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Helge Wils, Geschäftsführer von Für-Gründer.de

Strategische Personalplanung für Gründer: Darauf ist zu achten

Insbesondere kleine Unternehmen stehen und fallen mit ihren Mitarbeitern. Aufgrund von Fachkräftemangel und demografischem Wandel sowie zugleich einem guten Arbeitsmarkt, sprich einer niedrigen Arbeitslosenquote, ist es jedoch manchmal nicht so leicht, gutes Personal zu finden. Gründer stehen dabei im Wettbewerb mit größeren Unternehmen, die höhere Gehälter zahlen.

Eine sorgfältige Personalplanung ist daher enorm wichtig. Dazu zählen: Bestands- und Bedarfsplanung, Kosten, aber auch Personalentwicklung und -abbau.

Definition: Was umfasst die Personalplanung?

Personalplanung ist die Planung sämtlicher Dinge, die mit Ihren Mitarbeitern zu tun haben. Dazu gehören Personalentscheidungen gleichermaßen wie die Berücksichtigung der finanziellen Mittel und strukturelle Möglichkeiten. Die Personalplanung findet meist schon im Businessplan statt und wird anschließend stets weiterentwickelt. Sowohl der Auf- als auch der Abbau von Stellen gehört zur Personalplanung. Aber auch die Optimierung des aktuellen Zustandes, bspw. Mitarbeiterzufriedenheit, ist wichtig, um künftige Entwicklungen frühzeitig abzuschätzen. Folgende Fragestellungen gehören zur Personalplanung für Gründer:

  • Wie viele Mitarbeiter benötige ich?
  • Welche Kompetenzen und Qualifikationen müssen diese mitbringen?
  • Benötige ich nur intern Mitarbeiter oder kann ich ggf. auch extern für Projekte Personal beschäftigen?
  • Welche Beschäftigungsverhältnisse kommen in Frage (bspw. Festanstellung in Voll- bzw. Teilzeit, Minijob, Zeit- oder Leiharbeit)
  • Personalentwicklung / Karriereplanung: Was muss ich berücksichtigen?
  • Lohnkosten: Was kosten vs. leisten die Mitarbeiter?
  • Sind meine Mitarbeiter effizient und produktiv?
  • Wie gewinne ich neues Personal?
  • Wie binde ich meine Mitarbeiter an das Unternehmen?
  • Was tun, wenn ein Mitarbeiter nicht (mehr) zum Unternehmen passt?

Personalplanung: Bestand und Bedarf prüfen

Die sogenannte Personalbestandsplanung und Personalbedarfsplanung sind die ersten Schritte in der Personalplanung. Sprich: ein Abgleich des "Ist-" mit dem "Soll-Zustand". Hierzu gehört es zu prüfen, wie viele Mitarbeiter man aktuell beschäftigt, welche Qualifikationen und Leistungen sie erbringen, was sie kosten, wohin sie sich entwickeln können. Eine realistische Einschätzung der Angestellten ist im Rahmen der Personalplanung also besonders wichtig. Nur so kann herausgefunden werden, ob alle Positionen so besetzt sind, dass Qualifikation und Leistung stimmen.

Langfristig gesehen kann man im Rahmen der Personalplanung daraus ableiten, ob die Leistung und (potenzielle) Entwicklung der Mitarbeiter zu der geplanten Unternehmensentwicklung passt. Fragen Sie sich stets, wie sich das Unternehmen entwickeln wird, was die nächsten Meilensteine sind und welche Kompetenzen Sie hierfür benötigen. Das kann zum einen darauf hinauslaufen, dass Sie bei der Personalplanung feststellen, dass Sie mehr oder weniger Personal benötigen und Personal umschulen müssen - oder im Idealfall feststellen, dass alles in Ordnung ist, wie es ist.

Zusammengefasst werden Personalbedarfsplanung und Personalbestandsplanung auch Personaleinsatzplanung genannt. Ziel ist es, zu jeder Zeit immer die richtige Anzahl an qualifizierten Mitarbeitern zu haben. Das gilt insbesondere bei bspw. Schichtdiensten in einem Restaurant oder anderen Bereichen, wo nach Dienstplan gearbeitet wird. Aber auch bei Unternehmen, die langfristig wachsen möchten, ist es relevant, frühzeitig nach qualifiziertem Personal Ausschau zu halten, also kontinuierlich Personalplanung zu betreiben. Auch über externe Angestellte für einzelne Projekte oder Zeitarbeiter können Sie in diesem Zuge nachdenken. Es muss nicht immer ein Vollzeitangestellter sein - informieren Sie sich im Rahmen der Personalplanung auch über die verschiedenen Arbeitsverhältnisse.

