- Die offene Ladenkasse ist eine einfache Bargeldkassette oder Bargeldschublade und kommt völlig ohne Technik aus.
- Bei einer offenen Ladenkasse erfolgt die Aufzeichnung händisch, anders als bei einem Kassensystem.
- Offene Ladenkassen fallen nicht unter die Meldepflicht und müssen daher nicht beim Finanzamt gemeldet werden.
- In Deutschland besteht keine Registrierkassenpflicht. Dennoch gelten für offene Ladenkassen Aufzeichnungspflichten.
| Die offene Ladenkasse
Eine offene Ladenkasse, auch bekannt unter dem Begriff „Schubladenkasse“, wird rein manuell bedient und zeichnet keinerlei Daten auf. Das bedeutet, es wird eine Kasse ohne technische Funktionen genutzt, wie beispielsweise eine einfache Geldkassette.
Die täglichen Bareinnahmen werden handschriftlich erfasst, als Tagesberichte abgelegt und im Kassenbuch eingetragen.
Das manuelle Arbeiten birgt Fehlerquellen und eignet sich daher – wenn überhaupt – eher für kleine Unternehmen mit einem Secondhandshop, Tante-Emma-Laden oder Café. Auch auf Märkten arbeiten die Standbesitzer meist mit solchen Kassen.
Vorteile der offenen Ladenkasse
- Geringe Anschaffungskosten
- Hohe Mobilität
- Kommt ohne Stromversorgung aus
Nachteile der offenen Ladenkasse
- Annehmen von Kartenzahlungen nicht möglich
- Keine detaillierten Umsatzstatistiken
- Belege müssen handschriftlich erstellt werden: hoher zeitlicher Aufwand und hohes Fehlerrisiko
- Anforderungen an eine ordnungsmäßige Kassenführung (GoBD) mit hohen Auflagen verbunden
- Häufigere und strengere Kassenprüfungen
| Vorschriften für offene Ladenkassen
Die Führung einer offenen Ladenkasse ist vom Gesetzgeber her grundsätzlich erlaubt, auch im Zeitalter der Digitalisierung. Die offene Ladenkasse eignet sich aber nur für Zahlungen mit Bargeld.
Eine Einzelaufzeichnung der Kassenvorgänge ist nicht möglich, eine Einzelaufzeichnungspflicht wie bei Registrierkassen oder elektronischen Kassensystemen gibt es nicht. Belege bzw. Quittungen für den Kunden erstellt der Händler manuell.
Kassenbericht für die Kassennachschau
Wichtig für die Kassenführung der offenen Ladenkasse ist aber der ordnungsmäßige Kassenbericht nach Geschäftsschluss am Ende des Geschäftstages.
- Der Kassenbericht muss handschriftlich und zeitnah geführt werden, am besten am Ende des Geschäftstages.
- Berichte in Excel sind nicht erlaubt.
- Belege zu Barausgaben, Barentnahmen und Einlagen müssen jedem Kassenbericht beigefügt werden.
- Jeder Kassenbericht muss sorgfältig abgeheftet und am besten fortlaufend nummeriert werden.
- Sinnvoll ist ein ergänzendes Zählprotokoll, das die gezählten Mengen von Geldscheinen und Münzen aufzeichnet.
- Hat ein Geschäftsjahr beispielsweise 300 Geschäftstage, braucht es folglich exakt 300 solcher Kassenberichte.
- Diese Kassenberichte werden anschließend in ein Kassenbuch für die Buchführung übertragen.
Die folgende Tabelle zeigt beispielhaft einen Kassenbericht.
Kassenbericht: Softeis-Stand Lido di Giola | |||
Datum | Samstag, 24.05.2025 | Erläuterung | |
Anfangsbestand | = | 300 € | Übertrag vom Vortag |
Bareinnahmen | + | 3.157 € | Getätigte Barverkäufe |
Barausgaben | - | 200 € | Immer mit Belegen dokumentieren! |
Einlagen | + | 0 € | Der Kasse zugeführtes Bargeld |
Kassenbestand | = | 3.257 € | Bargeldbestand am Ende des Geschäftstags |
Bargeldentnahme | - | 2.157 € | Wird am nächsten Tag bei der Hausbank eingezahlt und im Geldtransitkonto dokumentiert |
Neuer Anfangsbestand | = | 300 € | Wird auf den nächsten Tag übertragen (Übertrag) |
Um zu verhindern, dass Unternehmer Umsätze schwarz machen und nicht im Tagesbericht als Kasseneinnahme deklarieren, prüfen Finanzbeamte offene Ladenkassen häufiger. Im Rahmen einer sogenannten Kassennachschau können Prüfer des Finanzamtes unangekündigt Kasse und Kassenbestand prüfen.
