Mit der Auftragsbestätigung Aufträge rechtlich absichern: Inhalt, Beispiel, Tipps

Die Auftragsbestätigung ist nach DIN 69905 eine Mitteilung über die Annahme eines Auftrages. Sie sorgt für einen gültigen Kaufvertrag oder Dienstleistungsvertrag, nachdem Ihr Kunde (Auftraggeber) bei Ihnen bestellt. Sie ist damit Voraussetzung, dass Sie als Auftragnehmer zu Ihrem Geld kommen. Bestellung und Auftragsbestätigung sind zwei übereinstimmende Willenserklärungen, die ein Geschäft bestätigen.

Die Auftragsbestätigung ist somit aus folgenden 3 Gründen sinnvoll:

1. Rechtliche Bindung: Eine Auftragsbestätigung sorgt für einen rechtlich wirksamen Vertrag nach einer Kundenbestellung (zwei übereinstimmende Willenserklärungen).
2. Sicherheit und Klarheit: Sie schafft Sicherheit und Klarheit für den Lieferanten (Auftragnehmer) und den Kunden (Auftraggeber), weil sie die vereinbarten Leistungen eindeutig auflistet und so für einen gleichen Informationsstand beider Vertragsparteien sorgt.
3. Kundenpflege und Professionalität: Sie dient der Kundenpflege, kann auch als Geste des Dankes aufgefasst werden

Eine Auftragsbestätigung ist in vier Fällen zwingend notwendig.

1. Wenn der Kunde bestellt.
2. Wenn das Angebot keine rechtliche Bindung hat.
3. Wenn der Kunde ein befristetes Angebot zu spät bestätigt.
4. Wenn der Kunde beim Angebot nachverhandelt.

Erst die Auftragsbestätigung bringt die für den Vertragsabschluss notwendige zweite Willenserklärung.

Bei jeder Bestellung durch den Kunden ist die Auftragsbestätigung Voraussetzung für einen wirksamen Vertrag zwischen Lieferanten und Kunden. Nur mit Bestellung und Annahme durch die Bestätigung des Auftrags haben wir zwei übereinstimmende Willenserklärungen für einen gültigen Vertrag.

Enthält ein Angebot folgende Klauseln, ist die Bestellung des Kunden der erste Schritt zum Vertragsschluss:

• Angebot freibleibend
• Preise ohne Gewähr
• Preise vorbehalten
• Unverbindliches Angebot
• Angebot gültig, solange Vorrat reicht

Steht also im Angebot eine dieser Klauseln, ist eine Auftragsbestätigung für den Vertragsabschluss zwingend erforderlich. Erst mit der Auftragsbestätigung wird der Vertrag wirksam geschlossen.

Beispiel: Ein Webdesigner schickt seinem Kunden ein Angebot, das bis zum 30. Juni befristet ist. Der Kunde bestätigt das Angebot erst am 15. Juli. In dem Fall ist eine Auftragsbestätigung zwingend erforderlich. Denn die rechtliche Verbindlichkeit des Angebots endetet bereits am 30. Juni.

In so einem Fall ist die verspätete Annahme des Angebots rechtlich gesehen eine Bestellung. Die Auftragsbestätigung ist damit die Annahme dieser Bestellung.

Ein typischer Fall: Sie haben Ihrem Kunden ein verbindliches Angebot gemacht. Der Kunde moniert Teile des Angebots und verhandelt einen Preisnachlass. Sie sind einverstanden mit der Änderung des Angebots und schicken dem Kunden eine Auftragsbestätigung.

Jede Nachverhandlung des Kunden ist gewissermaßen ein neues Angebot, das einer Auftragsbestätigung bedarf.

Bestellt Ihr Kunde auf Basis eines rechtlich verbindlichen Angebots, ist eine Auftragsbestätigung nicht notwendig. Trotzdem schadet es nicht, es wirkt professionell und ist eine Möglichkeit, sich für die Annahme des Angebots zu bedanken. Die Auftragsbestätigung dient in dem Fall der Kundenpflege, ist also ein Marketing-Instrument.

Es gibt keine rechtlichen Vorschriften bezüglich des Inhalts und der Form einer Auftragsbetätigung. Wichtig ist nur, dass die Inhalte und Konditionen so klar verfasst sind, dass Missverständnisse ausgeschlossen sind.

