Finanzbuchhaltung für Gründer und Unternehmen im Überblick

In der Finanzbuchhaltung werden alle Geschäftsvorgänge erfasst. Dabei wird unterschieden zwischen der doppelten Buchführung und der EÜR. Die Finanzbuchhaltung erfüllt aber nicht nur eine Dokumentationsfunktion, sondern kann auch für das Controlling im Unternehmen herangezogen werden.

Wir erklären nachfolgend wichtige Posten der Finanzbuchhaltung. Weitere Details finden Sie außerdem auf der Seite rund um den Aufbau und die Gliederung verschiedener Kontenrahmen.



Definition und Aufgaben der Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung ist die Basis der externen Rechnungslegung. Aufgabe der Finanzbuchhaltung ist die systematische Aufzeichnung sämtlicher Geschäftsvorfälle des Unternehmens. Die Finanzbuchhaltung soll einen Überblick über Vermögen und Schulden des Unternehmens sowie Aufwand und Ertrag verschaffen. Primär dient die Finanzbuchhaltung als Informationsinstrument für den Gründer, die Anteilseigner und die Gläubiger. Mit den Ergebnissen der Finanzbuchhaltung können sich beispielsweise Banken im Zuge eines Kreditantrags einen Überblick über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens machen.

Darüber hinaus kann die Finanzbuchhaltung auch als internes Kontrollinstrument für den Gründer und Unternehmer dienen, da sie konsolidierte Informationen über den betrieblichen Erfolg sowie die Veränderung von Vermögen und Schulden liefert. Somit unterstützt die Finanzbuchhaltung Selbstständige und Start-ups rund um das Controlling in Bezug auf den aktuellen Geschäftsverlaufs und hilft Fehlentwicklungen im Vergleich zur Planung frühzeitig zu erkennen.

Formen der Finanzbuchhaltung

Wie bereits erwähnt, besteht die Hauptaufgabe der Finanzbuchhaltung darin, eine schlüssige sowie komplette Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen zu gewährleisten. Geschäftsvorfälle in der Finanzbuchhaltung verändern die sogenannten Bestandskonten sowie die Erfolgskonten, wie sie im Kontenrahmen vorgeben sind. Die Buchungen beeinflussen im Endeffekt die Höhe des Eigenkapitals sowie den Gewinn oder Verlust. Diese Wertveränderungen werden in der Finanzbuchhaltung in unterschiedlichen Formen erfasst.

  • Doppelte Buchführung: generell gilt in der Finanzbuchhaltung für Unternehmen die doppelte Buchführung. Die Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens werden in der Bilanz auf zwei Seiten (Aktiva und Passiva) erfasst. Parallel werden in der Finanzbuchhaltung die Aufwendungen und Erträge in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zusammengefasst. Die Buchung jedes Geschäftsvorfalls erfolgt dabei immer auf zwei Konten.
  • Die EÜR: für Kleingewerbetreibende, also insbesondere für junge Unternehmen und Existenzgründer, und für die freien Berufe gibt es eine in der Finanzbuchhaltung vereinfachte Form zur Ermittlung des Gewinns: die Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR. Wie Sie die Anlage EÜR für das Finanzamt Schritt für Schritt ausfüllen, erklären wir Ihnen auf der Seite Anlage EÜR.

Nachfolgend stellen wir Ihnen die Grundzüge dieser beiden Formen der Finanzbuchhaltung vor.

Finanzbuchhaltung nach der doppelten Buchführung: die Bilanz

Die Bilanz ist ein zentrales Element der doppelten Buchführung, die von ins Handelsregister eingetragenen Unternehmen anzuwenden ist. In der Finanzbuchhaltung stellt das bilanzielle Vermögen (Aktiva) auf der linken Seite der Bilanz die Verwendung des im Unternehmen vorhandenen Kapitals dar. Es umfasst insbesondere das Anlagevermögen und das Umlaufvermögen sowie einige rechnerische Positionen, wie Rechnungsabgrenzungsposten und latente Steuern.

Das Gegenstück zu den Aktiva sind in der Finanzbuchhaltung und in der Bilanz die Passiva. Sie zeigen die Herkunft des Kapitals an. Dabei rücken natürlich Eigenkapital und Verbindlichkeiten bzw. Schulden in den Fokus. Außerdem sind in der Finanzbuchhaltung ebenfalls Rückstellungen und wie auf der Aktivseite Rechnungsabgrenzungsposten sowie latente Steuern vorgesehen. Die Bilanz richtet sich in der Finanzbuchhaltung nach den Vorgaben des §266 im Handelsgesetzbuch, die wir nachfolgend nur im Grobkonzept widerspiegeln.

