Rechnungen und nicht so umsatzstarke Unternehmen Ausnahmen bzw. Übergangsfristen. Zunächst einmal geht es lediglich um die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Die Pflicht E-Rechnungen zu erstellen wird schrittweise eingeführt:
Bis Ende 2026 sind Papierrechnungen übergangsweise noch erlaubt. Bis Ende 2027 sind andere elektronische Formate erlaubt, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 Euro haben die längste Schonfrist. Sie dürfen noch bis Ende 2027 sowohl Papier, als auch andere elektronische Fromate wie PDF versenden.
Sie sind sich nicht sicher, ob Sie von der E-Rechnungs-Pflicht betroffen sind? Überprüfen Sie es mit unserem Test!
| Fristen und Ausnahmen bei der elektronischen Rechnung in Deutschland
Während im B2G-Sektor (Business-to-Government) die Pflicht bereits seit 2020 besteht, rückt der B2B-Sektor nun in den Fokus. Die Einführung der E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind.
Der folgende Überblick zeigt die Fristen und Ausnahmen im Detail.
E-Rechnung Fristen im Detail
Bei den Fristen muss zwischen Empfang und Versand unterschieden werden. Seit dem 01. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Der Versand soll anschließend gestaffelt einführt werden:
1. Januar 2025: Die generelle Pflicht zur E-Rechnung für deutschlandweite B2B-Transaktionen tritt in Kraft.
Bis Ende 2026: Auch wenn die E-Rechnung möglichst rasch implementiert werden sollte, ist bis 31.12.2026 die Rechnung in Papierform für alle Unternehmen erlaubt.
Andere elektronische Formate (z.B. PDF) dürfen alle Unternehmen nur noch mit Zustimmung des Empfängers versenden.
Bis Ende 2027 dürfen nur noch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 Euro Papierrechnungen oder andere elektronische Formate versenden.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro müssen beim Versand die Zustimmung des Empfängers einholen. Nutzen sie bereits ein EDI System (Electronic Data Interchange) dürfen sie dieses weiter verwenden, solange das Format kompatibel mit der EU-Norm für elektronische Rechnungen ist.
31.12.2027: Die Übergangsphase endet für alle Unternehmen, unabhängig vom Vorjahresumsatz.
Ab 1. Januar 2028: Ab jetzt müssen auch kleine Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro auf die E-Rechnung umstellen. Die E-Rechnungspflicht gilt dann uneingeschränkt für alle Unternehmen im B2B-Bereich.

Ausnahmen von der E-Rechnungs-Pflicht
Für bestimmte Rechnungen und Unternehmen mit niedrigem Umsatz gibt es Ausnahmeregelungen und eine Befreiung von der E-Rechnungs-Pflicht:
- Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen mit einem Betrag unter 250 Euro fallen in der Regel nicht unter die E-Rechnungspflicht. Solche Rechnungen dürfen weiterhin als Papierrechnungen oder PDFs ausgestellt werden.
- B2C-Rechnungen: Rechnungen an Privatpersonen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Hier können Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen verwenden.
- Unternehmen mit niedrigem Umsatz: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 Euro sind bis Ende 2027 von der Pflicht zum Versand der E-Rechnung befreit, ab 2028 müssen aber auch diese Unternehmen umstellen.
- Rechnungen für besondere Dienstleistungen: In bestimmten Fällen, etwa bei sehr speziellen Dienstleistungen oder sonstigen Abrechnungsprozessen, können individuelle Vereinbarungen getroffen werden.
- Sonderregelungen für EDI-Rechnungen: Unternehmen, die bereits auf EDI-Systeme (Electronic Data Interchange) setzen, dürfen diese auch weiterhin nutzen, wenn sie EN 16931-kompatibel sind.
- Kleinunternehmer, egal ob im B2B Bereich tätig oder nicht, müssen keine E-Rechnungen ausstellen und versenden können. Ein Empfang muss aber möglich sein.
Aktuell gibt es keine allgemeine Pflicht, E-Rechnungen an Kunden im EU- oder Nicht-EU-Ausland zu versenden. Die E-Rechnungspflicht betrifft derzeit in erster Linie den B2B-Bereich innerhalb eines Landes sowie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G).
Gilt die E-Rechnungs-Pflicht für Vereine?
