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- Gesamtprozess abgedeckt: E-Rechnungen empfangen, prüfen, buchen, bezahlen, versenden und archivieren.
- Zeitersparnis: 25 E-Rechnungen in sieben Minuten buchen, eine E-Rechnung in 20 Sekunden erstellen.
- Automatisierung: Rechnungen kategorisieren und Kontobewegungen automatisch zuordnen.
- Rechtssicherheit: XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten, validieren und GoBD-konform archivieren.
- Buchhaltung komplett: BWA, UStVA und EÜR direkt mit Lexware Office erledigen.
| Überblick: E-Rechnung mit Lexware Office
Lexware Office unterstützt Sie bei allen wichtigen Arbeitsschritten rund um die E-Rechnung. Sie empfangen, prüfen, buchen und archivieren E-Rechnungen direkt in der Software. Auch eigene E-Rechnungen erstellen und versenden Sie mit Lexware Office.
In diesem Video stellen wir Lexware Office als Gesamtlösung für die Buchhaltung dar.
Gesamtprozess für die E-Rechnung
Damit bildet Lexware Office den Rechnungsprozess und den Buchhaltungsprozess von der Erstellung oder dem Empfang bis zur Buchung und Archivierung in einem System ab. Wie die einzelnen Schritte funktionieren, zeigen wir in den folgenden Kapiteln.
| E-Rechnung mit Lexware Office empfangen
Mit Lexware Office bearbeiten Sie eingehende E-Rechnungen direkt in Ihrer Buchhaltung. Der Ablauf besteht aus fünf Schritten:
- E-Rechnung hochladen: Sie importieren die Rechnung in Lexware Office.
- E-Rechnung prüfen: Lexware Office prüft, ob die E-Rechnung technisch korrekt aufgebaut ist. Dieser Vorgang heißt Validierung.
- E-Rechnung zuordnen und buchen: Sie ordnen die Rechnung der passenden Ausgabenkategorie zu, zum Beispiel Büromaterial, Miete oder Wareneinkauf. Lexware Office übernimmt diese Zuordnung für die Buchhaltung.
- E-Rechnung bezahlen: Über ein angebundenes Bankkonto gleichen Sie die Zahlung mit der Rechnung ab.
- E-Rechnung archivieren: Lexware Office bewahrt den Beleg GoBD-konform auf.
Übrigens: Lexware Office integriert nicht nur Geschäftskonten der führenden Anbieter. Sondern bietet auch ein eigenes Lexware Geschäftskonto.
Lexware Office kontiert automatisch
Lexware Office ordnet jede Betriebsausgabe dem passenden Konto Ihrer Buchhaltung zu. So landet beispielsweise eine Rechnung für Druckerpapier bei den Büroausgaben und eine Mietrechnung bei den Raumkosten.
Automatisierter Geschäftskonto-Abgleich
Bei einem angebundenen Geschäftskonto erkennt Lexware Office die entsprechende Kontobewegung und ordnet sie der Rechnung zu.
Die Stärke von Lexware Office:
- Buchungsvorschläge: Automatische Zuordnung offener Belege zu Buchungen auf dem Geschäftskonto
- Bestätigung mit 1 Klick: Sind die Buchungsvorschläge in Ordnung, bestätigt sie der Anwender mit einem Mausklick
So lassen sich 10, 20, 30 und mehr Geschäftskontobewegungen auf einmal buchen
Unser Praxistest
In unserem Praxistest haben wir 25 E-Rechnungen innerhalb von sieben Minuten empfangen und gebucht. Das bedeutet:
- Lexware Office bucht 100 Eingangsrechnungen in 30 Minuten
Je mehr Eingangsrechnungen Sie bearbeiten, desto mehr Zeit sparen Sie mit Lexware Office.
| E-Rechnung mit Lexware Office erstellen
Mit Lexware Office erstellen Sie XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen. Lexware Office steuert den gesamten Ablauf vom Angebot bis zur Bezahlung.
Konfigurationen für die E-Rechnung
- Firmenkunden richtig anlegen: Kennzeichnen Sie den Rechnungsempfänger in den Kundendaten als Firmenkunden.
- Produkte/Dienstleistungen anlegen: Definieren Sie die Leistungen, die Sie verkaufen.
- Leitweg-ID hinterlegen: Für den Versand einer XRechnung hinterlegen Sie die Leitweg-ID Ihres Kunden.
- Rechnungsvorlage vervollständigen: Prüfen Sie, ob alle erforderlichen Angaben in der Rechnungsvorlage in Lexware Office enthalten sind.
- Lexware-Office-Vorlage verwenden: Für E-Rechnungen nutzen Sie die Rechnungsvorlagen von Lexware Office. Eigenes PDF-Briefpapier ist hier nicht möglich. Bei Rechnungen an Privatkunden bleibt eigenes PDF-Briefpapier nutzbar.
