Praxistest Sage Payroll: Erfahrungen mit der Lohnsoftware

Was ist Sage Payroll?

Sage Payroll* ist eine cloudbasierte Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie richtet sich an Unternehmen mit bis zu 150 Mitarbeitern und verbindet die monatliche Abrechnung mit grundlegenden Funktionen für das Personalmanagement. Da die Software vollständig über die Cloud läuft, lässt sie sich auch mobil mit dem Smartphone nutzen.

Sage Payroll* berechnet unter anderem Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Auch gesetzliche Meldungen erstellt und versendet Sage Payroll automatisch an Behörden und Krankenkassen.

Mitarbeiter können ihre Abrechnungen und Steuerdokumente über einen eigenen Zugang online einsehen. Je nach Tarif kommen weitere HR-Funktionen hinzu, etwa die Verwaltung von Abwesenheiten, Arbeitszeiten, Urlaub oder Schichtplänen.

Welche gesetzlichen Meldungen übernimmt Sage Payroll?

Das Meldewesen gehört zu den kompliziertesten Teilen der Lohnabrechnung. Arbeitgeber müssen Daten an verschiedene Stellen übermitteln, unterschiedliche Fristen beachten und bei Eintritten, Austritten oder Krankheitsfällen zusätzliche Meldungen auslösen.

Ohne Software ist der Aufwand in der Praxis enorm: Viele Daten müssen mehrfach erfasst, Beiträge separat berechnet und Meldungen über verschiedene Verfahren übermittelt werden.

Im Test war das automatische Meldewesen deshalb eine der größten Stärken von Sage Payroll*. Die Software erstellt viele Meldungen direkt aus den bereits hinterlegten Personal- und Abrechnungsdaten:

Meldung/Verfahren	Erläuterung
Lohnsteuer-Anmeldung	Arbeitgeber müssen Lohnsteuer für ihre Mitarbeiter einbehalten und an das Finanzamt abführen
Elektronische Lohnsteuerbescheinigung	Muss für Arbeitnehmer nach Jahresende oder beim Austritt erstellt werden
Sozialversicherungsmeldungen	Sind bei Eintritten, Austritten und bestimmten Änderungen im Beschäftigungsverhältnis nötig
Beitragsnachweise zur Sozialversicherung	Arbeitgeber müssen laufend Beitragsnachweise an die SV-Träger senden
Sofortmeldungen	Gelten für Arbeitgeber in besonders kontrollierten Branchen, etwa Bau oder Gastronomie
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung	Sage Payroll ruft die eAU-Daten gesetzlich versicherter Mitarbeiter automatisch direkt von der Krankenkasse ab
BEA-Arbeitsbescheinigung	Wird benötigt, wenn die Bundesagentur für Arbeit Beschäftigungs- oder Entgeltdaten anfordert
Entgeltbescheinigungen	Laut § 108 der Gewerbeordnung sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, regelmäßig Entgeltbescheinigungen zu erstellen
Digitaler Lohnnachweis	Muss von Arbeitgebern für die jährliche Meldung an die Berufsgenossenschaft erstellt werden
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung	Sage Payroll bietet eine Exportfunktion, um Prüfern relevante Personalkonten und Dokumente schnell zugänglich zu machen

Unser Eindruck im Test: Der große Vorteil an Sage ist, dass die meisten Meldungen automatisch bei der Entgeltabrechnung erstellt und versendet werden. So haben Arbeitgeber mehr Zeit, um sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

Was kostet eine Lohnabrechnung mit Sage Payroll?

