7 Fehler, die Gründer vor einer Steuerprüfung vermeiden sollten

20.09.2017

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Davor fürchten sich die meisten Unternehmer: Das Finanzamt kommt zur Betriebs- bzw. Steuerprüfung. Wer sein Unternehmen gerade erst gegründet hat, schiebt den Gedanken daran meist ganz weit von sich: „Betrifft mich ja eh nicht.“ Das ist allerdings ein Irrtum, der auch schnell teuer werden kann. Denn das Finanzamt darf jedes Unternehmen prüfen, und zwar egal, ob es schon Jahrzehnte oder erst seit Kurzem besteht.

In diesem Gastbeitrag von unserem Partner felix1.de erfahrt ihr 7 Fehlerquellen, die ihr als Gründer bereits im Vorfeld einer Steuerprüfung vermeiden könnt bzw. die das Finanzamt überhaupt erst dazu bringen, eine Betriebsprüfung zu veranlassen. Und außerdem gibt es noch einen Praxistipp, wie ihr euch verhalten solltet, wenn der Prüfer dann tatsächlich im Rahmen einer Außenprüfung vor der Tür steht.

Die Steuerprüfung kann wirklich jeden treffen - ist aber mit diesen Tipps gar nicht so schlimm, wie sie klingt.

#1 Rechnungen sind unvollständig oder nicht ordnungsgemäß

Nur eine korrekte Rechnung berechtigt einen Unternehmer zum Abzug der Vorsteuer. Achtet also darauf, dass ihr für alle Einkäufe und Anschaffungen eine ordnungsgemäße Rechnung bekommt. Auf dieser muss insbesondere die Umsatzsteuer separat ausgewiesen, Rechnungssteller, Rechnungsempfänger (jeweils mit vollständigem Namen und vollständiger Anschrift) und Steuernummer genannt, eine Leistungsbeschreibung und das Leistungsdatum vorhanden und Rechnungsnummer und Rechnungsdatum vermerkt sein.

Welche Pflichtangaben eine ordnungsgemäße Rechnung mindestens enthalten muss, haben wir euch hier zusammengestellt.

Stellt sich bei der Betriebsprüfung heraus, dass Rechnungen nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und wichtige Bestandteile fehlen, streicht das Finanzamt den entsprechenden Vorsteuerabzug.

Umgekehrt gilt: Auch ihr müsst euren Kunden ordnungsgemäße Rechnungen stellen. Sonst kann das Finanzamt – im schlimmsten Fall – Umsätze hinzu schätzen. Das passiert vor allem dann, wenn Rechnungen nicht lückenlos und fortlaufend nummeriert sind.

#2 Die Buchhaltung ist fehlerhaft

„Morgen, morgen, nur nicht heute …“ Wer bei der Buchhaltung schlampt, wird das allerspätestens bei der Steuerprüfung zutiefst bereuen.

Deshalb der dringende Rat: Sortiert regelmäßig und zeitnah alle für die Buchhaltung relevanten Belege, Rechnungen, Verträge, Quittungen und sonstigen Schriftstücke und bewahrt diese ordentlich auf. So seid ihr auch für kurzfristige Prüfungen bestens vorbereitet. Übrigens: Einfacher geht das mit einer elektronischen Lösung.

Stellt ihr im Vorfeld einer Steuerprüfung fest, dass doch etwas fehlt, besorgt euch unbedingt die fehlenden Unterlagen, bevor der Betriebsprüfer kommt. So vermeidet ihr kritische Rückfragen.

Bei der Buchhaltung stehen euch die Steuerexperten von unserem Partner felix1.de mit Rat und Tat zur Seite.

#3 Die Steuern werden „vergessen“

Als Unternehmer kommt ihr, je nach Rechtsform, mit der Einkommensteuer bzw. Körperschaftsteuer und der Umsatzsteuer in Berührung, eventuell sogar mit der Gewerbesteuer und – wenn ihr Angestellte habt – auch mit der Lohnsteuer.

Selbst wenn die ersten Jahre nach der Gründung schwierig sein mögen und oft keinen Gewinn abwerfen, gilt für die Einkommenssteuer: Sobald ihr Gewinn macht, legt unbedingt einen Teil davon beiseite. Das gilt insbesondere dann, wenn ihr noch keine Einkommensteuer-Vorauszahlungen leistet. Merkt das Finanzamt bei der Steuerprüfung, dass ihr für ein ganzes Jahr noch keine Steuern gezahlt habt, will es den ausstehenden Betrag innerhalb kurzer Zeit und in voller Höhe haben. Dazu können auch noch die Vorauszahlungen für das laufende Jahr kommen. Das kann für ein junges Unternehmen schnell die Insolvenz und damit das Aus bedeuten. Also reinvestiert nicht gleich den kompletten Gewinn, sondern hebt etwas für das Finanzamt auf. Bei Neuanschaffungen empfiehlt sich - soweit möglich - manchmal sogar die Kreditaufnahme.

