E-Rechnungspflicht: Fristen und Vorgaben richtig umsetzen

Die E-Rechnungspflicht gilt für inländische Unternehmer im B2B-Geschäft. Das sind:

• Unternehmen mit Sitz oder Geschäftsleitung in Deutschland
• ausländische Unternehmen mit Geschäftsleitung in Deutschland
• deutsche Betriebsstätten ausländischer Unternehmen, wenn sie am Umsatz beteiligt sind

Wenn wir im Folgenden von Unternehmern sprechen, meinen wir inländische Unternehmer im B2B-Geschäft. Ausnahmen erläutern wir später.

Die E-Rechnungspflicht umfasst 3 Teilpflichten:

1. E-Rechnungen empfangen
2. E-Rechnungen ausstellen
3. E-Rechnungen archivieren

Für diese 3 Teilpflichten gibt es unterschiedliche Fristen.

Um die E-Rechnungspflicht umzusetzen, gewährt der Gesetzgeber 4 Fristen:

1. Seit 01.01.2025: Jeder Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen und archivieren können.
2. Bis 31.12.2026: E-Rechnungen ausstellen ist noch nicht erforderlich; Papier- und PDF-Rechnungen sind noch erlaubt.
3. Ab 01.01.2027: Unternehmer mit Umsatz > 800.000 € im Jahre 2026 müssen E-Rechnungen schreiben. Wer unter diese 800.000 € Grenze fällt, darf weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen erstellen
4. Ab 01.01.2028: Alle Unternehmer müssen E-Rechnungen erstellen.

Ob die E-Rechnungspflicht für Sie zutrifft, klären Sie anhand von 3 Fragen:

1. Sind Sie Unternehmer oder selbstständig tätig?
2. Stellen Sie die Rechnung an ein anderes Unternehmen?
3. Sind Sie und Ihr Geschäftskunde in Deutschland ansässig?

Beantworten Sie alle drei Fragen mit Ja, gilt für Ihren Umsatz grundsätzlich die E-Rechnungspflicht.

Wir betrachten nun die 3 Teilbereiche der E-Rechnungspflicht im Detail. Und erläutern die Konsequenzen daraus für Buchhaltung und Büro.

Eine E-Rechnung zu empfangen ist ein Ablauf aus vier Schritten:

1. E-Rechnung wird zugestellt: Für den technischen Empfang reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Eine spezielle E-Rechnungsadresse oder Buchhaltungssoftware ist nicht vorgeschrieben. Ihr Geschäftspartner braucht auch nicht Ihre Zustimmung, um Ihnen eine E-Rechnung zu schicken.
2. E-Rechnung sichtbar machen: Eine XRechnung erhalten Sie als XML-Datei. Diese lässt sich ohne Hilfsmittel nur schwer lesen. Mit einem E-Rechnungsviewer machen Sie die Rechnungsdaten sichtbar. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist zusätzlich zum strukturierten Datensatz eine lesbare PDF-Darstellung enthalten.
3. E-Rechnung prüfen und validieren: Prüfen Sie zunächst wie bei jeder Rechnung, ob Absender, Leistung, Rechnungsbetrag und andere Angaben plausibel sind. Das ist die Sichtprüfung. Zusätzlich können Sie die Datei technisch validieren. Ein Validator prüft beispielsweise, ob das vorgeschriebene E-Rechnungsformat eingehalten wird und die strukturierten Rechnungsdaten technisch korrekt aufgebaut sind.
4. E-Rechnung archivieren: Bewahren Sie die ursprüngliche E-Rechnungsdatei elektronisch auf. Bei einer XRechnung darf die XML-Datei beispielsweise nicht nach dem Anzeigen gelöscht und lediglich durch eine PDF-Datei oder einen Ausdruck ersetzt werden. Für E-Rechnungen gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.

Unser Tipp: Legen Sie für diese vier Schritte einen festen Ablauf fest. Bei wenigen Rechnungen können einzelne Tools ausreichen. Steigt die Zahl der E-Rechnungen, vereinfacht eine Buchhaltungssoftware den gesamten Prozess vom Eingang bis zur Archivierung.

E-Rechnungen schreiben heißt, Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat zu erstellen. Sprich: Ein Computerprogramm muss die Rechnung lesen können. Es gibt 2 relevante E-Rechnungsformate, die XRechnung und die ZUGFeRD-Rechnung.

Für das Schreiben einer E-Rechnung bedeutet dies:

1. E-Rechnungsformat wählen: Etwa die XRechnung oder die ZUGFeRD-Rechnung
2. E-Rechnungstool erforderlich: Sie benötigen einen E-Rechnungsgenerator oder eine E-Rechnungssoftware. Das Tool muss eine technisch einwandfreie E-Rechnung erstellen.
3. Pflichtangaben weiterhin gültig: Sämtliche Regeln einer korrekten Rechnung gelten weiterhin

Wichtig: Sämtliche Rechnungsformate wie PDF-Rechnungen, Rechnungen in Form von Bilddateien sind nicht erlaubt, weil sie nicht maschinenlesbar sind.

