Gemeinnützige GmbH gründen: Anleitung in 8 Schritten

Um eine gGmbH gründen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Mindestens ein Gesellschafter (§ 1 GmbHG)
• 25.000 € Mindestkapital (§ 5 GmbHG), mindestens 12.500 € bei der Gründung (§ 7 GmbHG)
• Anerkannter gemeinnütziger Zweck nach  § 52 der Abgabenordnung wird verfolgt
• Satzungsentwurf, der den Anforderungen der Abgabenordnung entspricht
• Gesellschaftsname mit dem Zusatz "gGmbH"
• Firmensitz

Nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber dringend empfohlen, ist die Vorabprüfung der Satzung durch das zuständige Finanzamt. So lässt sich bereits vor der notariellen Beurkundung klären, ob die Satzung den Anforderungen der Abgabenordnung entspricht. Das beugt späteren Problemen bei der Anerkennung der Gemeinnützigkeit vor.

Die Gründung einer gemeinnützigen GmbH kostet ungefähr 1.400 €. Es fallen dieselben Kostenpunkte wie bei einer klassischen GmbH an.

Die Kosten als Beispiel durchgerechnet:

Die genannten Kosten sind Richtwerte und variieren je nach individueller Situation und Bundesland.

Wichtig: Die Kosten für die Erstellung des Gesellschaftsvertrags wurden hier nicht berücksichtigt. Die Gründung einer gemeinnützigen GmbH kann in der Praxis mehr kosten als die einer normalen GmbH.

Weil die gGmbH nicht mit dem Musterprotokoll gegründet werden kann, können beispielsweise höhere Notar- und Beratungskosten anfallen.

Auch das Stammkapital wurde nicht als Kostenpunkt angegeben. Das Mindeststammkapital für die gGmbH beträgt 25.000 €, wovon mindestens 12.500 € bei der Gründung auf ein Geschäftskonto eingezahlt werden müssen.

Die 8 Schritte zur Gründung einer gGmbH:

Wir erläutern die einzelnen Schritte im Detail:

1. Gesellschaftsvertrag aufsetzen
2. Notartermin
3. Geschäftskonto eröffnen und Stammeinlage einzahlen
4. Handelsregister-Eintragung
5. Gewerbeanmeldung
6. Steuerliche Erfassung
7. Feststellungsbescheid beantragen
8. Transparenzregister-Anmeldung

Der Gesellschaftsvertrag für die gemeinnützige GmbH unterscheidet sich inhaltlich in einem wesentlichen Punkt von dem einer klassischen GmbH: Der gemeinnützige Zweck muss konkret genannt werden. Außerdem muss beschrieben werden, mit welchen Maßnahmen dieser Zweck erfüllt werden soll.

Der gemeinnützige Zweck muss nach § 52 der Abgabenordnung materieller, geistiger oder sittlicher Art sein. Damit die Gemeinnützigkeit der gGmbH anerkannt wird, muss der Gesellschaftsvertrag zusätzlich folgende Klauseln enthalten:

• Gesellschafter der gemeinnützigen GmbH dürfen keine Gewinnausschüttungen oder Zuwendungen aus deren Mitteln erhalten
• Es dürfen keine übermäßig hohen Vergütungen an Beteiligte oder Mitarbeiter der gemeinnützigen GmbH ausbezahlt werden
• Bei Auflösung oder Aufhebung der gGmbH oder bei Wegfall der steuerbegünstigten Zwecke darf das Gesellschaftsvermögen nicht an die Gesellschafter fallen (außer, sie sind selbst gemeinnütziger Natur)

Da eine gemeinnützige GmbH zwingend einen Geschäftsführer benötigt, kann dieser auch direkt im Gesellschaftsvertrag bestellt werden. Weiterhin muss der Gesellschaftsvertrag die Anteilseigner benennen. Zu jedem Gesellschafter müssen folgende Angaben enthalten sein:

• Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort
• Nennbeträge und die laufenden Nummern der jeweiligen Geschäftsanteile

Außerdem muss der Gesellschaftsvertrag einer gGmbH wie der einer klassischen GmbH folgende Punkte enthalten:

• Name der Firma
• Firmensitz
• Höhe des Stammkapitals

Der Firmenname der gGmbH muss gemäß § 18 HGB zur Kennzeichnung des Unternehmens geeignet sein und Unterscheidungskraft besitzen. Zudem darf er nicht irreführend sein.

