| Was ist Onboarding?
Wenn Arbeitnehmer eine neue Stelle antreten, sind sie mit vielen neuen Informationen, Aufgaben und Menschen konfrontiert. Die klassische Einarbeitung konzentriert sich darauf, alles Neue rund um die festgelegten Tätigkeiten zu vermitteln, um neues Personal zum eigenständigen Arbeiten zu befähigen. Der Onboarding-Prozess beginnt früher und geht weit darüber hinaus. Schon nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrages gilt es, den Kontakt mit den zukünftigen Arbeitnehmern bis zum ersten Tag im Unternehmen zu halten und zu zeigen, dass sie erwartet werden. Um den Einstieg zu erleichtern, gibt es eine Einführung in jedes Aufgabengebiet. Auch die Firmenstruktur wird vorgestellt und ggf. aufgezeigt, wie sich Arbeitnehmer über ihren Tätigkeitsbereich hinaus für die Firma engagieren können. Außerdem lernen neue Mitarbeiter im Laufe des Onboardings alle wichtigen Ansprechpartner kennen, sodass sie von Beginn an gut vernetzt sind.
Das soll jedoch nicht ausschließlich auf beruflicher Ebene passieren. Durch ein gemeinsames Mittagessen oder Teamevents können sie die neuen Kollegen in einem entspannten Rahmen besser kennenlernen. So gelingt die soziale Integration in kurzer Zeit, wodurch auch die fachliche Einarbeitung erleichtert wird. Da diese häufig nach einigen Tagen als abgeschlossen gilt, endet in vielen Firmen der Einarbeitungs-Prozess an diesem Punkt. Das Onboarding geht darüber hinaus und stellt bis zum Ende der Probezeit sicher, dass neue Mitarbeiter sich nicht allein gelassen fühlen. Regelmäßige Feedbackgespräche ermöglichen beiden Seiten frühzeitig zu erkennen, wo noch Handlungsbedarf besteht, bevor es zu einer unerwarteten Kündigung kommt.
Häufige Fragen zum Onboarding
Der Begriff bezeichnet das "an Bord kommen" eines neuen Mitarbeiters im Unternehmen. Hierbei geht es nicht nur um die fachliche Einarbeitung, sondern auch darum, die Unternehmenswerte zu vermitteln und das neue Teammitglied in den Kollegenkreis zu integrieren.
Als Teil des Employer Brandings trägt ein guter Onboarding-Prozess zur Mitarbeiterbindung von Beginn an bei. Wer sich bei einem Unternehmen wohl und fachlich gut aufgehoben fühlt, seine Kollegen und Vorgesetzten mag und interessante Aufgaben hat, zeigt sich dem Unternehmen gegenüber loyal und ist weniger wechselbereit.
Das Onboarding zielt darauf ab, neue Teammitglieder vom Ende des Bewerbungsprozesses bis zum Ende der Probezeit einzubinden und ihnen den Start im Unternehmen leicht zu machen. Je nachdem wie lange der Zeitraum zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem Beginn des Arbeitsverhältnisses ist und abhängig von der Dauer der Probezeit, ist die Dauer der Einarbeitungszeit in der Regel zwischen vier und neun Monate lang.
Als Vorbereitung ist ein gut ausgearbeiteter Recruitingprozess hilfreich. Zum Onboarding selbst gehören sowohl die fachliche Einarbeitung als auch die Integration in das soziale Gefüge des Unternehmens sowie die Erläuterung der Firmenkultur und Unternehmenswerte. Von den dazugehörigen Aufgaben um fasst der Onboarding-Prozess alles von Tipps zur Mittagspause vor Beginn des Arbeitsvertrages, über das Vorstellen des Kollegiums und den Rundgang durch die Firma bis hin zu aufgabenbezogenen Workshops.
Einen erfolgreichen Prozess kennzeichnet, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu jeder Zeit wissen, wo sie stehen. Durch ein gutes Onboarding wird sichergestellt, dass neue Mitarbeiter alle wichtigen Informationen vermittelt bekommen. Ein regelmäßiger Kontakt zwischen neuem Teammitglied und Vorgesetzten, bei dem sachliches Feedback ausgetauscht wird, schafft zusätzlich Gewissheit.