Auch das Recruiting gehört zur Personalplanung

Für das Recruiting sollten Sie im Rahmen der Personalplanung zunächst intern die Möglichkeiten überprüfen. Internes Personal anderweitig einzusetzen kann einfacher sein, da Ihr Teammitglied das Unternehmen bereits kennt, eine Bindung dazu hat und Sie einschätzen können, was ein Mitarbeiter kann oder nicht kann bzw. wohin er sich gegebenenfalls entwickeln kann. Natürlich entfällt auch ein Stück der Einarbeitungszeit.

Interne Recruitingmöglichkeiten, die Sie bei der Personalplanung berücksichtigen sollten, sind:

  • Personalentwicklung: Weiterbildung eines Mitarbeiters
  • Versetzung eines Teammitglieds auf eine andere Position
  • Interne Stellenausschreibungen, auf die sich Mitarbeiter aktiv bewerben können
  • Mitarbeiterempfehlungen, bei denen Mitarbeiter Kollegen oder Bekannte für eine Position vorschlagen

Extern haben Sie die Möglichkeit, durch eine Stellenausschreibung neue Mitarbeiter zu finden. Auch Initiativbewerbungen sollten Sie sich im Rahmen der Personalplanung ansehen. Zahlreiche Jobbörsen helfen Ihnen, neue Mitarbeiter zu finden. Falls das Budget vorhanden ist, kann die Personalsuche auch an eine Agentur abgegeben werden.

Egal, wie Sie sich auf die Suche nach neuem Personal machen: Entscheidend ist letztlich eine frühzeitige Personalplanung, um Engpässe zu vermeiden und genug Gelegenheit zu haben, einen wirklich passenden Mitarbeiter zu finden.

TIPP

Das Thema Recruiting sollten Sie im Rahmen der Personalplanung nicht unterschätzen: lesen Sie hier, was auf Gründer bei der Personalgewinnung zukommt.

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Die Entwicklung der Mitarbeiter als Erfolgsschlüssel

Für die Personalplanung ist es nicht immer relevant, neue Mitarbeiter einzustellen. Oftmals wird die Möglichkeit außer Acht gelassen, dass Sie auch die eigenen Mitarbeiter aus- oder fortbilden können. Die Personalentwicklung ist ein wichtiger Faktor für das langfristige Wachstum Ihres Unternehmens. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sollten sie das kontinuierliche Lernen in Ihrem Unternehmen groß schreiben. So können Sie beispielsweise durch interne Mitarbeiterschulungen oder den Besuch von Seminaren oder Konferenzen neues Know-how an Ihr Team weitergeben.

Doch die Personalentwicklung führt nicht nur zu einem aktuellen Wissensstand. Auch die Mitarbeitermotivation kann dadurch steigen und gemeinsam mit der verbesserten Qualifikation zum Unternehmenserfolg beitragen. Möglichkeiten der Personalentwicklung sind: 

  • Weiterbildungen (bspw. Seminare, Konferenzen, Workshops mit oftmals fachlichem Fokus)
  • Training / Coaching (bspw. oftmals mit Fokus auf Softskills wie z.B. Vertriebstelefonate)
  • Mitarbeiterschulungen
  • Umschulungen (auf ein intern anderes Einsatzgebiet)
  • Mentoringprogramme (bei dem ein erfahrener Mitarbeiter einen neuen Kollegen begleitet) 
  • Job-Rotation (hier wechseln Mitarbeiter untereinander Aufgabenbereiche)

Prüfen Sie also im Rahmen der Personalplanung immer, ob Ihre vorhandenen Teammitglieder effizient und produktiv sind, wo gegebenenfalls Verbesserungspotenzial besteht und wie man die Mitarbeiter am besten einsetzen kann. Auch die Bindung von gutem Personal an das Unternehmen ist sehr wichtig. Lesen Sie hier, wie Sie Ihre Mitarbeiter motivieren können.