AktivaPassiva
A. Anlagevermögen
B. Umlaufvermögen
C. Rechnungsabgrenzungsposten
D. Aktive latente Steuern
E. Aktiver Unterschiedsbetrag aus
    der Vermögensverrechnung
F. (ggf.) Nicht durch Eigenkapital
    gedeckter Fehlbetrag
A. Eigenkapital
B. Rückstellungen
C. Verbindlichkeiten
D. Rechnungsabgrenzungsposten
E. Passive latente Steuern

Wichtige Positionen der Bilanz in der Finanzbuchhaltung

Anlagevermögen: Das Anlagevermögen umfasst in der Finanzbuchhaltung immaterielle Vermögenswerte wie Patente, Lizenzen, Markenrechte o.ä., Sachanlagen wie bspw. Grundstücke oder Maschinen sowie Finanzanlagen. Die Finanzanlagen wiederum sind in der Finanzbuchhaltung Anteile an verbunden Unternehmen oder Beteiligungen. Dem Anlagevermögen werden in der Finanzbuchhaltung nur die Vermögenswerte zugeordnet, die dauerhaft dem Geschäftsbetrieb dienen sollen.

Umlaufvermögen: Dem Umlaufvermögen werden in der Finanzbuchhaltung alle Vermögenswerte zugeordnet, die dem Unternehmen nicht dauerhaft, aber zum Stichtag der Bilanzierung zur Verfügung stehen. Zum Umlaufvermögen gehören in der Finanzbuchhaltung Vorräte, Forderungen und der Kassenbestand. Zu den Kassenbeständen zählen in der Finanzbuchhaltung die Guthaben bei Kreditinstituten sowie Wertpapiere und sonstige Vermögensgegenstände.

Ein Beispiel zur Abgrenzung zwischen Anlage- und Umlaufvermögen sieht wie folgt aus: Sie besitzen als Möbelhändler zwei gleiche Tische. Einer wird von Ihnen als Schreibtisch genutzt, der andere soll verkauft werden. Der Schreibtisch soll dem Unternehmen dauerhaft zur Nutzung zur Verfügung stehen und gehört zum Anlagevermögen. Der andere Tisch steht zum Verkauf und wird damit nicht dauerhaft im Unternehmen verbleiben. Aus Sicht der Finanzbuchhaltung gehört der Tisch somit zu den Vorräten im Umlaufvermögen, unabhängig davon, wie lange er im Unternehmen verbleibt.

Eigenkapital: Eigenkapital ist das Kapital, das dem Unternehmen von seinen Anteilseignern zeitlich unbefristet zur Verfügung steht. Die Rendite auf das Eigenkapital ist der Jahresüberschuss in der Finanzbuchhaltung. Eigenkapitalgeber werden nachrangig zu allen anderen Kapitalgebern bedient, das heißt sie erhalten erst eine Dividende aus dem Jahresüberschuss wenn Gläubiger und andere Forderungen an das Unternehmen bedient sind. Daher ergibt sich der bilanzielle Wert des Eigenkapitals in der Finanzbuchhaltung als Residualgröße zur Bilanzsumme.

  • Bilanzsumme
    abzgl. B. Rückstellungen
    abzgl. C. Verbindlichkeiten
    abzgl. D. Rechnungsabgrenzungsposten
    abzgl. E. Passive latente Steuern
    = Eigenkapital

Rückstellungen: Rückstellungen sind in der Finanzbuchhaltung erwartete Forderungen gegen das Unternehmen, die hinsichtlich des Eintretens, des Eintrittszeitpunkts und/oder ihrer Höhe noch unsicher sind. Das umfasst zum Beispiel Pensionsrückstellungen, Rückstellungen für Garantieverpflichtungen oder Rückstellungen für drohende Verluste sowie Rechtsstreitigkeiten.

Verbindlichkeiten: Die Verbindlichkeiten sind im Gegensatz zu den Rückstellungen sicher. Es handelt sich um eine klassische Schuldner-Gläubiger-Beziehung. Das sind zum Beispiel Bankkredite, die zurückgezahlt werden müssen oder offene Forderungen von Lieferanten, die noch beglichen werden müssen.

Gewinn- und Verlustrechnung in der Finanzbuchhaltung

Die Gewinn- und Verlustrechnung oder kurz GuV zeigt in der Finanzbuchhaltung den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens in einem Geschäftsjahr. Als Saldo der Erträge und Aufwendungen ergibt sich der Jahresüberschuss oder auch Jahresfehlbetrag. Die Gliederung der GuV wird als Teil der Finanzbuchhaltung detailliert in § 275 HGB aufgelistet.