Während sich das Onboarding auf Arbeitnehmer konzentriert, die neu in die Firma kommen, liegt der Fokus beim Reboarding auf den Rückkehrern. Dazu gehören verschiedenen Gruppen:
- Mitarbeiter, die langfristig aus gesundheitlichen Gründen ausgefallen sind
- Eltern, die aus der Elternzeit zurückkehren
- Teammitglieder, die ein Sabbatical genommen haben
In diesen Fällen kommt leicht der Gedanke auf, dass die Kollegen, Aufgaben und das Unternehmen bekannt sind. In mehreren Monaten oder sogar Jahren kann sich aber einiges verändern. Während der Abwesenheit wurden vielleicht Strukturen und Abläufe geändert, neue Kollegen eingestellt oder das Aufgabengebiet angepasst. Daher ist auch für diese Mitarbeiter eine angepasste Form des Onboardings - das Reboarding - wichtig.
| Auch für kleine Firmen lohnend?
Natürlich haben kleinere Unternehmen weniger Aufgabengebiete und Mitarbeiter vorzustellen als beispielsweise ein Großkonzern. Trotzdem wäre es ein Fehler zu glauben, gutes Recruiting wäre ausreichend und das Vermitteln aller wichtigen Inhalte ginge so "nebenbei". Doch richtiges Onboarding ist auch im kleinen Rahmen nicht überdimensioniert. Im Arbeitsalltag haben schnell Aufgaben Vorrang, die vermeintlich keinen Aufschub dulden. Gibt es jedoch einen Plan und festgelegte Zeiten für Meetings, sind alle bemüht, diese einzuhalten. Bekommen neue Kollegen schon vor ihrem ersten Tag im Unternehmen eine Übersicht für die ersten Tage, nimmt das einen Unsicherheitsfaktor und gibt frühzeitig Orientierung. Außerdem können Firmen so glaubhaft vermitteln, dass sie auf das neue Teammitglied vorbereitet sind, wodurch dieses sich willkommen fühlt.
Der zwischenmenschliche Faktor gewinnt als Auswahlkriterium bei der Arbeitsplatzsuche an Bedeutung. Mit gutem Onboarding können auch kleine Firmen potenzielle Fachkräfte für sich begeistern. Ob ein sportliches Team-Event am Abend oder ein gemeinsames Essen am Mittag: Wichtig ist, dass die Kollegen offen sind für das neue Teammitglied und die Person bereitwillig in die Unternehmenskultur einführen. Dann fühlt sich ein Arbeitnehmer schnell dem Unternehmen verbunden. Das steigert die Loyalität dem Arbeitgeber gegenüber und senkt die Chancen anderer Firmen, ihn oder sie noch während der Probezeit abzuwerben.
Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen schon innerhalb der Probezeit wieder, geht das zu Lasten des Unternehmens. Das Offboarding fordert Ressourcen, wodurch unnötige Kosten entstehen. Auch der Bewerbungsprozess kostet Zeit und Geld. Beides ist verloren, wenn die gewünschte Person nicht bleibt und die Personalsuche von neuem beginnt.
| Inhalte des Onboarding-Prozess?
Für einen optimalen Start im Unternehmen, werden drei Phasen durchlaufen: Preboarding, Orientierung und Integration. Hierbei gilt es, nicht einfach nur einen standardisierten Prozess abzuarbeiten, sondern den erstellten Plan für das Onboarding mit Leben zu füllen. Notwendige Voraussetzung dafür ist, dass allen beteiligten Mitarbeitern der Sinn klar ist und sie bereitwillig ihren Teil dazu beitragen, dem neuen Teammitglied den Start im Unternehmen leicht zu machen.
Die Basis für gutes Onboarding sind ein gründlich ausgearbeitetes Stellenprofil und klare Ziele für die Probezeit. Darauf wird das gesamte Programm ausgerichtet. Das Stellenprofil zeigt Überschneidungen der Aufgabenbereiche, woraus relevante Themen und Kontakte abgeleitet werden. Anhand der definierten Ziele werden die Schwerpunkte der fachlichen Einarbeitung gesetzt.
Die drei Phasen des Onboarding-Prozesses
#1 Preboarding:
Nach einem aufwendigen Bewerbungsprozess ist es geschafft: Ein neues Teammitglied wurde gefunden. Allerdings nimmt die Person die Arbeit nicht am nächsten Tag, sondern erst in einigen Wochen oder sogar Monaten auf. In dieser Zeit kann noch viel passieren. Andere Unternehmen können versuchen, die Fachkraft abzuwerben, bevor er oder sie überhaupt offiziell Teil des Unternehmens geworden ist. Auch im Vorfeld aufkommende Fragen des Arbeitnehmers sollten geklärt werden. Daher beginnt das Onboarding bereits zu diesem Zeitpunkt. Die wichtigste Aufgabe ist, nach der Vertragsunterzeichnung für einen regelmäßigen Kontakt zu sorgen, um dem neuen Teammitglied zu signalisieren, dass die Firma gut auf ihren oder seinen Arbeitsbeginn vorbereitet ist. Unmittelbar vor dem ersten Tag ist es sinnvoll, einige praktische Hinweise zu geben:
- Ist der Dresscode bekannt?
