1. Die offene Ladenkasse
Eine offene Ladenkasse, auch bekannt unter dem Begriff „Schubladenkasse", wird rein manuell bedient und zeichnet keinerlei Daten auf. Das bedeutet, es wird eine Kasse ohne technische Funktionen genutzt, wie beispielsweise eine einfache Geldkassette. Die täglichen Bareinnahmen werden handschriftlich erfasst, als Tagesberichte abgelegt und im Kassenbuch eingetragen. Das manuelle Arbeiten birgt Fehlerquellen und eignet sich daher, wenn überhaupt, eher für kleine Unternehmer mit einem Tante Emma Laden oder Café. Auch auf Märkten arbeiten die Standbesitzer meist mit solchen Kassen.
| Vorteile der offenen Ladenkasse | Nachteile der offenen Ladekasse |
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2. Vorschriften für offene Ladenkassen
Die Führung einer offenen Ladenkasse ist vom Gesetzgeber her grundsätzlich erlaubt, auch im Zeitalter der Digitalisierung. Die offene Ladenkasse eignet sich aber nur für Zahlungen mit Bargeld. Eine Einzelaufzeichnung der Kassenvorgänge ist nicht möglich, eine Einzelaufzeichnungspflicht wie bei Registrierkassen oder elektronischen Kassensystemen gibt es nicht. Belege bzw. Quittungen für den Kunden erstellt der Händler manuell oder gar nicht. Auch das ist vom Gesetzgeber her in Ordnung. Wichtig für die Kassenführung der offenen Ladenkasse ist aber der ordnungsmäßige Kassenbericht nach Geschäftsschluss am Ende des Geschäftstages.
- Der Kassenbericht muss handschriftlich und zeitnah geführt werden, am besten am Ende des Geschäftstages.
- Berichte in Excel sind nicht erlaubt.
- Belege zu Barausgaben, Barentnahmen und Einlagen müssen jedem Kassenbericht beigefügt werden.
- Jeder Kassenbericht muss sorgfältig abgeheftet und am besten fortlaufend nummeriert werden. Dabei ist auch ein Zählprotokoll sinnvoll, dass die gezählten Mengen von Geldscheinen und Münzen aufzeichnet.
- Hat ein Geschäftsjahr 300 Geschäftstage, braucht es folglich exakt 300 solcher Kassenberichte.
- Diese Kassenberichte werden anschließend in ein Kassenbuch für die Buchführung übertragen.
Die folgende Tabelle zeigt beispielhaft einen Kassenbericht.
| Kassenbericht: Softeis-Stand Lido di Gioia | |||
| Datum | Samstag, 25.5.2019 | Erläuterung | |
| Anfangsbestand | (=) | 300 € | Übertrag vom Vortag |
| Bareinnahmen | (+) | 3.157 € | getätigte Barverkäufe |
| Barausgaben | (-) | 200 € | Immer mit Belegen dokumentieren! |
| Einlagen | (+) | 0 € | |
| Kassenendbestand | (=) | 3.257 € | |
| Bargeldentnahme | (-) | 2.157 € | Wird am nächsten Tag bei der Hausbank eingezahlt; im Geldtransitkonto dokumentiert |
| neuer Anfangsbestand | (=) | 300 € | Wird auf den nächsten Tag übertragen |
Um zu verhindern, dass Unternehmer Umsätze schwarz machen und nicht im Tagesbericht als Kasseneinnahme deklarieren, prüfen Finanzbeamte offene Ladenkassen häufiger. Im Rahmen einer sogenannten Kassennachschau können Prüfer des Finanzamtes unangekündigt Kasse und Kassenbestand prüfen. Auch bei der regelmäßigen Betriebsprüfung ist die Kassenprüfung bei der offenen Ladenkasse kritisch. Denn der Unternehmer steht aufgrund der fehlenden Einzelaufzeichnung quasi unter besonderer Beobachtung.
3. Anbieter für die offene Ladenkasse
Die offene Ladenkasse kaufen Unternehmer typischerweise in Bürofachmärkten oder Büro-Onlineshops. Neben der Geldkassette brauchen die Unternehmer auch Formulare für die Erfassung der Tageseinnahmen. Typische Hersteller und Marken sind:
- ANKER Geldschubladen
- Burg-Wächter Geldkassetten
- HMF Ladenkassen
- Mogler-Kassenschubladen
- WEDO Geldkassetten
- Kassenberichtsformulare von Avery Zweckform oder SIGEL
Fazit: offene Ladenkasse versus elektronisches Kassensystem
Vergleichen wir zum Schluss noch die offen Ladenkasse mit einem modernen Kassensystem und beleuchten anhand einer Tabelle Vorteile und Nachteile.
| Kriterien | offene Ladenkasse | elektronisches Kassensystem |
| Kosten der Anschaffung | In der Regel unter 50 € einmalige Anschaffungskosten | Monatliche Softwaremiete ab 14,90 € und Investitionen in die Hardware ab 399 € |
| Installationsaufwand | Eher niedrig | Eher hoch |
| Optimierung betrieblicher Abläufe | Nicht möglich | Ja, in großem Maße: Kundenakquise durch Gutschein-Funktionen, bessere Kundenverwaltung und Kundenbedienung, Zeitersparnis im Büro durch Schnittstellen zur Buchhaltung; Transparenz in der Unternehmensführung durch aussagekräftige Auswertungen, dadurch bessere Unternehmenssteuerung möglich |
| Zeitaufwand Kassenführung | Hoch, weil alles handschriftlich gemacht werden muss. | Niedrig, weil alles automatisch und digital abläuft |
| Fehlerrisiko bei der Kassenführung | Hoch, durch handschriftliches Arbeiten | Niedrig durch Automatisierung |
| Risiko Betriebsprüfung | Hoch, weil häufiger geprüft wird und die Prüfer durch die fehlende Einzelaufzeichnung von vorneherein misstrauisch sind. | Niedrig, wenn das Kassensystem GOBD konform und einfach zu bedienen ist. |
Im Grunde ist die offene Ladenkasse ein Relikt aus nicht-digitalen Zeiten. Selbst wenn die offene Ladenkasse noch geführt werden darf, sollten Unternehmer über ein modernes Kassensystem nachdenken. Damit vermeiden sie nicht nur Ärger mit dem Finanzamt, sondern sparen Kosten bei den Abläufen und gewinnen sogar noch zufriedene Kunden hinzu.