- Die Auftragsbestätigung sorgt für einen wasserdichten Geschäftsabschluss nach einer Bestellung.
- Definieren Sie die Inhalte der Auftragsbestätigung klar und eindeutig: Leistungsbeschreibung, Preise, Konditionen (Rabatte, Lieferung), rechtliche Bestimmungen
- Vorlagen bieten standardisierte Texte für die Auftragsbestätigung
- Mit einer Software erstellen Sie Auftragsbestätigungen mit einem Klick
| Warum ist die Auftragsbestätigung wichtig?
Die Auftragsbestätigung ist nach DIN 69905 eine Mitteilung über die Annahme eines Auftrages. Sie sorgt für einen gültigen Kaufvertrag oder Dienstleistungsvertrag, nachdem Ihr Kunde (Auftraggeber) bei Ihnen bestellt. Sie ist damit Voraussetzung, dass Sie als Auftragnehmer zu Ihrem Geld kommen. Bestellung und Auftragsbestätigung sind zwei übereinstimmende Willenserklärungen, die ein Geschäft bestätigen.
Die Auftragsbestätigung ist somit aus folgenden 3 Gründen sinnvoll:
- Rechtliche Bindung: Eine Auftragsbestätigung sorgt für einen rechtlich wirksamen Vertrag nach einer Kundenbestellung (zwei übereinstimmende Willenserklärungen).
- Sicherheit und Klarheit: Sie schafft Sicherheit und Klarheit für den Lieferanten (Auftragnehmer) und den Kunden (Auftraggeber), weil sie die vereinbarten Leistungen eindeutig auflistet.
- Kundenpflege und Professionalität: Sie dient der Kundenpflege, kann auch als Geste des Dankes aufgefasst werden
Beispiel für den Einsatz der Auftragsbestätigung
Lena stellt auf einer Handwerksmesse individuell gestaltete Keramikwaren aus. Sie führt ein Verkaufsgespräch mit einer Frau Zach. Frau Zach bestellt 10 Terrakotta-Müslischalen, Fassungsvermögen 0,5 l, mit keltischen Flechtmustern zum Preis von 25 € pro Schale. Lena schickt der Kundin am nächsten Tag eine Bestätigung des Auftrags mit folgenden Inhalten und Konditionen:
- 10 Terrakotta-Müslischalen (à 0,5 Liter Fassungsvermögen)
- Muster: keltische Flechtmuster
- Preis 25 € pro Stück
- Lieferung in 14 Tagen
- Versandkosten 5 €
- Hinweis auf die AGB von Lena
Frau Zach prüft die Auftragsbestätigung und findet nichts daran auszusetzen; andernfalls hätte sie widersprochen. Lena liefert pünktlich, stellt eine Rechnung aus und erhält ihr Geld.
Hätte Lena keine Auftragsbestätigung geschickt, wäre sie im schlimmsten Fall auf ihrer Ware sitzen geblieben. Denn dann hätte die Bestätigung des Auftrags als zweite Willenserklärung gefehlt und der Vertrag wäre nicht zustande gekommen.
| Wann braucht es eine Auftragsbestätigung?
Eine Auftragsbestätigung ist in vier Fällen zwingend notwendig.
- Wenn der Kunde bestellt.
- Wenn das Angebot keine rechtliche Bindung hat.
- Wenn der Kunde ein befristetes Angebot zu spät bestätigt.
- Wenn der Kunde beim Angebot nachverhandelt.
Erst die Auftragsbestätigung bringt die für den Vertragsabschluss notwendige zweite Willenserklärung.
#1 Wenn der Kunde bestellt
Bei jeder Bestellung durch den Kunden ist die Auftragsbestätigung Voraussetzung für einen wirksamen Vertrag zwischen Lieferanten und Kunden. Nur mit Bestellung und Annahme durch die Bestätigung des Auftrags haben wir zwei übereinstimmende Willenserklärungen für einen gültigen Vertrag.
