Plötzlich Gründer: gut organisieren - Fehler vermeiden

Die Existenzgründung und Selbstständigkeit ist für die meisten Menschen eine komplett neue Erfahrung, die mit vielen Herausforderungen verbunden ist. Der Fachbeitrag "Plötzlich Gründer" möchte Ihnen aufzeigen, wie Sie sich gut vorbereiten und welche Fallstricke es zu vermeiden gilt.

Zudem wird dargestellt, wie ein gutes Projektmanagement funktionieren sollte. Unsere 20 Schritte zu Ihrer Gründung gibt es hier.



Plötzlich Gründer: Alles auf einmal tun müssen

Wie organisiert man sich am besten selbst in der Gründungsphase?
Die Hintergründe einer Unternehmensgründung, einer Umfirmierung, der Ausgründung oder eines Firmen „Relaunches" sind vielfältig: Teils aus der Not geboren, teils aus der Leidenschaft heraus, die eignen Vision eines Geschäftsmodells umzusetzen. Marktveränderungen oder der Sehnsucht nach Unabhängigkeit sind weitere typische Gründungsmotivationen.

In jedem Fall findet sich der Gründer, selbst wenn von langer Hand geplant und vorbereitet wurde, plötzlich in einer Situation wieder, in der die unterschiedlichsten Anforderungen auf ihn einprasseln: Die Kunden wollen gewonnen werden, Websites müssen gepflegt und Rechnungen gestellt werden. In der Anfangsphase sollte auch am intensivsten Marketing gemacht werden. Schließlich muss die eigene Dienstleistung fachgerecht erbracht bzw. das Produkt hochwertig hergestellt werden und nicht zuletzt auch noch Buchhaltung und Steuern korrekt erledigt werden.

Viele Gründer sind schon schlicht an dieser Überforderung gescheitert, auch wenn Marktumfeld und Angebot gut waren. Was tun? In der Gründerposition, aber auch in anderen leistungsintensiven Lebensphasen hilft ein gutes Aufgabenmanagement um der Dinge und Zettelwirtschaft Herr zu werden: Egal ob online oder im ledergebunden Notizbuch. Irgendwo müssen die vielfältigen Aufgaben gesammelt, organisiert und priorisiert werden, um dann strukturiert abgearbeitet werden zu können.

Das gilt natürlich auch für Teams und ganze Unternehmen, wofür ein Ticketsystem empfehlenswert ist. Wir empfehlen, mit einer einfachen, kostenfreien Software zu beginnen um den eigentlichen Bedarf zu eruieren. Es gibt auch sehr komplexe Software, die perfekt mit email, Dokumentenmanagement und Kalender verzahnt sind, allerdings muss man aufpassen, sich hier nicht zusätzlichen Pflegeaufwand zu verursachen.

Unterstützung von außen, durch Bekannte, Geschäftsfreunde oder Berater, die sich auch persönlich einbringen, sind die beste Ergänzung zum Aufgabenmanagement. Allein jemanden zu haben der einem in Ruhe zuhört und die Komplexität des Gründungsprozesses aufgrund seiner Erfahrung durchschaut, kann schon sehr erleichternd sein.

Drei typische Fallstricke bei der Gründungsfinanzierung

– und wie man nicht darüber stolpert.
Viele Existenzgründer gehen mit guten Ideen an den Start, kommen jedoch sehr früh in Schwierigkeiten, weil das Geld (scheinbar) nicht ausreicht. Woran liegt das und wie kann man solche Probleme vermeiden?

Der Businessplan ist unvollständig oder nicht schlüssig
Viele Businesspläne beschreiben ausführlich und überzeugend Produkt- und Leistungsangebote, Marktsituation, Standort und Konkurrenz. Weniger eingehend werden die Fragen der Rentabilität und der erforderlichen Liquidität behandelt. Bei Fremdfinanzierungen wird oft nur der Kapitalbedarf erwähnt, Aussagen zu Sicherheiten und insbesondere zum Kapitaldienst fehlen häufig.

Die Startliquidität/das Eigenkapital ist nicht ausreichend
Bei der Planung des Unternehmensstartes kalkulieren den Aufwand für die Investition und die Gründung ein, beachten jedoch weitere wesentliche Liquiditätsfaktoren wie die zeitliche Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben sowie die geringen Umsätze in der Startphase meist nur unzureichend – Liquiditätsengpässe sind die zwangsläufige Folge.

