Auftragsbestätigung korrekt erstellen: So geht's!

Manche Aufträge werden mit einer formlosen Mail oder Telefon erteilt. In diesen Fällen empfiehlt es sich, eine schriftliche Auftragsbestätigung zu versenden. Eine solche Auftragsbestätigung ist zwar rechtlich gesehen keine Pflicht, trotzdem bietet sie im Geschäftsverkehr einige wichtige Vorteile.

Nutzen Sie für die Auftragsbestätigung eine Vorlage oder eine Software, um Fehler zu vermeiden.

Vorteile der Auftragsbestätigung

Rechtlich gesehen müssen Sie zwar keine Auftragsbestätigung verschicken, allerdings kann es in einigen Fällen von Vorteil sein.

Ein Vertrag kommt immer dann zustande, wenn beide Seiten eine sogenannte Willenserklärung abgeben. Das passiert im Online-Shopping immer dann, wenn der Verkäufer etwas anbietet und der Käufer etwas bestellt. Ein Vertrag kann aber auch rechtsgültig sein, wenn die Vereinbarung mündlich getroffen wurde und per Telefon oder Mail bestellt wird. Deshalb sollte besonders bei komplexen Angeboten und Aufträgen alle Punkte im Detail schriftlich abgestimmt und gegenseitig bestätigt werden.

In diesen Fällen ist das Versenden einer Auftragsbestätigung von Vorteil:

  • Ein Risiko von Missverständnissen besteht (Neukunde, ausländische Geschäftspartner)
  • Es bestehen Unklarheiten über wesentliche Aspekte des Auftrags
  • Die Bestellung wird abgeändert
  • Die Auftragserteilung erfolgt ausschließlich telefonisch oder per Mail
  • Das Angebot erfolgte “freibleibend” bzw. “unverbindlich” (Angebot darf jederzeit zurückgezogen und neue Konditionen angeboten werden)
  • Ein Kunde bestellt, ohne vorher ein Angebot erhalten zu haben

Was muss eine Auftragsbestätigung enthalten?

Welche Angaben in Ihrer Auftragsbestätigung nicht fehlen dürfen, hängt ganz davon ab, in welcher Form das Angebot erteilt wurde; bei einer mündlichen Absprache empfiehlt es sich bspw., alle Auftragsdaten in der Auftragsbestätigung festzuhalten. Eine vollständige Auftragsbestätigung sollte folgende Angaben enthalten:

  • Eine eindeutige Überschrift (“Auftragsbestätigung” o. Ä.)
  • Daten von Auftraggeber und Auftragnehmer (Name, Adresse)
  • Kunden- und Bestellnummer
  • Ggf. Namen des Gesprächspartners, mit dem Vereinbarungen getroffen wurden
  • Datum der Auftragserteilung
  • Regelungen zur Warenlieferung (Fracht, Versandkosten und -modalitäten etc.)
  • Datum für die Lieferung oder für die Erbringung der Leistung
  • Bezeichnung, Menge und Preis der Ware bzw. Bezeichnung, Umfang und Preis der Leistung
  • Zahlungsbedingungen
  • Hinweis auf die AGB
  • Eigentumsvorbehalt (wenn nicht in den AGB hinterlegt)

Ein Dankeschön für die Auftragserteilung ist in einer Auftragsbestätigung ebenfalls angebracht. Bei Privatkunden kann zusätzlich ein bestätigender Hinweis auf die gute Wahl des Kunden eingefügt werden – dies kann sie in ihrer Kaufentscheidung bestärken.

Rechtliche Einordnung der Auftragsbestätigung

Die Auftragsbestätigung ist im deutschen Recht keine eigene Rechtsfigur und somit nicht verpflichtend zu versenden, sondern vielmehr eine schriftliche Form der Willenserklärung.

Im allgemeinen Geschäftsverkehr hat es sich mittlerweile eingebürgert, den Auftrag des Kunden zu bestätigen und so eine Bestellübersicht zu liefern – dies ist für beide Seiten sinnvoll, auch für die ausstellenden Unternehmen: denn kommt es zu Unstimmigkeiten bzgl. der Konditionen des Angebots, kann die Auftragsbestätigung als Referenzdokument verwendet werden. Unternehmen verpflichten sich mit der Auftragsbestätigung nämlich auch, den Auftrag unter den angegebenen Konditionen durchzuführen.

Bevor jedoch eine Auftragsbestätigung versendet werden kann, muss der Kunde ein Angebot über Menge, Preise und Lieferung der Waren bzw. Dienstleistungen erhalten haben. Die Konditionen, auf die man sich für die Ausführung des Auftrags einigt, werden in der Auftragsbestätigung noch einmal schriftlich festgehalten. 

Weichen die in der Auftragsbestätigung aufgeführten Konditionen jedoch von den vereinbarten ab, ist das Dokument nicht als Vertragsannahme zu sehen, sondern als erneutes Angebot. Ist der Auftraggeber ein Kaufmann, so kann er das Angebot stillschweigend annehmen, bei einem Privatkunden bedeutet Schweigen umgekehrt eine Ablehnung; er muss ausdrücklich zustimmen, ansonsten ist kein Vertrag zustande gekommen.

Auftragsbestätigung mit Vorlage oder Software erstellen

Eine Auftragsbestätigung ist zwar rechtlich nicht vorgeschrieben, dient aber der Absicherung beider Parteien – besonders bei größeren Aufträgen sollte man auf eine Auftragsbestätigung bestehen.

Möchten Sie Auftragsbestätigungen erstellen und an Ihre Kunden versenden, können Sie auf zahlreiche Muster und Vorlagen aus dem Internet zurückgreifen. Hierbei müssen Sie jedoch alle Kundendaten manuell eingeben, was auf Dauer sehr aufwendig und fehleranfällig ist.

Eine Rechnungssoftware kann Ihnen diese Arbeit abnehmen: erstellen Sie Auftragsbestätigungen mit nur wenigen Klicks – die Kundendaten werden dabei ganz automatisch eingefügt. So sind Sie auf der sicheren Seite und verkleinern das Fehlerrisiko ungemein.

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