#2 Wenn das Angebot keine rechtliche Bindung hat
Enthält ein Angebot folgende Klauseln, ist die Bestellung des Kunden der erste Schritt zum Vertragsschluss:
- Angebot freibleibend
- Preise ohne Gewähr
- Preise vorbehalten
- Unverbindliches Angebot
- Angebot gültig, solange Vorrat reicht
Steht also im Angebot eine dieser Klauseln, ist eine Auftragsbestätigung für den Vertragsabschluss zwingend erforderlich. Erst mit der Auftragsbestätigung wird der Vertrag wirksam geschlossen.
#3 Wenn der Kunde ein befristetes Angebot zu spät bestätigt
Beispiel: Ein Webdesigner schickt seinem Kunden ein Angebot, das bis zum 30. Juni befristet ist. Der Kunde bestätigt das Angebot erst am 15. Juli. In dem Fall ist eine Auftragsbestätigung zwingend erforderlich. Denn die rechtliche Verbindlichkeit des Angebots endetet bereits am 30. Juni.
In so einem Fall ist die verspätete Annahme des Angebots rechtlich gesehen eine Bestellung. Die Auftragsbestätigung ist damit die Annahme dieser Bestellung.
#4 Wenn der Kunde beim Angebot nachverhandelt
Ein typischer Fall: Sie haben Ihrem Kunden ein verbindliches Angebot gemacht. Der Kunde moniert Teile des Angebots und verhandelt einen Preisnachlass. Sie sind einverstanden mit der Änderung des Angebots und schicken dem Kunden eine Auftragsbestätigung.
Jede Nachverhandlung des Kunden ist gewissermaßen ein neues Angebot, das einer Auftragsbestätigung bedarf.
Bestellt Ihr Kunde auf Basis eines rechtlich verbindlichen Angebots, ist eine Auftragsbestätigung nicht notwendig. Trotzdem schadet es nicht, es wirkt professionell und ist eine Möglichkeit, sich für die Annahme des Angebots zu bedanken. Die Auftragsbestätigung dient in dem Fall der Kundenpflege, ist also ein Marketing-Instrument.
Wichtige rechtliche Fragen
Hat Ihr Kunde als Auftraggeber bestellt, sollten Sie als Auftragnehmer die Auftragsbestätigung so schnell wie möglich versenden. Am schnellsten geht dies per E-Mail aus einem Rechnungsprogramm heraus.
Das muss der Kunde nicht machen. Wenn mit der Auftragsbestätigung alles in Ordnung ist, muss er nicht reagieren. Denn die Auftragsbestätigung ist die zweite Willenserklärung, die den Vertrag wirksam abschließt.
Ist die Auftragsbestätigung dagegen fehlerhaft, sollte der Kunde widersprechen. Und zwar unverzüglich bis spätestens 5 Tage nach Erhalt der Auftragsbestätigung.
| Inhalt und Form einer Auftragsbestätigung
Es gibt keine rechtlichen Vorschriften bezüglich des Inhalts und der Form einer Auftragsbetätigung. Wichtig ist nur, dass die Inhalte und Konditionen so klar verfasst sind, dass Missverständnisse ausgeschlossen sind.
Inhalt einer Auftragsbestätigung
Typischerweise sollten folgende Informationen im Text einer Auftragsbestätigung stehen:
- Zeitpunkt der Bestellung bzw. Auftragserteilung
- Menge und genaue Bezeichnung der Ware oder der Dienstleistung
- Preis und Preisbestandteile (Preis pro Stück, Stundensatz, Tagessatz, pauschaler Projektpreis)
- Liefer- und Leistungsdatum bzw. -zeitraum
- Zahlungskonditionen (Rabatte, Skonti, Boni)
- Rechtliche Klauseln und Bestimmungen: AGB, Eigentumsvorbehalt, Gerichtsstand
- Sonstige Vereinbarungen: Anzahlungen, Abschlagszahlungen
In unserem Vorlagenpaket finden Sie entsprechende Muster und Texte für rechtlich wirksame Auftragsbestätigungen.