Kostenfaktor Personal: Diese Aspekte sollten Sie einplanen

Personalkosten machen meist einen großen Anteil an den Gesamtkosten des Unternehmens aus. Daher ist es auch wichtig, hier Entwicklungen verlässlich und langfristig im Rahmen der Personalplanung zu beachten. Wichtig ist das auch vor allem bei Gründern, die zu Beginn keine Mitarbeiter haben und im Laufe der Zeit aber welche benötigen werden.

In Sachen Kosten für die Personalplanung müssen Sie diese Kosten berücksichtigen:

  • Zu- bzw. Abgänge von Personal
  • Tariferhöhungen und Abfindungen (je nach Branche und Größe)
  • Veränderungen der Sozialabgaben
  • Beförderungen oder Versetzungen
  • Freiwillige Sozialleistungen
  • Fortbildungsmaßnahmen
  • Auftragslage
  • Bonuszahlungen, Weihnachts-/Urlaubsgeld
  • Kosten für Einrichtung Arbeitsplatz, Dienstkleidung / -materialien, Ausfallzeiten

Grundsätzlich variieren die Kosten aber insbesondere nach Qualifikation, Arbeitserfahrung und Branche. So sind beispielsweise Entwickler mit Berufserfahrung auch im Start-up-Bereich deutlich teurer als etwa Verkaufspersonal in einem Shop oder ein Designer ohne Berufserfahrung in einem Start-up. In Sachen Personalplanung und Kosten ist also allen voran entscheidend, in welchem Bereich Sie sich weiterentwickeln wollen.

Stellenabbau: der unangenehmere Teil der Personalplanung

Auch der Stellenabbau kann Teil der Personalplanung sein. Vor allem bei Start-ups, deren Geschäftskonzept nicht wie geplant aufgeht, kann dieses Thema relevant werden. Gründe für die Entlassung von Mitarbeitern im Rahmen der Personalplanung können sein:

  • Fehleinschätzungen des Managements (z.B. fehlerhafte Personalplanung im Businessplan)
  • Strukturelle Veränderungen (z.B. Standortwechsel, Zusammenschluss von Unternehmen)
  • saisonale Gründe (z.B. in handwerklichen Berufen)
  • individuelle Gründe (z.B. fehlende Motivation des Mitarbeiters oder Fehlverhalten)

Sollte sich bei Ihrer Personalplanung herausstellen, dass Sie Stellen abbauen müssen, haben wir folgende fünf Tipps für Sie:

  1. Beachten Sie rechtliche Rahmenbedingungen wie Kündigungsschutzgesetz oder Mutterschutzgesetz!
  2. Interne Kommunikation ist sehr wichtig: Legen sie die Gründe offen dar, kommunizieren Sie rechtzeitig und fair!
  3. Übernehmen Sie als Chef das Gespräch selbst und begegnen Sie Ihrem Mitarbeiter dabei auf Augenhöhe!
  4. Sprechen Sie im Gespräch auch direkt die Austrittskonditionen und das weitere Vorgehen an, bspw. ob es eine Freistellung oder Übergabe gibt und / oder wie die Kommunikation an das Team läuft!
  5. Planen Sie Ort und Zeit des Gesprächs bewusst (bspw. in einem ruhigen Raum und gegen Feierabend) und denken Sie über eine würdige Verabschiedung des Mitarbeiters nach!

Fazit: Personalplanung im Überblick

Worauf kommt es nun also in Sachen Personalplanung an? Im ersten Schritt ist es wichtig, das Thema kontinuierlich und rechtzeitig anzugreifen. Haben Sie die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter und Ihres Unternehmens stets im Blick, um die Personalplanung sorgfältig durchführen zu können. Nur so haben Sie die Chance, die geeignetsten Mitarbeiter für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

Zur Personalplanung gehört sowohl, die (langfristige) Einschätzung an Bedarf und der Kosten als auch das Recruiting und die Personalentwicklung. Dabei sollten Sie nicht nur externe Möglichkeiten in Betracht ziehen: Auch interne Maßnahmen gehören zur Personalplanung. Denken Sie stets darüber nach, wie Sie gute Mitarbeiter motivieren und somit halten können. Auch Weiterbildungen, Beteiligungsmodelle und regelmäßige Mitarbeitergespräche tragen hierzu bei. 

Leider gibt es oft auch negative Ereignisse, die Sie im Rahmen der Personalplanung berücksichtigen müssen. Informieren Sie sich hier über die Themen Kündigung oder Abmahnung eines Mitarbeiters.