Einarbeitungsplan: Onboarding mit Konzept

Um neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern, braucht es mehr als eine fachliche Einarbeitung. Damit alles reibungslos läuft, braucht es ein gut strukturiertes Vorgehen. Mit einem professionellen Einarbeitungsplan behalten Personalmanager den Überblick und können alle Beteiligten in das Onboarding einbinden. Von der Vertragsunterzeichnung bis zum Ende der Probezeit: Wir haben alle wichtigen Aufgaben zusammengetragen.

1. Das macht einen effektiven Einarbeitungsplan aus

Gutes Onboarding ist keine Frage der Unternehmensgröße. Im Kampf um talentierte Fachkräfte, können kleine und mittelständische Unternehmen mit einem strukturierten Einarbeitungsprozess punkten und qualifiziertes Personal an das Unternehmen binden. Entscheidend ist, frühzeitig einen von Vertrauen geprägten Kontakt zu neuen Arbeitnehmern aufzubauen.

Für die Erstellung eines professionellen Einarbeitungsplans muss eine hauptverantwortliche Person festgelegt werden. Diese hat dafür Sorge zu tragen, dass alle wichtigen Informationen vermittelt werden. Ist das erste Mal ein Programm erstellt, kann dieser Einarbeitungsplan als Muster für alle weiteren dienen. Sie behält die Umsetzung im Blick und prüft abschließend den Erfolg. Es geht nicht darum, die eingebundenen Kollegen zu kontrollieren, sondern die Tauglichkeit des Einarbeitungsplans für den Arbeitsalltag zu bewerten. Nur so können Verbesserungspotenziale identifiziert werden.

Aus Sicht der neuen Mitarbeiter ist erforderlich, dass alle wesentlichen Informationen vermittelt werden. Dazu gehört alles rund um die Firma wie beispielsweise Ansprechpartner, Unternehmensstruktur und -werte sowie das Aufgabenfeld und die gewünschten Kommunikationswege. Aber auch weiterführende Aspekte, zum Beispiel zur Branche, den direkten Kunden oder den Endverbrauchern (sofern es sich nicht um direkte Kunden handelt) sind relevant.

2. Wichtig in der Preboarding-Phase

Ein Fehler ist es, mit dem Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter erst am ersten Arbeitstag zu beginnen. Bereits nach der Vertragsunterzeichnung ist es wichtig, nicht den Kontakt zu verlieren. Das schafft die Grundlage, um qualifizierte Fachkräfte langfristig an das Unternehmen zu binden. Abhängig von der Zeitspanne zwischen Vertragsschluss und Arbeitsbeginn, können zunächst allgemeine Informationen beispielsweise zur Unternehmensstruktur oder -historie übermittelt werden. Rückt der erste Tag näher, sind Hinweise zum Dresscode, der Uhrzeit und dem Ort des Arbeitsbeginns sinnvoll. Es lohnt sich, in der Woche vor dem Vertragsbeginn bereits den Einarbeitungsplan zu verschicken, damit der oder die Neue sich auf den Ablauf einstellen kann.

Checkliste Preboardingerledigt
#01 Arbeitsvertrag zusenden 
#02 Arbeitsvertrag unterschrieben erhalten 
#03 Anmeldung bei der Sozialversicherung 
#04 Unternehmensinformationen übermitteln 
#05 Einarbeitungsplan erstellen 
#06 Termine mit den zuständigen Kollegen abstimmen 
#07 finalen Einarbeitungsplan verschicken 
#08 Dresscode mitteilen 
#09 Hinweise zum Mittagessen geben (Essen gehen mit Vorgesetzten/den Kollegen, Kantine, Restaurants und Supermärkte in der Nähe, Mikrowelle vorhanden, Herd/Ofen vorhanden) 
#10 Hinweise zum Treffpunkt (z.B. im zweiten Hinterhof) 
#11 Arbeitsplatz einrichten 
#12 Technik vorbereiten 

3. Das passiert in den ersten Wochen

In der Orientierungsphase gilt es, den neuen Mitarbeiter mit allem vertraut zu machen, ohne ihn oder sie zu überfordern. Eine freundliche Begrüßung am Firmeneingang oder dem Zutritt zum Gelände und das Vorstellen der Kollegen gehören in jeden professionellen Einarbeitungsplan. Auch ein Rundgang durch die Räumlichkeiten oder über das Firmengelände ist sinnvoll, damit neue Arbeitnehmer sich schnell zurechtfinden. Außerdem erleichtert es den Start, wenn am ersten Tag nicht ein Berg von Aufgaben wartet, sondern ein sanfter Einstieg erfolgt. So können die ersten Eindrücke in Ruhe verarbeitet werden und am nächsten Tag ist das neue Teammitglied wieder voll aufnahmefähig.

