Hilfreiche Unternehmenssoftware für Gründer, Start-ups und KMUs

Wenn Gründer und Unternehmer Unternehmenssoftware sinnvoll einsetzen, sparen sie Zeit, Geld oder generieren mehr Geschäft. Wir zeigen Ihnen Unternehmenssoftware für die Kundenakquise (CRM-Systeme), Buchhaltungssoftware, Software für Projektmanagement oder die Reisekostenabrechnung hilft. Tipps zur gezielten Auswahl von Softwarelösungen helfen Ihnen als Gründer und Unternehmer, die optimalen Systeme zu finden.

1. Software-Angebote auf einen Blick

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Buchhaltungssoftware

Digitale Buchhaltung ist für jeden Gründer sinnvoll.

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ERP-Systeme

Sämtliche Abläufe im Unternehmen optimieren.

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CRM für mehr Kunden

Mit einer CRM-Software mehr Kunden gewinnen.

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Kassensysteme

Kassensysteme optimieren Abläufe rund um die Kasse.

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Projektmanagement

Projektmanagement-Software für erfolgreiche Projekte.

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Rechnungssoftware

Einfacher Angebote und Rechnungen erstellen.

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Reisekosten-Software

Reisekosten komplett und schnell abrechnen.

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Warenwirtschaftssystem

Den Warenfluss steuern und das Lager optimieren.

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Zeiterfassungssysteme

Arbeitszeit erfassen und erbrachte Leistungen lückenlos abrechnen.

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2. Welche Software ist sinnvoll?

Nicht jede Softwarelösung ist für jedes Unternehmen sinnvoll. Ein Gründer oder ein Start-up braucht andere Programme als mittelständische KMUs mit mehr als 50 Mitarbeitern. Entscheidend ist der Engpass, den ein Unternehmen am Erfolg hindert. Treffen vielleicht folgende Dinge auf Ihre Situation als Gründer oder Unternehmer zu?

  • Die Kundenakquise erfolgt unsystematisch und zögerlich.
  • Die Angebote für Ihre Kunden wirken unprofessionell.
  • Bei Rechnungen rügt der Steuerberater Formfehler.
  • Ihr neuer Onlineshop verschafft Ihnen einen 16-Stunden-Tag, weil der Aufwand, Ware einzubuchen und auszubuchen, immens ist.
  • Ihr Unternehmen ist gewachsen, leider nicht die Organisation. Das führt zu Fehlern im Ablauf von Projekten. Resultat können Kundenbeschwerden sein.
  • Die Buchhaltung ist unübersichtlich und chaotisch.
  • Hin und wieder kommt es zu Liquiditätsengpässen.

Mit einer Unternehmenssoftware sollten Unternehmer also den Bereich optimieren, in dem es die meisten Probleme gibt. Entscheidet sich der Unternehmer für eine Unternehmenssoftware, wird sie Teil der betrieblichen Infrastruktur und bestimmt mit seinen Funktionen wesentliche Abläufe im Unternehmen. Eine kluge Auswahl ist daher notwendig.

3. Unternehmenssoftware im Vertrieb

Wer ein Unternehmen gründet, dem fehlt zu Beginn der Kundenstamm. Kundenakquise ist also für jeden Gründer der Engpass schlechthin. Nur durch konsequente Kundenakquise wächst Ihr Unternehmen. Und nur durch hohe Servicequalität und gezielte Kundenbindung sorgen Erfolge in der Akquise für nachhaltigen Umsatz.

Welche Art von Unternehmenssoftware unterstützt gezielt die Kundenakquise und die Kundenbindung?

UnternehmenssoftwareNutzen
CRM-SystemVerbessert Kundenakquise und Kundenbindung durch zentrale Datenhaltung aller wichtigen Kundeninformationen. Schafft Servicequalität, weil Fehler bei der Kundenbetreuung minimiert werden.
ReservierungstoolUnterstützt die Kundenakquise bei stationären Geschäften und sorgt für ein gutes Serviceerlebnis.
ProjektmanagementsoftwareUnterstützt die Projektarbeit bei Kundenprojekten, minimiert Fehler bei der Projektarbeit und sorgt so für hohe Servicequalität.

Aber selbst das professionell gestaltete Angebot, erstellt von einem guten Rechnungsprogramm, kann die professionelle Wirkung Ihres Unternehmens nach Außen erhöhen.

4. Unternehmenssoftware für das Marketing

Im Zuge der Digitalisierung können Sie Ihr Marketing mit einer guten Unternehmenssoftware gezielt unterstützen. Folgende Möglichkeiten sind für Gründer, Start-ups und Selbstständige denkbar.