- Wie gestaltet sich die Mittagspause?
- Sollte der neue Mitarbeiter sich Essen mitbringen oder geht das Team gemeinsam essen?
- Gibt es eine Küche mit entsprechender Ausstattung?
- Stellt das Unternehmen Getränke oder gilt auch hier Selbstversorgung?
- Gibt es in der näheren Umgebung Einkaufsmöglichkeiten?
Sind solche Fragen bereits vorab geklärt, kann die ganze Konzentration auf die fachlichen Themen gerichtet werden. Außerdem wird im Rahmen des Onboardings während dieser Zeit der Einarbeitungsplan erstellt, damit beide Seiten optimal auf die nächsten Schritte vorbereitet ist.
#2 Orientierung:
Die zweite Phase beginnt am ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. Nun ist er oder sie tatsächlich Teil des Unternehmens und steht vor der Herausforderung alle Prozesse, Produkte und Kollegen kennenzulernen.
Zur Begrüßung sollte das neue Teammitglied neben den unbekannten Kollegen auch ein aus dem Bewerbungsprozess bekanntes Gesicht sehen. Außerdem erleichtert es das Onboarding, wenn zu den vielen Eindrücken und zu lernenden Namen nicht noch zahlreiche wichtige Informationen kommen. Werden erst einmal die Räumlichkeiten gezeigt und die Arbeitsmaterialien (Computer, Block, Stift, Mappe mit wichtigen Richtlinien oder Checklisten) übergeben, kann der Arbeitnehmer sich an seinem Platz einrichten und die Eindrücke ein wenig verarbeiten. So ist er wieder aufnahmefähig für die Unternehmenspräsentation und weitere Instruktionen. Außerdem sollte direkt zu Beginn der Mentor/direkte Ansprechpartner vorgestellt werden, sofern er noch nicht bekannt ist.
Auch die weiteren Tage der ersten ein bis zwei Wochen sind Teil der Orientierungsphase. In dieser Zeit lernen neue Mitarbeiter die Aufgabenbereiche und Produkte sowie Zielgruppen und Kunden besser kennen. Außerdem wird er oder sie schrittweise in alle Tools eingeführt, wie die Customer Relationship Management Software (CRM), die Zeiterfassung oder die Projektmanagement-Software. Der Mentor sollte während dieser Phase des Onboardings am Ende des Tages Zeit für Fragen haben und sicherstellen, dass sein Mentee sich gut einlebt.
Am Ende der ersten Woche bietet ein Mitarbeitergespräch mit dem Vorgesetzten beiden Seiten Gelegenheit, über die Erfahrungen der ersten Woche, Erwartungen und Ziele zu sprechen. In den nächsten Wochen wächst das neue Teammitglied in alle Aufgaben und kann immer eigenständiger arbeiten. Regelmäßige Feedbackgespräche, zwischen denen der Abstand mit zunehmender Firmenzugehörigkeit größer wird, gehören weiterhin zum Onboarding. Sie stellen sicher, dass Probleme zeitnah geklärt werden und die Zusammenarbeit reibungslos funktioniert.
#3 Integration:
Etwa vom dritten bis sechsten Monat läuft die letzte Phase des Onboardings. In dieser Zeit ist der Mitarbeiter in seinem Aufgabengebiet angekommen und soll das Wissen vertiefen. Workshops, teamübergreifende Arbeitsgruppe und regelmäßige Feedbackgespräche in größeren Abständen begleiten das erste Halbjahr in der Firma. Ein Gespräch zum Ende der Probezeit stellt den Abschluss dieser Phase dar und sollte durch den steten Austausch miteinander keine bösen Überraschungen bereithalten.