  • Als Erträge gelten sämtliche vermögensmehrende Einnahmen. Es ist hauptsächlich der durch die Veräußerung von Waren oder Dienstleistungen erwirtschaftete  Erlös.
  • Die Aufwendungen sind das Gegenstück. Sie beinhalten die Ausgaben, die das Vermögen des Unternehmens mindern. Typischerweise sind es Ausgaben für den Verbrauch von Gütern, der Nutzung von Leistungen oder dem Wertverlust des Vermögens.

In der Finanzbuchhaltung besteht generell ein Wahlrecht zwischen der Anwendung des Gesamtkostenverfahrens (Produktionserfolgsrechnung) und des Umsatzkostenverfahrens (Absatzerfolgsrechnung). Bei richtiger Anwendung führen beide Verfahren in der Finanzbuchhaltung zum gleichen Ergebnis.

  • Beim Gesamtkostenverfahren werden sämtliche Produktionsaufwendungen in die GuV einbezogen, unabhängig davon, ob die Produkte abgesetzt, d.h. verkauft wurden. Ein Auf- bzw. Abbau des Lagerbestands wird dann als eigener Posten „Bestandsveränderung" oder „aktivierte Eigenleistung" angegeben.
  • Beim Umsatzkostenverfahren werden in der GuV nur die Aufwendungen einbezogen, die für die Umsatzgenerierung des Geschäftsjahres notwendig waren. Herstellungskosten von nicht abgesetzter Ware werden hierbei nicht als Aufwand gebucht, sondern in der Bilanz in der entsprechenden Vorratsposition ausgewiesen.

Der nicht ausgeschüttete Jahresüberschuss des Unternehmens wird in der Finanzbuchhaltung als Gewinnrücklage im Eigenkapital des Unternehmens erfasst. Ein Fehlbetrag mindert hingegen das bilanzielle Eigenkapital.

Kontenrahmen als Vorgabe für die doppelte Buchführung

Die Finanzbuchhaltung erfolgt nach festgelegten Regeln. Für die Verbuchung der Geschäftsvorfälle bestehen sogenannte Kontenrahmen. Hier spielen auch die oft verwendeten Begriffe wie SKR 03 und SKR 04 eine Rolle: mehr erfahren.

Die EÜR in der Finanzbuchhaltung für Selbstständige

In der Finanzbuchhaltung für Gründer und junge Unternehmen ist die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) besonders relevant. Die Berechtigung zur Gewinnermittlung über die EÜR haben Freiberufler und Unternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen oder durch andere Gesetze zur Buchführung verpflichtet sind. Wenn der Umsatz der nicht eingetragenen Unternehmer allerdings 600.000 Euro oder der Gewinn 60.000 Euro pro Jahr übersteigt, sind auch diese Unternehmer laut Gesetzgebung zur doppelten Buchführung in der Finanzbuchhaltung verpflichtet.

In der Einnahmenüberschussrechnung wird der Gewinn als Differenz von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben ermittelt, Bestandsveränderungen bleiben hier unberücksichtigt. Dieses Verfahren führt zu einem erheblich geringerem Zeit- und Kostenaufwand im Vergleich zur Erstellung von GuV und Bilanz. Die EÜR wird nach dem Zufluss- und Abflussprinzip erstellt. Maßgeblich für den Unternehmensgewinn sind demnach die tatsächlich geflossenen Einnahmen und Ausgaben.

Wenn die Einnahmen des Gesellschaft die Grenze von 17.500 Euro nicht überschreiten, gibt es in der Finanzbuchhaltung keine vorgeschriebene Gliederung der EÜR. Andernfalls ist es vorgeschrieben den Vordruck des Finanzministeriums zu verwenden.

TIPP

Wie Sie die Anlage EÜR im Detail ausfüllen müssen, haben wir Ihnen in einem Leitfaden zusammengestellt.

Erstellung der Finanzbuchhaltung

Je nachdem, welche Form der Finanzbuchhaltung gewählt wird, ist die Erstellung mehr oder weniger aufwändig. Generell erfolgt die Erfassung der Geschäftsvorfälle über eine Buchhaltungssoftware, einen Steuerberater oder über unternehmensinterne Abteilungen. Die EÜR kann bei Kleinunternehmen oft auch vom Unternehmer selbst erstellt werden.

TIPP

Um eine ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung zu gewährleisten, bietet es sich an, einen Steuerberater zu konsultieren. In unserem Gründerpiloten finden wir den passenden Berater für Sie.

Vorheriger Artikel:
Kleinunternehmerregelung
Nächster Artikel:
Lohnbuchhaltung