| Was ist eine Prokura?
Die gesetzliche Regelung für die Prokura findet sich in den Paragrafen 48 bis 58 des Handelsgesetzbuches (HGB), ergänzt durch die Regelungen zu Vertretung und Vollmacht in den Paragraphen 164-181 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).
Mit der Prokura-Erteilung haben Geschäftsführer die Möglichkeit, einer Person umfassende Handlungsvollmacht zu erteilen, wodurch sie Prokurist wird. Eine Unternehmenszugehörigkeit ist nicht notwendig, aber üblich. Gesetzliche Vertreter des oder der Inhaber, beispielsweise Geschäftsführer, können nicht als Prokuristen bestellt werden. Sie sind allerdings berechtigt, Prokura zu erteilen. Handelt es sich bei dem Unternehmen um eine Kapitalgesellschaft, beispielsweise eine GmbH, ist für die Erteilung der Prokura ein Gesellschafterbeschluss notwendig.
Die Erteilung der Prokura kann durch die ausdrückliche Erklärung (§ 167, Abs. 1 BGB) des Inhabers eines Handelsgeschäftes an eine natürliche geschäftsfähige Person erfolgen (HGB § 48, Abs. 1). Unmittelbar nach der Ernennungserklärung dem Prokuristen oder Dritten (z. B. Geschäftspartnern) gegenüber, ist diese wirksam.
Möglich ist das bei verschiedenen Rechtsform: in Kapitalgesellschaften (AG, KGaA, GmbH, UG) und bei Personenhandelsgesellschaften wie OHG, KG, GmbH & Co. KG. Darüber hinaus können auch eingetragene Kaufleute einen Prokuristen bestellen. Da die Prokura im Handelsregister eingetragen werden muss nach § 53, Abs. 1 HGB, ist sie bei einer GbR und Kleingewerbetreibenden nicht möglich.
Unterschiede zur Handlungsvollmacht
Während bei einer Handlungsvollmacht nach § 54 Abs. 1 HGB ausschließlich typische Rechtsgeschäfte des jeweiligen Handelsgewerbes vorgenommen werden dürfen, kann der Prokurist darüber hinaus rechtliche wirksame Verträge abschließen. Die Prokura kann nicht auf andere übertragen werden (§ 52 Abs. 2 HGB), ein Handlungsbevollmächtigter hat dagegen die Möglichkeit, eine Untervollmacht zu erteilen. Außerdem muss eine Handlungsvollmacht nicht im Handelsregister eingetragen werden.
Ein besonderes Augenmerk sollten Unternehmen und angehende Prokuristen auf das Thema Haftung legen. Sinnvoll ist, Aufgaben und Rechte vorab schriftlich festzuhalten. Darüber hinaus können Prokuristen eine D&O Versicherung (Directors and Officers Liability Insurance) und eine Manager-Rechtsschutzversicherung abschließen.
Übersicht der Artikel zur Prokura im Handelsgesetzbuch
| §§ | Inhalt |
| § 48 | Erteilung der Prokura |
| § 49 | Berechtigungen durch Erteilung der Prokura |
| § 50 | Beschränkung der Prokura |
| § 51 | Unterzeichnen als Prokurist |
| § 52 | Widerruf und Übertragbarkeit der Prokura, Prokura bei Todesfall des Firmeninhabers |
| § 53 | Eintragung und Löschung im Handelsregister |
| § 54 | Handelsvollmacht ohne Prokura |
| § 55 | Handlungsvollmacht bei Handlungsvertreter und Handelsgehilfen |
| § 56 | Handlungsrechte von Angestellten in Laden und Warenlager |
| § 57 | Unterzeichnen als Handlungsbevollmächtigter |
| § 58 | Übertragung der Handlungsbevollmächtigung |
Häufige Fragen zur Prokura
Grundsätzlich kann jede natürliche Person durch den Geschäftsführer bzw. die Gesellschafter zum Prokuristen ernannt werden. Weitere rechtliche Vorgaben gibt es dazu nicht. Sinnvoll ist allerdings, die fachliche Qualifikation sicherzustellen. Einzig Vollhafter einer Kommanditgesellschaft (Komplementären), Mitglieder des geschäftsführenden Organs bzw. des Aufsichtsrats sowie Testamentsvollstrecker und Insolvenzverwalter können nicht zeitgleich Prokuristen für das Unternehmen sein.