Vor der notariellen Beurkundung ist eine freiwillige Namensprüfung durch die Industrie- und Handelskammer (IHK) am geplanten Unternehmenssitz ratsam. Die Kosten der IHK-Firmenprüfung liegen je nach Kammer bei 30-80 € (Stand: Oktober 2025). In vielen Fällen erfolgt eine erste Vorprüfung kostenfrei.

Unser Muster-Gesellschaftsvertrag für die gGmbH dient bei der Gründung als Orientierung. Darüber hinaus sollten ein Geschäftsführervertrag und eine Geschäftsordnung erstellt werden.

Sobald der Gesellschaftsvertrag steht und er idealerweise vom Finanzamt geprüft wurde, ist der nächste Schritt der Notartermin. Dort wird der Vertrag offiziell unterzeichnet und beurkundet.

Dabei ist Folgendes zu beachten:

• Termin frühzeitig vereinbaren (am besten drei Wochen im Voraus)

• Notar Informationen vorab zukommen lassen: Satzung, Gesellschafterliste, Sitz, Stammkapital, Geschäftsführer

• Zum Termin mitbringen: Ausweis, Satzung, ggf. Registerauszug und Finanzamtsschreiben

• gGmbH gilt dann als "in Gründung (i. G.)" und darf Geschäfte tätigen

Der Notartermin kann per E-Mail oder telefonisch vereinbart werden. Der Notar benötigt vorab die wichtigsten Angaben zu Satzung, Gesellschafterliste, geplanter Sitz der gGmbH, Höhe des Stammkapitals und Namen des/der Geschäftsführer. Bei ausländischen Gesellschaftern können Übersetzungen oder beglaubigte Vollmachten notwendig sein.

Zum Termin bringen alle Gesellschafter oder bevollmächtigten Vertreter ihren Personalausweis oder Reisepass mit. Außerdem wichtig: die aktuelle Satzung, bei juristischen Personen (z. B. wenn eine GmbH als Gesellschafter auftritt) ein aktueller Registerauszug und (falls vorhanden) das Schreiben des Finanzamts zur Vorabprüfung.

Der Notar überprüft zunächst die Identität der Beteiligten und liest dann den Gesellschaftsvertrag vor. Dabei erklärt er zentrale Punkte wie Name, Sitz, Zweck, Stammkapital und die Regeln zur Gemeinnützigkeit.

Änderungswünsche können direkt eingearbeitet werden. Danach unterschreiben alle Gesellschafter und der Notar bestätigt die Unterschriften.

Im selben Termin werden die Geschäftsführer bestellt. Sie müssen erklären, dass keine Ausschlussgründe vorliegen (z. B. Vorstrafen wegen Wirtschafts- oder Vermögensdelikte wie Betrug oder Steuerhinterziehung).

Anschließend erstellt der Notar die Gesellschafterliste und bereitet die elektronische Anmeldung beim Handelsregister vor. Diese Anmeldung geht ans Gericht, sobald die Stammeinlage auf dem Geschäftskonto eingezahlt wurde.

Abschließend erhalten die Gesellschafter eine Ausfertigung des Gesellschaftsvertrags und die Notarkostenrechnung. Ab diesem Zeitpunkt gilt die gGmbH als "in Gründung" (gGmbH i. G.). 

Die gGmbH i. G. darf bereits Verträge schließen, muss aber deutlich machen, dass die Eintragung im Handelsregister noch aussteht. Doch Achtung: In dieser Phase haften die Gesellschafter persönlich mit ihrem Privatvermögen, wenn es zu Verbindlichkeiten kommt. Die beschränkte Haftung greift erst mit der Eintragung der gGmbH im Handelsregister.

Nach dem Notartermin braucht die gGmbH ein eigenes Geschäftskonto. Ohne Konto kann die Stammeinlage nicht eingezahlt werden. Ohne die Einzahlung darf der Notar die Gesellschaft nicht ins Handelsregister eintragen.

Das Konto wird auf den Namen der "gGmbH in Gründung" (gGmbH i. G.) eröffnet. Die meisten Banken verlangen für die Kontoeröffnung folgende Dokumente:

• Beurkundeter Gesellschaftsvertrag
• Gesellschafterliste
• Kopie der Geschäftsführerbestellung

Manche Institute fordern zusätzlich den Personalausweis der Geschäftsführer. Um die Anforderungen der Bank rechtzeitig zu klären, sollte frühzeitig das passende Geschäftskonto gesucht werden.

