Rechnungskorrekturen richtig erstellen

Fehler beim Schreiben von Rechnungen kommen häufig vor. Zahlendreher bei Steuernummer, veraltete Kundenadressen sind typische Fälle. Dann ist eine Rechnungskorrektur notwendig. Eine Rechnungskorrektur muss steuerlichen Regeln entsprechen, sonst droht Ärger bei der Betriebsprüfung. Sie erfahren hier was es zu beachten gibt und erhalten eine Mustervorlage für die Rechnungskorrektur zum Download.

1. Typische Fehler in einer Rechnung

Die folgenden typischen Fehler machen eine Rechnungskorrektur notwendig: 

  • Falsche Adresse des Unternehmens oder des Kunden
  • Fehlerhafte Steuernummer
  • Fehlerhafte Rechnungsnummer
  • Falscher Rechnungsbetrag
  • Falscher Umsatzsteuersatz (7 % oder 19 %)
  • Falsches Leistungsdatum bzw. falscher Leistungszeitraum
  • Bezeichnung der Rechnungskorrektur als „Gutschrift“
  • Sonstige Fehler bei den Pflichtangaben einer Rechnung

Auch die durch die Corona-Pandemie bedingte Mehrwertsteuersenkung hat zahlreiche Rechnungskorrekturen notwendig gemacht. 
Bemerkt der Unternehmer den Fehler in der Rechnung, informiert er den Kunden, schreibt die Rechnungskorrektur und übersendet sie ihm. Entdeckt der Kunde den Fehler, muss er den Unternehmer um eine Rechnungskorrektur bitten.
 

2. Warum fehlerhafte Rechnungen korrigieren?

Fehlerhafte Rechnungen sind bei einer Betriebsprüfung kritisch. Sobald sie ein Betriebsprüfer findet, wird er hellhörig und prüft noch kritischer. Ab einer bestimmten Anzahl von Fehlern kann der Betriebsprüfer die gesamte Buchhaltung anzweifeln. Die Folge sind Steuerschätzungen und hohe Steuernachzahlungen. Unternehmer müssen daher die Rechnungskorrektur korrekt ausführen und den Grund für die Korrektur dokumentieren.

Auch für den Kunden des Unternehmers ist eine fehlerhafte Rechnung problematisch. Entdeckt sie der Prüfer, streicht er den Vorsteuerabzug. Dann muss der Rechnungsempfänger die Vorsteuer sowie Verzugszinsen an das Finanzamt bezahlen.

Besonders heikel sind Fehler bei der Umsatzsteuer. Ein Beispiel: Ein Unternehmer stellt eine Rechnung mit 7 % Umsatzsteuer (bzw. Mehrwertsteuer) anstatt mit 19 %. 5 Jahre später wird dieser Fehler bei einer Betriebsprüfung entdeckt. Welche Folgen hat das? Der Kunde darf in diesem Fall nur 7 % an Vorsteuer in seiner Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen. Bemerkt er den Fehler nicht, bezahlt er zu viel Umsatzsteuer. 

Der Unternehmer als Rechnungssteller wiederum muss dem Finanzamt 19 % an Umsatzsteuer aus der Rechnung bezahlen. Da die fehlerhafte Rechnung erst 5 Jahre später entdeckt wird, muss er die Differenz aus der Umsatzsteuer und Zinsen für 5 Jahre an das Finanzamt bezahlen. 

3. Eine Gutschrift ist keine Rechnungskorrektur

Die Begriffe „Rechnungskorrektur“ und „Gutschrift“ werden häufig synonym verwendet, sind aber zwei verschiedene Dinge. Eine Gutschrift ist eine umgekehrte Rechnung, mit der Unternehmer insbesondere Provisionen von Handelsvertretern abrechnen. Ein Handelsvertreter macht 100.000 € Umsatz und hat einen Anspruch auf 15 % Provision. Also erhält der Vertreter eine Gutschrift über 15.000 €.
Früher stand auch auf einer Rechnungskorrektur häufig die Bezeichnung „Gutschrift“. Das ist seit 2013 nicht mehr erlaubt. Zulässig sind nur noch folgende Begriffe: „Rechnungskorrektur“, „Stornorechnung“ und „Korrekturrechnung“. Eine Rechnungskorrektur mit der Überschrift „Gutschrift“ führt zu Ärger mit dem Finanzamt. Denn ein Betriebsprüfer wertet sie als Einnahme statt als Ausgabe. Dann muss der Kunde als Empfänger der Gutschrift sogar noch Umsatzsteuer bezahlen. 

4. Rechnungskorrekturen durchführen

Die Art der Durchführung hängt davon ab, ob die Rechnung bereits gebucht wurde.

Rechnungskorrektur vor dem Buchen

Entdeckt der Unternehmer den Fehler, bevor die Rechnung gebucht und an den Kunden versendet wurde, ist keine Rechnungskorrektur notwendig. Die Rechnung kann mithilfe der verwendeten Software oder auch per Hand berichtigt werden. 

Wichtig: Wenn handschriftliche Änderungen an einer bereits geschriebenen Rechnung vorgenommen werden, dann sind diese in gut lesbarer Schrift zu vermerken und mit Datum, Unterschrift und ggf. Stempel zu versehen.

