Mit welchen Gründungskosten und welcher Gründungsdauer Sie bei einer GmbH-Gründung rechnen müssen

In aller Kürze: der Ablauf einer GmbH-Gründung

Bei der Gründung einer GmbH ist ein Gesellschaftervertrag notwendig, der notariell beurkundet werden muss (der berühmte Notartermin). Anschließend muss das vereinbarte Stammkapital von den Gründungsgesellschaftern auf das Geschäftskonto eingezahlt und beim Notar nachgewiesen werden. Dieser beantragt dann die Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister. Bis zur erfolgten Eintragung im Handelsregister besteht die sogenannte GmbH in Gründung (i.G.).

Wovon hängen die Gründungskosten bei der GmbH ab?

Die Kosten, die bei der Gründung einer GmbH anfallen, können in ihrer Höhe stark variieren. Denn neben den Posten, die kaum beeinflusst werden können wie die Notarkosten oder die Gebühren für den Handelsregistereintrag, gibt es auch Gründungskosten, die in der Praxis sehr unterschiedlich ausfallen und zum Beispiel von der Höhe des Stammkapitals, das die Gründer in die Gesellschaft einbringen, abhängen. Auch mögliche Beratungshonorare, die für die Gründung notwendig sind, beeinflussen die Gründungskosten. Die wichtigsten Einflussfaktoren auf die Kosten sind:

• Der Gesellschaftsvertrag
• Die Notarkosten
• Kosten für Handelsregistereintrag und Gewerbeanmeldung
• Kosten für die Eröffnungsbilanz

Gründungskosten #1: Gesellschaftsvertrag erstellen

Wer eine GmbH gründet, der benötigt einen Gesellschaftsvertrag, auch als Satzung bezeichnet. Je nach Komplexität der Gesellschafterstruktur, der Anzahl der Gesellschafter und deren Verhältnis untereinander oder der Art der Einbringung des Gesellschafterkapitals entscheidet sich, welche Regelungen der Gesellschaftsvertrag enthalten muss und wie umfangreich das Vertragswerk ist. Davon hängt schließlich auch ab, ob die GmbH mit einem Musterprotokoll oder einem individuellen Gesellschaftsvertrag gegründet wird.

Das Musterprotokoll als Alternative zum Gesellschaftsvertrag

Wer bei der GmbH-Gründung keinen individuell angefertigten Gesellschaftsvertrag benötigt, der kann auf eine Mustersatzung (das sogenannte Musterprotokoll) zurückgreifen. Das senkt den bürokratischen Aufwand und damit gleichzeitig auch die Gründungskosten und die Gründungsdauer. Im Musterprotokoll zur GmbH-Gründung sind Satzung, Gesellschafterliste und Geschäftsführerbestellung vollständig enthalten.

Sind allerdings externe Kapitalgeber an der Gesellschaft beteiligt, werden Sacheinlagen eingebracht oder die Beziehungen zwischen den Gesellschaftern ist komplex, sollten sich Gründer anwaltlich beraten und einen individuellen Gesellschaftsvertrag erstellen lassen. So können auch komplexe Vereinbarungen im Innenverhältnis geregelt werden.

Einfluss des Stammkapitals auf die Gründungskosten

Die Mindeststammeinlage bei der Gründung einer GmbH beträgt 25.000 Euro. Die Gebührenrechnung des Notars bezieht sich auf die Höhe des Stammkapitals. Deshalb gilt: Je höher das Stammkapital bei der Gründung, desto höher wird auch die Gebührenrechnung des Notars ausfallen. Allerdings steigen die Kosten degressiv. Das heißt, je höher das Stammkapital, desto geringer fällt die Zunahme der Kosten aus.

Die nachfolgend genannten Notarkosten beziehen sich auf eine Gründung mit 25.000 Euro Stammkapital, das vollständig in bar, also ohne Sacheinlagen, eingebracht wird.

Gründungskosten #2: Notarkosten bei der Gründung

• Bei einer Ein-Personen-GmbH, die mit einem Musterprotokoll gegründet wird, fallen für den Gesellschaftsvertrag Notarkosten von mindestens 115 Euro an. Dabei sind Geschäftsführerbestellung und Gesellschafterliste schon enthalten.
• Wird die GmbH von mindestens 2 Gesellschaftern gegründet, betragen die Kosten für die Beurkundung des Gesellschaftsvertrags durch den Notar unter Anwendung des Musterprotokolls mindestens 230 Euro. Wird die Geschäftsführerbestellung ebenfalls vom Notar vorgenommen, werden mindestens weitere 135 Euro fällig. Die Erstellung einer Gesellschafterliste durch den Notar schlägt mit mindestens 96 Euro zu Buche.
• Bei mehreren Gesellschaftern und einem individuellen Gesellschaftsvertrag können die Notarkosten aber auch schnell 400 bis 500 Euro betragen.
• Neben den bisher aufgeführten Notarkosten sollten Gründer noch mit einer Kostenpauschale für Post, Telekommunikation, Kopien oder Ausdrucke von mindestens 50 Euro rechnen.

