Software für die Buchhaltung
  • Angebote + Rechnungen erstellen
  • Zahlungen im Blick
  • Buchhaltung auf Knopfdruck
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Hilfreiche Unternehmenssoftware für Gründer, Start-ups und KMUs

Wer Unternehmenssoftware sinnvoll einsetzt spart Zeit, Geld oder generiert mehr Geschäft. Dabei gibt es große und kleine Lösungen, die für passgenau für Gründer, Selbstständige, Start-ups und Unternehmen entwickelt wurden. Wir stellen Unternehmenssoftware vor, die Ihnen u.a. bei der Kundenakquise und Vertrieb (CRM-Systeme), bei der Buchhaltung, im Projektmanagement oder auch bei der Reisekostenabrechnung hilft. Dabei vergleichen wir stets ausgewählte Anbieter für Unternehmenssoftware, damit Sie schnell einen Überblick erhalten.

Außerdem geben wir Ihnen Tipps, wie Sie gezielt bei der Auswahl der jeweiligen Unternehmenssoftware vorgehen und wie Sie die neue Software im Unternehmen effizient einführen, damit Sie von der Software größtmöglich profitieren können.

Softwarelösungen für Ihr Unternehmen auf einen Blick

Icon Buchhaltungsprogramme

Buchhaltung per Software

Transparenz statt Chaos: Abläufe in Büro und Buchhaltung digitalisieren. Für jeden Gründer und Unternehmer sinnvoll.

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Icon ERP-System

ERP System als Rund-um-Lösung

Das Unternehmen wächst, die Organisation hinkt hinterher. Ein ERP System schafft Abhilfe. Für wachsende Unternehmen.

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Icon CRM Software

Vertrieb per CRM System stärken

Eine CRM Software verbessert die Akquise neuer Kunden und die Kundenbindung. Für jeden Gründer notwendig.

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Icon Kassensoftware

Kasse für Händler und Gastro

Kassensoftware: Die Führung der Kasse vereinfachen. Für stationäre Händler und Gastronomen.

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Icon Projektmanagement Software

Projekte effizient managen

Projekte effizient durchführen mit einer Projekt-Software. Für alle Unternehmer, die projektbasiert arbeiten.

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Icon Rechnungssoftware

Rechnungen schreiben

Rechnungsprogramm: Einfacher Angebote und Rechnungen erstellen. Für jeden Gründer und Unternehmer sinnvoll.

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Icon Reisekostensoftware

Reisekosten abrechnen

Reisekosten-Software: Reisekosten rationeller abrechnen. Für alle Unternehmer mit Außendienst.

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Icon Warenwirtschaftssysteme

Warenwirtschaft für Online-Shops

Warenwirtschaftssystem: den Warenfluss steuern und das Lager optimieren. Für Händler und E-Commerce Unternehmer.

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Icon Zeiterfassungs-Software

Zeiterfassung für Mitarbeiter

Arbeitszeit erfassen und erbrachte Leistungen abrechnen. Für projektbasiert arbeitende Unternehmen.

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Unternehmenssoftware als Teil der betrieblichen Infrastruktur

Jeder kennt Software in seinem persönlichen oder beruflichen Alltag. Es sind die klassischen Programme wie Excel, Word oder PowerPoint sowie die vielfältigen Hilfsprogramme, die Sie heute häufig kostenlos auf PC, Tablet und Smartphone nutzen können.

Eine Unternehmenssoftware im klassischen Sinne unterstützt dagegen die betriebliche Infrastruktur und optimiert einen bestimmten Bereich im Unternehmen. Das CRM System unterstützt zum Beispiel sämtliche Abläufe im Bereich der Kundenakquise. Eine gute Buchhaltungssoftware optimiert Angebots- und Rechnungsstellung, übernimmt sämtliche Buchungen und hilft bei der Erstellung des Jahresabschlusses.

Eine Unternehmenssoftware muss sich rentieren: Sie ist dann nur dann sinnvoll, wenn Sie damit Zeit und Kosten sparen oder mehr Umsatz generieren.