Typischerweise sollten folgende Informationen im Text einer Auftragsbestätigung stehen:

• Zeitpunkt der Bestellung bzw. Auftragserteilung
• Menge und genaue Bezeichnung der Ware oder der Dienstleistung
• Preis und Preisbestandteile (Preis pro Stück, Stundensatz, Tagessatz, pauschaler Projektpreis)
• Liefer- und Leistungsdatum bzw. -zeitraum
• Zahlungskonditionen (Rabatte, Skonti, Boni)
• Rechtliche Klauseln und Bestimmungen: AGB, Eigentumsvorbehalt, Gerichtsstand
• Sonstige Vereinbarungen: Anzahlungen, Abschlagszahlungen

In unserem Vorlagenpaket finden Sie entsprechende Muster und Texte für rechtlich wirksame Auftragsbestätigungen.

Wichtig ist, dass Sie die Auftragsbestätigung schriftlich erstellen, als Brief oder E-Mail. Denkbar ist sogar eine Chatnachricht auf WhatsApp.

Eine Reinigungsfirma (Auftragnehmer) bietet einem Villenbesitzer ein freibleibendes Angebot an. Der Kunde als Auftraggeber bestätigt das Angebot und bestellt. Jetzt schickt die Reinigungsfirma eine Auftragsbestätigung mit folgenden Konditionen:

Unsere kostenlosen Vorlagen für die Auftragsbestätigung helfen Ihnen, rechtssichere Auftragsbestätigungen zu schreiben. Nutzen Sie diese Muster, um Ihren Kunden verbindlich Umfang, Preise und Konditionen Ihrer Lieferungen und Leistungen mitzuteilen. In den entsprechenden Platzhaltern in Ihrer Vorlage tragen Sie die entsprechenden Auftragsdaten einfach ein.

Unsere Vorlagen bieten Ihnen:

• Texte für die Auftragsbestätigung
• Rechtssicher für einen wirksamen Vertragsschluss
• Kostenlos zum Download in verschiedenen Formaten
• Ideal zum Konfigurieren eines Rechnungsprogramms oder Buchhaltungsprogramms

Laden Sie sich als Erstes Ihre Vorlagen für die Auftragsbestätigung herunter. Im ersten Schritt individualisieren Sie die Standardvorlage und passen sie auf Ihr Unternehmen an:

• Geben Sie Ihre Firmenadresse an: Firmenbezeichnung, Straße, PLZ, Ort
• Platzieren Sie Ihr Logo 
• Die Betreffzeile schreiben Sie vor, etwa so: Auftragsbestätigung vom ...
• Schreiben Sie einen freundlichen Einleitungstext, der in Zukunft jede Auftragsbestätigung einleitet.
• Die Positionsdaten lassen Sie leer
• Unterhalb der Positionsdaten formulieren Sie einen Text, mit dem Sie sich beim Kunden für den Auftrag bedanken.
• Individualisieren Sie den Fußtext: vollständige Firmenbezeichnung, Adresse, Telefonnummer, Fax-Nummer, Homepage, E-Mail-Adressen:
  In den Fußtext gehören außerdem das Geschäftskonto mit IBAN und BIC, die Umsatzsteuer-ID sowie der Name des Geschäftsführers bzw. des Inhabers.

Speichern Sie nun Ihre individuelle Vorlage ab. Damit werden Sie in Zukunft arbeiten.

Sobald Sie eine Auftragsbestätigung schreiben, gehen Sie wie folgt vor:

• Laden Sie Ihr individuelles Muster.
• Füllen Sie die Firmendaten Ihres Kunden aus
• Im Betreff beziehen Sie sich auf die Bestellung des Kunden (z. B. Auftragsbestätigung zur Bestellung vom 15. April)
• In den Positionsdaten definieren Sie Inhalt und Umfang des Auftrages: Artikel oder Dienstleistungen, Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis; Gesamtsumme des Auftrages ohne Umsatzsteuer und mit Umsatzsteuer
• Unterhalb des Dankestexts unterschreiben Sie die Auftragsbestätigung.

Damit ist die Auftragsbestätigung bereit zum Versand.

Wenn Sie viele Auftragsbestätigungen schreiben, sind Vorlagen auf lange Sicht unpraktisch und zeitraubend. Denn viele Daten müssen Sie doppelt eintragen und beim Kopieren der Angebotsdaten in die Auftragsbestätigung besteht ein Fehlerrisiko.

Aber: Vorlagen sind mit ihren Texten zur Auftragsbestätigung hilfreich, um die elektronischen Vorlagen in den Buchhaltungs- und Rechnungsprogrammen zu konfigurieren. 

Vorlagen funktionieren nämlich am besten in Kombination mit digitalen Rechnungstools (Buchhaltungssoftware oder Rechnungssoftware).

Laden Sie also unsere Auftragsbestätigungs-Vorlagen herunter und konfigurieren Sie damit die Vorlagen Ihres Rechnungstools.

Mit einer Rechnungssoftware erstellen und versenden Sie Auftragsbestätigungen auf Knopfdruck. Zeitgewinn, bequemes und fehlerfreies Arbeiten sind die Vorteile einer Software, egal ob Rechnungssoftware oder Buchhaltungsprogramm.