UnternehmenssoftwareEinsatzbereich und Nutzen
Email Marketing Software und Newsletter-ToolsDamit informieren Sie Ihren Bestandskunden systematisch über Ihre Angebote. E-Mail-Marketing ist kostengünstiger als das klassische Mailing per Post.
Online Marketing Tools für die eigene WebsiteSie sollen die Sichtbarkeit Ihres Webauftrittes auf Suchmaschinen und das Nutzererlebnis auf Ihrer Website verbessern. Dazu zählen Keyword-Tools, Webanalyse-Tools oder SEO-Tools. Manche dieser Tools sind auch für den Unternehmer sinnvoll einsetzbar und nicht nur für Onlinemarketing-Spezialisten geeignet.
Online Marketing Tools für Social Media KanäleDiese Tools helfen Ihnen, bei der Verwaltung Ihrer Social Media-Auftritte Zeit zu sparen. 

5. Software im Büro: Buchhaltungssoftware und mehr

Angebote und Rechnungen zu erstellen kostet Zeit. Ähnlich ist es bei der Buchhaltung. Diese administrativen Tätigkeiten können Sie mit einer Unternehmenssoftware für das Backoffice vereinfachen.

Folgende Softwarelösungen sollten sich Selbstständige und Unternehmer ansehen:

UnternehmenssoftwareEinsatzbereich und Nutzwert
RechnungsprogrammeOptimieren die Abläufe, wenn Sie Angebote erstellen und Rechnungen schreiben. Sie sparen Zeit durch Automatisierung von Abläufen und gewährleisten rechtssichere Rechnungstellung.
ZeiterfassungssoftwareJe präziser Sie Ihre geleisteten Zeiten erfassen, desto genauer sind Ihre Abrechnungen. Mit einer Projektzeiterfassung verschenken Sie keine produktiven Zeiten mehr.
KassenbuchsoftwareEinzelhändler und Gastronomen müssen ein Kassenbuch führen. Eine geeignete Software nimmt Ihnen hierbei viel Hilfe ab.
BuchhaltungssoftwareOptimieren den Papierkram über Angebote und Rechnungen hinaus. Sie vereinfachen die Belegerfassung sowie die Belegbuchung. Oft ist auch ein Kassenbuch in der Software enthalten und Sie automatisieren den Bankkontenabgleich. Selbst Jahresabschlüsse lassen sich damit erstellen. Manche Softwarelösungen zielen auf die Optimierung des Datenaustauschs zwischen Unternehmen und Steuerberater.
FahrtenbuchsoftwareDiese Software spart Steuern, wenn der Dienstwägen teuer und der Anteil der privaten Nutzung gering ist. Die Fahrtenbuchsoftware vereinfacht die Aufzeichnung und vermeidet Ärger bei der Betriebsprüfung.
LohnabrechnungssoftwareMit dieser Software können Sie Ihre Mitarbeiter erfassen und abrechnen. Dabei werden in der Regel vollautomatisch Beiträge und Steuern berechnet.

6. Unternehmenssoftware für Handel und E-Commerce

Wenn Sie im stationären Handel oder in der Gastronomie gründen, brauchen Sie eine Registrierkasse. Der Engpass beim Händler ist die Warenwirtschaft. Er benötigt zusätzlich zur Kasse ein Warenwirtschaftssystem. Speziell dann, wenn er zusätzlich zum stationären Geschäft über Webshop und Marktplätze E-Commerce betreibt.

Die Kassensoftware eines Kassensystems optimiert sämtliche Vorgänge beim Kassieren und bietet häufig Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen. Ein Warenwirtschaftssystem organisiert sämtliche Abläufe vom Einkauf bis zum Verkauf. Hier die Vorteile dieser Programme in einer Übersicht:

UnternehmenssoftwareEinsatzbereich und Nutzen
KassensystemeOptimiert Abläufe beim Kassieren, sorgt für rechtssichere Kassenberichte im Hinblick auf mögliche Betriebsprüfungen. Intelligente Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen vereinfachen die Buchhaltungsvorgänge. Auch Schnittstellen zur Warenwirtschaftssystemen möglich.
WarenwirtschaftssystemSteuert den gesamten Warenfluss vom Einkauf zum Verkauf. Sind die Daten einmal angelegt, stehen sie für Rechnungen, Kassiervorgänge oder für Nachbestellungen von gut gehenden Artikeln (Rennern) zur Verfügung. Ein Warenwirtschaftssystem optimiert die Lagerhaltung und hilft beim Liquiditätsmanagement.

7. Unternehmenssoftware im Personalbereich

Die wichtigsten Arten von Unternehmenssoftware im Personalbereich sind die Programme für die Lohnabrechnung, Tools für die Arbeitszeiterfassung sowie die Reisekostensoftware.

