E-Rechnung Beispiel: So sieht eine elektronische Rechnung aus

Eine PDF-Rechnung ist ein unstrukturiertes Format. Sie kann zwar vom Menschen gelesen werden, enthält aber keine definierten Datenfelder, die von Maschinen interpretiert werden können. 

Das bedeutet, dass die Daten aus einer PDF-Rechnung von Buchhaltungssystemen nicht automatisch weiterverarbeitet werden können. Die Systeme müssen hierzu beispielsweise den Zwischenschritt über die Belegerkennung mittels OCR (Optical Character Recognition) gehen. Hierbei handelt es sich um eine Texterkennung, die im Vergleich nicht nur fehleranfällig, sondern auch zeitaufwendig ist.

Eine E-Rechnung liegt hingegen in einem strukturierten Format vor, das speziell für die automatische Verarbeitung in digitalen Systemen entwickelt wurde. Alle Rechnungsdaten haben in der E-Rechnung definierte Datenfelder, sogenannte BT-Felder.

Die Daten in der E-Rechnung, wie z.B. Rechnungsnummer, Betrag und Steuernummer, sind in einem maschinenlesbaren Format (meist XML) eingebettet. Dies ermöglicht es Buchhaltungsprogrammen und ERP-Systemen, die Daten direkt auszulesen, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind.

Genauere Informationen zu den Rechnungsformaten haben wir Ihnen im Artikel Elektronische Rechnungsformate zusammengestellt. Die für deutsche Unternehmen wichtigsten E-Rechnungsformate werden im folgenden Kapitel betrachtet. 

In Deutschland sind zwei E-Rechnungsformate besonders wichtig: 

1. XRechnung: Dieses Format ist speziell für die Anforderungen des öffentlichen Sektors entwickelt worden. Es ist ein reines XML-Format, das ausschließlich maschinenlesbare Daten enthält. Für Menschen ist eine XRechnung nicht ohne spezielle Software lesbar.  
    

2. ZUGFeRD: ZUGFeRD kombiniert das Beste aus beiden Welten. Es bietet ein hybrides Format, das sowohl eine maschinenlesbare XML-Datei als auch eine visuell lesbare PDF-Datei enthält. Dies ist besonders praktisch für Unternehmen, die mit Geschäftspartnern arbeiten, die noch auf Papierrechnungen oder PDFs angewiesen sind. 

Durch den Einsatz von E-Rechnungen können Unternehmen ihre Buchhaltungsprozesse optimieren, Fehler minimieren und Kosten senken. Zudem ist die E-Rechnung seit dem 1.1.2025 für alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend.

Welche Fristen und Übergangszeiten gelten, haben wir Ihnen detailliert auf der Seite E-Rechnungs-Pflicht aufgelistet.

E-Rechnungen unterscheiden sich nicht nur in ihrem Format, sondern müssen auch bestimmte Pflichtangaben enthalten. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, welche Angaben erforderlich sind, damit eine E-Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. 

Jeder Angabe in E-Rechnungen ist eine BT-Nummer (Business Terms) des EN 16931-Standards zugewiesen.

Die Zuteilung der BT-Nummern ermöglicht eine klare Definition der Datenfelder und sorgt für eine Standardisierung der E-Rechnung. Das ermöglicht Buchhaltungs- und ERP-Systemen, die Rechnungsdaten automatisch und fehlerfrei zu verarbeiten.  

Wenn Sie eine E-Rechnung erstellen, müssen sie darauf achten, dass jede E-Rechnung bestimmte gesetzlich festgelegte Pflichtangaben enthalten muss. Die Pflichtangaben auf der E-Rechnung entsprechen den bisherigen Inhalten für eine Rechnung.

Im Folgenden finden Sie die Pflichtangaben einer E-Rechnung nach § 14 UStG in tabellarischer Form, zusammen mit den entsprechenden BT-Nummern.  