TIPP

Die lexoffice Buchhaltungssoftware optimiert alle wichtigen Abläufe im Unternehmen, von der Angebotserstellung bis zum Jahresabschluss

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1. Unternehmenssoftware bei Engpässen im Unternehmen

Es gibt zahlreiche Softwarelösungen, mit denen Freelancer, Selbstständige, Start-ups und kleinere Unternehmen deutlich effizienter arbeiten können. Allerdings bietet sich natürlich nicht jede Softwarelösung für jedes Unternehmen an. Entscheidend für Sie ist, wo sich Ihr Engpass befindet, der Ihr Unternehmen am Erfolg hindert.

Treffen vielleicht folgende Dinge auf Ihre Situation als Gründer oder Unternehmer zu?

  • Die Kundenakquise erfolgt unsystematisch und zögerlich.
  • Die Angebote für Ihre Kunden wirken unprofessionell.
  • Bei Rechnungen rügt der Steuerberater Formfehler.
  • Ihr neuer Onlineshop verschafft Ihnen einen 16-Stunden-Tag, weil der Aufwand, Ware einzubuchen und auszubuchen, immens ist.
  • Ihr Unternehmen ist gewachsen, leider nicht die Organisation. Das führt zu Fehlern im Ablauf von Projekten. Resultat können Kundenbeschwerden sein.
  • Die Buchhaltung ist unübersichtlich und chaotisch.
  • Hin und wieder kommt es zu Liquiditätsengpässen.

Mit einer Unternehmenssoftware sollten Sie also den Bereich optimieren, in dem es die meisten Probleme gibt. Danach sollte sich Ihre Auswahl richten. Und für die einzelnen Bereiche stellen wir Ihnen nachfolgend verschiedene Lösungen vor.

2. Unternehmenssoftware im Vertrieb

Wer ein Unternehmen gründet, dem fehlt zu Beginn der Kundenstamm. Kundenakquise ist also für jeden Gründer der Engpass schlechthin. Nur durch konsequente Kundenakquise wächst Ihr Unternehmen. Und nur durch hohe Servicequalität und gezielte Kundenbindung sorgen Erfolge in der Akquise für nachhaltigen Umsatz.

Welche Art von Unternehmenssoftware unterstützt gezielt die Kundenakquise und die Kundenbindung?

UnternehmenssoftwareNutzen
CRM-SystemVerbessert Kundenakquise und Kundenbindung durch zentrale Datenhaltung aller wichtigen Kundeninformationen. Schafft Servicequalität, weil Fehler bei der Kundenbetreuung minimiert werden.
ReservierungstoolUnterstützt die Kundenakquise bei stationären Geschäften und sorgt für ein gutes Serviceerlebnis.
ProjektmanagementsoftwareUnterstützt die Projektarbeit bei Kundenprojekten, minimiert Fehler bei der Projektarbeit und sorgt so für hohe Servicequalität.

Aber selbst das professionell gestaltete Angebot, erstellt von einem guten Rechnungsprogramm, kann die professionelle Wirkung Ihres Unternehmens nach Außen erhöhen.

3. Unternehmenssoftware für das Marketing

Im Zuge der Digitalisierung können Sie Ihr Marketing mit einer guten Unternehmenssoftware gezielt unterstützen. Folgende Möglichkeiten sind für Gründer, Start-ups und Selbstständige denkbar.

UnternehmenssoftwareEinsatzbereich und Nutzen
Email Marketing Software und Newsletter-ToolsDamit informieren Sie Ihren Bestandskunden systematisch über Ihre Angebote. E-Mail-Marketing ist kostengünstiger als das klassische Mailing per Post.
Online Marketing Tools für die eigene WebsiteSie sollen die Sichtbarkeit Ihres Webauftrittes auf Suchmaschinen und das Nutzererlebnis auf Ihrer Website verbessern. Dazu zählen Keyword-Tools, Webanalyse-Tools oder SEO-Tools. Manche dieser Tools sind auch für den Unternehmer sinnvoll einsetzbar und nicht nur für Onlinemarketing-Spezialisten geeignet.
Online Marketing Tools für Social Media KanäleDiese Tools helfen Ihnen, bei der Verwaltung Ihrer Social Media-Auftritte Zeit zu sparen. 