Form einer Auftragsbestätigung
Wichtig ist, dass Sie die Auftragsbestätigung schriftlich erstellen, als Brief oder E-Mail. Denkbar ist sogar eine Chatnachricht auf WhatsApp.
Eine Reinigungsfirma (Auftragnehmer) bietet einem Villenbesitzer ein freibleibendes Angebot an. Der Kunde als Auftraggeber bestätigt das Angebot und bestellt. Jetzt schickt die Reinigungsfirma eine Auftragsbestätigung mit folgenden Konditionen:
| Beispiel | Erläuterung |
|---|---|
| Ihre Bestellung vom 15. März | Zeitpunkt der Bestellung |
Wir erbringen am 3. April folgende Leistungen:
| Leistungsdatum, Leistungsbeschreibung |
| Abgerechnet werden daher 16 Mitarbeiterstunden à 80 € Kosten für Anfahrt und Abfahrt 50 € | Preis und Preisbestandteile |
| Gerichtsstand ist Frankfurt am Main | Rechtliche Bestimmungen |
| Kunde hat für funktionierende Wasserleitungen zu sorgen | Sonstige Vereinbarungen |
| Vorlagen und Muster
Unsere kostenlosen Vorlagen für die Auftragsbestätigung helfen Ihnen, rechtssichere Auftragsbestätigungen zu schreiben. Nutzen Sie diese Muster, um Ihren Kunden verbindlich Umfang, Preise und Konditionen Ihrer Lieferungen und Leistungen mitzuteilen. In den entsprechenden Platzhaltern in Ihrer Vorlage tragen Sie die entsprechenden Auftragsdaten einfach ein.
Unsere Vorlagen bieten Ihnen:
- Texte für die Auftragsbestätigung
- Rechtssicher für einen wirksamen Vertragsschluss
- Kostenlos zum Download in verschiedenen Formaten
- Ideal zum Konfigurieren eines Rechnungsprogramms oder Buchhaltungsprogramms
Wenn Sie viele Auftragsbestätigungen schreiben, sind Vorlagen auf lange Sicht unpraktisch und zeitraubend. Denn viele Daten müssen Sie doppelt eintragen und beim Kopieren der Angebotsdaten in die Auftragsbestätigung besteht ein Fehlerrisiko.
Aber: Vorlagen sind mit ihren Texten zur Auftragsbestätigung hilfreich, um die elektronischen Vorlagen in den Buchhaltungs- und Rechnungsprogrammen zu konfigurieren.
Vorlagen funktionieren nämlich am besten in Kombination mit digitalen Rechnungstools (Buchhaltungssoftware oder Rechnungssoftware).
Laden Sie also unsere Auftragsbestätigungs-Vorlagen herunter und konfigurieren Sie damit die Vorlagen Ihres Rechnungstools.
| Auftragsbestätigung per Rechnungssoftware schicken
Mit einer Rechnungssoftware erstellen und versenden Sie Auftragsbestätigungen auf Knopfdruck. Zeitgewinn, bequemes und fehlerfreies Arbeiten sind die Vorteile einer Software, egal ob Rechnungssoftware oder Buchhaltungsprogramm.
Denn ein leistungsstarkes Angebots- und Rechnungsmodul umfasst folgende Funktionen:
- Angebotsmodul: Sie schicken dem Kunden ein Angebot, der Kunde nimmt an.
- Modul Auftragsbestätigung: Auf Knopfdruck erstellt und versendet das Programm die Auftragsbestätigung an Ihren Kunden.
- Rechnungsmodul: Aus dem Angebot bzw. der Auftragsbestätigung erstellt das Programm die Rechnung.
- Bankdatenabgleich: Der Kunde bezahlt und überweist den Rechnungsbetrag auf Ihr Geschäftskonto. Dies erkennt das Programm und macht einen Buchungsvorschlag, den Sie bestätigen.
