Online-Notar: So gelingt die virtuelle Gründung

Seit dem 1. August 2022 sind bestimmte notarielle Verfahren in Deutschland vollständig online möglich. Was und wie genau beim Online-Notar möglich ist und wie hoch die Kosten dafür sind, erfahren Sie jetzt.

Hilfe bei der Online-Gründung? Unser Gründungspaket führt Sie einfach und sicher durch alle Gründungsschritte.

Das Wichtigste auf einen Blick

  • Gründungen von GmbHs und UGs sind komplett online möglich.
  • Auswahl und Kommunikation mit Online-Notaren erfolgt über die Systeme der Bundesnotarkammer.
  • Erforderlich ist ein Ausweisdokument mit eID.
  • Der Mehraufwand bei Online-Gründungen beträgt 33 Euro.
  • Mit unserem Gründungspaket perfekt vorbereitet zum Online-Notar.

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1. Vorteile des Online-Notars

Die Möglichkeit verschiedene notarielle Verfahren online zu erledigen, bringt eine Reihe von Vorteilen, z.B.:

  • Standortunabhängigkeit
  • Zeitersparnis
  • leichtere Koordination
  • bessere Planbarkeit

Die Digitalisierung von notariellen Verfahren erleichtert die Gründung einer GmbH oder UG (Unternehmergesellschaft). Beteiligte Gesellschafter, die nicht am gleichen Ort wohnen, müssen nicht mehr anreisen. 

An den Schritten der UG-Gründung oder GmbH ändert sich durch den Weg über einen Online-Notar nichts. Unser Gründerpaket nimmt Ihnen alle Vorbereitungsschritte bis zum Notartermin ab.

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2. Notarielle Verfahren: Was ist online möglich?

Mit einem Online-Notar können folgende Dienstleistungen in Anspruch genommen werden:

  1. GmbH online gründen
  2. UG online gründen
  3. Online-Handelsregisteranmeldung

#1 GmbH online gründen

Eine GmbH kann über die Plattform der Bundesnotarkammer seit dem 1. August 2022 vollständig online gegründet werden. Der Online-Notar erstellt nach Vorgabe der Gründer eine elektronische Satzung (individuell oder Online-Musterprotokoll), die per Videokonferenz verlesen und mittels Online-Signatur der Beteiligten rechtsgültig wird.

#2 UG (haftungsbeschränkt) online gründen

Eine UG (haftungsbeschränkt) online zu gründen funktioniert genauso wie bei einer GmbH. Sobald der oder die Gesellschafter alle Gründungsvoraussetzungen für eine UG erfüllt haben, kann die Online-Beurkundung der Unternehmergesellschaft durch einen Notar erfolgen.

#3 Online-Handelsregisteranmeldungen

Damit die Gründung einer UG oder GmbH rechtlich wirksam wird, ist die Eintragung der Gesellschaft ins Handelsregister notwendig. Dafür muss die sogenannte Gesellschafterliste vom Geschäftsführer (den Geschäftsführern) unterzeichnet werden. Dieses Beglaubigungsverfahren kann jetzt online erfolgen.

3. Was geht beim Online-Notar nicht?

Einige Verfahren können nicht über den Online-Notar durchgeführt werden, z.B.:

  • Satzungsänderungen
  • Formwechsel, Verschmelzungen und Auflösungen
  • Sachgründungen (nur Bargründungen möglich)
  • Gründungen von Kapitalgesellschaften wie AG und KGaA
  • Beglaubigung von Personengesellschaften (KG und OHG).

Einige Einschränkungen, wie etwa bei Satzungsänderungen werden nach Ablauf der einjährigen Testphase zum 1. August 2023 aufgehoben.  Ob dann auch Sachgründungen und andere Verfahren möglich sein werden, ist noch unklar.

Online-Gründer haben keine freie Notar-Wahl. Die Bundesnotarkammer schreibt dazu:

„Notarinnen und Notare dürfen in einem notariellen Online-Verfahren tätig werden, wenn sie für dieses örtlich zuständig sind. Örtlich zuständig sind sie immer dann, wenn in ihrem Amtsbereich bestimmte Anknüpfungspunkte (beispielsweise bei einer GmbH der Sitz der Gesellschaft oder der Sitz oder Wohnsitz eines Gesellschafters oder Geschäftsführers) liegen.“

Bevorzugen Sie eine freie Notar-Wahl? Mit unserem Gründungspaket genießen Sie die volle Freiheit.

