Die 5 Stufen der Delegation



Delegieren ist ein Prozess, der bei Entscheidern Fragen aufwirft: Wie übertrage ich Mitarbeitern mehr Verantwortung und was bedeutet das in der Praxis? Die 5 Stufen der Delegation sollen das beantworten. Wir stellen das Modell vor und prüfen es auf Tauglichkeit.


5 Stufen der Delegation: Phasen, Stärken & Schwächen 


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Die 5 Stufen der Delegation sind beim Thema Delegieren bekannt geworden. Aber ist es auch noch für moderne Entrepreneure anwendbar? (Foto: Unsplash)

Wir erklären die 5 Stufen genauer, die als Imperative an Mitarbeiter zu verstehen sind. Die einzelnen Phasen verdeutlichen wir anhand eines Beispiels:

  • Kollege Müller soll von der Erstellung bis zum Versand mit dem firmeneigenen Newsletter betraut werden.

Stufe 1: Setze um

Der Mitarbeiter bekommt genaue Anweisungen, was er wie bis wann zu erledigen hat. Es gibt keinen Spielraum bei der Erledigung der Aufgaben, diese werden nach einem festen Fahrplan abgearbeitet.

  • Beispiel: Herr Müller bekommt eine detaillierte Einweisung in das Newsletter-Tool. Er erhält weiterhin sämtliche Inhalte vorgefertigt. Seine Aufgabe besteht darin, die Inhalte gemäß der Vorgaben im Tool anzulegen und den Versand einzustellen.

Stufe 2: Arbeite dich ein

Der Mitarbeiter ist aufgefordert, sich in ein Thema einzuarbeiten. In enger Abstimmung mit dem Vorgesetzten bzw. Chef liefert er erste Ideen zur Aufgabenlösung.

  • Beispiel: Herr Müller soll den Newsletter nach genauen Vorgaben erstellen, wird jedoch darum gebeten, sich Gedanken über die Optimierung des Newsletters zu machen und diese im Austausch mit dem Chef mitzuteilen. Weiterhin bekommt Herr Müller einmalig zwei Stunden seiner Arbeitszeit zur Verfügung gestellt, um zum Thema Newsletter-Marketing weiterzubilden.

Stufe 3: Erarbeite Vorschläge

Bei dieser Phase des Delegierens soll der Mitarbeiter detailliert in das Thema eintauchen und mehrere Lösungsvorschläge anbieten. Der Unternehmer lässt hier also noch ein Stück weit mehr los als in Phase 2, die Abstimmung reduziert sich auf ein Minimum, von der Übertragung der Aufgabe bis zur Präsentation der Lösungsvorschläge arbeitet der Kollege weitgehend eigenverantwortlich.

  • Beispiel: Herr Müller wird dahingehend gebrieft, dass der bestehende Newsletter grundlegend überarbeitet und verbessert werden soll. Die Führungskraft sagt ihm jedoch nicht, wie. Mehrere Lösungswege zu finden, ist Herr Müllers Aufgabe. Diese Wege werden dann mit dem Chef besprochen und die Essenz daraus umgesetzt. Die Newslettererstellung und -versendung bleibt komplett in Herrn Müllers eigenständigem Aufgabenbereich.

Stufe 4: Entscheide selbst, aber mit Rückmeldung

Der Mitarbeiter trifft eigenständig Entscheidungen zur Problembewältigung anhand eigener Erkenntnisse. Er geht diesen Weg also unabhängig und teilt der Führungskraft lediglich die Ergebnisse mit.

  • Beispiel: Auf dieser Stufe handelt der Mitarbeiter komplett eigenverantwortlich von Anfang bis Ende. Die Führungskraft tritt vollständig in den Hintergrund und übt keinerlei Einfluss mehr aus. Nach Abschluss der Aufgabe informiert der Mitarbeiter den Vorgesetzten über das Resultat.

Stufe 5: Entscheide ohne Rückmeldung

Dies ist die höchste Stufe des Delegierens und bedeutet zugleich das vollständige Loslassen einer Aufgabe. Der Mitarbeiter genießt das volle Vertrauen des Chefs, sodass dieser überzeugt davon ist, dass der Beschäftigte die ideale Lösung finden wird. Eine Kontrolle der Ergebnisse ist nicht mehr notwendig, da das Ergebnis gelingen wird, davon geht die Führungskraft vertrauensvoll aus.

  • Beispiel: Herr Müller erstellt den Newsletter in Eigenregie, Verbesserungen gegenüber älteren Versionen hat er anhand seines aufgefrischten Fachwissens selbst vorgenommen, wie auch bei der Einstellung der optimalen Versandzeit. Nach der Auswertung der Ergebnisse widmet Herr Müller sich weiteren Tagesaufgaben, im Bewusstsein dessen, dass er die nächste Newsletter-Ausgabe wieder eigenständig abwickelt. Sein Chef hat diesen Bereich komplett ihm überlassen, was auch funktioniert, weshalb ein regelmäßiger Austausch hierzu überflüssig wird.

Hier noch einmal die einzelnen Phasen im Überblick:

5 Stufen der Delegation Grafik
Die 5 Stufen der Delegation sind eng mit dem Grad des Vertrauens verknüpft. (Grafik: GründerDaily)

Wann/Wie wird welche Phase umgesetzt?

Es gibt zwei Wege, das Stufenmodell des Delegierens sinnvoll umzusetzen.

Der erste Weg ist die Delegation über die Entwicklung eines einzelnen Mitarbeiters. So kann es am Anfang einer Zusammenarbeit sinnvoll sein, den neuen Kollegen genau anzuleiten, wie er welche Aufgaben erledigen soll. Je tiefer der Mitarbeiter in seinen eigenen Aufgabenbereich eintaucht, je besser er die internen Abläufe kennt und je eigenständiger er sich in seiner Arbeitsweise zeigt, desto mehr wächst das Vertrauen in denjenigen seitens der Führungskraft, die daraufhin immer mehr loslassen kann.

