Geschäftskonto für GmbHs in Gründung

Es gibt kein Gesetz, das der GmbH ein Geschäftskonto vorschreibt, weder während noch nach der Gründung.

Bei einer reinen Bargründung ist es jedoch praktisch notwendig. Denn: Auf das Geschäftskonto der GmbH in Gründung zahlen die Gesellschafter ihre Stammeinlagen ein.

Bei der Anmeldung im Handelsregister müssen die Geschäftsführer der GmbH versichern, dass die erforderlichen Einlagen geleistet wurden. Bei erheblichen Zweifeln kann das Registergericht gemäß § 8 GmbHG einen Einzahlungsnachweis verlangen.

Als Nachweis dient ein Kontoauszug oder eine Bestätigung der Bank. Die GmbH in Gründung benötigt das Firmenkonto somit vor dem Handelsregistereintrag.

So läuft der Prozess typischerweise ab:

• Sie lassen den Gesellschaftsvertrag notariell beurkunden.
• Bis zum Handelsregistereintrag befindet sich Ihre GmbH “in Gründung”.
• Anschließend eröffnen Sie das Firmenkonto auf den Namen der GmbH i. G.
• Die Gesellschafter zahlen ihre vereinbarten Stammeinlagen ein.
• Danach kann die GmbH i. G. zur Eintragung ins Handelsregister angemeldet werden.

Bei einer Bargründung beträgt das erforderliche Stammkapital mindestens 25.000 Euro. Vor der Anmeldung müssen davon mindestens 12.500 Euro auf das Firmenkonto eingezahlt werden. Zusätzlich muss jeder Gesellschafter ein Viertel des Nennbetrags seines Geschäftsanteils einzahlen.

Für das Geschäftskonto einer GmbH in Gründung kommen sowohl Online-Anbieter als auch klassische Banken in Frage.

• Digitale Anbieter eignen sich für eine schnelle, digitale Kontoeröffnung. Infrage kommen für GmbHs i. G. beispielsweise Finom, FYRST, Holvi, Lexware, Qonto und Vivid.
• Direkt- und Filialbanken bieten ebenfalls passende Konten. Sie finden Geschäftskonten für GmbHs in Gründung etwa bei Commerzbank, Deutsche Bank, DKB, GLS Bank, Postbank und Skatbank.

Filialbanken wie Commerzbank oder Deutsche Bank eignen sich besonders bei persönlichem Beratungsbedarf, Bargeldservices oder geplanten Finanzierungen. Direktbanken wie DKB setzen dagegen stärker auf die digitale Kontoführung.

Achten Sie beim Geschäftskonto-Vergleich zuerst darauf, dass das Konto vor dem Handelsregistereintrag eröffnet werden kann. Vergleichen Sie anschließend Kosten und Leistungen.

Diese Kriterien sind für Gründer besonders wichtig:

• Kontoführung: Vergleichen Sie monatliche Grundgebühren und eventuelle Kosten für zusätzliche Leistungen.
• Buchungen: Prüfen Sie, wie viele Buchungen inklusive sind und was weitere Transaktionen kosten.
• Karten: Achten Sie auf enthaltene Debit- oder Kreditkarten sowie mögliche Zusatzkosten.
• Nutzerzugänge: Separate Zugänge sind sinnvoll, wenn mehrere Geschäftsführer oder Mitarbeiter mit dem Konto arbeiten.
• Unterkonten: Mit Unterkonten können Sie beispielsweise Steuerrücklagen, laufende Kosten oder Budgets getrennt verwalten.
• Buchhaltung: Schnittstellen und Exporte erleichtern die Zusammenarbeit mit Buchhaltung und Steuerberatung.
• Bargeld: Bei regelmäßigen Einzahlungen sollten Sie Verfügbarkeit, Gebühren und Einzahlungslimits vergleichen.
• Finanzierungen: Bei geplantem Kapitalbedarf sind Kreditangebote und persönliche Beratung relevante Auswahlkriterien.

Das Geschäftskonto für Ihre GmbH eröffnen Sie nach dem Notartermin und vor der Anmeldung zum Handelsregister. Zu diesem Zeitpunkt besteht bereits die GmbH i. G. Der Kontoantrag läuft deshalb auf den Namen der Gesellschaft, nicht auf Ihren privaten Namen.

