Die offene Ladenkasse im Zeitalter der Digitalisierung

Während elektronische Kassensysteme an strenge GoBD-Vorschriften zur Kassenführung gebunden sind, gelten für die offene Ladenkasse weniger formale Regeln. Doch Vorsicht: Gerade das kann spätestens bei der Betriebsprüfung zum Problem werden.

Wir erläutern in diesem Beitrag die offene Ladenkasse, stellen Hersteller vor und beleuchten Vorteile und Nachteile im Vergleich zu einem modernen elektronischen Kassensystem.

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Geschrieben von Chefredakteur

Für-Gründer.de Redaktion

René Klein verantwortet als Chefredakteur seit über 10 Jahren die Inhalte auf dem Portal und aller Publikationen von Für-Gründer.de. Er ist regelmäßig Gesprächspartner in anderen Medien und verfasst zahlreiche externe Fachbeiträge zu Gründungsthemen. Vor seiner Zeit als Chefredakteur und Mitgründer von Für-Gründer.de hat er börsennotierte Unternehmen im Bereich Finanzmarktkommunikation beraten.

Das Wichtigste auf einen Blick
  • Die offene Ladenkasse ist eine einfache Bargeldkassette oder Bargeldschublade und kommt völlig ohne Technik aus.
  • Bei einer offenen Ladenkasse erfolgt die Aufzeichnung händisch, anders als bei einem Kassensystem.
  • Offene Ladenkassen fallen nicht unter die Meldepflicht und müssen daher nicht beim Finanzamt gemeldet werden.
  • In Deutschland besteht keine Registrierkassenpflicht. Dennoch gelten für offene Ladenkassen Aufzeichnungspflichten.

  | Die offene Ladenkasse

Eine offene Ladenkasse, auch bekannt unter dem Begriff „Schubladenkasse“, wird rein manuell bedient und zeichnet keinerlei Daten auf. Das bedeutet, es wird eine Kasse ohne technische Funktionen genutzt, wie beispielsweise eine einfache Geldkassette.

Die täglichen Bareinnahmen werden handschriftlich erfasst, als Tagesberichte abgelegt und im Kassenbuch eingetragen.

Das manuelle Arbeiten birgt Fehlerquellen und eignet sich daher – wenn überhaupt – eher für kleine Unternehmen mit einem Secondhandshop, Tante-Emma-Laden oder Café. Auch auf Märkten arbeiten die Standbesitzer meist mit solchen Kassen.

Vorteile der offenen Ladenkasse

  • Geringe Anschaffungskosten
  • Hohe Mobilität
  • Kommt ohne Stromversorgung aus

Nachteile der offenen Ladenkasse

  • Annehmen von Kartenzahlungen nicht möglich
  • Keine detaillierten Umsatzstatistiken
  • Belege müssen handschriftlich erstellt werden: hoher zeitlicher Aufwand und hohes Fehlerrisiko
  • Anforderungen an eine ordnungsmäßige Kassenführung (GoBD) mit hohen Auflagen verbunden
  • Häufigere und strengere Kassenprüfungen

  | Vorschriften für offene Ladenkassen

Die Führung einer offenen Ladenkasse ist vom Gesetzgeber her grundsätzlich erlaubt, auch im Zeitalter der Digitalisierung. Die offene Ladenkasse eignet sich aber nur für Zahlungen mit Bargeld.

Eine Einzelaufzeichnung der Kassenvorgänge ist nicht möglich, eine Einzelaufzeichnungspflicht wie bei Registrierkassen oder elektronischen Kassensystemen gibt es nicht. Belege bzw. Quittungen für den Kunden erstellt der Händler manuell.

Kassenbericht für die Kassennachschau

Wichtig für die Kassenführung der offenen Ladenkasse ist aber der ordnungsmäßige Kassenbericht nach Geschäftsschluss am Ende des Geschäftstages.