- Mahnungsmodul: Bezahlt der Kunde nicht, erstellt und versendet das Programm Zahlungserinnerungen oder Mahnungen.
Vorteil eines Rechnungstools: Alles funktioniert einfach und ohne Doppelarbeiten. Sie sparen sich dadurch sehr viel Zeit, nicht nur bei der Auftragsbestätigung.
Gute Programme für Auftragsbestätigungen sind:
Lesen Sie dazu auch unseren aktuellen Buchhaltungssoftware-Vergleich.
| Fehler bei der Auftragsbestätigung vermeiden
Die Auftragsbestätigung soll dem Geschäftspartner Sicherheit und Klarheit schaffen, um die Leistung schnell zu erbringen und schnell das Geld dafür zu erhalten. Vermeiden Sie daher folgende Fehler:
Zu den inhaltlichen Fehlern bei einer Auftragsbestätigung zählen:
- Vergessen wichtiger Inhalte: Unvollständige Inhalte führen zu Ärger zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Nutzen Sie daher Vorlagen für die Auftragsbestätigung.
- Unklare Leistungsbeschreibung: Formulieren Sie daher die Lieferungen und Leistungen so klar und eindeutig wie möglich.
- Unvollständige Preisangaben: Vergewissern Sie sich, dass alle Preisbestandteile in der Auftragsbestätigung enthalten sind.
- Unklarheiten bei Lieferterminen und -fristen: Setzen Sie verbindliche Termine, Lieferzeiträume und Lieferfristen fest.
- Komplizierte Formulierungen: Formulieren Sie so einfach und verständlich wie möglich, damit es keine Missverständnisse gibt.
- Zu spätes Versenden einer Auftragsbestätigung: Achten Sie darauf, die Auftragsbestätigung unverzüglich nach der Kundenbestellung zu versenden. Andernfalls besteht das Risiko, dass der Kunde noch abspringt.
- Keine Prüfung einer Auftragsbestätigung: Als Kunde sollten Sie jede Auftragsbestätigung gründlich prüfen. Sollten Teile der Auftragsbestätigung nicht stimmen, sollten Sie unverzüglich Widerspruch einlegen.
| Alternativen zur Auftragsbestätigung
Eine Auftragsbestätigung soll bei einem Geschäft zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer für klare Verhältnisse sorgen. Um klare Verhältnisse zwischen den Parteien zu schaffen, gibt es allerdings Alternativen:
- Mündliche Vereinbarungen: Mündliche Vereinbarungen sind möglich bei Geschäften von geringer Tragweite oder zwischen Geschäftspartnern, die sich sehr gut kennen und die den Handschlag zwischen Geschäftsleuten ehren. Der Nachteil ist, dass Sie hier nichts schwarz auf weiß haben.
- Kaufvertrag: Einen schriftlicher Kaufvertrag unterschreiben beide Parteien (Auftraggeber und Auftragnehmer). Da geht rechtlich nichts schief, die ganze Sache ist aber sehr zeitraubend und umständlich.
- Bestellung per E-Mail: Ein Kunde (Auftraggeber) bestellt per E-Mail bei Ihrem Unternehmen (Auftragnehmer) und Sie schicken eine Antwort, in der Sie die Bestellung bestätigen. Das geht schnell und funktioniert wunderbar bei kleineren Aufträgen. Wichtig ist dabei, dass in der E-Mail die Auftragskonditionen ausreichend klar sind. Ist das nicht der Fall, schicken Sie besser eine Auftragsbestätigung.
- Rahmenverträge: Rahmenverträge sind langfristige Vereinbarungen, die mehrere Aufträge umfassen. Typisches Beispiel sind Wartungsverträge oder Leistungskontingente bei Grafikern oder Textagenturen. Rahmenverträge vereinfachen die Zusammenarbeit bei immer gleichen Aufträgen.