Bei Filialbanken kann die Eröffnung direkt im Termin erfolgen. Bei Onlinebanken dauert die Prüfung häufig einige Tage.

Sobald das Konto eingerichtet ist, zahlen die Gesellschafter ihre Einlagen ein. Für die Eintragung im Handelsregister muss mindestens die Hälfte des Stammkapitals (min. 12.500 €) auf dem Konto sein.

Die Einzahlung erfolgt per Überweisung auf das neue Geschäftskonto. Bargeld wird in der Regel nicht akzeptiert.

Nach der Einzahlung stellt die Bank eine Einzahlungsbestätigung oder Kontoübersicht aus. Diese Bestätigung dient dem Notar als Nachweis über die Einzahlung des Stammkapitals gegenüber dem Handelsregister.

Sobald die Stammeinlage auf dem Geschäftskonto eingegangen ist, kann der Notar die gGmbH beim zuständigen Amtsgericht (Registergericht) anmelden. Dafür übermittelt er die elektronische Handelsregisteranmeldung mit allen erforderlichen Unterlagen.

Dazu gehören:

• Beurkundeter Gesellschaftsvertrag
• Gesellschafterliste
• Bestellung der Geschäftsführer
• Nachweis über die Einzahlung des Stammkapitals

Das Registergericht prüft, ob die Unterlagen vollständig und formal korrekt sind. Wenn alles stimmt, wird die gGmbH im Handelsregister eingetragen. 

Mit der Eintragung entsteht die Gesellschaft rechtlich: Sie gilt nun als vollwertige juristische Person. Der Zusatz "in Gründung (i. G.)" entfällt. Erst ab diesem Zeitpunkt haften die Gründer nicht mehr privat.

Je nach Auslastung des Gerichts dauert die Eintragung in der Regel eine bis drei Wochen. Wenn Unterlagen fehlen oder Zahlungen nicht bestätigt sind, kann sich der Prozess verzögern.

Wenn alles geklappt hat, erhält die gGmbH einen aktuellen Handelsregisterauszug und wird automatisch im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlicht. Damit kann sie alle weiteren Schritte angehen.

Soll die gemeinnützige GmbH auch einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb führen, muss sie sich beim zuständigen Gewerbeamt anmelden.

Für die Anmeldung werden folgende Unterlagen benötigt:

• Handelsregisterauszug
• Gesellschaftsvertrag
• Personalausweis des Geschäftsführers

Manche Gemeinden verlangen zusätzlich eine Kopie der Geschäftsführerbestellung oder einen Nachweis über die Geschäftsadresse. Je nach Kommune kann die Gewerbeanmeldung bis zu 65 € kosten.

Bei der Anmeldung gibt der Geschäftsführer den Unternehmensgegenstand an, also eine kurze Beschreibung der Tätigkeit der gGmbH. Das ist der Unternehmenszweck, wie er in der Satzung steht (z. B. "Förderung von Bildung, Kunst und Kultur" oder "Durchführung sozialer Projekte").

Das Gewerbeamt leitet die Angaben anschließend automatisch an das Finanzamt, die Industrie- und Handelskammer (IHK) und gegebenenfalls an weitere Stellen weiter. Nach erfolgreicher Anmeldung erhält die gGmbH eine Gewerbeanmeldebestätigung. Dieser Nachweis wird für weitere Behördengänge (z. B. steuerliche Erfassung) benötigt.

Der gGmbH-Geschäftsführer sollte sich aktiv darum kümmern, dass die steuerliche Erfassung zügig erfolgt. Dafür muss der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung elektronisch über das Portal ELSTER ausgefüllt und eingereicht werden. Ohne diesen Schritt kann das Finanzamt keine Steuernummer vergeben.

Der Fragebogen fragt folgende Daten ab:

• Name und Anschrift der Gesellschaft
• Kontaktdaten
• Bankverbindung
• Angaben zu Gesellschaftern und Geschäftsführern
• Beschreibung der geplanten Tätigkeit
• Schätzung der voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben

Wichtig: Die Angaben im Fragebogen müssen mit der Satzung übereinstimmen. Der Unternehmenszweck sollte genau so beschrieben werden, wie er im Gesellschaftsvertrag steht.