Ein genaues Zeitkontingent kann hierbei nicht genannt werden, da jeder Prozess und jeder Mitarbeiter ein eigenes Tempo hat. Durch offene Feedbackgespräche könnt ihr mit dem Mitarbeiter zusammen abgleichen, welche von den Stufen der Delegation im Augenblick die angemessene für eine reibungslose Zusammenarbeit ist.

  • Geeignet für: Neue Mitarbeiter, die in einem klar eingegrenzten Bereich angelernt werden und schnellstmöglich eigenständig arbeiten sollen.

Der zweite Weg, die 5 Stufen der Delegation umzusetzen, verläuft nicht über die lineare Entwicklung eines Mitarbeiters, sondern bezieht sich auf die Aufgaben. So kann ein Teammitglied bestimmte Aufgabenbereiche auf dem Niveau einer Stufe 5 erledigen, wohingegen in anderen, oftmals neuen Bereichen, eine intensivere Führung sinnvoll ist.

  • Geeignet für: Mitarbeiter, die verschiedene Arbeitsbereiche mit unterschiedlich ausgeprägter Erfahrung betreuen.

Die 5 Stufen der Delegation: Vor- und Nachteile

Die 5 Stufen der Delegation sind ein Modell, das in der realen Anwendung verschiedene Vor- und Nachteile mit sich bringt.

Vorteile des Stufenmodells

Diese Entlastung kann das Stufenmodell vielbeschäftigten Unternehmern geben:

#1 Klarheit beim Delegieren

Da jede Phase präzise beschrieben ist, müsst ihr euch nicht mehr den Kopf darüber zerbrechen, wie sich eine Aufgabe am besten übertragen lässt, das Phasenmodell der Delegation gibt die einzelnen Stufen genau vor.

#2 Automation

Die Abläufe sind stringent und planbar. Somit lassen sie sich auch automatisieren und gut in den Workflow integrieren. Je mehr Mitarbeiter delegiert werden müssen, desto wichtiger und hilfreicher wird die Automation anhand des 5-Stufen-Modells.

#3 Zeitersparnis

Klarheit und Automation beim Delegieren sparen Zeit, die ihr für die Führung eures Unternehmens und damit für die strategisch wichtigen Prozesse nutzen könnt. In der Theorie reduziert sich die Zahl der Rückkopplungen.

Nachteile des Stufenmodells

Im Folgenden zeigen wir die Nachteile des Stufenmodells auf.

#1 Hohes Risiko für Fehlkommunikation

Das geht schon bei der Kommunikation der Phasen los: Bindet ihr den Mitarbeiter dahingehend ein, in welcher Phase des Delegierens er sich bei euch befindet? Falls ja, solltet ihr diese Phase begründen, was wiederum ein heikles Gebiet ist.

So könnte sich ein Mitarbeiter im Sinne des Mikromanagements kontrolliert oder eingeengt fühlen, wenn er bei einer neuen Aufgabe eine Phase “nach unten” rutscht. Eine intransparente Ab- oder Hochstufung der Phasen ist nicht weniger verwirrend, was weiteren Kommunikationsaufwand nach sich ziehen kann und damit den wesentlichen Vorteil des Modells, nämlich die Zeitersparnis durch Klarheit beim Delegieren ad absurdum führt.

#2 Wenig flexibel

Da das Modell nur einzelne Stufen kennt, ist ein fließender Übergang von der einen Phase zur anderen kaum möglich. Entsprechend irritierend kann es für Mitarbeiter sein, wenn die Führungskraft “plötzlich” andere Anforderungen an die Erledigung der Arbeitsweise stellt. Verunsicherung sowie Nachfragen können die Folge sein, was die Zeitersparnis ebenfalls in weite Ferne rückt.

Die 5 Stufen der Delegation versprechen zwar Automation, lassen aber andere wichtige, flexible Faktoren des Delegierens außer acht:

  • Zeitpunkt des Delegierens
  • Wahl des geeigneten Kanals
  • Umfang und Struktur eines Briefings

Das Modell ist oftmals zu starr, um komplexe, vielschichtige Aufgaben sauber zu delegieren. Bis es zu Stufe 5 kommt, die vollständige Übertragung einer Aufgabe an den Mitarbeiter, ist weiterhin viel Vorarbeit nötig. Oftmals muss der Mitarbeiter lange eingelernt werden, weshalb diese Stufe des Delegierens nur die Spitze des Eisberges darstellt.

#3 Hilft beim Loslassen nur bedingt

Insbesondere Mikromanager sind getrieben von einem starken Kontrollbedürfnis. Die 5 Stufen der Delegation drücken zwar aus, dass Loslassen beim Delegieren möglich ist und etwas mit Vertrauen zu tun hat. Wir erfahren hierbei aber nicht, welchen Sinn das hat und wann es sicher ist, loszulassen. Für jemanden mit der Angst vor dem Scheitern wird nicht klar, wie ihm dieses Modell dabei helfen soll.

Fazit

In der Theorie ist das 5-Stufen-Modell attraktiv für Unternehmer, um Weisungsprozessen eine Struktur zu geben. Jedoch zeigt sich in der Praxis, dass dieses Modell der Komplexität von Kommunikation kaum gerecht wird. Herausforderungen beim Delegieren in virtuellen Meeting, etwa die Zoom Fatigue, lassen sich allein damit nicht bewältigen. Die 5 Stufen sollten daher als Inspiration für eine vertrauensvollere Zusammenarbeit gesehen und nicht schablonenhaft umgesetzt werden.

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