  • Der Kassenbericht muss handschriftlich und zeitnah geführt werden, am besten am Ende des Geschäftstages.
  • Berichte in Excel sind nicht erlaubt.
  • Belege zu Barausgaben, Barentnahmen und Einlagen müssen jedem Kassenbericht beigefügt werden.
  • Jeder Kassenbericht muss sorgfältig abgeheftet und am besten fortlaufend nummeriert werden.
  • Sinnvoll ist ein ergänzendes Zählprotokoll, das die gezählten Mengen von Geldscheinen und Münzen aufzeichnet.
  • Hat ein Geschäftsjahr beispielsweise 300 Geschäftstage, braucht es folglich exakt 300 solcher Kassenberichte.
  • Diese Kassenberichte werden anschließend in ein Kassenbuch für die Buchführung übertragen.

Die folgende Tabelle zeigt beispielhaft einen Kassenbericht.

Kassenbericht: Softeis-Stand Lido di Giola
Datum   Samstag, 24.05.2025 Erläuterung
Anfangsbestand = 300 € Übertrag vom Vortag
Bareinnahmen + 3.157 € Getätigte Barverkäufe
Barausgaben - 200 € Immer mit Belegen dokumentieren!
Einlagen + 0 € Der Kasse zugeführtes Bargeld
Kassenbestand = 3.257 € Bargeldbestand am Ende des Geschäftstags
Bargeldentnahme - 2.157 € Wird am nächsten Tag bei der Hausbank eingezahlt und im Geldtransitkonto dokumentiert
Neuer Anfangsbestand = 300 € Wird auf den nächsten Tag übertragen (Übertrag)

Um zu verhindern, dass Unternehmer Umsätze schwarz machen und nicht im Tagesbericht als Kasseneinnahme deklarieren, prüfen Finanzbeamte offene Ladenkassen häufiger. Im Rahmen einer sogenannten Kassennachschau können Prüfer des Finanzamtes unangekündigt Kasse und Kassenbestand prüfen.

Auch bei der regelmäßigen Betriebsprüfung ist die Kassenprüfung bei der offenen Ladenkasse kritisch. Aufgrund der fehlenden Einzelaufzeichnung aller Geschäftsvorgänge steht der Unternehmer unter besonderer Beobachtung.

Belegausgabeplficht auch bei der offenen Ladenkasse

Wer eine offene Ladenkasse verwendet, unterliegt der Belegausgabepflicht. Seit dem 1. Januar 2020 schreibt das Kassengesetz vor, dass bei jedem Geschäftsvorfall ein Kassenbeleg ausgestellt werden muss. In der Praxis funktioniert das wie folgt:

  • Für jeden Barverkauf ist ein Beleg zu erstellen (handschriftlich oder per Quittungsblock)
  • Der Beleg muss den Kunden angeboten werden, unabhängig davon, ob sie ihn möchten oder nicht
  • Belege müssen für die Kassennachschau sauber dokumentiert und abgeheftet werden

Ausnahmen von der Belegausgabepflicht

Die Belegausgabepflicht greift nicht, wenn Waren oder Speisen an eine Vielzahl unbekannter Personen verkauft werden. Dieser Fall ist beispielsweise auf Märkten oder beim Betrieb eines Foodtrucks denkbar.

Trifft diese Voraussetzung zu, können Kassenbesitzer einen Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht beim Finanzamt stellen.

Wichtig: Die Befreiung gilt nicht automatisch, sondern wird individuell genehmigt.

  | Anbieter für die offene Ladenkasse

Die offene Ladenkasse kaufen Unternehmer typischerweise in Bürofachmärkten oder Büro-Onlineshops. Neben der Geldkassette brauchen die Unternehmer auch Formulare für die Erfassung der Tageseinnahmen. Typische Hersteller und Marken sind:

  • ANKER Geldschubladen
  • Burg-Wächter Geldkassetten
  • HMF Ladenkassen
  • Mogler-Kassenschubladen
  • WEDO Geldkassetten
  • Kassenberichtsformulare von Avery Zweckform oder SIGEL

  | Offene Ladenkasse versus elektronisches Kassensystem

In Deutschland gibt es keine Registrierkassenpflicht – daher ist es jedem selbst überlassen, ob für den Verkauf eine offene Ladenkasse eingesetzt werden soll oder lieber ein elektronisches Kassensystem.