Sage Payroll* gibt es in drei Tarifen. In jedem Paket sind fünf Mitarbeiter enthalten. Die Unterschiede liegen vor allem bei den zusätzlichen HR-Funktionen:

Tarif	Preis pro Monat	Funktionen
Payroll Essentials	23,80 €	Lohnabrechnung für bis zu 5 Mitarbeiter Gesetzliche Meldungen Zugriff auf Gehaltsabrechnungen und Steuerdokumente Online-Support Buchhaltungsexport Mitarbeiterdokumente Benutzer- und Rechteverwaltung Drei Abwesenheitsarten
Payroll Standard	35,70 €	Funktionen aus Essentials plus Onboarding-Portal Arbeitszeit- und Überstundenverwaltung Genehmigungsprozesse Arbeitszeitberichte Unternehmensorganigramm Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
Payroll Premium	47,60 €	Funktionen aus Standard plus Schicht- und Einsatzplanung Einreichen und Genehmigen von Mitarbeiterausgaben per App

Funktionen fürs Recruiting und Performance-Management sind in den Tarifen Standard und Premium optional hinzubuchbar.

Wir konnten mit Sage ein attraktives Partnerangebot* vereinbaren. Dadurch kostet Payroll Essentials in den ersten zwölf Monaten nur 11,90 € pro Monat statt der regulären 23,80 €.

Unternehmen sparen damit im ersten Jahr insgesamt 142,80 €. Nach zwölf Monaten gilt wieder der reguläre Preis von 23,80 € brutto pro Monat. Das Abonnement ist jederzeit kündbar.

Unsere Partner-Empfehlungen

Wie erstelle ich eine Lohnabrechnung in Sage Payroll?

Die Lohnabrechnung mit Sage Payroll* läuft in drei Schritten ab. Voraussetzung ist, dass die Betriebs- und Personaldaten vollständig hinterlegt sind. Dazu gehören etwa Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Beschäftigungsart und Gehalt.

Im ersten Schritt prüft der Arbeitgeber die Abwesenheiten der Mitarbeiter und ergänzt fehlende Angaben. Danach kontrolliert er die hinterlegten Gehälter und Löhne. Variable Bestandteile wie Prämien, Sonn- und Feiertagszuschläge, Kilometergeld oder Sachbezüge lassen sich ebenfalls berücksichtigen.

Vor dem Abschluss erstellt Sage eine Testabrechnung. Sie zeigt alle abgerechneten Mitarbeiter und die jeweiligen Probeabrechnungen. So lassen sich Fehler erkennen, bevor die endgültige Abrechnung erstellt wird.

Im letzten Schritt schließen Arbeitgeber die monatliche Entgeltabrechnung ab. Dabei erzeugt Sage die Entgeltabrechnungen und bereitet die zugehörigen Meldungen und Nachweise vor.

Unser Eindruck im Test: Der Ablauf ist logisch und sehr verständlich aufgebaut. Auch Einsteiger finden sich in der Lohnsoftware sehr gut zurecht. Praktisch ist vor allem die Möglichkeit, laufende Entgeltabrechnungen zu automatisieren. Das eignet sich besonders für die Abrechnung von Arbeitnehmern, die regelmäßig dasselbe Gehalt beziehen.

Wie viel Zeit spare ich mit Sage Payroll?

Sage Payroll* spart vor allem dort Zeit, wo sich Abläufe wiederholen. Die Software automatisiert viele Berechnungen, Meldungen und Dokumente rund um die monatliche Lohnabrechnung. Dadurch müssen Arbeitgeber deutlich weniger Daten manuell übertragen oder zwischen verschiedenen Portalen wechseln.

Besonders praktisch fanden wir im Test die automatische Erstellung gesetzlicher Meldungen aus den bereits hinterlegten Abrechnungsdaten. Auch wiederkehrende Abrechnungsläufe lassen sich automatisieren, etwa bei Mitarbeitern mit festen Monatsgehältern.

Eine feste Zeitersparnis lässt sich daraus nicht ableiten. Unser Eindruck ist aber klar: Je regelmäßiger die Gehälter und je größer das Team, desto stärker macht sich die Automatisierung im Arbeitsalltag bemerkbar.

Welche Nachteile hat Sage Payroll?