4. Wie funktioniert der Online-Notar?

Unternehmen mit Online Notar gründen

Die Buchung eines Termins bei einem Online-Notar erfolgt zentral über die App der Bundesnotarkammer in Deutschland.

Der virtuelle Gang zum Online-Notar ist in 4 Schritten erledigt:

  • offizielle App herunterladen
  • Online-Verifizierung durchführen
  • Persönliche Informationen und Unternehmensdaten eingeben
  • Notar aus einer Liste auswählen

Das Gespräch mit dem ausgewählten Notar erfolgt über die Videokommunikationsplattform der Bundesnotarkammer innerhalb der App oder über einen Internet-Browser.

Notwendige Geräte und Dokumente zur Online-Verifizierung

Um eine hohe Sicherheit zu gewährleisten und die Vorgaben der DSGVO zu erfüllen, müssen sich Klienten online verifizieren, bevor sie mit einem Notar sprechen können. Dafür werden verschiedene Geräte und Ausweisdokumente benötigt:

  • Smartphone mit Kamera
  • Computer mit Internetverbindung und Webcam
  • Personalausweis mit eID
  • Ausweisdokument von EU/EWR-Staaten mit eID
  • Aufenthaltstitel für Drittstaaten-Mitglieder mit eID-Funktion

Ein handelsübliches Smartphone mit Android oder iOS mit Kamera ist notwendig, um den Personalausweis mit eID und das Lichtbild zu scannen. Mit der Webcam am Computer werden die Ausweisfotos mit dem jeweiligen Gesicht abgeglichen.

Bei Personalausweisen, die vor dem 2. August 2021 ausgestellt wurden, wird zusätzlich noch ein Reisepass zur Verifizierung benötigt.

Die Online-Verifizierung ist auch mit aktuellen Reisepässen von EU-Mitgliedstaaten möglich, die eine eID besitzen. Angehörige von Drittstaaten, die einen elektronischen Aufenthaltstitel mit eID-Funktion besitzen, sind für die virtuelle Verifizierung ebenfalls zugelassen.

Was ist eine eID und woher bekommt man sie?

Der Personalausweis mit eID (oder E-Perso) ist seit 2010 verfügbar und wird regulär über das Bürger- bzw. Einwohnermeldeamt ausgestellt. Bei Ausweisen ab 2017 ist die eID-Funktion automatisch freigeschaltet. Über einen Chip, der mit einem NFC-fähigen Smartphone ausgelesen wird, können sich Besitzer eines Personalausweises mit eID online identifizieren.

Besonderheiten bei der Online-Gründung

Sämtliche Stationen, die beim Präsenzverfahren einer UG- oder GmbH-Gründung durchlaufen werden müssen, gelten auch für die Online-Gründung. Für den virtuellen Notartermin gibt es aber einige Besonderheiten zu beachten.

Unser günstiges Gründungspaket regelt alle Schritte für die Online-Gründung für Sie.

Online-Musterprotokoll

Für die Online-Gründung sind zwei zusätzliche Musterprotokolle (für Einpersonen- und Mehrpersonengesellschaften) eingeführt worden, die ein vereinfachtes Gründungsverfahren ermöglichen. Die Online-Musterprotokolle unterscheiden sich in zwei wesentlichen Punkten von der regulären Mustersatzung:

  • Gründung mit mehr als 3 Gesellschaftern möglich
  • Nennung von mehreren Geschäftsführern möglich
  • Kostenprivilegierung entfällt

Das Online-Musterprotokoll beinhaltet somit einige Möglichkeiten, die sonst nur über einen individuellen Gesellschaftsvertrag machbar sind. Dadurch entfällt die Kostenprivilegierung (konventionelle Musterprotokolle kosten etwa die Hälfte).

Individuelle Regelungen, zum Beispiel bei Konfliktsituationen oder Ausscheiden einzelner Gesellschafter, sind auch mit dem Online-Musterprotokoll nicht möglich. Bei Teamgründungen durch einen Online-Notar ist daher eine individuelle Satzung empfehlenswert. Am einfachsten geht das mit unserem Gründungspaket.

Elektronische Urkunde

Für das traditionelle Präsenzverfahren erstellt der Notar eine Urkunde in Papierform, die den Gründungsbeteiligten verlesen wird. Beim Online-Verfahren wird ein elektronisches Dokument erstellt, das allen Verfahrensbeteiligten auf Wunsch zur vorherigen Durchsicht übermittelt wird.

