Prokura erteilen: Wie Unternehmen davon profitieren

Ob als besondere Auszeichnung oder aus praktischen Gründen: Einem Mitarbeiter Prokura zu erteilen, ist für diesen mit zahlreichen Rechten und Pflichten verbunden. Ganz besonders ist darauf zu achten, dass der Eintrag im Handelsregister erfolgt und alle Geschäftspartner informiert werden. Wir erläutern, worauf es noch ankommt und warum gerade kleine Unternehmen davon profitieren.

1. Was ist eine Prokura?

Die gesetzliche Regelung für die Prokura findet sich in den Paragrafen 48 bis 58 des Handelsgesetzbuches (HGB), ergänzt durch die Regelungen zu Vertretung und Vollmacht in den Paragraphen 164-181 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).

Mit der Prokura-Erteilung haben Geschäftsführer die Möglichkeit, einer Person umfassende Handlungsvollmacht zu erteilen, wodurch sie Prokurist wird. Eine Unternehmenszugehörigkeit ist nicht notwendig, aber üblich. Gesetzliche Vertreter des oder der Inhaber, beispielsweise Geschäftsführer, können nicht als Prokuristen bestellt werden. Sie sind allerdings berechtigt, Prokura zu erteilen. Handelt es sich bei dem Unternehmen um eine Kapitalgesellschaft, beispielsweise eine GmbH, ist für die Erteilung der Prokura ein Gesellschafterbeschluss notwendig.

Die Erteilung der Prokura kann durch die ausdrückliche Erklärung (§ 167, Abs. 1 BGB) des Inhabers eines Handelsgeschäftes an eine natürliche geschäftsfähige Person erfolgen (HGB § 48, Abs. 1). Unmittelbar nach der Ernennungserklärung dem Prokuristen oder Dritten (z. B. Geschäftspartnern) gegenüber, ist diese wirksam.

Möglich ist das bei verschiedenen Rechtsform: in Kapitalgesellschaften (AG, KGaA, GmbH, UG) und bei Personenhandelsgesellschaften wie OHG, KG, GmbH & Co. KG. Darüber hinaus können auch eingetragene Kaufleute einen Prokuristen bestellen. Da die Prokura im Handelsregister eingetragen werden muss nach § 53, Abs. 1 HGB, ist sie bei einer GbR und Kleingewerbetreibenden nicht möglich.

Unterschiede zur Handlungsvollmacht

Während bei einer Handlungsvollmacht nach § 54 Abs. 1 HGB ausschließlich typische Rechtsgeschäfte des jeweiligen Handelsgewerbes vorgenommen werden dürfen, kann der Prokurist darüber hinaus rechtliche wirksame Verträge abschließen. Die Prokura kann nicht auf andere übertragen werden (§ 52 Abs. 2 HGB), ein Handlungsbevollmächtigter hat dagegen die Möglichkeit, eine Untervollmacht zu erteilen. Außerdem muss eine Handlungsvollmacht nicht im Handelsregister eingetragen werden.

Ein besonderes Augenmerk sollten Unternehmen und angehende Prokuristen auf das Thema Haftung legen. Sinnvoll ist, Aufgaben und Rechte vorab schriftlich festzuhalten. Darüber hinaus können Prokuristen eine D&O Versicherung (Directors and Officers Liability Insurance) und eine Manager-Rechtsschutzversicherung abschließen.

Übersicht der Artikel zur Prokura im Handelsgesetzbuch

§§Inhalt
§ 48Erteilung der Prokura
§ 49Berechtigungen durch Erteilung der Prokura
§ 50Beschränkung der Prokura
§ 51Unterzeichnen als Prokurist
§ 52Widerruf und Übertragbarkeit der Prokura, Prokura bei Todesfall des Firmeninhabers
§ 53Eintragung und Löschung im Handelsregister
§ 54Handelsvollmacht ohne Prokura
§ 55Handlungsvollmacht bei Handlungsvertreter und Handelsgehilfen
§ 56Handlungsrechte von Angestellten in Laden und Warenlager
§ 57Unterzeichnen als Handlungsbevollmächtigter
§ 58Übertragung der Handlungsbevollmächtigung