Um die Entscheidung zu erleichtern, geben wir nun einen Überblick über die wichtigsten Unterschiede zwischen den beiden gängigsten Kassenarten.

Kriterium Offene Ladenkasse Elektronisches Kassensystem
Betriebsabläufe Keine Automatisierung Automatische Lagerverwaltung, Buchhaltung, Kundenbindung & Marketing, Rabattaktionen
Zeitaufwand Hoch (alles handschriftlich) Gering (digitale Prozesse)
Fehlerrisiko Hoch Niedrig durch Automatisierungen
Risiko Betriebsprüfung Hoch (häufigere Prüfung durch fehlende Einzelaufzeichnung) Gering (GoBD- und KassenSichV-konform)
Kosten Gering (oft unter 50 €) Software ab 0 €, Hardware ab ca. 280 €
Einrichtung Einfach Etwas aufwändiger, dafür nachhaltiger

Eine offene Ladenkasse wirkt auf den ersten Blick einfach in der Bedienung und günstig in der Anschaffung. Langfristig kostet sie jedoch mehr Zeit, da alle Vorgänge händisch erfolgen – etwa das Führen des Kassenbuchs oder die Belegerstellung.

Bei modernen elektronischen Kassensystemen werden Belege, Kassensturz und Kassenbuch per Knopfdruck geführt, auch Auswertungen über den Geschäftsalltag lassen sich bequem erstellen. Somit spart ein Kassensystem Aufwand und hilft, den Überblick zu behalten.

Mehr Vorschriften bei elektronischen Aufzeichnungssystemen

Bei einem elektronischen Kassensystem müssen Händler, Gastronomen und Dienstleister mehr rechtliche Vorschriften beachten als bei einer offenen Ladenkasse.

Welche das sind und wie sie eingehalten werden, erklären wir in unserem Info-Beitrag.

Jetzt informieren

  | Unser Fazit

Die offene Ladenkasse ist zwar in Deutschland noch erlaubt. Im Geschäftsalltag bietet die offene Ladenkasse allerdings mehr Nachteile:

  • Manuelles Erstellen von Belegen und Kassenbuch
  • Häufigere Kassennachschau durch fehlende Einzelaufzeichnung
  • Kein Schutz vor Diebstahl
  • Kartenzahlungen werden nicht akzeptiert

Elektronische Kassensysteme bieten hingegen mehr Vorteile:

  • Akzeptieren Zahlungen mit Bar, Karte oder Mobiles Bezahlen
  • Automatische Kassenbuchführung
  • Belegerstellung auf Knopfdruck
  • Erhöhte Kundenbindung durch Gutscheine oder Rabatte
  • Lagerbestand aktualisiert sich automatisch
  • Strategische Entscheidungen dank Umsatzstatistiken

In unserem Vergleich der besten Kassensysteme haben wir noch mehr Vorteile der elektronischen Kasse entdeckt.

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Autor: René Klein
Chefredakteur

René Klein verantwortet als Chefredakteur seit über 10 Jahren die Inhalte auf dem Portal und aller Publikationen von Für-Gründer.de. Er ist regelmäßig Gesprächspartner in anderen Medien und verfasst zahlreiche externe Fachbeiträge zu Gründungsthemen. Vor seiner Zeit als Chefredakteur und Mitgründer von Für-Gründer.de hat er börsennotierte Unternehmen im Bereich Finanzmarktkommunikation beraten.