Die Pflichten des Notars bleiben bei der Online-Gründung unverändert. Er leitet das Verfahren, identifiziert die Beteiligten und überprüft deren Geschäftsfähigkeit.

Elektronische Unterzeichnung Gründungsurkunde und Gesellschafterliste

Beim Online Beurkundungsverfahren werden alle Dokumente in elektronischer Form angefertigt und über eine Fern-Signatur durch den Notar und den Verfahrensbeteiligten unterschrieben.

Gemischte Beurkundung

Nicht alle Verfahrensbeteiligten müssen in der Sitzung beim Online-Notar virtuell auftreten. Auch eine Mischform aus Präsenz- und Online-Verfahren ist möglich.

5. Kosten der Online-Gründung

Die Kosten für das notarielle Online-Verfahren setzen sich aus einer Auslagenpauschale für die Nutzung des Videokommunikationssystems und den variablen Notarkosten zusammen. Es folgt eine beispielhafte Aufstellung der Kosten einer GmbH-Gründung durch einen Online-Notar mit Online-Musterprotokoll:

VerfahrenKosten
Online-Beurkundung (Gründungsurkunde)25 Euro                                   
Online-Beglaubigung (Handelsregisteranmeldung)8 Euro
Gebühren Notar + Handelsregister900 Euro
Gesamtkosten933 Euro

Hinweis: Bei einer Online-Gründung mit Musterprotokoll muss das neue Online-Musterprotokoll verwendet werden. Dieses ist nicht kostenprivilegiert und dadurch teurer als die reguläre Mustersatzung.

Die Kosten für die Gründung einer Online-GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) mit individueller Satzung können stark von unserem Beispiel abweichen. Unser Gründungspaket unterstützt Sie bei der Erstellung von individuellen Gesellschaftsverträgen und spart Ihnen Zeit und Geld.

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6. Offene Fragen

Es ist derzeit nicht möglich die Auflösung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) im Online-Verfahren durchzuführen.

Grundsätzlich müssen alle Notare ein virtuelles Notariat anbieten. Es gibt jedoch Ausnahmen, die diese Pflicht aushebeln. Der Notar muss die Infrastruktur bereitstellen, um eine Kommunikation über das Videokonferenzsystem der Bundesnotarkammer zu ermöglichen. Kann er das nicht, muss er auf ein Präsenzverfahren bestehen.

Auch wenn die Identifikation der Verfahrensbeteiligten virtuell nicht eindeutig erfolgen kann, muss der Online-Notar auf einen Termin vor Ort bestehen.

Online-Notare unterliegen der gleichen Mitwirkungspflicht wie Notare im Präsenzverfahren. Sie müssen unter anderem sicherstellen, dass Verfahrensbeteiligte geschäftsfähig sind und über Rechte und Pflichten belehrt wurden.

Ja, die Online-Gründung per Vollmacht ist möglich. Wenn die Beteiligten sich durch einen Bevollmächtigten vertreten wollen, ist eine notariell beglaubigte Vollmacht notwendig. Die Beglaubigung der Vollmacht ist allerdings nicht im Online-Verfahren möglich – der Bevollmächtigte muss physisch anwesend sein.

7. Fazit + Ausblick

Die Digitalisierung des Notariatsaktes in Deutschland ist eine positive Entwicklung, die noch einige Kinderkrankheiten aufweist.

Bisher sind nur Gründungen von GmbHs und UGs online möglich – und das auch nur in Form einer Bargründung. Kompliziertere Verfahren wie Satzungsänderungen, Auflösungen und Verschmelzungen sind nicht möglich.

Umständlich ist auch die Verifizierung für ausländische Verfahrensteilnehmer, weil nicht alle EU/EWR bzw. Drittstaaten über eine eID verfügen.

Die App der Bundesnotarkammer weist Schwächen in der Nutzerführung auf. Es gibt zudem keine freie Notar-Wahl, was die Optionen für Online-Gründer einschränkt.

Das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) befindet sich in einer einjährigen Testphase bis zum 1. August 2023. Spannend wird die Frage sein, ob und in welchem Maße die Möglichkeiten von Online-Verfahren nach dieser Frist ausgeweitet werden.

Unser Gründungspaket unterstützt Sie von der Wahl des Gesellschaftervertrags bis zur Koordinierung der Online-Beurkundung und darüber hinaus.

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