4. Software im Büro: Buchhaltungssoftware und mehr

Angebote und Rechnungen zu erstellen kostet Zeit. Ähnlich ist es bei der Buchhaltung. Diese administrativen Tätigkeiten können Sie mit einer Unternehmenssoftware für das Backoffice vereinfachen.

Folgende Softwarelösungen sollten sich Selbstständige und Unternehmer ansehen:

UnternehmenssoftwareEinsatzbereich und Nutzwert
RechnungsprogrammeOptimieren die Abläufe, wenn Sie Angebote erstellen und Rechnungen schreiben. Sie sparen Zeit durch Automatisierung von Abläufen und gewährleisten rechtssichere Rechnungstellung.
ZeiterfassungssoftwareJe präziser Sie Ihre geleisteten Zeiten erfassen, desto genauer sind Ihre Abrechnungen. Mit einer Projektzeiterfassung verschenken Sie keine produktiven Zeiten mehr.
KassenbuchsoftwareEinzelhändler und Gastronomen müssen ein Kassenbuch führen. Eine geeignete Software nimmt Ihnen hierbei viel Hilfe ab.
BuchhaltungssoftwareOptimieren den Papierkram über Angebote und Rechnungen hinaus. Sie vereinfachen die Belegerfassung sowie die Belegbuchung. Oft ist auch ein Kassenbuch in der Software enthalten und Sie automatisieren den Bankkontenabgleich. Selbst Jahresabschlüsse lassen sich damit erstellen. Manche Softwarelösungen zielen auf die Optimierung des Datenaustauschs zwischen Unternehmen und Steuerberater.
FahrtenbuchsoftwareDiese Software spart Steuern, wenn der Dienstwägen teuer und der Anteil der privaten Nutzung gering ist. Die Fahrtenbuchsoftware vereinfacht die Aufzeichnung und vermeidet Ärger bei der Betriebsprüfung.
TIPP

Buchhaltung digitalisieren - mit der Online Buchhaltungssoftware von lexoffice

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5. Unternehmenssoftware für Handel und E-Commerce

Wenn Sie im stationären Handel oder in der Gastronomie gründen, brauchen Sie eine Registrierkasse. Der Händler benötigt zusätzlich ein Warenwirtschaftssystem. Speziell dann, wenn er zusätzlich zum stationären Geschäft über Webshop und Marktplätze E-Commerce betreibt.

Eine Kassensoftware optimiert sämtliche Vorgänge beim Kassieren und bietet häufig Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen. Ein Warenwirtschaftssystem organisiert sämtliche Abläufe vom Einkauf bis zum Verkauf. Hier die Vorteile dieser Programme in einer Übersicht:

UnternehmenssoftwareEinsatzbereich und Nutzen
KassensoftwareOptimiert Abläufe beim Kassieren, sorgt für rechtssichere Kassenberichte im Hinblick auf mögliche Betriebsprüfungen. Intelligente Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen vereinfachen die Buchhaltungsvorgänge. Auch Schnittstellen zur Warenwirtschaftssystemen möglich.
WarenwirtschaftssystemSteuert den gesamten Warenfluss vom Einkauf zum Verkauf. Sind die Daten einmal angelegt, stehen sie für Rechnungen, Kassiervorgänge oder für Nachbestellungen von gut gehenden Artikeln (Rennern) zur Verfügung. Ein Warenwirtschaftssystem optimiert die Lagerhaltung und hilft beim Liquiditätsmanagement.

6. Unternehmenssoftware im Personalbereich

Die wichtigsten Arten von Unternehmenssoftware im Personalbereich sind die Programme für die Lohnabrechnung, Tools für die Arbeitszeiterfassung sowie die Reisekostensoftware.

