- Revisionssichere Archivierung heißt: E-Rechnungen sind so zu speichern, dass ein Löschen unmöglich ist.
- Streng genommen benötigt ein Unternehmer eine Archivierungssoftware für sämtliche elektronischen Belege.
- Bei einer Betriebsprüfung liegt es im Ermessen des Prüfers, die Ablage zu bewerten.
- Wer eine Buchhaltungssoftware verwendet, ist beim Archivieren von E-Rechnungen auf der sicheren Seite.
| Top E-Rechnungstools zum Archivieren
Die Testsieger aus dem Buchhaltungssoftware-Vergleich sind alle in der Lage, E-Rechnungen gemäß der GOBD-Vorschriften zu archivieren.
- Bestes Gesamtpaket
- E-Rechnungen schreiben
- E-Rechnungen empfangen
- E-Rechnungen archivieren
- Note 1,2
- Für sehr viele Belege
- E-Rechnungen schreiben
- E-Rechnungen empfangen
- E-Rechnungen archivieren
- Note 1,3
- Solides Büroprogramm
- E-Rechnungen schreiben
- E-Rechnungen empfangen
- E-Rechnungen archivieren
- Note 1,6
- Steuerlich korrekt buchen
- E-Rechnung schreiben
- E-Rechnung empfangen
- E-Rechnung archivieren
- Note 2,1
Diese Programme gewähren eine rechtssichere Archivierung von erstellten und erhaltenen E-Rechnungen; sie unterstützen sämtliche Abläufe in der Buchhaltung und im Büro:
- Bearbeitung von Kundenaufträgen vom Angebot, Rechnung bis zur Bezahlung oder Mahnung.
- Abgleich sämtlicher Kunden- und Lieferantenrechnungen mit dem Geschäftskonto
- Erstellen von Umsatzsteuervoranmeldung und monatlicher BWA bzw. monatlicher Gewinnermittlung.
- Vorbereitung der Daten für die jährliche Gewinnermittlung (EÜR, Bilanz/GuV)
Wer als Gründer, Gewerbetreibender oder Freiberufler eine solche Software verwendet, ist bezüglich revisionssicherer Archivierung und Buchhaltungsaufgaben auf der sicheren Seite.
- Auch E-Rechnungen benötigen die Pflichtinhalte einer ordentlichen Rechnung.
- Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und E-Rechnungen beträgt 8 Jahre.
| Vorschriften für die Archivierung
Denn streng genommen, heißt GOBD-konforme bzw. revisionssichere Archivierung:
- E-Rechnungen müssen im Originalformat gespeichert werden.
- Unveränderbarkeit: Niemand darf in der Lage sein, die E-Rechnung nachträglich zu bearbeiten oder zu löschen.
- Nachvollziehbarkeit: Man muss jederzeit prüfen können, woher die Rechnung stammt.
- Sicherheit: Die Archivierung der E-Rechnung muss vor Hackerangriffen geschützt sein.
Damit ist klar, dass eine normale Datei-Ablage auf dem Desktop nicht genügt. Dass vielmehr spezielle Tools nötig sind, um E-Rechnungen vorschriftsmäßig zu archivieren.
| Methoden für die Archivierung
Wer E-Rechnungen archivieren will, dem stehen sichere und unsichere Methoden zur Verfügung.
Sichere Methoden
Unternehmer haben drei Möglichkeiten, E-Rechnungen GOBD-konform zu speichern.
- Empfehlenswert: Sie nutzen eine Cloud-E-Rechnungssoftware, die gleichzeitig sämtliche Büroabläufe optimiert.
- Möglich: Die Unternehmer verwenden eine spezielle Archivierungssoftware, etwa ein Dokumentenmanagement-System.
- Kompliziert: Die E-Rechnungen werden auf CDs oder DVDs gespeichert.
Unsichere Methoden der Archivierung
Die folgenden Speichermethoden sind nicht GOBD-konform und erfüllen nicht die Anforderungen revisionssicherer Archivierung.
- Ablage der E-Rechnungen auf dem Desktop, etwa im Dokumentenordner von Windows oder dem Mac.
- Ablage in einem Cloud-Ordner, etwa Google Drive, OneDrive, Dropbox oder Tresorit.
- Speichermedien wie externe Festplatten oder USB-Sticks
Was sollen Unternehmer tun, die nicht über eine professionelle E-Rechnungssoftware verfügen, sondern ihre E-Rechnungen über kostenlose E-Rechnungstools verwalten?