Das Finanzierungsgespräch zum Kredit- oder Förderantrag wurde nicht richtig vorbereitet
Neben der Vollständigkeit, Prüffähigkeit und Plausibilität der eingereichten Unterlagen wird der Präsentation des Unternehmenskonzeptes und des Finanzierungsantrages im persönlichen Gespräch mit dem Finanzierungsinstitut oft zu wenig Bedeutung beigemessen. Steht der Unternehmer zu seinem Konzept? Bringt er ausreichend kaufmännisches Wissen mit, um sein Unternehmen zu führen? - sind nur zwei Fragen, deren Beantwortung die Entscheidungsfindung einer Bank maßgeblich beeinflusst. Im Rahmen einer Existenzgründungsberatung kann sich der angehende Unternehmer mit dem erforderlichen Wissen für einen erfolgreichen Start ausstatten lassen und erkannte Defizite oder Schwachstellen rechtzeitig angehen.

Projektmanagement bei Unternehmensgründungen

Auf was kommt es an?
Projektmanagement ist nicht nur in typischen Projektsituationen oder in großen Unternehmen relevant, sondern auch bei Unternehmensgründungen. Gründungen sind Projekte, die erst nach einer bestimmten Zeit in eine Art Tagesgeschäft übergehen. Und selbst dann bietet ein Projektmanagement sinnvolle Werkzeuge an, die den Alltag vereinfachen. Projektmanagement bietet eine Basis für folgende Punkte:

  • Sinnvolles Strukturieren aller Aufgaben
  • Priorisieren und schätzen der Zeiträume (ggf. auch Kosten) der Aufgaben
  • Planung der Durchführung einschließlich Einbeziehung der Abhängigkeiten
  • Abschätzen von Risiken
  • Umgang mit Unvorhergesehenem
  • Aktuelle Planung und Übersicht der Ressourcen (einschließlich des Budgets und einer Ressourcen-Vorschau)
  • Entwicklung von Standards einerseits in Bezug auf Prozesse andererseits in Bezug auf Dokumente

Gerade zu Beginn stehen vielerlei Herausforderungen an, die ein Unternehmer meistern muss. Abhängig von der Größe des Unternehmens wird man für gewöhnlich viele davon alleine meistern Das Projektmanagement unterstützt im „daily business", indem es Ordnung ins Chaos bringt. Es strukturiert und ordnet und macht eine zuverlässige Planung möglich. Wie Projektmanagement helfen kann, hängt stark von der Aufgabe und Branche des Startups ab, allerdings gibt es bestimmte Informationen, die jeder Unternehmer zur Verfügung haben muss, um auf die kommenden Monate vorbereitet zu sein, welche in typischen Projektsituationen stets eine hohe Wichtigkeit hat:

  1. Akquisitionsplan oder Marketingplan um neue Kunden zu gewinnen
  2. Kostenübersicht über variable und fixe Kosten sowie deren Prognose für die nächsten Monate (einschließlich ggf. notwendiger Einkäufe / Investitionen)
  3. Umsatzplan über die nächsten Monate
  4. Aktueller Finanz-Status (möglichst aktuelle Betrachtung der Deckungsbeiträge und des Cashflows)
  5. Projektplan / ToDo’s des Tagesgeschäfts (Wer macht was bis wann, von den Aufgaben des eigentlichen Kerngeschäfts bis hin zur Rechnungsstellung und Buchhaltung)
  6. Kommunikationsplan in Bezug auf Kunden und andere Vertragspartner (Wer kommuniziert wie mit wem per Telefon, Email, Post etc. und wann mit welchem Ergebnis?)
  7. Problemliste / Risikoliste, die regelmäßig begutachtet und bewertet wird. Sehr hilfreich kann auch eine begleitende Analyse sein, die zunächst passiv alle Prozesse und Aufgaben im laufenden Geschäft aufnimmt, um dann das richtige Projektmanagementtool zu empfehlen und aktiv einzuführen.

Autor

  • Harald Schottenloher
    synthesos Wirtschaftsberatung Berlin
    Tel.: 030.28879437
    Email
    Website
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