Wie aus der Übersichtstabelle hervorgeht, sind einige Angaben auf mehrere BT-Nummern bzw. BT-Felder verteilt. Beispielsweise wird bei der Anschrift der Ortsbezeichnung, der Postleitzahl, der Straße etc. jeweils eine eigene BT-Nummer zugeteilt. In den folgenden Tabellen haben wir Ihnen diese Angaben detaillierter aufgelistet.

Außerdem gibt es optionale Angaben, die keiner Pflicht unterliegen, aber für eine reibungslose Zahlungsabwicklung empfehlenswert sind. Hierunter fallen unter anderem:

Die XRechnung ist das wichtigste Format für elektronische Rechnungen.

Im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung liegt die XRechnung in einem strukturierten XML-Format vor. Dieses Format wurde speziell für die maschinelle Verarbeitung entwickelt. Das bedeutet, dass alle Angaben wie Rechnungsnummer, Steuersätze und Empfängerdaten in festen BT-Feldern hinterlegt sind.

Diese Struktur ermöglicht es Softwarelösungen die Rechnung automatisiert auszulesen und die Daten direkt in die Buchhaltung zu übertragen. 

Nachfolgend ein Auszug aus einer typischen XRechnung in der XML-Struktur.

In dieser maschinell lesbaren XML-Struktur sind alle wesentlichen Rechnungsdaten enthalten. Unter anderem die Rechnungsnummer, das Lieferdatum, die Leistungsbeschreibung, sowie der Netto- und Steuerbetrag.

Die Rechnung wird nicht visuell aufbereitet, sondern als Code dargestellt. Diese Struktur zielt auf die automatische Verarbeitung durch ein Computerprogramm ab. Für den menschlichen Leser ist der Code demzufolge nicht lesbar, weshalb eine Buchhaltungssoftware zwingend benötigt wird.

Das ZUGFeRD-Format ist eine Lösung für Unternehmen, die sich zwischen der papierbasierten und der voll digitalen Rechnungsverarbeitung bewegen.

Im Gegensatz zur XRechnung, die nur maschinenlesbare Daten enthält, ist ZUGFeRD ein hybrides Format. Es bietet sowohl eine visuell lesbare PDF für den Menschen als auch maschinenlesbare XML-Daten für die automatische Verarbeitung.

Ein ZUGFeRD-Dokument sieht für den Empfänger zunächst wie eine ganz normale PDF-Rechnung aus. Diese kann problemlos gelesen und ausgedruckt werden, ähnlich wie eine klassische PDF-Rechnung.

Im Hintergrund ist jedoch eine XML-Datei eingebettet, die alle strukturierten Daten enthält. Diese XML-Datei kann von der Buchhaltungssoftware automatisch ausgelesen und verarbeitet werden. 

Das hybride Format von ZUGFeRD, macht es besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) attraktiv. 

Für viele KMUs, die sich in der Umstellungsphase von Papierrechnungen zu voll digitalisierten Prozessen befinden, bietet ZUGFeRD eine ideale Zwischenlösung. Unternehmen können ihren Kunden weiterhin eine lesbare PDF-Rechnung zu senden, während sie gleichzeitig die Vorteile der automatischen Datenverarbeitung nutzen. 

Durch die Kombination von PDF und XML lässt sich die Rechnung sowohl manuell verarbeiten als auch automatisiert in Buchhaltungssysteme importieren. Dies spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehlerquellen, die bei der manuellen Eingabe von Rechnungsdaten auftreten können. ZUGFeRD bietet somit eine flexible Lösung für Unternehmen, die schrittweise ihre Prozesse digitalisieren möchten. 

Im Folgenden stellen wir Beispiele aus verschiedenen Branchen vor, um die spezifischen Anforderungen und Einsatzmöglichkeiten zu veranschaulichen. 