Am deutlichsten fielen im Test die längeren Ladezeiten auf: Bei Speichervorgängen mussten wir wenige Sekunden warten, bis unsere Daten im System gespeichert wurden. Gerade bei vielen Änderungen hat uns das während des Tests ein wenig ausgebremst.

Beim Support hätten wir uns mehr Auswahl gewünscht. Unsere Anfrage konnten wir nur per E-Mail beziehungsweise Ticketsystem stellen. Eine Hotline oder einen echten Live-Chat fanden wir nicht. Aber: Auf unsere Nachfrage antwortete der Support schon innerhalb eines Tages.

Ein weiterer Kritikpunkt ist der fehlende Import für Personalstammdaten. Neue Mitarbeiter mussten wir einzeln anlegen. Für kleine Teams ist das noch gut machbar. Bei vielen Beschäftigten wird der Einstieg dadurch aber unnötig aufwendig.

Ist Sage Payroll für Kleinunternehmen geeignet?

Ja. Sage Payroll* eignet sich besonders für kleine Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung selbst erledigen und dabei möglichst wenig Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben verbringen möchten.

Kleinunternehmen brauchen vor allem eine Lohnsoftware, die einfach funktioniert, wenig Einarbeitung verlangt und keine unnötig hohen Fixkosten verursacht. Gleichzeitig muss sie rechtssicher abrechnen, gesetzliche Meldungen abdecken und mit dem Betrieb mitwachsen können.

Genau hier spielt Payroll seine Stärken aus: Die Software führt verständlich durch die Abrechnung, automatisiert viele wiederkehrende Aufgaben und übernimmt einen großen Teil des gesetzlichen Meldewesens. Wächst das Unternehmen, lassen sich je nach Tarif weitere HR-Funktionen ergänzen, etwa Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung oder Schichtplanung.

Mit der cloudbasierten Buchhaltungslösung Sage Active* lassen sich Buchhaltung, Rechnungsstellung und weitere kaufmännische Aufgaben in derselben Produktwelt abbilden. Dadurch müssen wachsende Unternehmen nicht für jeden neuen Prozess sofort einen anderen Anbieter suchen.

Je nach Tarif übermittelt Sage Active* auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER und verarbeitet elektronische Rechnungen. Ergänzend unterstützt die hauseigene KI "Sage Copilot" bei Aufgaben wie dem Überwachen offener Rechnungen, dem Erstellen von Mahnungen und der Auswertung von BWA und Bilanz.

Der Tarif Sage Active Essentials beinhaltet zusätzlich die Lohnabrechnung sowie grundlegende HR-Funktionen. So lässt sich mit nur einer Software der Großteil der wiederkehrenden organisatorischen Aufgaben bewältigen.

Auch für den Tarif Sage Active Essentials gilt das Partnerangebot*: In den ersten 12 Monaten zahlen Unternehmen so nur 29,16 € statt 58,31 € im Monat.

So schneidet Sage Payroll in unserem Test ab

In unserem Lohnsoftware-Vergleich 2026 erreichte Sage Payroll die Gesamtnote 1,1 und belegte damit den 1. Platz. Besonders stark schnitt die Software bei der vorbereitenden Lohnbuchhaltung mit 96 Prozent, der laufenden Entgeltabrechnung mit 95 Prozent und beim Meldewesen mit 93 Prozent ab. Auch bei Benutzerfreundlichkeit sowie Sicherheit und Datenschutz lag Sage deutlich über dem Testdurchschnitt.

Unser Fazit fällt deshalb klar aus: Sage Payroll* bietet ein sehr ausgewogenes Gesamtpaket für kleine und wachsende Unternehmen. Die Software ist leicht verständlich, deckt die wichtigsten Aufgaben der Lohnabrechnung zuverlässig ab und nimmt Arbeitgebern viel Routinearbeit ab. Damit ist Sage Payroll unser Testsieger im Lohnsoftware-Vergleich.