Papierkram ade: Effizienter und nachhaltiger arbeiten

|
Inspiration

Immer mehr Unternehmer möchten nachhaltig wirtschaften. So gelingt die Umstellung auf ein Büro ohne Papierkram und mit schlanken Arbeitsprozessen.

papierkram 1200 Den Flickenteppich an Tools und Apps vermeiden: So etabliert ihr professionelle, digitalisierte Workflows. (Foto: Unsplash)

Papierkram & umständliche Workflows: Das bremst Unternehmer aus

Die Ergebnisse einer bitkom-Studie zeigen: Gerade einmal 6 % aller deutschen Büros haben ihre digitale Umstellung abgeschlossen, 36 % arbeiten hälftig auf Papier und digital. Kein Wunder also, dass Mitarbeiter einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen. Diese Ineffizienz bremst nicht nur den Einzelnen aus, sondern auch das Unternehmen als Ganzes.

Tipps für effizientes und nachhaltiges Arbeiten

Statt in Ordnern zu wühlen oder Aktenschränke zu durchkämmen, kann bereits eine Suche mit Texterkennung Wunder bewirken. Besonders effizient lässt sich das virtuelle Büro umsetzen, wenn passende Tools genutzt werden. Hier tappen Unternehmer jedoch schnell in eine andere Falle:

Der Mix mehrerer Tools ist hochgradig ineffizient.

Word, Excel, dann noch eine zusätzliche Software für die Buchhaltung: In deutschen Büros ist diese Tool-Mixtur gang und gäbe. Oft liegen die Gründe darin, dass das Unternehmen sparen will und möglichst günstige Tools nutzt, manche davon oder sogar alle auch kostenlos. In einigen Fällen ist die Ursache auch, dass man sich nicht umgewöhnen will, im klassischen Sinne von: "Das haben wir schon immer so gemacht".

Ein Patchwork-Tool-Mix bringt jedoch einige Nachteile mit sich:

  • Es wird nicht der ideale, sondern der vermeintlich bequemste Workflow geschaffen.
  • Jedes Tool braucht eine Einarbeitung.
  • Preismodelle und Funktionsumfänge von Tools können sich ständig ändern, die Suche nach einer Alternative ist entsprechend mühsam.
  • Eine Tool-Kombination erfüllt selten alle Erfordernisse für eine professionelle und vollständig digitale Umstellung des Büros.

Es gibt jedoch auch eine Alternativlösung: ein All-in-One-Tool, das diese Prozesse unter einem Dach vereint. Wir haben uns in diesem Zusammenhang die Software Comarch ERP XT und deren Stärken angeschaut.

Vorgestellt: Das Tool Comarch ERP XT

Das Unternehmen Comarch wurde 1993 gegründet und ist inzwischen mit über 300 Produkten in 33 Ländern erfolgreich. 6.000 Mitarbeiter widmen sich IT-Lösungen für kleine, mittelständische und große Unternehmen. So auch Comarch ERP XT, bei dieser Cloud-Software liegt der Schwerpunkt auf der Online-Rechnungsstellung mit vielschichtigem Funktionsbereich.

Comarch ERP XT lässt sich auf dem Laptop als SaaS-Lösung ebenso nutzen wie als App bei Android oder iOS. So haben User ortsunabhängig Zugriff und Einblick in die Unternehmensprozesse.

Comarch ERP XT Screenshot Alles in einem: Mit Comarch ERP XT steuern Unternehmer allen wichtigen Prozesse. (Screenshot: Chomarch)

In nur 10 Sekunden lässt sich eine Rechnung erstellen und via E-Mail versenden. Das geht vor allem deshalb so schnell, weil Kontaktdaten aus einer Kundendatenbank ergänzt werden.  Integrierte Analysen zu Verkaufswert und Umsatzmarge helfen dabei, die Top-Geschäftspartner im eigenen Kundenbestand zu erkennen.

Schluss mit etlichen Excel-Tabellen und Word-Dokumenten

Die Rechnungsvorlage als DOCX, mehrere Excel-Sheets für verschiedene Kundensegmente: Stückwerk immer wieder aufs Neue für Rechnungen zusammenzufügen, kostet Zeit und ist fehleranfällig. Mit Comarch ERP XT gehört das der Vergangenheit an, hier sind alle Daten gebündelt, jederzeit abrufbereit und geschützt.

 

Comarch ERP XT Screenshot

Das mobile Büro ist immer dabei: Comarch ERP XT lässt sich auf allen gängigen Devices nutzen und synchronisieren. (Screenshot: Comarch)

Der Comarch-Server, auf dem Unternehmer ihre Daten hochladen, befindet sich in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Der Upload der Daten erfolgt verschlüsselt. Weiterhin erfüllt Comarch die Bedingungen der DSGVO, ist zertifiziert nach IDW PS 880 und GoBD-testiert. Somit ist die Nutzung des Tools rechtssicher.

Mini-ERP-System

ERP steht für Enterprise Resource Planning: die Planung sämtlicher Kernprozesse, die für Unternehmen wichtig sind. Um schlank und agil arbeiten zu können, verfügt Comarch ERP XT über ein Mini-ERP-System, mit dem sich Zahlungen, Kunden und Produkte verwalten lassen.

Zum Basismodul können Nutzer jederzeit das Erweiterungsmodul Lager hinzubuchen. Mit diesem Modul lassen sich Sortimente und Lagerbestände verwalten. Es gibt noch weitere praktische Module, etwa den Comarch Webshop, um die Softwaren den eigenen Bedürfnissen entsprechend anzupassen und zugleich alle wichtigen Geschäftsprozesse unter einem Dach zu behalten. Auch ein eigenes Kassensystem ist integrierbar.

  • Neugierig auf das Tool geworden? Ihr könnt Comarch ERP XT 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Hier geht es zur Anmeldung bei Comarch. So geht ihr den ersten Schritt hin zu weniger Papierkram und einem modernen Büro. Wir wünschen euch viel Erfolg dabei!
Zurück