- E-Rechnungen validieren heißt prüfen, ob eine E-Rechnung den technischen und rechtlichen Standards genügt.
- E-Rechnungs-Validatoren sind kostenfreie Online-Tools, die häufig von staatlichen Stellen bereitgestellt werden.
- Validatoren schlagen Alarm bei Fehlern im XML-Code oder fehlenden Pflichtangaben in der E-Rechnung.
- Gute Buchhaltungsprogramme validieren E-Rechnungen beim Rechnungseingang und erstellen technisch saubere E-Rechnungen.
| Top-Buchhaltungstools zum Validieren
Die gute Nachricht: Die führenden Buchhaltungsprogramme validieren automatisch; und erstellen E-Rechnungen, die einer Prüfung durch einen E-Rechnungs-Validator standhalten.
sevdesk, Lexware Office, WISO MeinBüro Rechnungen sowie Accountable sind 4 Top-Programme aus unserem E-Rechnungssoftware-Vergleich.
- Bestes Gesamtpaket
- E-Rechnungen schreiben
- E-Rechnungen empfangen
- E-Rechnungen archivieren
- Note 1,2
- Für sehr viele Belege
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- Note 1,3
- Solides Büroprogramm
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- Steuerlich korrekt buchen
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- Note 2,1
| Liste kostenloser Validatoren
Neben professioneller Buchhaltungssoftware gibt es kostenlose Tools, um E-Rechnungen auf technische Gültigkeit und gesetzliche Konformität zu prüfen.
Diese kostenlosen Validatoren sind geeignet für Unternehmer ohne Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware.
In der folgenden Tabelle stellen wir einige bekannte E-Rechnungs-Validatoren vor.
| Name des Validators | Format? | Registrierung erforderlich? | Preis |
|---|---|---|---|
| E-Rechnungs-Validator (Serviceportal Baden-Württemberg) | XRechnung | Nein | Kostenlos |
| E-Rechnung-Validator (winball.de) | XRechnung und ZUGFeRD | Nein | Kostenlos |
| XRechnung Validator (EPO Consulting) | XRechnung | Nein, außer bei den kostenpflichtigen Tarifen | Kostenlose und kostenpflichtige Tarife |
| B2BRouter | XRechnung | Nein | Kostenlos |
| Invoice-Portal | XRechnung und ZUGFeRD | Nein | Kostenlos |
| primeXchange | XRechnung | Nein | Kostenlos |
| Ecosio | XRechnung | Nein | Kostenlos |
| EU-Rechnung.de | XRechnung und ZUGFeRD | Nein | Kostenlos |
| Wie funktioniert das Validieren?
Beim Validieren wird eine E-Rechnung darauf geprüft, ob sie technisch korrekt (technische Prüfung) und rechtskonform (inhaltliche Prüfung) ist.
Technische Prüfung
Die technische Prüfung geht folgende Punkte durch:
- Ist das Format korrekt? (XRechnung oder ZUGFeRD)
- Stimmt die XML-Datenstruktur?
- Ist der XML-Code fehlerfrei?
Inhaltliche Prüfung
Die inhaltliche Prüfung will wissen, ob alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind:
- Enthält die E-Rechnung alle wichtigen Pflichtangaben einer Rechnung?
- Sind die Rechnungsdaten konsistent? (Nettobetrag, Umsatzsteuer, Bruttobetrag)
- Sind die Adressdaten vollständig?
| Typische Fehler bei E-Rechnungen
Typische Fehler bei E-Rechnungen sind:
- Falsches Format: Die Reihenfolge der XML-Felder stimmt nicht
- Fehlerhafter Code: Im XML-Code fehlen Zeichen oder manche Zeichen sind an der falschen Stelle
- Fehlende Pflichtangaben: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum oder Steuernummer
- Fehlerhafte Berechnung des Rechnungsbetrags
- Adress- und Kontaktdaten sind unvollständig (fehlende Empfänger-E-Mail)
E-Rechnungs-Validatoren benennen diese Fehler explizit in einem Prüfbericht.
| Validieren mit E-Rechnungssoftware
Eine professionelle E-Rechnungssoftware validiert E-Rechnungen beim Rechnungseingang und beim Erstellen einer E-Rechnung.
Das bedeutet: Wer mit einer professionellen Software arbeitet, benötigt keinen separaten E-Rechnungs-Validator. Das spart Zeit bei der Büroarbeit.
Prüfung beim Rechnungseingang
Ist eine eingegangene E-Rechnung fehlerhaft, gibt eine professionelle Buchhaltungssoftware eine Fehlermeldung. Die fehlerhafte E-Rechnung wird dann auch nicht gebucht.
Checks beim Erstellen einer E-Rechnung
Umgekehrt prüft eine E-Rechnungssoftware, ob beim Schreiben der Rechnung alle Pflichtangaben vollständig sind.
- Rechnungsnummern werden automatisch generiert
- Fehlen Angaben, gibt die Software eine Warnung aus.
- Nur bei vollständigen Angaben erstellt die Software die E-Rechnung.
Warum ein E-Rechnungs-Validator sinnvoll sein kann?
In den folgenden Fällen leistet ein E-Rechnungs-Validator nützliche Dienste.
- Hilfe bei der Fehlersuche: Lehnt ein Kunde eine erhaltene E-Rechnung ab, hilft der E-Rechnungs-Validator, den Fehler in der E-Rechnung aufzuspüren.
- Testen von Buchhaltungstools: Testen Sie eine Buchhaltungssoftware mit einem Validator. Sind die erstellten Rechnungen technisch und inhaltlich korrekt?
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