Auch bei der regelmäßigen Betriebsprüfung ist die Kassenprüfung bei der offenen Ladenkasse kritisch. Aufgrund der fehlenden Einzelaufzeichnung aller Geschäftsvorgänge steht der Unternehmer unter besonderer Beobachtung.
Belegausgabeplficht auch bei der offenen Ladenkasse
Wer eine offene Ladenkasse verwendet, unterliegt der Belegausgabepflicht. Seit dem 1. Januar 2020 schreibt das Kassengesetz vor, dass bei jedem Geschäftsvorfall ein Kassenbeleg ausgestellt werden muss. In der Praxis funktioniert das wie folgt:
- Für jeden Barverkauf ist ein Beleg zu erstellen (handschriftlich oder per Quittungsblock)
- Der Beleg muss den Kunden angeboten werden, unabhängig davon, ob sie ihn möchten oder nicht
- Belege müssen für die Kassennachschau sauber dokumentiert und abgeheftet werden
Ausnahmen von der Belegausgabepflicht
Die Belegausgabepflicht greift nicht, wenn Waren oder Speisen an eine Vielzahl unbekannter Personen verkauft werden. Dieser Fall ist beispielsweise auf Märkten oder beim Betrieb eines Foodtrucks denkbar.
Trifft diese Voraussetzung zu, können Kassenbesitzer einen Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht beim Finanzamt stellen.
Wichtig: Die Befreiung gilt nicht automatisch, sondern wird individuell genehmigt.
| Anbieter für die offene Ladenkasse
Die offene Ladenkasse kaufen Unternehmer typischerweise in Bürofachmärkten oder Büro-Onlineshops. Neben der Geldkassette brauchen die Unternehmer auch Formulare für die Erfassung der Tageseinnahmen. Typische Hersteller und Marken sind:
- ANKER Geldschubladen
- Burg-Wächter Geldkassetten
- HMF Ladenkassen
- Mogler-Kassenschubladen
- WEDO Geldkassetten
- Kassenberichtsformulare von Avery Zweckform oder SIGEL
| Offene Ladenkasse versus elektronisches Kassensystem
In Deutschland gibt es keine Registrierkassenpflicht – daher ist es jedem selbst überlassen, ob für den Verkauf eine offene Ladenkasse eingesetzt werden soll oder lieber ein elektronisches Kassensystem.
Um die Entscheidung zu erleichtern, geben wir nun einen Überblick über die wichtigsten Unterschiede zwischen den beiden gängigsten Kassenarten.
Kriterium | Offene Ladenkasse | Elektronisches Kassensystem |
Betriebsabläufe | Keine Automatisierung | Automatische Lagerverwaltung, Buchhaltung, Kundenbindung & Marketing, Rabattaktionen |
Zeitaufwand | Hoch (alles handschriftlich) | Gering (digitale Prozesse) |
Fehlerrisiko | Hoch | Niedrig durch Automatisierungen |
Risiko Betriebsprüfung | Hoch (häufigere Prüfung durch fehlende Einzelaufzeichnung) | Gering (GoBD- und KassenSichV-konform) |
Kosten | Gering (oft unter 50 €) | Software ab 0 €, Hardware ab ca. 280 € |
Einrichtung | Einfach | Etwas aufwändiger, dafür nachhaltiger |
Eine offene Ladenkasse wirkt auf den ersten Blick einfach in der Bedienung und günstig in der Anschaffung. Langfristig kostet sie jedoch mehr Zeit, da alle Vorgänge händisch erfolgen – etwa das Führen des Kassenbuchs oder die Belegerstellung.
Bei modernen elektronischen Kassensystemen werden Belege, Kassensturz und Kassenbuch per Knopfdruck geführt, auch Auswertungen über den Geschäftsalltag lassen sich bequem erstellen. Somit spart ein Kassensystem Aufwand und hilft, den Überblick zu behalten.
Mehr Vorschriften bei elektronischen Aufzeichnungssystemen
Bei einem elektronischen Kassensystem müssen Händler, Gastronomen und Dienstleister mehr rechtliche Vorschriften beachten als bei einer offenen Ladenkasse.
Welche das sind und wie sie eingehalten werden, erklären wir in unserem Info-Beitrag.
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