UnternehmenssoftwareEinsatzbereich und Nutzen
LohnabrechnungsssoftwareUnterstützt sämtliche Abläufe für Lohn- und Gehaltsabrechnungen und erstellt Meldungen ans Finanzamt und an die Träger der Sozialversicherung. Der Markt bietet hier mehr und mehr Lösungen an, die auch Quereinsteiger in Sachen Lohnabrechnung bedienen können.
ArbeitszeiterfassungDie Arbeitszeiterfassung ist Teil von Zeiterfassungstools. Erfasst wird die Anwesenheitszeit. Diese Tools unterstützen die Lohnabrechnungen, helfen bei der Personaleinsatzplanung und bei der Urlaubsplanung.
ReisekostensoftwareSinnvoll für jeden Unternehmer, der selbst häufig Geschäftsreisen mach oder der vor Ort beim Kunden arbeitet. Je häufiger Unternehmer und Mitarbeiter auswärts arbeiten, desto sinnvoller ist ein solches Programm.

7. ERP Systeme - das gesamte Unternehmen steuern

Ein ERP-System ist eine Unternehmenssoftware, die das komplette Unternehmen steuert. Dadurch können Sie mit einem ERP System die Abläufe Ihres gesamten Unternehmens optimieren. Eine ERP Software umfasst alles, was es an möglicher Unternehmenssoftware gibt, vom CRM, über Projektmanagement, Zeiterfassung bis zur Buchhaltung. Eine Buchhaltungssoftware ist demnach ein Teilbereich bzw. ein Modul eines ERP-Systems.

ERP Systeme gibt es von der günstigen SaaS-Lösung, die Sie für eine überschaubare Monatsgebühr online abonnieren, bis zum komplexen System, für das Sie für Konfiguration und Implementierung die Hilfe eines Dienstleisters benötigen. Solche Systeme sind für größere Unternehmen gedacht, erfordern hohe Investitionen und verursachen hohe monatliche Kosten häufig im hohen 3-stelligen oder im 4-stelligen Bereich.

Optimal eingesetzt, sparen Sie mit einem ERP-System als Unternehmenssoftware Zeit und Geld und steigern die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens.

8. Unternehmenssoftware richtig auswählen

Die richtige Unternehmenssoftware auszuwählen gehört zu den wesentlichen Herausforderungen, wenn Sie eine Software neu einführen oder ein System wechseln wollen. Fehlentscheidungen bei der Wahl der Unternehmenssoftware sind zeitraubend und kostspielig. Gehen Sie daher systematisch vor. Führen Sie eine Bedarfsanalyse durch, wenn Sie eine spezielle Unternehmenssoftware einführen. Zielführende Leitfragen dabei sind:

  • Mit welcher Art von Unternehmenssoftware können Sie sich Zeit sparen?
  • Mit welchem Tool können Sie Kosten einsparen?
  • Welche Unternehmenssoftware hilft Ihnen, mehr Kunden zu akquirieren?
  • Wo gibt es aktuell die meisten Probleme im Ablauf?

Wenn Sie nun wissen, welchen Unternehmensbereich Sie mit einer Unternehmenssoftware optimieren wollen, gehen Sie gezielt auf die Suche nach dem passenden Anbieter und der optimalen Lösung.

Schritt 1: Erstellen Sie ein Pflichtenheft

Das Pflichtenheft ist ein Kriterienkatalog, den die Unternehmenssoftware erfüllen soll. Ein Pflichtenheft kann folgenden Aufbau haben:

  • Anwendungsbereich der Unternehmenssoftware: Welcher Unternehmensbereich soll optimiert werden? Welche Vorteile sollen beim Einsatz dieser Software entstehen (Zeitersparnis, Kostenersparnis, bessere Kundenakquise)?
  • Welche finanziellen Beschränkungen gibt es? Was darf die Software kosten?
  • Welche Funktionen und Module soll die Software haben?

Resultat ist eine Checkliste, mit dem Sie Anbieter für Unternehmenssoftware systematisch analysieren und vergleichen können. Binden Sie Ihre Mitarbeiter in die Auswahl der Unternehmenssoftware von Anfang an ein. Denn Ihre Mitarbeiter müssen am Ende damit arbeiten. 