Übrigens: Sie können die Stammdaten für Kunden, Produkte und Dienstleistungen anlegen, während Sie bereits eine Rechnung schreiben.
Ablauf der Erstellung
Sind diese Einstellungen vorgenommen, läuft die Erstellung der E-Rechnung in wenigen Schritten ab:
- Kunden auswählen
- Rechnungspositionen und Rechnungsdaten erfassen
- Rechnung als ZUGFeRD-Rechnung oder XRechnung erstellen
- Fertige E-Rechnung direkt aus Lexware Office an Ihren Kunden versenden
Alternativ stellt Lexware Office die Rechnung über das Kundenportal bereit. Dort holt sich der Kunde die E-Rechnung selbst ab.
Unser Praxistest
Lexware Office schreibt E-Rechnungen sehr schnell: Eine E-Rechnung ist innerhalb von 20 Sekunden erstellt.
Sie können pro Stunde also 180 E-Rechnungen erstellen.
Bezahlung und Mahnung
Nach dem Versand der E-Rechnung begleitet Lexware Office auch die nächsten Schritte:
- Offene Kundenrechnungen überwachen
- Zahlung von Kunden zuordnen: Bei angebundenem Geschäftskonto ordnen Sie den Zahlungseingang der passenden Rechnung zu.
- Offene Rechnung mahnen
- Rechnung archivieren
Damit endet der Prozess nicht beim Versand der E-Rechnung. Lexware Office unterstützt Sie auch bei der Kontrolle des Zahlungseingangs und beim Mahnwesen.
| E-Rechnung mit Lexware Office archivieren
Lexware Office archiviert empfangene und selbst erstellte E-Rechnungen GoBD-konform. Damit bleiben Ihre Rechnungen so gespeichert, wie es die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung verlangen.
GoBD-konforme Archivierung bedeutet insbesondere:
-
Rechnungen bleiben unverändert: Archivierte E-Rechnungen lassen sich nicht nachträglich unbemerkt verändern.
-
Belege bleiben nachvollziehbar: Rechnungen und die zugehörigen Buchungsvorgänge werden nachvollziehbar dokumentiert.
-
Aufbewahrungsfristen werden berücksichtigt: Die Belege bleiben entsprechend der gesetzlichen Vorgaben verfügbar.
-
Unterlagen stehen für Betriebsprüfungen bereit: Bei einer Prüfung greifen Sie auf die archivierten E-Rechnungen und Buchungsdaten zu.
Zusätzliche Sicherheit bietet die GoBD-Zertifizierung von Lexware Office. Ein externer Wirtschaftsprüfer hat die GoBD-Konformität der Software bestätigt.
Das bedeutet: Bei korrekter Nutzung unterstützt Lexware Office Sie dabei, E-Rechnungen nachvollziehbar und ordnungsgemäß aufzubewahren.
| Weitere Buchhaltungsabläufe
Lexware Office unterstützt Sie bei weiteren Buchhaltungsaufgaben::
- Finanzen auswerten: Über die BWA erhalten Sie einen aktuellen Überblick über die wirtschaftliche Entwicklung Ihres Unternehmens.
- Umsatzsteuervoranmeldung erstellen: Lexware Office bereitet die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) auf und übermittelt sie über die ELSTER-Schnittstelle an das Finanzamt.
- Gewinn ermitteln: Am Jahresende unterstützt Lexware Office bei der Gewinnermittlung und der Einnahmenüberschussrechnung.
- Mit dem Steuerberater zusammenarbeiten: Über entsprechende Schnittstellen erhält Ihr Steuerberater die benötigten Buchhaltungsdaten.
- Vorbereitung Betriebsprüfung: Neben der GoBD-konformen Archivierung bietet Lexware Office einen Datenexport für die Betriebsprüfung.
Lexware Office unterstützt Sie also bei allen laufenden Buchhaltungsaufgaben (Belege und Kundenrechnungen, über die monatlichen und jährlichen Buchhaltungsaufgaben bis hin zur Betriebsprüfung.
| Kostenlose Tools vs. Lexware Office
Kostenlose E-Rechnungstools erledigen nur einzelne Aufgaben, zum Beispiel das Anzeigen, Prüfen oder Erstellen einer E-Rechnung. Lexware Office unterstützt dagegen den gesamten Ablauf der Buchhaltung mit E-Rechnungen.
| Arbeitsschritt | Kostenlose E-Rechnungstools | Lexware Office |
|---|---|---|
| Zeitbedarf E-Rechnungen schreiben | 5 Minuten | < 1/2 Minute |
| Zeitbedarf E-Rechnungen empfangen | 4 - 6 Minuten | < 1 Minute |
| E-Rechnung empfangen, anzeigen und prüfen | Separate Tools erforderlich | Automatisch im System |
| E-Rechnung erstellen | Separate Tools erforderlich | XRechnung und ZUGFeRD direkt erstellen |
| Rechnung buchen | Ablauf ungeklärt | Im System |
| Zahlungen überwachen | Ablauf ungeklärt | Im System |
| Mahnungen erstellen | Ablauf ungeklärt | Im System |
| Rechnungen archivieren | Ablauf ungeklärt | GoBD-konforme Archivierung |
| Umsatzsteuervoranmeldung und EÜR | Ablauf ungeklärt | Im System |
Der größte Unterschied liegt damit im durchgängigen Ablauf, den nur ein Buchhaltungsprogramm wie Lexware Office bietet.