Gründungskosten #3: Eintragung ins Handelsregister und beim Gewerbeamt

• Für die Handelsregisteranmeldung, die durch den Notar erfolgt, werden bei der Anwendung des Musterprotokolls für eine Gesellschaft mit 25.000 Stammkapital und ohne Sacheinlage mindestens 57,50 Euro fällig, unabhängig von der Anzahl der Gesellschafter. 
• Die Anmeldung beim Handelsregister erfolgt inzwischen elektronisch, weshalb für den Versand der dafür notwendigen XML-Datei durch den Notar weitere 34,50 Euro fällig werden (bei Anwendung des Musterprotokolls).
• Die Gebühren für die Anmeldung des Gewerbes beim Gewerbeamt liegen bei etwa 30,00 Euro - dies kann je nach Gewerbeamt variieren. 

Gründungskosten #4: Steuerberatungskosten für die Eröffnungsbilanz

Um den Vermögensstatus, also die Vermögens- und Kapitalverhältnisse der Gesellschaft zum Zeitpunkt der Gründung, zu erfassen, ist eine Eröffnungsbilanz zu erstellen. Die Kosten für die Erstellung der Eröffnungsbilanz hängen von der Höhe des eingebrachten Stammkapitals ab. Beläuft sich das Stammkapital auf die Höhe der Mindesteinlage von 25.000 Euro, sind nach §35 Abs. 1 Nr. 4 der Steuerberatergebührenordnung für die Aufstellung einer Eröffnungsbilanz 5/10 bis 12/10 zu berechnen, die Kosten können also zwischen 85 und 136 Euro netto liegen.

Praxisbeispiel: Die Gründungskosten bei Anwendung des Musterprotokolls

In der folgenden Tabelle haben wir exemplarisch die Gründungskosten für eine GmbH-Gründung mit Musterprotokoll zusammengestellt. Im Beispiel wird neben der Verwendung des Musterprotokolls im Rahmen des vereinfachten Gründungsverfahrens von einem Stammkapital von 25.000 Euro (Bareinzahlung) und mindestens 2 Gesellschaftern ausgegangen.

Praxisbeispiel: Die Gründungskosten ohne Musterprotokoll

Wird ohne die Verwendung des Musterprotokolls gegründet, zum Beispiel weil von Anfang an Investoren einsteigen, zahlreiche Sacheinlagen eingebracht werden oder das Innenverhältnis der Gesellschafter sehr komplex ist und deshalb individuell im Gesellschaftsvertrag geregelt werden muss, fallen deutlich höhere Kosten für die GmbH-Gründung an.

Im folgenden Beispiel haben wir einen Fall aus der Praxis dargestellt. Hier lagen der GmbH-Gründung zugleich die Umwandlung einer GbR sowie der Einstieg eines Investors zugrunde. Dies hatte umfangreichere Kosten für Anwälte und steuerliche Beratung zur Folge.

Mit welcher Gründungsdauer muss man bei der GmbH-Gründung rechnen?

Wie lange die Gründung einer GmbH, von der Absichtserklärung der Gesellschafter bis zur Bestätigung der Eintragung ins Handelsregister, dauert, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Einige davon, wie z.B. die zügige Einzahlung der Stammeinlage, sind direkt von den Gesellschaftern beeinflussbar. Andere dagegen, wie die Übermittlung der Unterlagen durch den Notar an das Handelsregister, nur indirekt.

Läuft alles reibungslos ab, d.h.:

• nach der notariellen Beurkundung des Gesellschaftsvertrags beim Notar wird direkt ein Geschäftskonto für die Gesellschaft eröffnet,
• auf das alle Gesellschafter umgehend ihre Stammanteile einzahlen und
• dies direkt beim Notar anzeigen,
• der daraufhin auch umgehend alle notwendigen Unterlagen wie GmbH-Satzung, Beschluss über die Geschäftsführerbestellung und die Liste der Gesellschafter elektronisch an das Handelsregister übermittelt,

dann dauert der Gründungsprozess vom Notartermin bis zur Eintragung der GmbH im Handelsregister in der Regel etwa drei bis vier Wochen.

Generell bleibt außerdem festzuhalten, dass eine Bargründung schneller erfolgt als eine Gründung, bei der die Einlage des Stammkapitals über Sacheinlagen erfolgt, da das Registergericht diese Sacheinlagen bewerten muss und auch der Steuerberater im Vorfeld noch Vorarbeiten leisten muss.

Fazit zu Gründungskosten und Gründungsdauer bei der GmbH

Wird die Gründung einer GmbH ordnungsgemäß vorbereitet und erfolgt mit dem Musterprotokoll sowie der Mindesteinlage von 25.000 Euro, muss mit Gründungskosten von mindestens 600 Euro und einer Gründungsdauer von ca. drei bis vier Wochen gerechnet werden.

Erfolgt die Gründung aber mit einer deutlich höheren Stammeinlage, der Einbringung von Sacheinlagen oder einer individuellen (vom Musterprotokoll abweichenden) Satzung, fallen die Gründungskosten deutlich höher aus.