Checkliste Orientierungsphaseerledigt
#01 Begrüßung 
#02 Kollegen vorstellen 
#03 Arbeitsplatz zeigen 
#04 Arbeitsmaterial aushändigen 
#05 Computerzugang übergeben 
#06 Zugang zu allen Programmen ermöglichen 
#07 Rundgang durch die Räumlichkeiten 
#08 Firmenvorstellung 
#09 Onboarding Mappe überreichen 
#10 Mittagspause mit Chef/Kollegen 
#11 Einführung in alle Abteilungen 
#12 Vorstellen der Ansprechpartner 
#13 regelmäßige Feedbackgespräche 

4. Von der Orientierungsphase zum alten Hasen

Dank einem guten Einarbeitungsplan sind neue Mitarbeiter schon nach wenigen Wochen mit ihrem Arbeitsfeld vertraut und können zunehmend selbstständig arbeiten. Dennoch ist es in dieser Phase wichtig, den Kontakt nicht zu verlieren, sodass das Gespräch zum Ende der Probezeit keine Überraschungen bereithält. Ist alles wie geplant verlaufen, fühlt sich der neue Mitarbeiter am Ende des Prozesses als vollwertiges Mitglied des Unternehmens.

Checkliste Integrationsphaseerledigt
#01 Feedbackgespräche in größeren Abständen 
#02 eigenständiges Arbeiten 
#03 Workshops/Weiterbildungen 
#04 Teamevents 
#05 Einbindung in Projektgruppen 

5. Wie kann man einen Einarbeitungsplan erstellen? Schema + Download

Für die Ausarbeitung können verschiedene Programme genutzt werden. Die Klassiker sind die MS Office-Produkte Word oder Excel, aber auch viele HR-Softwares unterstützen den Prozess. Die essenziellen Informationen Datum, Uhrzeit, Thema und Ort müssen in jedem Fall enthalten sein. Außerdem sollten Sie daran denken, den Name des Ansprechpartners zu notieren, wenn Sie den Einarbeitungsplan erstellen. Das erleichtert das Lernen der vielen neuen Namen. Ein Feld für Anmerkungen gibt die Möglichkeit für individuelle Gedächtnisstützen.

Bei der Planung sollte jedem Termin ausreichend Zeit eingeräumt werden. Pausen müssen lang genug sein, um Überziehungen zu kompensieren, die Informationen ein wenig zu verdauen und gegebenenfalls den Raum zu wechseln.

Besonders einfach wird die Erstellung mit einer Einarbeitungsplan Vorlage zum Download. Laden Sie das Dokument herunter und legen Sie direkt los.

6. Fazit: Ein professioneller Einarbeitungsplan wirkt langfristig

Ein gut strukturiertes Onboarding erfordert den Einsatz von Arbeitszeit und Personal. Doch die Investition lohnt sich und führt auf lange Sicht gesehen zum Erfolg. Von einem clever erstellten Einarbeitungsplan profitieren neue Mitarbeiter und das etablierte Team gleichermaßen. Je besser ein neues Teammitglied die Abläufe, Aufgaben und Kommunikationswege kennt, umso reibungsloser läuft die Zusammenarbeit. Mit einer Onboarding Checkliste behält der oder die Hauptverantwortliche leicht den Überblick und kann den Prozess nachträglich optimieren.

Während einige Punkte der Liste unentbehrlich sind, beispielsweise das Einrichten des Arbeitsplatzes oder eine freundliche Begrüßung am ersten Tag, hängen andere Aufgaben stark vom jeweiligen Unternehmen ab. Gibt es eine Produktion, sollten neue Mitarbeiter diese kennenlernen. Besteht das Team aus zwanzig Personen, gehen vielleicht nicht alle gemeinsam in die Mittagspause. Es gilt, den Einarbeitungsplan an die individuellen Bedürfnisse und Gegebenheiten anzupassen.

Erleichtert wird die Implementierung des Onboardings durch den Einsatz einer entsprechenden HR-Software. Dadurch kann kein Punkt vergessen werden und das Konzept ist jederzeit einsetzbar.