Achten Sie beim Archivieren insbesondere auf diese Punkte:

• Original erhalten: Der strukturierte Datensatz darf nicht nachträglich verändert werden.
• 8 Jahre aufbewahren: Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
• Wieder auffindbar halten: Rechnungen sollten eindeutig abgelegt und bei Bedarf schnell verfügbar sein.
• Elektronisch aufbewahren: Eine XML-E-Rechnung nur auszudrucken und anschließend die Datei zu löschen, reicht nicht.
• Maschinell auswertbar halten: Die strukturierten Rechnungsdaten müssen für die Finanzverwaltung auswertbar bleiben.

Sie müssen dafür nicht zwingend ein spezielles E-Rechnungsarchiv kaufen. Gerade wenn viele Rechnungen eingehen, vereinfacht eine Buchhaltungssoftware jedoch die Zuordnung, Prüfung und ordnungsgemäße Aufbewahrung.

Für Gründer und kleine Unternehmen gibt es drei typische Lösungen, die E-Rechnungspflicht umzusetzen.

1. Kostenlose Tools: für wenige Kunden- und Lieferantenrechnungen
2. Rechnungsprogramme: gut bei vielen Kundenrechnungen, weil sie den kompletten Rechnungsablauf organisieren
3. Buchhaltungssoftware: gut, um Rechnungen und Buchhaltung in einem kompletten System zu erledigen 

Eine spezielle E-Rechnungssoftware ist vom Gesetzgeber nicht vorgeschrieben. Welche Lösung sinnvoll ist, hängt vor allem davon ab, wie viele Rechnungen Sie schreiben und empfangen und wie weit Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren möchten.

Unser Tipp: Denken Sie über die Vorteile einer Buchhaltungssoftware bei der Digitalisierung Ihrer Büroabläufe nach.

Wenn Sie nur wenige E-Rechnungen schreiben und empfangen, können kostenlose Einzeltools ausreichen.

Dazu gehören beispielsweise:

• E-Mail-Postfach für den Empfang
• E-Rechnungsviewer zum Lesen und Prüfen von XRechnungen
• E-Rechnungsgenerator zum Erstellen von E-Rechnungen
• Eigene elektronische Ablage für die Rechnungsdateien

Mit einem E-Rechnungsgenerator können Sie beispielsweise die Rechnungsdaten eingeben und daraus eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung erzeugen.

Der Vorteil:

• Grundlegende Anforderungen der E-Rechnung ohne neue Buchhaltungssoftware erfüllen.

Die Nachteile:

• Einzelne Arbeitsschritte bleiben getrennt
• Viel manuelle Nacharbeit
• Risiko des Datenverlustes bei Rechnungsablage

Kostenlose Einzeltools bilden den E-Rechnungsprozess nicht durchgängig ab. Bei sehr geringem Rechnungsvolumen können sie dennoch ausreichen.

Eine Rechnungssoftware eignet sich für Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse einfacher und weitgehend digital abwickeln möchten.

Die Software unterstützt den kompletten Ablauf eines Kundenauftrages vom Angebot über die Rechnung bis zur Bezahlung oder Mahnung. Typische Funktionen sind:

• Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen erstellen
• XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen erzeugen
• Eingangsrechnungen und Belege erfassen
• Zahlungseingänge überwachen und zuordnen
• Offene Rechnungen und Mahnungen verwalten
• Belege und Rechnungen für die Umsatzsteuervoranmeldung vorbereiten
• Daten mit dem Steuerberater austauschen via Steuerberaterzugang oder DATEV-Schnittstelle

Der große Vorteil gegenüber kostenlosen Tools: Rechnungs-, Kunden- und Zahlungsdaten müssen nicht immer wieder neu erfasst werden. Die einzelnen Arbeitsschritte greifen ineinander.

Eine Buchhaltungssoftware umfasst die Funktionen einer Rechnungssoftware, geht aber einen Schritt weiter: Sie unterstützt zusätzlich die laufende Buchhaltung und die Ermittlung des Unternehmensergebnisses.

Neben Ein- und Ausgangsrechnungen werden beispielsweise Zahlungen und weitere Geschäftsvorfälle verbucht. Je nach Software können außerdem:

• die Umsatzsteuervoranmeldung vorbereitet oder übermittelt werden
• betriebswirtschaftliche Auswertungen wie eine BWA erstellt werden
• Einnahmen und Ausgaben laufend ausgewertet werden
• Daten für die Einnahmenüberschussrechnung oder den Jahresabschluss vorbereitet werden
• Buchhaltungsdaten an den Steuerberater übergeben werden

Damit unterstützt eine Buchhaltungssoftware einen großen Teil des gesamten kaufmännischen Ablaufs. Das spart Zeit und senkt das Fehlerrisiko:

• Weniger Handarbeit: Daten müssen nicht zwischen mehreren Einzeltools übertragen oder mehrfach erfasst werden.
• Weniger Fehler: Durchgängige Abläufe reduzieren Übertragungsfehler und entlasten bei Routineaufgaben.
• Schneller Rechnungen schreiben: In unserem Test war die Software dabei rund 20-mal schneller.
• Schneller Belege verarbeiten: Der gesamte Belegdurchlauf lief etwa 10-mal schneller ab.
• GoBD-konform archivieren: Die Software bietet eine integrierte Archivierung. Bei Einzeltools benötigen Sie dafür eine separate Lösung.