Denn ein leistungsstarkes Angebots- und Rechnungsmodul umfasst folgende Funktionen:

• Angebotsmodul: Sie schicken dem Kunden ein Angebot, der Kunde nimmt an.
• Modul Auftragsbestätigung: Auf Knopfdruck erstellt und versendet das Programm die Auftragsbestätigung an Ihren Kunden.
• Rechnungsmodul: Aus dem Angebot bzw. der Auftragsbestätigung erstellt das Programm die Rechnung.
• Bankdatenabgleich: Der Kunde bezahlt und überweist den Rechnungsbetrag auf Ihr Geschäftskonto. Dies erkennt das Programm und macht einen Buchungsvorschlag, den Sie bestätigen.
• Mahnungsmodul: Bezahlt der Kunde nicht, erstellt und versendet das Programm Zahlungserinnerungen oder Mahnungen.

Vorteil eines Rechnungstools: Alles funktioniert einfach und ohne Doppelarbeiten. Sie sparen sich dadurch sehr viel Zeit, nicht nur bei der Auftragsbestätigung.

Gute Programme für Auftragsbestätigungen sind:

• sevdesk
• Lexware Office
• WISO MeinBüro

Lesen Sie dazu auch unseren aktuellen Buchhaltungssoftware-Vergleich.

Die Auftragsbestätigung soll dem Geschäftspartner Sicherheit und Klarheit schaffen, um die Leistung schnell zu erbringen und schnell das Geld dafür zu erhalten. Vermeiden Sie daher folgende Fehler:

Zu den inhaltlichen Fehlern bei einer Auftragsbestätigung zählen:

• Vergessen wichtiger Inhalte: Unvollständige Inhalte führen zu Ärger zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Nutzen Sie daher Vorlagen für die Auftragsbestätigung.
• Unklare Leistungsbeschreibung: Formulieren Sie daher die Lieferungen und Leistungen so klar und eindeutig wie möglich.
• Unvollständige Preisangaben: Vergewissern Sie sich, dass alle Preisbestandteile in der Auftragsbestätigung enthalten sind.
• Unklarheiten bei Lieferterminen und -fristen: Setzen Sie verbindliche Termine, Lieferzeiträume und Lieferfristen fest.
• Komplizierte Formulierungen: Formulieren Sie so einfach und verständlich wie möglich, damit es keine Missverständnisse gibt.

• Zu spätes Versenden einer Auftragsbestätigung: Achten Sie darauf, die Auftragsbestätigung unverzüglich nach der Kundenbestellung zu versenden. Andernfalls besteht das Risiko, dass der Kunde noch abspringt.
• Keine Prüfung einer Auftragsbestätigung: Als Kunde sollten Sie jede Auftragsbestätigung gründlich prüfen. Sollten Teile der Auftragsbestätigung nicht stimmen, sollten Sie unverzüglich Widerspruch einlegen.

Eine Auftragsbestätigung soll bei einem Geschäft zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer für klare Verhältnisse sorgen. Um klare Verhältnisse zwischen den Parteien zu schaffen, gibt es allerdings Alternativen:

• Mündliche Vereinbarungen: Mündliche Vereinbarungen sind möglich bei Geschäften von geringer Tragweite oder zwischen Geschäftspartnern, die sich sehr gut kennen und die den Handschlag zwischen Geschäftsleuten ehren. Der Nachteil ist, dass Sie hier nichts schwarz auf weiß haben. Mit einer Auftragsbestätigung sichern Sie dagegen mündliche Vereinbarungen ab.
• Kaufvertrag: Einen schriftlicher Kaufvertrag unterschreiben beide Parteien (Auftraggeber und Auftragnehmer). Da geht rechtlich nichts schief, die ganze Sache ist aber sehr zeitraubend und umständlich.
• Bestellung per E-Mail: Ein Kunde (Auftraggeber) bestellt per E-Mail bei Ihrem Unternehmen (Auftragnehmer) und Sie schicken eine Antwort, in der Sie die Bestellung bestätigen. Das geht schnell und funktioniert wunderbar bei kleineren Aufträgen. Wichtig ist dabei, dass in der E-Mail die Auftragskonditionen ausreichend klar sind. Ist das nicht der Fall, schicken Sie besser eine Auftragsbestätigung.
• Rahmenverträge: Rahmenverträge sind langfristige Vereinbarungen, die mehrere Aufträge umfassen. Typisches Beispiel sind Wartungsverträge oder Leistungskontingente bei Grafikern oder Textagenturen. Rahmenverträge vereinfachen die Zusammenarbeit bei immer gleichen Aufträgen.