Ob Vereine E-Rechnungen ausstellen müssen, hängt von ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit ab. Wenn sie im B2B-Bereich wirtschaftlich tätig sind, gilt für sie seit dem 1. Januar 2025 der E-Rechnungspflicht.
Wenn sie ausschließlich gemeinnützige Tätigkeiten ohne wirtschaftlichen Bezug ausüben, sind sie nicht betroffen. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber erfordern bereits jetzt die Nutzung von E-Rechnungen.
Ausblick: Welche weiteren Pflichten bringt die E-Rechnung in Zukunft?
Ab 2028 könnten Unternehmen, die Geschäfte innerhalb der EU tätigen, verpflichtet werden, E-Rechnungen in Echtzeit an die Steuerbehörden zu übermitteln.
Durch die ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) der EU könnte es zu einer grenzüberschreitenden Meldepflicht in Echtzeit für E-Rechnungen kommen. Dies treibt eine weitere Harmonisierung der Steuer- und Rechnungsprozesse in der EU vor.
Zunächst einmal werden aber viele Unternehmen aufgrund der Umsetzung der ViDA-Initiative neue Prozesse und Software einführen müssen. Nur so können sie die neuen Anforderungen erfüllen.
Den Kosten für die Softwarelösung steht eine Zeit- und Ressourcenersparnis bei der Rechnungsstellung gegenüber. Wir erklären, auf was Sie bei der Umsetzung achten sollten.
| So können Sie die E-Rechnungspflicht einfach umsetzen
Wir haben für Sie Möglichkeiten und Tipps zusammengestellt, wie Sie die E-Rechnungspflicht einfach umsetzen können. Die Nutzung einer E-Rechnungs-Software erleichtert Ihnen in jedem Fall die korrekte Rechnungsstellung.
Mögliche Formate der E-Rechnung:
Die E-Rechnung kann in zwei verschiedenen Formaten dargestellt werden: XRechnung und ZUGFeRD.
XRechnung: Die XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das für die E-Rechnung in Deutschland im öffentlichen Sektor bereits verpflichtend ist. Dieses Format ist nicht visuell darstellbar.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): Das ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das PDF/A-3-Dateien mit eingebettetem XML-Datensatz kombiniert. Es ist sowohl maschinenlesbar als auch visuell darstellbar. Ab der Version 2.0.1 erfüllt das ZUGFeRD die Anforderungen an die E-Rechnung.
Daneben können unter bestimmten Voraussetzungen auch von der Normenreihe EN 16931 abweichende strukturierte elektronische Rechnungsformate verwendet werden, z. B. EDI-Verfahren.
Wie können E-Rechnungen empfangen werden?
Unternehmen sind seit dem 1.1.2025 dazu verpflichtet, den Empfang von E-Rechnungen zu gewährleisten. Die verwendete Software muss also zunächst in der Lage sein, E-Rechnungen zu lesen und zu speichern.
Umfassende Informationen zu diesem Thema haben wir auf der Seite E-Rechnung empfangen für Sie zusammengestellt.
Wie können Sie eine E-Rechnung erstellen?
E-Rechnungen sollten mit einer passenden Software-Lösung erstellt werden. Die Rechnungen müssen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen.
Sie geben zunächst wie gewohnt die notwendigen Rechnungsinformationen ein und wählen dann das gewünschte Format (XRechnung oder ZUGFeRD) aus. Die E-Rechnungs-Software prüft, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind und ob die Daten im richtigen strukturierten Format vorliegen. Die Rechnung wird validiert und versendet.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Erstellung einer E-Rechnung finden Sie auf unserer Seite E-Rechnung erstellen.
E-Rechnungs-Software nutzen
Die Umstellung auf die E-Rechnung erfordert eine geeignete Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen verarbeiten kann. Bei der Auswahl der Software für die E-Rechnung sollten Unternehmen auf einige Kriterien achten:
- Kompatibilität: Die Software muss die gängigen Formate der E-Rechnung unterstützen, insbesondere das XML-basierte Format der XRechnung und das EU-weite ZUGFeRD-Format.
- Rechtskonformität: Die Software muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und alle Pflichtfelder sowie strukturierten Daten korrekt verarbeiten.
- Schnittstellen: Es ist wichtig, dass die Software mit anderen Buchhaltungs- und ERP-Systemen kompatibel ist, um die automatisierte Verarbeitung der Rechnungen zu ermöglichen.
- Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Bedienung und übersichtliche Funktionen erleichtern den Umstieg auf die digitale Rechnungsstellung.
- Datensicherheit: Da sensible Unternehmens- und Kundendaten verarbeitet werden, sollte die Software hohen Sicherheitsstandards entsprechen und DSGVO-konform sein.
- Zukunftssicherheit: Die Software sollte Updates für neue gesetzliche Anforderungen bereitstellen und sich an internationale Standards anpassen können.
Wir haben für Sie gängige Rechnungs-Software verglichen. Der umfassende Test und unsere Bewertung helfen Ihnen, die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Welche Strafen drohen, wenn die E-Rechnungs-Pflicht verletzt wird?
Wenn ein Unternehmen in Deutschland nach dem 1. Januar 2025 den Empfang von E-Rechnungen verweigert oder diese nicht korrekt archiviert, kann dies zu verschiedenen rechtlichen Konsequenzen führen.
Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen ordnungsgemäß zu empfangen und zu archivieren. Ein Verstoß gegen die gesetzlichen Archivierungsvorgaben (Aufbewahrungspflicht nach der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch) kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.
Unternehmen, die den Empfang von E-Rechnungen verweigern oder technische Systeme nicht bereitstellen, laufen Gefahr, dass sie Rechnungen nicht rechtzeitig erhalten. Dies kann zu Zahlungsfristenverstößen führen. Der Rechnungsempfänger hat kein Recht auf die Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. Der Rechnungsaussteller hat seine umsatzsteuerrechtlichen Pflichten erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und eine nachweislich ordnungsgemäße Übermittlung gewährleistet hat.
Es ist für Unternehmen nicht sinnvoll, sich nicht an die E-Rechnungspflicht zu halten. Es drohen Bußgelder, Sanktionen von Aufsichtsbehörden, Einkommensausfall und Imageschäden.
| E-Rechnungs-Pflicht in der EU und international
In der EU wurde die Pflicht zur E-Rechnung bereits in mehreren Ländern eingeführt, und sie weitet sich zunehmend aus. Der Druck zur Einführung einer flächendeckenden E-Rechnungs-Pflicht resultiert vor allem aus der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die E-Rechnungen im öffentlichen Sektor fördert.
Italien war das erste EU-Land, das die E-Rechnungs-Pflicht 2019 im B2B-Bereich eingeführt hat. Italien dient daher oft als Vorbild für andere Länder, die ähnliche Systeme entwickeln.
Spanien hat die E-Rechnung im B2G-Bereich bereits 2015 verpflichtend gemacht und plant, diese Pflicht auf den B2B-Bereich auszuweiten.
Frankreich führt ab 2024 schrittweise die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ein. Bis 2026 wird erwartet, dass alle Unternehmen die elektronische Rechnungsstellung nutzen. Das Format ist Factur-X, das wie ZUGFeRD auf einem hybriden PDF/XML-Standard basiert.
In den kommenden Jahren wird die E-Rechnungs-Pflicht in vielen Ländern der EU und darüber hinaus eingeführt. Die Grundanforderungen in den meisten EU-Ländern ähneln sich, da sie alle auf derselben EU-Richtlinie basieren.
Länder wie Italien und Frankreich haben besonders strenge Anforderungen an die Übermittlung und Validierung von E-Rechnungen. In Italien müssen die Rechnungen über eine zentrale Plattform (Sistema di Interscambio – SDI) an die Steuerbehörden übermittelt werden. In Frankreich wird ein Reporting an die Finanzbehörden notwendig, was zu einer stärkeren Kontrolle führt.
In Zukunft wird es eine besondere Herausforderung für Unternehmen, im internationalen Handel Prozesse auf unterschiedliche gesetzliche Anforderungen anzupassen. Jedes EU-Land kann eigene Formate und Standards für E-Rechnungen definieren.
Auch die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen variieren stark zwischen den Mitgliedstaaten. Unterschiedliche Länder nutzen darüber hinaus verschiedene Plattformen und Technologien zur Übermittlung von E-Rechnungen.
Und nicht zuletzt spielen Mentalität, Technologieoffenheit und Anforderungen an den Datenschutz eine Rolle bei der internationalen Implementierung der E-Rechnung.