Man kann sagen: Eine Buchhaltungssoftware unterstützt die Idee der E-Rechnung, Buchhaltungsabläufe zu automatisieren.

Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen und archivieren können. E-Rechnungen schreiben müssen sie nicht.

Für Umsätze nach § 19 UStG dürfen Kleinunternehmer weiterhin eine sonstige Rechnung ausstellen, beispielsweise als PDF. Diese Ausnahme gilt auch nach dem Ende der allgemeinen Übergangsfristen ab 2028.

Es steht Kleinunternehmern aber frei, freiwillig E-Rechnungen auszustellen, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD. Das kann sinnvoll sein, wenn Geschäftskunden E-Rechnungen bevorzugen oder die Rechnungsprozesse ohnehin digitalisiert werden.

Kurz zusammengefasst sieht die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer so aus:

• Empfangen: Pflicht seit 2025.
• Ausstellen: Nicht verpflichtend, aber freiwillig möglich.
• Archivieren: Empfangene E-Rechnungen müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

Für bestimmte Umsätze und Rechnungsarten gelten dauerhafte Ausnahmen:

Unternehmer mit umsatzsteuerfreien Umsätzen: Für bestimmte umsatzsteuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG besteht keine Pflicht zur E-Rechnung. Dazu zählen beispielsweise bestimmte Finanzdienstleistungen oder steuerfreie Grundstücksvermietungen. 

Rechnungen an Privatkunden: Die E-Rechnungspflicht betrifft das B2B-Geschäft. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) müssen deshalb nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 €: Bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis einschließlich 250 € brutto ist ebenfalls keine E-Rechnung erforderlich. Das betrifft beispielsweise viele Kassenbons oder kleinere betriebliche Einkäufe.

Fahrausweise: Auch Fahrausweise, die steuerlich als Rechnung gelten, sind von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen, selbst wenn der Betrag 250 € überschreitet.

Bei Auslandsgeschäften gilt die deutsche E-Rechnungspflicht nicht automatisch. Entscheidend ist vor allem, wo Ihr Geschäftspartner ansässig ist.

Sie sitzen in Deutschland und stellen eine Rechnung an ein Unternehmen im Ausland?

• Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt dafür grundsätzlich nicht.
• Sie müssen also nicht allein wegen der deutschen Vorschriften eine E-Rechnung ausstellen.
• Im Land Ihres Kunden können jedoch eigene Vorgaben zur E-Rechnung gelten.

Sie erhalten eine Rechnung von einem Unternehmen im Ausland?

• Der ausländische Lieferant unterliegt nicht automatisch der deutschen E-Rechnungspflicht.
• Für ihn gelten zunächst die Vorschriften seines Landes.
• Deshalb können Sie auch weiterhin Rechnungen aus dem Ausland erhalten, die keine deutsche E-Rechnung sind.

Ist die deutsche Niederlassung eines ausländischen Unternehmens ein Geschäftsleitungssitz, dann gilt:

• E-Rechnungspflicht gemäß der gesetzlichen Fristen
• E-Rechnungen empfangen, schreiben und archivieren.

Ist die Niederlassung eine Betriebsstätte, dann gilt die deutsche E-Rechnungspflicht in folgenden Fällen:

• Betriebsstätte empfängt eine Rechnung für den eigenen Geschäftsbetrieb
• Betriebsstätte erstellt eine Rechnung für eine erbrachte Leistung an ein inländisches Unternehmen

Die E-Rechnungspflicht gilt für Betriebsstätten nicht:

• Die Betriebsstätte empfängt eine Rechnung für eine Leistung, die für die Auslandszentrale bestimmt ist.
• Die Betriebsstätte stellt eine Rechnung für eine Leistung aus, die von der Auslandszentrale erbracht wurde.

Auch andere EU-Länder führen E-Rechnungen und digitale Meldesysteme ein. Die Regeln unterscheiden sich derzeit noch von Land zu Land.

Mit ViDA (VAT in the Digital Age) sollen die Vorgaben stärker vereinheitlicht werden:

• Ab 1. Juli 2030 sollen für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU digitale Meldepflichten auf Basis von E-Rechnungen gelten.
• Nationale Systeme sollen schrittweise an gemeinsame EU-Vorgaben angepasst werden.

Für deutsche Unternehmen bedeutet das: Bei Auslandsgeschäften sollten Sie immer prüfen, ob im Land Ihres Geschäftspartners besondere E-Rechnungsregeln gelten.