Schritt 2: Recherchieren Sie nach Anbietern für Unternehmenssoftware

Suchen Sie gezielt nach Anbietern und bewerten Sie diese anhand Ihrer Kriterienliste. Am Ende sollten maximal 10 Anbieter übrigbleiben. Diese Anbieter prüfen Sie nun gründlich im Hinblick darauf, inwiefern sie die Vorgaben Ihres Pflichtenheftes bzw. Ihrer Checkliste erfüllen.

Schritt 3: Erstellen Sie eine Shortlist für die Testphase

Nach dieser Detail-Analyse bleiben maximal 3 Softwareanbieter übrig, mit denen Sie nun einen Test machen.

Schritt 4: Nutzen Sie die Testphase

Nahezu jeder Anbieter für moderne Unternehmenssoftware bietet potenziellen Kunden die Möglichkeit einer kostenlosen Testphase. Diese sollten Sie nutzen. Gehen Sie dabei systematisch vor und erstellen Sie Anwendungsfälle, die Sie mit jeder Software ausgiebig testen. Prüfen Sie dabei auch, wie die Mitarbeiter des Anbieters auf Serviceanfragen reagieren.

Schritt 5: Implementieren Sie die Unternehmenssoftware

Steht der Testsieger unter den Softwareanbietern fest, bestellen und implementieren Sie die neue Unternehmenssoftware. Je mehr Mitarbeiter mit der Unternehmenssoftware arbeiten sollen und je komplexer die Software, desto wichtiger sind eine gute Systemschulung und eine gute Systemeinführung. Denken Sie auch an mögliche Widerstände im Team. Jetzt kommt es darauf an, wie gut Sie Ihr Team von Anfang an in das Software-Projekt eingebunden haben. Geben Sie einheitliche Regeln vor, wie Ihre Mitarbeiter mit der Software arbeiten sollen. Prüfen Sie in der Einführungsphase, wie gut Ihre Mitarbeiter mit der neuen Software arbeiten. Gehen Sie auf Fragen und Probleme ein und führen Sie gegebenenfalls Meetings durch, in dem die Mitarbeiter über Ihre Erfahrungen mit der Software berichten. Je komplexer die Software, desto wichtiger ist ein Handbuch, in dem Mitarbeiter nachschlagen können und in dem alle Bedienungsanleitungen und Regeln zum Umgang mit der Software enthalten sind.

9. Fazit - Unternehmenssoftware muss sich rentieren

Aufgabe einer Unternehmenssoftware ist es, Abläufe im Unternehmen zu optimieren. Setzen Sie daher eine Unternehmenssoftware am größten Engpass in Ihrem Unternehmen ein und setzen Sie Prioritäten. Liegt der Engpass bei der Akquise, ist beispielsweise ein CRM System sinnvoll. Ist der Engpass das Belegchaos in der Buchhaltung, sollten Sie an eine moderne Buchhaltungssoftware denken. 

Nutzen Sie unsere Ratgeberseiten zu Rechnungssoftware , online Zeiterfassungs-Tools, Warenwirtschaftssysteme für Handel und Ecommerce sowie ERP Systeme. Denken Sie auch an Dinge wie Reisekostenabrechnung oder eine Fahrtenbuchsoftware. Klug eingesetzt, sparen Sie mit einer guten Auswahl hilfreicher Programme Zeit und Geld. Entscheidend ist die systematische Auswahl einer Unternehmenssoftware.

Die Auswahl ist umso wichtiger, je komplexer die Unternehmenssoftware und je wichtiger der Unternehmensbereich für die zukünftige Entwicklung Ihres Unternehmens ist. Binden Sie bei der Auswahl einer Unternehmenssoftware Ihre Mitarbeiter ein, erstellen Sie ein Pflichtenheft bzw. einen Anforderungskatalog und testen Sie geeignete Programme systematisch.

Je systematischer die Auswahl und je besser die Einführung, desto mehr rentiert sich Ihre Unternehmenssoftware in Form von deutlicher Ersparnis an Zeit und Kosten und besserer Kundenakquise.