Sobald das Finanzamt alle Unterlagen geprüft hat, vergibt es eine Steuernummer und auf Wunsch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Diese Daten sind Pflichtangaben auf Rechnungen, Spendenquittungen und im allgemeinen Zahlungsverkehr.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) wird benötigt, wenn die gGmbH umsatzsteuerpflichtige oder wirtschaftliche Tätigkeiten ausübt. Sie sollte gleich mit der steuerlichen Erfassung über das Finanzamt beantragt werden, da die Vergabe sonst über das Bundeszentralamt für Steuern erfolgt. Das kann mehrere Wochen dauern.

Die Ausstellung über das Finanzamt dauert meist ein bis zwei Wochen. Danach kann die gGmbH ihre Tätigkeit offiziell aufnehmen und steuerlich korrekt abrechnen.

Nachdem die gGmbH steuerlich erfasst wurde, folgt der wichtigste Schritt für die spätere Arbeit: die Anerkennung der Gemeinnützigkeit. Dafür stellt die gGmbH beim Finanzamt den Antrag auf einen Feststellungsbescheid nach § 60a Abgabenordnung (AO).

Dieser Bescheid bestätigt verbindlich, dass die Satzung gemeinnützig ist und die gGmbH steuerlich begünstigt wird. Ohne ihn behandelt das Finanzamt die Gesellschaft wie eine normale GmbH (ohne Steuerbefreiungen und ohne Berechtigung, Spendenquittungen auszustellen).

Der Antrag erfolgt schriftlich beim zuständigen Finanzamt. In der Praxis genügt meist ein kurzes Anschreiben mit dem Hinweis, dass der Feststellungsbescheid nach § 60a AO beantragt wird.

Folgende Dokumente müssen beigelegt werden:

• Beurkundeter Gesellschaftsvertrag
• Handelsregisterauszug
• Kurze Beschreibung der geplanten Tätigkeit

Manche Finanzämter verlangen zusätzlich einen Finanzierungsplan oder Nachweise über die Mittelverwendung.

Das Finanzamt prüft, ob die Satzung alle formalen Voraussetzungen erfüllt. Hierzu zählen Vermögensbindung, Mittelverwendung und Zweckdefinition.

Ist alles in Ordnung, erhält die gGmbH den Feststellungsbescheid in schriftlicher Form. Damit ist die Gemeinnützigkeit offiziell anerkannt.

Achtung: Der Bescheid gilt befristet. Das Finanzamt prüft alle drei Jahre nach.

Nach der Eintragung ins Handelsregister muss die gGmbH ihre wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister eintragen. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Geldwäschegesetz (§ 20 GwG) und gilt für alle GmbHs.

Die Anmeldung erfolgt online über die Plattform des Transparenzregisters und ist kostenlos. Die jährliche Gebühr beträgt 20,80 €. Gesellschaften, die nachweislich ausschließlich gemeinnützige Zwecke verfolgen, können aber eine Befreiung beantragen.

Die Anmeldung sollte schnellstmöglich erfolgen. Sonst drohen Bußgelder für schuldhaftes Zögern in Höhe von bis zu 100.000 € (Stand: Oktober 2025).

Nach erfolgreicher Anmeldung erhält die gGmbH eine elektronische Bestätigung. Diese sollte gemeinsam mit dem Handelsregisterauszug und dem Feststellungsbescheid aufbewahrt werden.

Mit diesem Schritt ist der Gründungsprozess abgeschlossen. Die gGmbH kann ihre Tätigkeit nun offiziell aufnehmen.

Nachdem eine gemeinnützige GmbH erfolgreich gegründet wurde, kann die Geschäftstätigkeit der Gesellschaft beginnen. Allerdings gibt es weitere Schritte und gesetzliche Pflichten, welche die gGmbH berücksichtigen muss.

Wir gehen jeden Punkt im Detail durch:

1. Beitragsbefreiung bei IHK oder HWK beantragen
2. Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft
3. Betriebsnummer beantragen
4. Anmeldung bei den Krankenkassen
5. Buchführung und steuerliche Pflichten
6. Gesellschafterpflichten
7. Betriebsrat

Unmittelbar nach der Handelsregistereintragung erhält die gGmbH Post von der Industrie- und Handelskammer (IHK) oder (bei handwerklicher Tätigkeit) von der Handwerkskammer (HWK).

Die Mitgliedschaft entsteht automatisch durch die Gewerbeanmeldung. Gemeinnützige GmbHs können einen Antrag auf Beitragsbefreiung oder Beitragsermäßigung stellen.