Der Onboarding-Plan in der Praxis
Das Programm für die ersten Tage und Wochen muss immer individuell an den oder die Neue angepasst werden, dennoch erleichtert eine Vorlage die Erstellung enorm. Hierbei ist eine gute HR-Software von Vorteil, die den Prozess unterstützt. Damit können direkt die elektronische Personalakte und wichtige Anfangs To-Dos für den neuen Kollegen angelegt werden. Ein gründlich ausgearbeitetes Konzept und eine regelmäßig gepflegte Onboarding Checkliste stellen sicher, dass bei der Planung nichts Wichtiges vergessen wird. Die nachfolgende Tabelle liefert einige Anhaltspunkte, die unbedingt ins Onboarding Handbuch gehören.
| Zeitpunkt | exemplarische Maßnahmen: |
| Preboarding | Verschicken des Onboarding-Plans, Vorbereitung des Arbeitsplatzes, Instruieren der Kollegen |
| erster Tag | Begrüßung und Vorstellung, Präsentieren der Räumlichkeiten, Übergabe wichtiger Dokumente, Einrichten aller Passwörter, Feedbackgespräch |
| zweiter Tag | Produkte vorstellen, Einführung in die Arbeitsbereiche, weitere Ansprechpartner und deren Fachbereiche kennenlernen, eigenständiges Arbeiten |
| erste Woche | Einweisung in alle Tools, Aufgabenspektrum erweitern, Feedbackgespräch zu Zielen und Erwartungen |
Während es für die ersten Tage sinnvoll ist, das Programm vom Arbeitsbeginn bis zum Feierabend auszuarbeiten, werden die Termine schnell weniger und das eigenverantwortliche Arbeiten nimmt zu.
Beispiel Onboarding-Plan für den ersten Arbeitstag
Nutzen Sie für einen leichteren Einstieg in das Erstellen eines Einarbeitungsplans unsere Vorlage inklusive Checkliste.
| Wer ist alles daran beteiligt?
Auch wenn im Onboarding-Prozess viele, bei kleinen Unternehmen häufig alle, Mitarbeiter beteiligt sind, muss klar geregelt sein, wer hauptverantwortlich ist. Diese Person erstellt im Vorfeld den Einarbeitungsplan und stimmt die Termine mit den Kollegen ab. Hat das neue Teammitglied die Arbeit aufgenommen, ist der Hauptverantwortliche auch der erste Ansprechpartner bei Fragen, Wünschen und Problemen. Ausgenommen sind hiervon Unternehmen, bei denen die Vorarbeit von Personalverantwortlichen übernommen wird, die den Neuen am ersten Tag einen Mentor vorstellen. Wichtig ist sicherzustellen, dass diese Person ausreichend Zeit für den Kontakt eingeräumt bekommt. Ein Ansprechpartner, der keine Zeit für die Belange des neuen Mitarbeiters hat, erweckt bei diesem den Eindruck, nicht willkommen zu sein.
Für die Vorstellung der einzelnen Aufgabenbereiche im Unternehmen ist es sinnvoll, die jeweiligen Ansprechpartner in das Onboarding einzubinden. Auf diese Weise hat der Hauptverantwortliche Zeit für das Tagesgeschäft und der neue Mitarbeiter weiß von Beginn an, welchen Kollegen er zu welchem Thema kontaktieren muss. Nimmt sich der Geschäftsführer Zeit für ein gemeinsames Mittagessen, zeugt das von Wertschätzung für das neue Teammitglied.
| Erfolgstipps
Entscheidet sich das Unternehmen für ein professionelles Onboarding, wird einige Vorarbeit notwendig, damit das Konzept Erfolg hat.
- Prozess ernst nehmen: Wer aus äußerem "Zwang" heraus halbherzig versucht, so etwas wie einen Onboarding-Prozess zu etablieren, wird selbst schnell frustriert sein und demotiviert neue Mitarbeiter bevor sie überhaupt richtig angefangen haben. Für den Erfolg ist es entscheidend, dass alle den Nutzen erkennen und an einem Strang ziehen. Dann werden alle von Beginn an gut eingebunden.
- Realistisch planen: Geht es an die Erstellung des Zeitplans, werden verschiedene Aspekte berücksichtigt. Als erstes ist der Zeitrahmen mit der Geschäftsführung abzustimmen. Anschließend muss ein Überblick zusammenfassen, welche fachlichen und firmenkulturellen Inhalte im Onboarding durch wen vermittelt werden sollen. Hierbei ist das Vorwissen des Neuzugangs zu berücksichtigen, damit das Meeting nicht zur Zeitverschwendung wird.