Berechnet ihr euren Kunden die Umsatzsteuer, denkt daran: Diese dürft ihr nicht behalten, sondern müsst sie an das Finanzamt abführen. Dies geschieht innerhalb der ersten zwei Jahre nach der Gründung monatlich mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Plant deshalb nicht mit diesem Geld, denn es gehört nicht euch.

#4 Umsatzsteuererklärung und Voranmeldungen stimmen nicht überein

Eure Umsatzsteuervoranmeldungen sollten so korrekt wie möglich sein. Kommt es regelmäßig zu größeren Abweichungen, weil ihr vor lauter Buchhaltungschaos zum Beispiel Einnahmen nicht (oder nicht richtig) angegeben habt, wird das Finanzamt hellhörig – und schaut wahrscheinlich bald mal zu einer Betriebsprüfung vorbei. Für das Finanzamt ist das nämlich ein Hinweis darauf, dass ihr es mit euren Voranmeldungen und eurer Buchhaltung nicht ganz so genau nehmt.

#5 Bareinzahlungen auf das Geschäftskonto

Natürlich sind Bareinzahlungen auf das Geschäftskonto erlaubt. Allerdings müsst ihr glaubhaft erläutern können, woher das Geld kommt. Ansonsten kann es, wenn dann der Betriebsprüfer für die Steuerprüfung vor der Tür steht und einen Nachweis verlangt, böse enden. Denn gelingt euch der Nachweis nicht, wird das Finanzamt für die entsprechenden Beträge Steuern nachfordern. Und das kann ein junges Unternehmen schnell in Zahlungsschwierigkeiten bringen. Eine solche Situation solltet ihr unbedingt von Anfang an vermeiden.

Sorgt also dafür, dass ihr hinreichend erläutert und einen Beleg dafür habt, woher die Einzahlungen stammen. Allein der Hinweis, dass es sich um private Barmittel handelt, reicht übrigens nicht aus. Erforderlich ist stattdessen, dass ihr jeden Barzufluss und Barabfluss dokumentiert – wenn ihr eine Kasse habt, dann im Kassenbuch. Notiert, wann wie viel Bargeld entnommen bzw. eingezahlt wurde.

Am sichersten seid ihr, wenn ihr private Bareinzahlungen auf das Geschäftskonto komplett vermeidet.

#6 Steuererklärungen werden immer verspätet abgegeben

Für jedes Jahr müsst ihr eine Steuererklärung abgeben und das möglichst pünktlich. Ansonsten wird das Finanzamt irgendwann misstrauisch und wird sich euer Unternehmen einmal genauer anschauen, um herauszufinden, warum ihr so spät dran seid.

#7 Abgabe- und Zahlungsfristen für Steueranmeldungen werden nicht beachtet

Wer als Unternehmer Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Gewerbesteuer zahlen muss, hat einen vollen Kalender: Denn die jeweiligen Vorauszahlungen werden während des Jahres zu unterschiedlichen Terminen fällig.

Einkommensteuer 10.3./10.6./10.9./10.12.
Gewerbesteuer 15.2./15.5./15.8./15.12.
Umsatzsteuer 10 Tage nach Ablauf des maßgeblichen Voranmeldezeitraums

Kommt es wiederholt zu verspäteten Abgaben der Steueranmeldungen und zu verspäteten Zahlungen, werdet ihr nicht nur durch Säumniszuschläge bestraft, sondern macht irgendwann auch die Betriebsprüfer auf euch aufmerksam.

Praxistipp: Wie verhält man sich richtig, wenn der Betriebsprüfer tatsächlich vor der Tür steht?

Selbst, wenn ihr fristgerecht eure Steuererklärung einreicht und auch sonst alle genannten Fehlerquellen vermeidet, ist das noch keine Garantie, dass das Finanzamt nicht doch irgendwann eine Betriebsprüfung anordnet. In diesem Fall solltet ihr folgendes tun:

Lasst euch vor dem Beginn der Prüfung den Ausweis des Außenprüfers zeigen, damit kein Unbefugter Einsicht in eure vertraulichen Dokumente erhält.
Stellt dem Betriebsprüfer einen Tisch und einen Stuhl zur Verfügung und legt ihm die Unterlagen vor, die er anfordert. Er darf sich auch euren Betrieb ansehen und mit Mitarbeitern sprechen.
Es kann empfehlenswert sein, einen Steuerberater zur Prüfung hinzuzuziehen. Das macht vor allem dann Sinn, wenn dieser sich um eure Buchhaltung gekümmert hat und ihr selbst in steuerlichen Angelegenheiten sehr unerfahren und unsicher seid.

Und ganz wichtig: Gelassen bleiben!

Denn der Betriebsprüfer führt die Steuerprüfung nicht durch, um euch zu ärgern. Sein Auftrag ist es, dafür zu sorgen, dass in den Unternehmen steuerlich alles korrekt abläuft und der Fiskus das Geld bekommt, das ihm zusteht. Es gibt also keinen Grund, unfreundlich oder unkooperativ zu sein – auch wenn die Betriebsprüfung noch so unangenehm ist.