Der Antrag erfolgt formlos per Schreiben oder E-Mail an die jeweilige Kammer. Wichtig ist der Nachweis der Gemeinnützigkeit.

Dafür wird der aktuelle Freistellungsbescheid des Finanzamts benötigt. Nach Prüfung der Unterlagen entscheidet die Kammer, ob der Beitrag vollständig erlassen oder reduziert wird.

Jede gGmbH muss sich nach der Gründung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft (BG) melden. Diese Anmeldung dient der gesetzlichen Unfallversicherung der Mitarbeiter. Auch wenn keine Mitarbeiter angestellt werden, ist dieser Schritt verpflichtend.

Welche Berufsgenossenschaft zuständig ist, hängt von der Branche ab:

• Soziale, kulturelle oder pädagogische Einrichtungen: BGW (Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege)

• Verwaltung, Bürotätigkeiten oder Beratung: VBG (Verwaltungs-Berufsgenossenschaft)

Die Anmeldung sollte innerhalb einer Woche nach Aufnahme der Tätigkeit erfolgen. Das geht online über die Website der jeweiligen BG oder per Formular.

Folgende Dokumente werden benötigt:

• Name und Anschrift der gGmbH

• Handelsregister- und Steuernummer

• Zahl der Mitarbeitender und Art der Tätigkeiten

Nach der Anmeldung erhält die gGmbH eine Mitgliedsnummer. Die Beitragshöhe richtet sich nach der Lohnsumme und der Gefahrenklasse der Tätigkeit. Für gGmbHs mit ehrenamtlichen Kräften bestehen häufig vergünstigte Tarife.

Sobald die gGmbH Mitarbeiter beschäftigt, benötigt sie eine Betriebsnummer. Diese Nummer identifiziert das Unternehmen im Sozialversicherungssystem und ist Voraussetzung für die Meldungen an die Krankenkassen und Rentenversicherung. Ohne sie kann keine Lohnabrechnung erfolgen.

Die Betriebsnummer wird bei der Bundesagentur für Arbeit beantragt. Der Antrag läuft vollständig online über das Betriebsnummern-Serviceportal.

Folgende Daten werden abgefragt:

• Name und Anschrift der gGmbH
• Branche, Anzahl der Beschäftigten
• Kontaktdaten des Arbeitgebers

Nach dem Absenden prüft die Agentur die Angaben und vergibt die Betriebsnummer meist innerhalb weniger Tage. Die Nummer kommt per E-Mail oder Post. Sie sollte gut dokumentiert werden, da sie für alle künftigen Lohn- und Sozialversicherungsmeldungen benötigt wird.

Die Nummer ändert sich nicht. Eine neue Beantragung ist nur nötig, wenn die gGmbH rechtlich eine neue Gesellschaft wird (z. B. durch Fusion oder Umwandlung).

Sobald die gGmbH Mitarbeiter einstellt, muss sie diese bei der Sozialversicherung anmelden. Zuständig ist die Krankenkasse des jeweiligen Mitarbeiters.

Die Anmeldung erfolgt elektronisch über das DEÜV-Verfahren (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung). Viele Lohnprogramme oder Steuerberater übernehmen diesen Prozess automatisch.

Die gGmbH muss als Arbeitgeber folgende Daten übermitteln:

• Persönliche Daten des Mitarbeiters
• Beginn der Beschäftigung
• Höhe des Entgelts
• Zuständige Krankenkasse

Die Anmeldung muss spätestens bis zum Arbeitsbeginn erfolgen. In bestimmten Branchen mit hohem Risiko für Schwarzarbeit (z. B. Bau, Gastronomie, Pflege) gilt zusätzlich die Pflicht zur Sofortmeldung. Bei Verstößen drohen Bußgelder bis zu 25.000 € und in Extremfällen Freiheitsstrafen.

Nach der ersten Anmeldung erhält die gGmbH von der Krankenkasse eine Bestätigung und die Beitragsnachweise. Ab diesem Zeitpunkt sind die monatlichen Sozialversicherungsbeiträge regelmäßig abzuführen, jeweils bis zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats.

Nach § 13 GmbHG gilt jede GmbH als Handelsgesellschaft im Sinne des Handelsgesetzbuchs. Deshalb ist sie nach § 238 HGB zur ordnungsmäßigen Buchführung verpflichtet.

