Handelsregisterauszug – Was Unternehmer wissen müssen

Nach dem Eintrag ins Handelsregister stehen für Unternehmer noch einige Anmeldungen aus, für die Sie einen Handelsregisterauszug benötigen. Aber auch für andere Zwecke kann es notwendig sein, einen Auszug der grundlegenden Angaben des Unternehmens zu Hand zu haben.

Wir beantworten Ihnen im Folgenden die wichtigsten Fragen rund um den Handelsregisterauszug.

Wofür braucht man einen Handelsregisterauszug?

Wenn Sie gerade eine Kapitalgesellschaft (oder eine oHG) gründen, benötigen Sie je nach Ihrer Rechtsform einen Auszug aus dem Handelsregister für Ihre anschließend erfolgende Gewerbeanmeldung. Hierfür können Sie den Auszug aus dem Handelsregister verwenden, den Sie bei Ihrer Anmeldung beim Handelsregister bzw. Registergericht erhalten haben.

Aber auch im unternehmerischen Alltag kann es gelegentlich vorkommen, dass Sie Ihren Handelsregisterauszug vorlegen müssen – etwa, wenn Sie sich bei einem neuen Lieferanten als Unternehmen anmelden möchten, aber auch bei allen finanziellen Angelegenheiten, etwa einer Kreditanfrage.

Hier können Sie meistens eine Kopie des Handelsregisterauszugs von Ihrer Gründung verwenden, gelegentlich ist es allerdings notwendig, dass Sie einen neuen Auszug beantragen. Dies ist der Fall, wenn es Änderungen in Ihrem Unternehmen gab, die im Handelsregister eingetragen werden mussten. Dies kann ein Geschäftsführerwechsel sein, eine Änderung der Rechtsform oder ein Umzug des Firmensitzes.

Welche Angaben enthält ein Handelsregisterauszug?

Der Handelsregisterauszug sieht je nach Bundesland zwar ein wenig unterschiedlich aus, enthält jedoch immer die gleichen Angaben:

  • Firma
  • Firmensitz und Anschrift
  • Ggf. Niederlassung und Zweigstellen inkl. Anschrift
  • Unternehmensgegenstand
  • Vertretungsbefugte Personen (Geschäftsführer und Prokuristen)
  • Rechtsform
  • Ggf. Kommanditisten (bei KGaA)
  • Höhe von Grund- bzw. Stammkapital
  • Zuständiges Registergericht
  • Handelsregisternummer (HRA... bzw. HRB...)
  • Bisherige Eintragungen (Änderungen)
  • Letzte Eintragung (Datum)

Die bisherigen Änderungen des Handelsregisterauszugs werden lediglich in ihrer Anzahl und nicht mit dem Inhalt erwähnt. Das bedeutet, dass ehemalige Angaben nicht ersichtlich sind. Man sieht am Handelsregisterauszug also nicht, ob es in der Vergangenheit bspw. einen Insolvenzfall gab.

Welche verschiedenen Handelsregisterauszüge gibt es?

Je nachdem, wofür Sie Ihren Auszug aus dem Handelsregister benötigen, können Sie sich zwischen dem einfachen und dem amtlichen (beglaubigten) Ausdruck entscheiden. Die amtliche Version Ihres Auszugs ist deutlich teurer, kann aber für manche Anliegen vonnöten sein. Weiterhin wird noch zwischen folgenden Arten des HR-Auszugs unterschieden:

  • Aktueller Ausdruck – der aktuelle Registerstand ohne Eintragungen zu Veränderungen o. Ä.
  • Chronologischer Ausdruck – alle Eintragungen zum Unternehmen in chronologischer Reihenfolge
  • Historischer Ausdruck – das frühere (analoge) Registerblatt bis zur Umstellung auf die elektronische Handelsregisterführung

Darüber hinaus können Sie kostenlos die Unternehmensträgerdaten und die Veröffentlichungen abfragen. Erstere ist eine grundlegende Auskunft zu Firma, Gründungsdatum, Stammkapital o. Ä.; über die Veröffentlichungsauskunft können Sie Eintragsänderungen erfragen (bspw. Geschäftsführerwechsel).

Wo kann man einen Handelsregisterauszug beantragen?

Die amtliche Version eines Handelsregisterauszugs können Sie direkt beim Registergericht anfragen. Allerdings sollten Sie einplanen, dass die Bearbeitung unter Umständen ein wenig Zeit beansprucht, da der Auszug per Post versendet wird. Ein einfacher Auszug kann hingegen umgehend online beim Registerportal abgerufen werden. Dort können Sie auch nicht nur den aktuellen Abdruck, sondern auch den historischen oder chronologischen Handelsregisterauszug anfordern.

Wer darf einen Handelsregisterauszug anfordern?

Das Handelsregister ist ein öffentliches Register. Das bedeutet, dass jedermann die Handelsregistereinträge einsehen und Auszüge anfordern kann. Vor Ort geht das gegen eine entsprechende Gebühr; online muss ein Benutzerkonto für das Registerportal angelegt werden.

Wie lange ist der Handelsregisterauszug gültig?

Ein Handelsregisterauszug ist ab Ausstellungsdatum ein Jahr lang gültig.