Diese Unternehmer bräuchten streng genommen eine professionelle Archivierungssoftware, etwa ein Dokumentenmanagement-System. Betrachtet man die typischen Kosten einer Dokumentenmanagementsoftware, wäre es klüger, gleich ein gutes E-Rechnungstool mit Buchhaltungs- und Archivierungsfunktionen zu nutzen.
| Risiko Betriebsprüfung
Wer keine Buchhaltungssoftware bzw. E-Rechnungssoftware nutzt und kein Dokumentenmanagementsystem einsetzt, um E-Rechnungen revisionssicher zu archivieren, geht bei der Betriebsprüfung unnötig Risiken ein.
Für-Gründer.de hat recherchiert, wie Betriebsprüfer die ganze Sache sehen.
Prüfung auf Ebene der Belege bei kleinen Unternehmen
Bei kleinen Unternehmen ist bei der Betriebsprüfung die Vollständigkeit der Belege wichtiger als die Art der Archivierung.
Entscheidend für kleine Unternehmer ist es also, die Buchhaltung korrekt, sorgfältig, vollständig und ohne betrügerische Absichten zu führen. Wegen unsicherer Archivierung wird kein Betriebsprüfer eine Buchhaltung komplett verwerfen. Wenn alles stimmt, wird der Prüfer ein Auge zudrücken, wenn der Unternehmer seine E-Rechnungen auf seinem Windows-PC speichert.
Sobald aber Belege fehlen und Buchungen nicht nachvollziehbar sind, wird ein Prüfer eine Buchhaltung ganz oder teilweise ablehnen. Und dann ist eine nicht vorschriftsmäßige Archivierung ein zusätzlicher Makel und ein zusätzliches Argument für eine Bestrafung.
Konsequenz: Wenn der Unternehmer Glück hat, zahlt er nur Steuern nach; wenn er Pech hat, droht ihm eine Gefängnisstrafe.
Prüfung auf Ebene der Prozesse bei großen Unternehmen
Bei großen Unternehmen akzeptieren Betriebsprüfer keine unsicheren Archivierungsmethoden.
Große Unternehmen benötigen daher zwingend GOBD-konforme Archivierungsabläufe und Archivierungsmethoden. Diese Archivierungsmethoden dokumentieren die Unternehmen in einer sogenannten Verfahrensdokumentation. Die Verfahrensdokumentation weist nach, dass sämtliche Buchhaltungsprozesse korrekt nach den gesetzlichen Vorschriften ablaufen.
Hintergrund: Kein Betriebsprüfer der Welt ist in der Lage, sämtliche Eingangsrechnungen der Daimler Benz AG vollständig zu kontrollieren. Daher finden bei großen Unternehmen Betriebsprüfungen auf der Ebene der Buchhaltungsprozesse statt. Mit anderen Worten: die Betriebsprüfer nehmen vorzugsweise die Verfahrensdokumentationen ins Visier.
- Sie beschreibt den gesamten Prozess der digitalen Dokumentenverarbeitung.
- Ziel ist es, die Buchführung und die Belegablage nachprüfbar zu machen.
- Sie umfasst Prozessbeschreibungen für alle Buchhaltungsabläufe (Rechnungen schreiben, Belege buchen etc.)
- Sie dokumentiert Maßnahmen für IT-Sicherheit und Datensicherung sowie das Set-up der verwendeten Software und Hardware.
- Sie setzt organisatorische Regeln für Mitarbeiter und stichprobenartige Kontrollen.
- Eine Verfahrensdokumentation ist Pflicht für Unternehmen aller Größen. Es liegt im Ermessen eines Betriebsprüfers, wie er eine fehlende Verfahrensdokumentation bewertet.
- Exkurs: Wer ein Kassensystem verwendet, benötigt zwingend eine Verfahrensdokumentation.
| Optimales Set-up für die Archivierung
Die folgenden 4 Empfehlungen zeigen das optimale Set-up, um E-Rechnungen sicher zu archivieren:
- Nutzen Sie eine Buchhaltungs- oder E-Rechnungssoftware
- Definieren Sie Ihre Abläufe für die Belegverwaltung: Welche Lieferanten sind das? Wie und in welcher Form schicken sie Rechnungen?
- Arbeiten Sie eingehende Belege zeitnah ab, sodass kein Beleg verloren gehen kann.
- Halten Sie Ihre Abläufe in einer Verfahrensdokumentation fest (Verfahrensdokumentation light).