Somit gelten folgende buchhalterische Pflichten für die gGmbH:

• Doppelte Buchführung (Bilanzierung)
• Erstellung einer Eröffnungsbilanz
• Laufende Erfassung aller Geschäftsvorgänge
• Beleg- und Aufbewahrungspflichten
• Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
• Offenlegung des Jahresabschlusses im Unternehmensregister

Die gGmbH muss doppelte Buchführung (Bilanzierung) betreiben. Eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist nicht erlaubt.

Das bedeutet: Alle Geschäftsvorgänge werden systematisch in Konten gebucht und am Jahresende in Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zusammengeführt.

Zu Beginn der Tätigkeit ist eine Eröffnungsbilanz zu erstellen, die das Anfangsvermögen der gGmbH zeigt. Danach müssen laufend Belege gesammelt, Zahlungen erfasst und Buchungen zeitnah dokumentiert werden.

Die Buchführung kann intern oder durch einen Steuerberater erfolgen. Sie muss den GoBD-Vorgaben des Finanzministeriums entsprechen: Jede Buchung muss nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar sein.

Alle Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden:

• 10 Jahre für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse
• 8 Jahre für Buchungsbelege
• 6 Jahre für Geschäftsbriefe

Die Aufbewahrungsfristen laufen ab Jahresende und verlängern sich, solange steuerliche Festsetzungsfristen noch nicht abgelaufen sind.

Nach Ablauf eines Geschäftsjahres erstellt die gGmbH ihren Jahresabschluss. Je nach Unternehmensgröße kann zusätzlich ein Anhang oder Lagebericht nötig sein.

Der Jahresabschluss ist innerhalb von zwölf Monaten nach Geschäftsjahresende elektronisch an das Unternehmensregister zu übermitteln. Wer diese Pflicht versäumt, riskiert ein Ordnungsgeldverfahren durch das Bundesamt für Justiz.

Neben der laufenden Buchführung müssen jährlich Steuererklärungen abgegeben werden. Dazu zählen:

• Körperschaftsteuererklärung (auch bei Steuerbefreiung)

• Gewerbesteuererklärung (falls ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb besteht)

• Umsatzsteuererklärung (wenn steuerpflichtige Umsätze erzielt werden)

Auf Grundlage dieser Erklärungen prüft das Finanzamt, ob die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung weiterhin erfüllt sind.

Auch nach der Gründung hat die gGmbH bestimmte gesetzliche Pflichten in ihrer internen Organisation. Wichtigster Bestandteil ist die regelmäßige Gesellschafterversammlung.

Die Gesellschafterversammlung findet mindestens einmal im Jahr statt, meist nach Abschluss des Geschäftsjahres. In dieser Versammlung stellen die Gesellschafter den Jahresabschluss fest und beschließen, wie die Mittel im kommenden Jahr verwendet werden. Bei einer gemeinnützigen GmbH dürfen Gewinne ausschließlich für den Satzungszweck eingesetzt werden.

Darüber hinaus dient die Gesellschafterversammlung dazu, wichtige Entscheidungen zu treffen:

• Satzungsänderungen
• Bestellung oder Abberufung von Geschäftsführern
• Kapitalerhöhungen

Die Beschlüsse müssen schriftlich dokumentiert und in einem Protokoll festgehalten werden. Dieses Protokoll wird Teil der Gesellschaftsunterlagen und sollte dauerhaft aufbewahrt werden.

Wenn Beschlüsse Änderungen an der Gesellschaft betreffen (z. B. Geschäftsführerwechsel, Änderung des Firmensitzes oder Anpassung der Satzung), müssen sie über einen Notar beim Handelsregister eingereicht werden. Erst mit der Eintragung ins Handelsregister werden diese Änderungen rechtswirksam.

Sobald eine gGmbH regelmäßig mindestens fünf wahlberechtigte Arbeitnehmer beschäftigt, von denen drei wählbar sind, können die Beschäftigten einen Betriebsrat gründen (§ 1 BetrVG). Der Betriebsrat vertritt die Interessen der Beschäftigten in sozialen, personellen und organisatorischen Fragen (z. B. bei Arbeitszeiten, Urlaubsplanung oder Kündigungen). 

Der Arbeitgeber darf die Wahl nicht behindern oder beeinflussen und muss aber die nötigen Rahmenbedingungen schaffen (Informationen, Räume und Arbeitszeit für die Wahl bereitstellen).