Die Einführung der E-Rechnung ist branchenübergreifend relevant und ermöglicht eine vereinfachte und automatisierte Abwicklung von Rechnungen. Jede Branche hat dabei spezifische Anforderungen an die Rechnungsstellung. Im Folgenden sehen Sie praxisnahe Beispiele, wie E-Rechnungen in verschiedenen Branchen aussehen können. 

Im Handwerksbereich werden häufig sowohl Materialien als auch Arbeitsstunden in Rechnung gestellt. Eine typische E-Rechnung für Handwerker enthält alle relevanten Informationen zu den verbauten Materialien und der geleisteten Arbeitszeit. Dank des strukturierten Formats können diese Daten automatisch in Buchhaltungssysteme übertragen werden, was die Abwicklung erleichtert. 

Durch die Automatisierung über eine E-Rechnung können Handwerksbetriebe sicherstellen, dass Rechnungen schnell erfasst und keine Fehler durch manuelle Eingaben entstehen. Die Materialkosten und die Arbeitsstunden werden exakt ausgewiesen, was eine transparente und effiziente Abrechnung ermöglicht. 

Für Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen ist es besonders wichtig, den Zeitaufwand und die vereinbarten Tagessätze genau anzugeben. Eine E-Rechnung für Dienstleistungen kann diese Daten strukturiert erfassen, sodass Buchhaltungs- und ERP-Systeme die Rechnungsdaten automatisch einlesen können. 

Dienstleister profitieren von E-Rechnungen, da sie den genauen Zeitaufwand und die vereinbarten Tagessätze automatisch erfassen und abrechnen können. Die automatisierte Übernahme der Rechnungsdaten reduziert das Risiko von Fehlern und spart Zeit.

Eine E-Rechnung für den Warenverkauf im Einzelhandel enthält alle notwendigen Informationen zu den verkauften Produkten und den entsprechenden Umsatzsteuersätzen.

Mit einer E-Rechnung kann der Einzelhandel sowohl kleine als auch große Transaktionen automatisiert abwickeln. Die Artikelnummern, Mengen und Preise werden klar und maschinenlesbar ausgewiesen, was die Verarbeitung für alle Beteiligten erleichtert. 

Die Praxisbeispiele haben gezeigt, wie E-Rechnungen eingesetzt werden können. Doch wie lassen sich diese Rechnungen effektiv lesen und verarbeiten? Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Softwarelösungen die maschinell lesbaren Daten einer E-Rechnung visualisieren und validieren.

E-Rechnungen sind in erster Linie für die maschinelle Verarbeitung gedacht. Wenn Sie eine E-Rechnung empfangen, können Buchhaltungssoftwares und ERP-Lösungen die strukturierten Daten auslesen und automatisch weiterverarbeiten.

Dennoch ist es für Unternehmen wichtig zu verstehen, wie sie die Daten in einer E-Rechnung interpretieren können. Insbesondere dann, wenn sie manuell geprüft oder spezifische Informationen nachverfolgt werden müssen. 

Die Daten einer E-Rechnung werden in einem strukturierten XML-Format als Code dargestellt. Spezialisierte E-Rechnungs-Softwarelösungen wie DATEV, sevdesk oder Lexware Office können diesen Code interpretieren und in eine lesbare Form konvertieren.

Der menschliche Nutzer kann die Daten anschließend wie eine herkömmliche Rechnung lesen. So können die Rechnungsdaten den Rechnungsprüfern oder den Verantwortlichen im Unternehmen präsentiert werden. 

Eine der großen Stärken von E-Rechnungen liegt in der Möglichkeit, die Rechnungsdaten nicht nur automatisiert zu verarbeiten, sondern auch effizient nachzuverfolgen und zu validieren. Dieser Schritt hilft Unternehmen Fehler zu vermeiden und die Kontrolle über ihre Rechnungsprozesse zu behalten.

Im Artikel E-Rechnung empfangen haben wir Ihnen einige Tipps zur Nachverfolgung und automatischen Validierung aufgelistet.