Für Prokuristen gilt der arbeitsrechtliche Kündigungsschutz als Arbeitnehmer sowie der besondere Kündigungsschutz, beispielsweise für Schwangere/Mütter, während der Elternzeit oder als Schwerbehinderter. Allerdings führt die Erteilung der Prokura häufig dazu, dass ein Mitarbeiter als leitender Angestellter gesehen wird. In diesem Fall ist der Schutz gemäß § 14 des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG) eingeschränkt. Das Einschalten des Betriebsrates nach § 3 KSchG ist in diesem Fall nicht möglich. Auch § 9, das die Auflösung des Arbeitsverhältnisses durch ein gerichtliches Urteil sowie die Abfindung des Arbeitnehmers regelt, greift nur, wenn die Auflösung des Arbeitsvertrages durch den Arbeitgeber keiner Begründung bedarf.
Grundsätzlich ist die Erteilung einer Prokura eine einseitige Willenserklärung des Inhabers und kann ohne das Einverständnis, sogar ohne das Wissen des Mitarbeiters erteilt werden. Es gibt unter den Juristen allerdings die Meinung, dass ein "Prokurist wider Willen" ein ungeschriebenes Zurückweisungsrecht hat. In so einem Fall ist es sinnvoll, fachkundigen Rat eines Rechtsbeistandes einzuholen.
Die Erteilung und der Widerruf einer Prokura müssen durch den Firmeninhaber erfolgen. Der Prokurist kann diese besondere Form der Handlungsvollmacht nicht niederlegen. Er kann lediglich den Geschäftsführer darum bitten und diesen anhalten, den Eintrag im Handelsregister entsprechend zu aktualisieren.
In einer GmbH wird der Prokurist von der Geschäftsführung berufen. Sein Wirkungsgebiet liegt im Außenverhältnis, also gegenüber Dritten. Die Erteilung der Prokura an einen Mitarbeiter räumt diesem besondere Rechte ein, macht ihn jedoch nicht zu einem Mitglied der Geschäftsführung.
Handelt ein Mitarbeiter in Vollmacht, muss dies auch an der Unterschrift zu erkennen sein. Das heißt, dass in diesen Fällen entweder der Zusatz Prokurist bzw. Prokuristin oder das Kürzel ppa, per procura, hinter der namentlichen Zeichnung ergänzt wird.
| Warum auch in kleinen Unternehmen Prokura erteilen?
Bei großen Konzernen ist es naheliegend, Prokuristen zu bestellen. Der Konzernchef kann schließlich nicht überall gleichzeitig sein. Bei kleinen Unternehmen ist der Sinn nicht unbedingt sofort ersichtlich, doch lohnt das Erteilen einer Prokura auch hier. Auf diese Weise kann Mitarbeitern mehr Verantwortung übertragen werden, wenn sie nicht in die Geschäftsführung aufgenommen werden, oder keine Anteile einbringen können oder wollen, um Teilhaber zu werden. Insbesondere bei flachen Hierarchien ist das eine Möglichkeit, Mitarbeiter besonders hervorzuheben.
Bei mehreren Standorten kann beispielsweise auch der Office-Leitung Prokura erteilt werden, um nicht alle Dokumente zwischen den Büros für die benötigten Unterschriften hin und her zu schicken. Ähnlich verhält es sich bei Franchisegebern, die mit der Filialprokura Verantwortung für einen bestimmten Standort abgeben können. Nicht zuletzt ist das Bestellen einer Prokura sinnvoll, um die Handlungsfähigkeit des Unternehmens unabhängig vom Inhaber zu erhalten. Das kommt zum Tragen, wenn dieser sich im Urlaub befindet oder der Notfallplan wegen eines Unglücksfalls in Kraft treten muss.
Beispiele für die mündliche Erteilung der Prokura
"Ich erteile Herrn/Frau XY Vollmacht im Sinne des Paragrafen 48 des Handelsgesetzbuches."
"Ich bestelle Herrn/Frau XY zum Prokuristen."
Weitere Formulierungsvorschläge finden Sie in unserer Prokura-Vorlage.
| Arten der Prokura
Es werden drei Formen der Prokura unterschieden. Für alle gilt, dass Vertretungsbefugnisse an den Prokuristen übertragen werden.
- Einzelprokura: Wird eine Einzelperson als Prokurist bestellt, ist sie allein zu geschäftlichen Handlungen im Sinne des Firmeninhabers berechtigt.