Häufige Fragen zur Prokura

Grundsätzlich kann jede natürliche Person durch den Geschäftsführer bzw. die Gesellschafter zum Prokuristen ernannt werden. Weitere rechtliche Vorgaben gibt es dazu nicht. Sinnvoll ist allerdings, die fachliche Qualifikation sicherzustellen. Einzig Vollhafter einer Kommanditgesellschaft (Komplementären), Mitglieder des geschäftsführenden Organs bzw. des Aufsichtsrats sowie Testamentsvollstrecker und Insolvenzverwalter können nicht zeitgleich Prokuristen für das Unternehmen sein.

Für Prokuristen gilt der arbeitsrechtliche Kündigungsschutz als Arbeitnehmer sowie der besondere Kündigungsschutz, beispielsweise für Schwangere/Mütter, während der Elternzeit oder als Schwerbehinderter. Allerdings führt die Erteilung der Prokura häufig dazu, dass ein Mitarbeiter als leitender Angestellter gesehen wird. In diesem Fall ist der Schutz gemäß § 14 des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG) eingeschränkt. Das Einschalten des Betriebsrates nach § 3 KSchG ist in diesem Fall nicht möglich. Auch § 9, das die Auflösung des Arbeitsverhältnisses durch ein gerichtliches Urteil sowie die Abfindung des Arbeitnehmers regelt, greift nur, wenn die Auflösung des Arbeitsvertrages durch den Arbeitgeber keiner Begründung bedarf.

Grundsätzlich ist die Erteilung einer Prokura eine einseitige Willenserklärung des Inhabers und kann ohne das Einverständnis, sogar ohne das Wissen des Mitarbeiters erteilt werden. Es gibt unter den Juristen allerdings die Meinung, dass ein "Prokurist wider Willen" ein ungeschriebenes Zurückweisungsrecht hat. In so einem Fall ist es sinnvoll, fachkundigen Rat eines Rechtsbeistandes einzuholen.

Die Erteilung und der Widerruf einer Prokura müssen durch den Firmeninhaber erfolgen. Der Prokurist kann diese besondere Form der Handlungsvollmacht nicht niederlegen. Er kann lediglich den Geschäftsführer darum bitten und diesen anhalten, den Eintrag im Handelsregister entsprechend zu aktualisieren.

In einer GmbH wird der Prokurist von der Geschäftsführung berufen. Sein Wirkungsgebiet liegt im Außenverhältnis, also gegenüber Dritten. Die Erteilung der Prokura an einen Mitarbeiter räumt diesem besondere Rechte ein, macht ihn jedoch nicht zu einem Mitglied der Geschäftsführung.

Handelt ein Mitarbeiter in Vollmacht, muss dies auch an der Unterschrift zu erkennen sein. Das heißt, dass in diesen Fällen entweder der Zusatz Prokurist bzw. Prokuristin oder das Kürzel ppa, per procura, hinter der namentlichen Zeichnung ergänzt wird.

2. Warum auch in kleinen Unternehmen Prokura erteilen?

Bei großen Konzernen ist es naheliegend, Prokuristen zu bestellen. Der Konzernchef kann schließlich nicht überall gleichzeitig sein. Bei kleinen Unternehmen ist der Sinn nicht unbedingt sofort ersichtlich, doch lohnt das Erteilen einer Prokura auch hier. Auf diese Weise kann Mitarbeitern mehr Verantwortung übertragen werden, wenn sie nicht in die Geschäftsführung aufgenommen werden, oder keine Anteile einbringen können oder wollen, um Teilhaber zu werden. Insbesondere bei flachen Hierarchien ist das eine Möglichkeit, Mitarbeiter besonders hervorzuheben.