Der Anbieter identifiziert die Personen, die für die GmbH auftreten. Außerdem werden die wirtschaftlich Berechtigten ermittelt. Nach der Freigabe des Kontos können die Gesellschafter dann ihre Stammeinlagen überweisen.

Sollte das Registergericht einen Nachweis über die Einzahlung verlangen, können Sie einen Kontoauszug oder Bankbeleg vorlegen.

Kurz gesagt: Erst erfolgt der Notartermin, dann eröffnen Sie das Geschäftskonto, zahlen das Stammkapital ein und melden die GmbH beim Handelsregister an.

Für die Kontoeröffnung benötigen Sie die notariellen Gründungsunterlagen und Nachweise zu den beteiligten Personen. Wichtig sind insbesondere folgende Unterlagen und Angaben: 

• Gesellschaftsvertrag oder Musterprotokoll
• Gesellschafterliste
• Ausweisdokumente der handelnden Geschäftsführer
• Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten
• gegebenenfalls Nachweise zur Vertretungsberechtigung

Da Ihnen der Handelsregisterauszug zu diesem Zeitpunkt noch nicht vorliegt, kann die Bank stattdessen die Gründungsdokumente verwenden. Der Kontoanbieter identifiziert außerdem die Personen, die für die GmbH gegenüber der Bank auftreten sowie die wirtschaftlich Berechtigten. 

Als wirtschaftlich Berechtigte gelten insbesondere Personen mit mehr als 25 % der Kapitalanteile oder Stimmrechte. Auch eine vergleichbare Kontrolle über die GmbH kann ausschlaggebend sein.

Die Gesellschafter leisten die fälligen Bareinlagen auf das Geschäftskonto der GmbH i. G. Die Überweisung sollte am besten separat und mit einem eindeutigen Verwendungszweck („Stammeinlage“) erfolgen. Das erleichtert später die Zuordnung.

Zahlen Sie Ihre Stammeinlage nicht auf ein Privatkonto ein. Das Kapital muss der GmbH eindeutig zugeordnet und für die Geschäftsführer frei verfügbar sein.

Sie können als Gesellschafter Ihre Einlage auch mit Sachwerten wie Fahrzeugen, Maschinen oder Warenbeständen leisten. Es handelt sich dann nicht um eine Bar-, sondern um eine Sachgründung. Dazu muss die Sacheinlage im Gesellschaftsvertrag allerdings genau festgelegt werden, inklusive eingebrachtem Gegenstand und dem zugehörigen Geschäftsanteil.

Das Registergericht prüft die Werthaltigkeit der Sacheinlage und verlangt dafür einen Sachgründungsbericht. Für die Eintragung ins Handelsregister sollten Sie bei einer Sachgründung zudem mit höheren Gründungskosten rechnen. 

Ein separates Geschäftskonto bleibt auch bei einer Sachgründung relevant. Es empfiehlt sich, dass alle betriebsbedingten Transaktionen über das Bankkonto des Unternehmens laufen.  

Eine klare Trennung erleichtert außerdem Ihre Buchhaltung und die steuerliche Zuordnung. 

Nach dem Handelsregistereintrag führen Sie das Geschäftskonto regulär für Ihre GmbH weiter. Einige Angaben und Funktionen können sich jedoch ändern.

Diese Schritte sind jetzt wichtig:

• Handelsregisterdaten nachreichen: Übermitteln Sie dem Kontoanbieter den Handelsregistereintrag bzw. die HRB-Nummer.
• Kontodaten aktualisieren: Der Anbieter aktualisiert die Angaben Ihrer nun eingetragenen GmbH. Der Zusatz „i. G.“ entfällt.
• Weitere Funktionen nutzen: Je nach Anbieter werden zusätzliche Karten, Unterkonten oder höhere Limits verfügbar.

Das Stammkapital muss nach der Eintragung nicht unberührt auf dem Firmenkonto bleiben. Sie können damit etwa die Kosten für Notar und Registergericht, Miete, Waren oder notwendige Anschaffungen bezahlen.

Während der Gründungsphase Ihres Unternehmens ist allerdings mehr Vorsicht geboten: Ausgaben vor dem Handelsregistereintrag können die Kapitalaufbringung und Haftung beeinflussen. Das Stammkapital darf beispielsweise nicht ohne Weiteres an die Gesellschafter zurückgezahlt werden.