- Gesamtprokura: Diese Form stellt eine zulässige Beschränkung der Prokura dar. Nach § 48 Abs. 2 HGB wird die Vollmacht an mehrere Personen übertragen. Es gibt zwei Arten der Gesamtprokura:
- echte Gesamtprokura: die einzelnen Prokuristen sind nur gemeinsam vertretungsberechtigt, nicht allein
- unechte Gesamtprokura: der Prokurist darf das Unternehmen ausschließlich mit einem Geschäftsführer oder Vorstandsmitglied vertreten
- Filialprokura: Betreibt ein Unternehmen Zweigniederlassungen, kann die Prokura auf eine oder mehrere dieser Filialen beschränkt werden, sofern diese unter verschiedenen Firmen betrieben werden. Die rechtliche Grundlage hierfür ist in § 50 Abs. 3 HGB geregelt.
| Rechte und Pflichten des Prokuristen
Nach § 49 Abs. 1 HGB ist ein Prokurist zu gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen ermächtigt. Im Alltagsgeschäft ist diese Person häufig für den Auf- oder Ausbau eines Standortes zuständig, repräsentiert das Unternehmen nach außen und übernimmt die fachliche, organisatorische und personelle Leitung. Die Prokura ermöglicht eine umfassende Vollmacht, dennoch sind Grenzen gesetzt.
Ein Prokurist darf im Sinne des Unternehmens unter anderem:
- in Bezug auf Arbeitnehmer: einstellen und entlassen, Handlungsvollmachten erteilen
- im Bereich Finanzen: Darlehen bzw. Kredit aufnehmen oder gewähren, eine Bürgschaft übernehmen, eine Schenkung vornehmen, andere Unternehmen und Beteiligungen erwerben oder verkaufen, Grundbesitz kaufen, mieten oder vermieten, Aktiengeschäfte sowie Wechsel- und Scheckerklärungen
- für das Unternehmen: neue Geschäftsbranchen erschließen, Zweigniederlassungen errichten oder schließen, den Geschäftssitz verlegen, Gerichtsverfahren führen, Waren/Dienstleistungen kaufen & bezahlen, Verträge abschließen/ durchführen/ beenden, Produktumstellungen, Einführung neuer Produktionsmethoden
Folgende Geschäfte sind trotz erteilter Prokura nicht gestattet:
- in Bezug auf Mitarbeiter: neue Gesellschafter aufnehmen/kündigen/ausschließen, anderen Personen Prokura erteilen
- im Bereich Finanzen: Grundstücke verkaufen oder belasten (Sonderregelung gemäß § 49 Abs. 2 HGB möglich),
- für die Firma: Handelsgeschäft einstellen, die Firma (den Namen) ändern, Eröffnung des Insolvenzverfahrens beantragen, den Jahresabschluss unterzeichnen, Selbstkontrahieren (Geschäft im Namen des Vertreters mit dem eigenen Namen unterzeichnen ohne ppa. [lat. per procura] anzuhängen, § 181 BGB)
| Ende der Prokura
Nach § 52 HGB kann eine Prokura jederzeit und ohne Einhaltung einer Frist durch den Inhaber des Handelsgeschäftes widerrufen werden. Das Erlöschen oder eine Veränderung muss ebenfalls beim Handelsregister angemeldet werden (§ 53 HGB). Zu berücksichtigen ist, dass damit nicht automatisch das zugrunde liegende Rechtsverhältnis endet oder sich verändert. Wird einem Mitarbeiter des Unternehmens Prokura erteilt, besteht ein Arbeitsvertrag. Während die Prokura mit sofortiger Wirkung endet, gelten für diesen die darin festgehaltenen sowie die gesetzlichen Rahmenbedingungen für die Kündigung.
Unabhängig von der Entscheidung des Inhabers führen folgende Ereignisse zum Erlöschen der Prokura:
- der Tod des Prokuristen
- der Prokurist wird selbst Inhaber
- das zugrunde liegende Rechtsverhältnis (Dienst- oder Arbeitsvertrag) endet
- die Einstellung des Handelsgeschäfts
- bei einer Insolvenz
- bei Umwandlung in OHG oder KG
- bei einem Betriebsübergang durch Veräußerung des Unternehmens (umstritten)
Unverändert bestehen bleibt die Erteilung der Prokura dagegen vom Tod des Inhabers des Handelsgeschäfts (§ 52 Abs. 3 HGB).