Bei mehreren Standorten kann beispielsweise auch der Office-Leitung Prokura erteilt werden, um nicht alle Dokumente zwischen den Büros für die benötigten Unterschriften hin und her zu schicken. Ähnlich verhält es sich bei Franchisegebern, die mit der Filialprokura Verantwortung für einen bestimmten Standort abgeben können. Nicht zuletzt ist das Bestellen einer Prokura sinnvoll, um die Handlungsfähigkeit des Unternehmens unabhängig vom Inhaber zu erhalten. Das kommt zum Tragen, wenn dieser sich im Urlaub befindet oder der Notfallplan wegen eines Unglücksfalls in Kraft treten muss.

Beispiele für die mündliche Erteilung der Prokura

"Ich erteile Herrn/Frau XY Vollmacht im Sinne des Paragrafen 48 des Handelsgesetzbuches."

"Ich bestelle Herrn/Frau XY zum Prokuristen."

Vorlage zur Erteilung der Prokura und für den Gesellschafterbeschluss

Entscheidung rund um die Prokura sollte schriftlich festgehalten werden, um Missverständnissen und Fehleinschätzungen der damit einhergehenden Kompetenzen zu vermeiden. Nutzen Sie hierfür unsere Vorlage für die Erteilung der Prokura oder für den Gesellschafterbeschluss.

3. Arten der Prokura

Es werden drei Formen der Prokura unterschieden. Für alle gilt, dass Vertretungsbefugnisse an den Prokuristen übertragen werden.

  1. Einzelprokura: Wird eine Einzelperson als Prokurist bestellt, ist sie allein zu geschäftlichen Handlungen im Sinne des Firmeninhabers berechtigt.
  2. Gesamtprokura: Diese Form stellt eine zulässige Beschränkung der Prokura dar. Nach § 48 Abs. 2 HGB wird die Vollmacht an mehrere Personen übertragen. Es gibt zwei Arten der Gesamtprokura:
    1. echte Gesamtprokura: die einzelnen Prokuristen sind nur gemeinsam vertretungsberechtigt, nicht allein
    2. unechte Gesamtprokura: der Prokurist darf das Unternehmen ausschließlich mit einem Geschäftsführer oder Vorstandsmitglied vertreten
  3. Filialprokura: Betreibt ein Unternehmen Zweigniederlassungen, kann die Prokura auf eine oder mehrere dieser Filialen beschränkt werden, sofern diese unter verschiedenen Firmen betrieben werden. Die rechtliche Grundlage hierfür ist in § 50 Abs. 3 HGB geregelt.

4. Rechte und Pflichten des Prokuristen

Nach § 49 Abs. 1 HGB ist ein Prokurist zu gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen ermächtigt. Im Alltagsgeschäft ist diese Person häufig für den Auf- oder Ausbau eines Standortes zuständig, repräsentiert das Unternehmen nach außen und übernimmt die fachliche, organisatorische und personelle Leitung. Die Prokura ermöglicht eine umfassende Vollmacht, dennoch sind Grenzen gesetzt.

Ein Prokurist darf im Sinne des Unternehmens unter anderem:

  • in Bezug auf Arbeitnehmer: einstellen und entlassen, Handlungsvollmachten erteilen
  • im Bereich Finanzen: Darlehen bzw. Kredit aufnehmen oder gewähren, eine Bürgschaft übernehmen, eine Schenkung vornehmen, andere Unternehmen und Beteiligungen erwerben oder verkaufen, Grundbesitz kaufen, mieten oder vermieten, Aktiengeschäfte sowie Wechsel- und Scheckerklärungen
  • für das Unternehmen: neue Geschäftsbranchen erschließen, Zweigniederlassungen errichten oder schließen, den Geschäftssitz verlegen, Gerichtsverfahren führen, Waren/Dienstleistungen kaufen & bezahlen, Verträge abschließen/ durchführen/ beenden, Produktumstellungen, Einführung neuer Produktionsmethoden

Folgende Geschäfte sind trotz erteilter Prokura nicht gestattet:

  • in Bezug auf Mitarbeiter: neue Gesellschafter aufnehmen/kündigen/ausschließen, anderen Personen Prokura erteilen
  • im Bereich Finanzen: Grundstücke verkaufen oder belasten (Sonderregelung gemäß § 49 Abs. 2 HGB möglich),
  • für die Firma: Handelsgeschäft einstellen, die Firma (den Namen) ändern, Eröffnung des Insolvenzverfahrens beantragen, den Jahresabschluss unterzeichnen, Selbstkontrahieren (Geschäft im Namen des Vertreters mit dem eigenen Namen unterzeichnen ohne ppa. [lat. per procura] anzuhängen, § 181 BGB)

5. Ende der Prokura

Nach § 52 HGB kann eine Prokura jederzeit und ohne Einhaltung einer Frist durch den Inhaber des Handelsgeschäftes widerrufen werden. Das Erlöschen oder eine Veränderung muss ebenfalls beim Handelsregister angemeldet werden (§ 53 HGB). Zu berücksichtigen ist, dass damit nicht automatisch das zugrunde liegende Rechtsverhältnis endet oder sich verändert. Wird einem Mitarbeiter des Unternehmens Prokura erteilt, besteht ein Arbeitsvertrag. Während die Prokura mit sofortiger Wirkung endet, gelten für diesen die darin festgehaltenen sowie die gesetzlichen Rahmenbedingungen für die Kündigung.

Unabhängig von der Entscheidung des Inhabers führen folgende Ereignisse zum Erlöschen der Prokura:

  • der Tod des Prokuristen
  • der Prokurist wird selbst Inhaber
  • das zugrunde liegende Rechtsverhältnis (Dienst- oder Arbeitsvertrag) endet
  • die Einstellung des Handelsgeschäfts
  • bei einer Insolvenz
  • bei Umwandlung in OHG oder KG
  • bei einem Betriebsübergang durch Veräußerung des Unternehmens (umstritten)

Unverändert bestehen bleibt die Erteilung der Prokura dagegen vom Tod des Inhabers des Handelsgeschäfts (§ 52 Abs. 3 HGB).

6. Fazit: Ein Prokurist hält Unternehmen handlungsfähig

Die Prokura ist eine umfängliche Handlungsvollmacht und gesetzlich im Handelsgesetzbuch (HGB), Paragrafen 48-58, sowie dem Bürgerlichen Gesetzbuch (§§ 164 ff.) geregelt. Mit den zahlreichen Rechten erhöht sich für Prokuristen aber auch das Risiko durch die Haftung für entstehende Schäden. Eine entsprechende Versicherung schafft hier Abhilfe.

Für Partner bedeutet eine Prokura die Sicherheit, dass die mit dem Prokuristen abgeschlossenen Verträge rechtskräftig sind. Unternehmen bleiben auch in Abwesenheit des Inhabers und in Notfällen handlungsfähig. Darüber hinaus bietet diese besondere Form der Handlungsvollmacht Mitarbeitern die Möglichkeit, mehr Verantwortung zu übernehmen ohne Anteile an der Firma zu erwerben.

Unterschieden werden drei Arten von Prokura: Einzel-, Gesamt- und Filialprokura. Im ersten Fall ist eine Person alleinig als Prokurist gesetzt, bei der Gesamtprokura teilen sich mehrere Mitarbeiter die Verantwortung und im zuletzt genannten Fall gilt die Handlungsvollmacht für eine oder mehrere Filialen oder Zweigstellen.

Die Erteilung der Prokura muss in einer ausdrücklichen Erklärung geschehen und beim Handelsregister angemeldet werden. Unmittelbar nach der Bestellung des Prokuristen, ist dieser zu gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen berechtigt. Hierzu gehören Personalentscheidungen, das Aufnehmen von Krediten und Kaufen von Unternehmen sowie das Kaufen von Ware bzw. Dienstleistungen und das Einführen neuer Produktionsmethoden.

Inhaber sind berechtigt, die erteilte Prokura jederzeit zu widerrufen. Der Arbeitsvertrag bleibt hiervon unberührt. Geht ein Unternehmen insolvent oder wird der Prokurist selbst Inhaber, erlischt die Handlungsvollmacht.