Nachteile kostenloser E-Rechnungstools
- Mehrere Tools nötig: User muss zwischen den Tools hin- und herwechseln
- Manuelle Dateneingabe: Datenübertragung per Hand nötig, falls Copy-Paste nicht funktioniert
- Höherer Zeitaufwand: Kostenlose Tools sind 5- bis 10-mal langsamer
Lexware Office als Komplettlösung
In Lexware Office greifen die einzelnen Schritte ineinander.
Auch beim Zeitaufwand zeigte unser Praxistest deutliche Unterschiede. Eine E-Rechnung war mit Lexware Office in weniger als einer halben Minute erstellt. Für den Empfang und die Buchung von 25 E-Rechnungen benötigten wir sieben Minuten.
Lexware Office eignet sich deshalb für Unternehmen, die einen durchgängigen und zeitsparenden Ablauf für ihre Buchhaltung suchen.
| Häufige Fragen
Welcher Tarif passt, hängt davon ab, welche Aufgaben Sie neben der E-Rechnung erledigen möchten:
- Lexware Office S: Geeignet, wenn Sie E-Rechnungen vor allem empfangen, erfassen und archivieren möchten. Eigene E-Rechnungen erstellen Sie mit diesem Tarif nicht.
- Lexware Office M: Der Einstieg für den vollständigen E-Rechnungsprozess. Sie empfangen E-Rechnungen und erstellen und versenden eigene XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen. Auch Angebote und Mahnungen gehören zum Funktionsumfang.
- Lexware Office L: Empfehlenswert, wenn Sie neben E-Rechnungen auch Ihre laufende Buchhaltung, die Umsatzsteuer und die EÜR mit Lexware Office erledigen möchten.
- Lexware Office XL: Sinnvoll, wenn Sie zusätzliche Funktionen wie EU-Rechnungen, Abschlagsrechnungen oder die API benötigen.
Lexware Office unterstützt die beiden gängigen E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD. Sie verarbeiten damit sowohl eingehende E-Rechnungen als auch eigene Rechnungen an Geschäftskunden.
Für E-Rechnungen verwenden Sie die Rechnungsvorlagen von Lexware Office. Eigene PDF-Vorlagen sind dafür nicht vorgesehen. Bei Rechnungen an Privatkunden, für die keine E-Rechnung erforderlich ist, lässt sich eigenes PDF-Briefpapier weiterhin einsetzen.
Lexware Office deckt die wesentlichen Anforderungen rund um Empfang, Erstellung und Aufbewahrung von E-Rechnungen ab:
- E-Rechnungen empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Lexware Office unterstützt den Empfang und die Verarbeitung in allen Tarifen.
- Vorgeschriebene Formate verarbeiten: Lexware Office verarbeitet XRechnung und ZUGFeRD. Beide Formate erfüllen in den unterstützten Ausprägungen die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931.
- E-Rechnungen prüfen: Lexware Office prüft die strukturierten Rechnungsdaten und unterstützt damit die technische Validierung der E-Rechnung. Eine Validierung hilft dabei, Formatfehler und fehlende Angaben zu erkennen.
- E-Rechnungen erstellen: Ab Tarif M erstellt und versendet Lexware Office E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung. Damit erfüllen Sie auch die Anforderungen an die Ausstellung von E-Rechnungen, sobald die gesetzlichen Übergangsfristen für Ihr Unternehmen abgelaufen sind.
- E-Rechnungen aufbewahren: Lexware Office archiviert E-Rechnungen GoBD-konform und revisionssicher. Der strukturierte Teil der Rechnung bleibt im ursprünglichen Format erhalten. Lexware Office bewahrt die Belege zehn Jahre auf.
Ja. Lexware Office prüft eingehende E-Rechnungen auf ihren technischen Aufbau. Dieser Vorgang wird als Validierung bezeichnet. So erkennen Sie vor der weiteren Verarbeitung, ob die E-Rechnung technisch korrekt aufgebaut ist.
Nach der Kündigung bleiben Ihre Buchhaltungsdaten und Belege erhalten. Sie melden sich weiterhin mit Ihren bisherigen Zugangsdaten an und erhalten Lesezugriff auf Ihre Daten. Neue Daten lassen sich dann nicht mehr erfassen oder bestehende Daten verändern. Auch ein Datenexport bleibt möglich.
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