UnternehmenssoftwareEinsatzbereich und Nutzen
LohnabrechnungsprogrammUnterstützt sämtliche Abläufe für Lohn- und Gehaltsabrechnungen und erstellt Meldungen ans Finanzamt und an die Träger der Sozialversicherung. Der Markt bietet hier mehr und mehr Lösungen an, die auch Quereinsteiger in Sachen Lohnabrechnung bedienen können.
ArbeitszeiterfassungDie Arbeitszeiterfassung ist Teil von Zeiterfassungstools. Erfasst wird die Anwesenheitszeit. Diese Tools unterstützen die Lohnabrechnungen, helfen bei der Personaleinsatzplanung und bei der Urlaubsplanung.
ReisekostensoftwareSinnvoll für jeden Unternehmer, der selbst häufig Geschäftsreisen mach oder der vor Ort beim Kunden arbeitet. Je häufiger Unternehmer und Mitarbeiter auswärts arbeiten, desto sinnvoller ist ein solches Programm.
HR-SoftwareOb für Teilbereiche wie das Recruiting oder als All-in-One-System für alle Aufgaben des Personalmanagements sind diese Programme die digitale Lösung für moderne Unternehmen.

8. ERP Systeme - das gesamte Unternehmen steuern

Ein ERP-System ist eine Unternehmenssoftware, die das komplette Unternehmen steuert. Dadurch können Sie mit einem ERP System die Abläufe Ihres gesamten Unternehmens optimieren. Eine ERP-Software umfasst alle Funktionen, was es an möglicher Unternehmenssoftware gibt, vom CRM, über Projektmanagement, Zeiterfassung bis zur Buchhaltung. Eine Buchhaltungssoftware ist demnach ein Teilbereich bzw. ein Modul eines ERP-Systems.

ERP-Systeme gibt es von der günstigen SaaS-Lösung bzw. Cloud-Lösung für Gründer und Start-ups, die Sie für eine überschaubare Monatsgebühr online abonnieren, bis zum komplexen System, für das Sie für Konfiguration und Implementierung die Hilfe eines Dienstleisters benötigen. Solche Systeme sind für größere KMUs gedacht, erfordern hohe Investitionen und verursachen hohe monatliche Kosten häufig im hohen 3-stelligen oder im 4-stelligen Bereich.

Optimal eingesetzt, sparen Sie mit einer ERP-Software Zeit und Geld und steigern die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens.

9. Unternehmenssoftware richtig auswählen

Die richtige Unternehmenssoftware auszuwählen gehört zu den wesentlichen Herausforderungen, wenn Sie eine Software neu einführen oder ein System wechseln wollen. Fehlentscheidungen bei der Wahl der Unternehmenssoftware sind zeitraubend und kostspielig. Gehen Sie daher systematisch vor. Führen Sie eine Bedarfsanalyse durch, wenn Sie eine spezielle Unternehmenssoftware einführen. Zielführende Leitfragen dabei sind:

  • Mit welcher Art von Unternehmenssoftware können Sie sich Zeit sparen?
  • Mit welchem Tool können Sie Kosten einsparen?
  • Welche Unternehmenssoftware hilft Ihnen, mehr Kunden zu akquirieren?
  • Wo gibt es aktuell die meisten Probleme im Ablauf?

Wenn Sie nun wissen, welchen Unternehmensbereich Sie mit einer Unternehmenssoftware optimieren wollen, gehen Sie gezielt auf die Suche nach dem passenden Anbieter und der optimalen Lösung mit den für Sie passenden Funktionen. Testphasen mit einer Software aus der Cloud lassen sich schnell und einfach umsetzen.

10. Fazit - Unternehmenssoftware muss sich rentieren

Aufgabe einer Unternehmenssoftware ist es, Abläufe im Unternehmen zu optimieren. Setzen Sie daher eine Unternehmenssoftware am größten Engpass in Ihrem Unternehmen ein und setzen Sie Prioritäten. Liegt der Engpass bei der Akquise, ist beispielsweise ein CRM System sinnvoll. Ist der Engpass das Belegchaos in der Buchhaltung, sollten Sie an eine moderne Buchhaltungssoftware denken. 

Nutzen Sie unsere Ratgeberseiten zu RechnungssoftwareOnline Zeiterfassungs-Tools, Warenwirtschaftssysteme für Handel und E-Commerce sowie ERP-Software. Denken Sie auch an Dinge wie Reisekostenabrechnung oder eine Fahrtenbuchsoftware. Klug eingesetzt, sparen Sie mit einer guten Auswahl hilfreicher Programme Zeit und Geld. Entscheidend ist die systematische Auswahl einer Unternehmenssoftware.

Die Auswahl ist umso wichtiger, je komplexer die Unternehmenssoftware und je wichtiger der Unternehmensbereich für die zukünftige Entwicklung Ihres Unternehmens ist. Binden Sie bei der Auswahl einer Unternehmenssoftware Ihre Mitarbeiter ein, erstellen Sie ein Pflichtenheft bzw. einen Anforderungskatalog für die notwendigen Funktionen und testen Sie geeignete Programme systematisch.

Je systematischer die Auswahl und je besser die Einführung, desto mehr rentiert sich Ihre Unternehmenssoftware in Form von deutlicher Ersparnis an Zeit und Kosten und besserer Kundenakquise.