Ist die Rechnung noch nicht gebucht worden, doch der Kunde hat sie bereits erhalten, genügt es, dem Kunden ein Berichtigungsdokument zukommen zu lassen. Dieses muss keine bestimmte Form haben, jedoch einige Pflichtangaben enthalten, nämlich:

  • Rechnungsdatum und Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung
  • Die genaue Bezeichnung des Fehlers, der korrigiert wird
  • Adressdaten des Senders und Empfängers

In der Buchhaltung müssen Unternehmer und Kunde sowohl die Originalrechnung als auch das Berichtigungsdokument ablegen. 
 

Rechnungskorrektur nach dem Buchen

Wurde die Rechnung bereits gebucht, muss eine Rechnungskorrektur (oder auch Stornorechnung) erstellt werden. Diese gehört in die Buchhaltung auf beiden Seiten, sowohl beim Unternehmer als auch beim Kunden. Benötigt werden also insgesamt drei Dokumente, die alle ordnungsgemäß von beiden Parteien in der Buchhaltung zu erfassen sind:

  1. Die fehlerhafte Originalrechnung mit entsprechender Rechnungsnummer
  2. Die Rechnungskorrektur bzw. Stornorechnung mit neuer, fortlaufender Rechnungsnummer
  3. Die neu ausgestellte, korrekte Rechnung mit neuer, fortlaufender Rechnungsnummer

Damit ist die Buchhaltung wieder ausgeglichen und korrekt. 
 

Wie sieht eine Rechnungskorrektur aus?

Eine Rechnungskorrektur hat den gleichen Aufbau wie eine normale Rechnung und muss nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes folgende Dinge erfüllen:

  • Gleiche Pflichtangaben wie eine normale Rechnung
  • Neue Rechnungsnummer mit Hinweis auf die fehlerhafte Originalrechnung (Rechnungsnummer und Datum)
  • Rechnungsbeträge der Originalrechnung als negative Beträge

Eine fehlerhafte Originalrechnung über 119,-- € wird also mit einer Rechnungskorrektur über -119,-- € ausgeglichen. 
Gängige Programme zur Rechnungserstellung und Rechnungskorrektur erledigen diese Schritte in aller Regel automatisch. 
 

5. Kann man eine Rechnung rückwirkend korrigieren?

Grundsätzlich ist es möglich, eine Rechnung rückwirkend zu berichtigen. Nach § 31 Abs. 5 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) wirkt eine solche Berichtigung auch auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Ausstellung zurück. Entdeckt der Kunde eines Unternehmers etwa eine Rechnung mit falscher Umsatzsteuer (7 % statt 9 %), könnte er rückwirkend eine Rechnungskorrektur anfordern. So geht der Vorsteuerabzug nicht verloren.

Dafür muss allerdings eine berichtigungsfähige Rechnung vorgelegen haben. Damit ist eine Rechnung gemeint, die ausreichende Angaben zum Rechnungsaussteller, zum Leistungsempfänger, zur Leistungsbeschreibung, zum Entgelt und zur ausgewiesenen Umsatzsteuer enthält. Diese Angaben dürfen nicht fehlen oder so fehlerhaft sein, dass sie fehlenden Angaben gleichstehen. Das bedeutet auch: Enthielt die Originalrechnung beispielsweise keine ausgewiesene Umsatzsteuer, so kann diese nicht rückwirkend im Berichtigungsdokument geltend gemacht werden.
 

6. Fazit: Fehlern in Rechnungen vorbeugen

Rechnungskorrekturen sind üblich und insgesamt unproblematisch. Sie schaffen aber zusätzlichen Verwaltungsaufwand und machen das Finanzamt hellhörig. Eine gute Dokumentation des Vorgangs ist notwendig. Außerdem müssen eine Reihe an Pflichtangaben beachtet werden. Außerdem können sie unter Umständen mit finanziellen Einbußen einhergehen, wenn der Fehler erst spät entdeckt wird. 

Besser ist es daher, Fehler bereits im Voraus bei der Rechnungsstellung zu vermeiden. Dabei hilft eine gute Rechnungssoftware. Sie erstellt auf Knopfdruck rechtssichere Rechnungen mit korrekten Umsatzsteuersätzen und sämtlichen Pflichtangaben. Eingabefehler können korrigiert werden und Korrekturrechnungen erstellt sie automatisch, wenn erforderlich. 

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7. Häufige Fragen

Ist eine Rechnungskorrektur eine Gutschrift?
Die Begriffe „Rechnungskorrektur“ und „Gutschrift“ müssen sauber voneinander getrennt werden. Zwar wird bei einer Rechnungskorrektur dem Kunden der fälschlich gebuchte Betrag gutgeschrieben, eine Gutschrift bezeichnet jedoch eine Einnahme – beispielsweise im Falle einer Provisionszahlung –, die auch entsprechend zu versteuern ist, während eine Rechnungskorrektur lediglich die zuvor falsch ausgestellte Rechnung ausgleicht. 

Was ist der Unterschied zwischen Rechnungskorrektur und Stornorechnung?
Die Begriffe „Rechnungskorrektur“ und „Stornorechnung“ sind gleichwertig und dürfen beide genutzt werden, wenn eine fehlerhafte Rechnung storniert wird. Umgangssprachlich wird der Begriff „Rechnungskorrektur“ auch genutzt, um das Berichtigen einer Rechnung insgesamt zu beschreiben. 

Wann muss eine Rechnung korrigiert werden?
Sowohl der Rechnungsaussteller als auch der Rechnungsempfänger sollten sofort eine Rechnungskorrektur veranlassen bzw. einfordern, sobald ein Fehler bemerkt wird. Nur so lassen sich eventuelle Schwierigkeiten bei einer Betriebsprüfung vermeiden.