- Planung abstimmen: Es nützt der beste Plan nichts, wenn er nicht umgesetzt werden kann, weil Termine sich doppeln oder der Kollege gerade in der Woche im Urlaub ist, in der er einen Einführungsworkshop leiten soll. Rechtzeitige Terminabsprachen sichern einen ruhigen Ablauf des geplanten Programms für das Onboarding.
- Kollegen einbinden: Neben dem zeitlichen Aspekt, muss auch der zwischenmenschliche berücksichtigt werden. Mitarbeiter, die einen Aufgabenbereich vorstellen sollen, müssen für diese Aufgabe gewonnen und gut instruiert werden. Das gibt nicht nur ihnen Sicherheit, sondern auch demjenigen, der sich um die Planung kümmert. Im schlimmsten Fall fällt dem Neuen beim angesetzten Termin auf, wenn ein Mitarbeiter auf seine Aufgabe nicht vorbereitet ist.
- Einhaltung überprüfen: Wird ein Prozess neu eingeführt, ist es wichtig regelmäßig abzufragen, ob die Einhaltung des erstellten Plans umsetzbar ist. Das ist eine gute Möglichkeit den Mitarbeitern zu zeigen, dass das Onboarding ernst genommen wird, und hilft gleichzeitig zu kontrollieren, ob das erstellte Programm so realistisch ist wie gedacht.
- Feedback holen: Sofern Planung im Vorfeld und Betreuung in den ersten Tagen nicht vom gleichen Mitarbeiter übernommen werden, sollte die planende Person sich sowohl vom neuen Kollegen als auch von dessen Mentor eine Rückmeldung zum Onboarding-Prozess erbitten. Auch alle anderen Mitarbeiter können dazu befragt werden. So kann das Programm optimal an die individuellen Gegebenheiten und Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.
| Typische Fehler vermeiden
Bei aller guten Vorbereitung kommt es in den besten Unternehmen auch mal zu einem Fauxpas. Ist das Onboarding insgesamt gut durchdacht, verzeihen das neue Mitarbeiter gerne. Einige grobe Schnitzer sollten aber unter allen Umständen vermieden werden:
- Onboarding mit Einarbeitung verwechseln: Um neue Mitarbeiter richtig abzuholen, braucht es mehr als eine fachliche Einarbeitung.
- Kein Kontakt zwischen Vertrag und erstem Arbeitstag: In dieser Phase des Onboardings kann jedes Unternehmen positiv auffallen, wenn es den Kontakt sucht und einige Fragen bereits vor Beginn des Arbeitsverhältnisses beantwortet.
- Keine Willkommenskultur haben: Am Empfang sollte bekannt sein, dass ein neuer Mitarbeiter startet. Auch Vorgesetzte und Kollegen sollten darüber informiert sein und nicht nur kurz widerwillig den Blick vom Bildschirm heben.
- Kein Plan und kein Ansprechpartner bereitstellen: Das ist der sichere Weg dem Arbeitnehmer zu vermitteln, man habe ihn völlig vergessen. Wer schon vorab erfährt, was ihn in den ersten Tagen und Wochen im Onboarding erwartet, startet er mit einem guten Gefühl.
- Arbeitsplatz nicht vorbereiten: Dauert es erst mehrere Tage bis der Arbeitsplatz genutzt werden kann, weckt das den Eindruck, dass es keinen Platz für einen gäbe. Ist alles bereit, kann der neue Mitarbeiter direkt loslegen.
- Ziele und Erwartungen nicht kommunizieren: Ohne eine klare Orientierung, kann die Arbeit schnell frustrierend werden. Das wäre in den ersten Tagen und Wochen im neuen Job sehr enttäuschend und führt nicht selten zu einem Jobwechsel innerhalb der Probezeit.
- Kein Feedback geben und Feedback ignorieren: Auch hier spielt Frust eine größere Rolle. Findet während des Onboardings keine Kommunikation statt, berauben sich Unternehmer der Chance, verärgerte Mitarbeiter zu besänftigen und Fehler zu korrigieren. Außerdem nehmen sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit, die eigenen Verhaltens- oder Arbeitsweisen den Gepflogenheiten der Firma anzupassen.
- Wirtschaftlichen Schaden unterschätzen: Die Kosten des abgeschlossenen Bewerbungsprozesses sind ein großer Posten in der Budgetplanung und eine neuerliche Suche erzeugt zusätzliche, ungeplante Kosten. Außerdem kann Schaden dadurch entstehen, dass Kunden kurzfristig ohne Ansprechpartner sind und nur rudimentär durch einen eigentlich ausgelasteten Mitarbeiter betreut werden können.
