Offboarding: Professionelle Verabschiedung von Mitarbeitern

Der Begriff Offboarding (auch Exit Management) beschreibt den professionellen Prozess des Ausscheidens eines Arbeitnehmers aus einem Unternehmen. Der Grund für den Abschied spielt dabei keine Rolle. Es ist auch nicht relevant, ob der Mitarbeiter die Firma von sich aus verlässt oder der Arbeitgeber eine Kündigung ausgesprochen hat. Als Pendant zum Onboarding beginnt der Offboarding-Prozess, wenn ein Teammitglied deutlich macht, dass es sich weiterentwickeln möchte, spätestens aber mit der schriftlichen Kündigung. Er endet mit dem letzten Arbeitstag, sofern alle Formalitäten abgeschlossen sind.

Der Vorgang wird unterteilt in den technischen und den emotionalen Part. Auf beiden Ebenen gilt es, für einen reibungslosen und wertschätzenden Verlauf zu sorgen. Der technische Teil betrifft vor allem das Personalmanagement und den entsprechenden Mitarbeiter. Es gilt alle Formalitäten zu klären und in die Wege zu leiten. Hierzu zählen die Planung des Resturlaubes, Erstattung von finanziellen Auslagen und das Arbeitszeugnis sowie die Übergabe der bisherigen Aufgaben. In die emotionalen Aspekte dagegen fließen auch die sozialen Kontakte zu den Kollegen ein. Firmen sollte den Einfluss des Einzelnen auf die gesamte Belegschaft nicht unterschätzen. Dies gilt es in den Gesprächen zu berücksichtigen, die das Offboarding begleiten.

Von einem guten Offboarding-Prozess profitieren Unternehmen wie Mitarbeiter. Firmen können sich abschließend noch einmal als seriöser Arbeitgeber präsentieren. Arbeitnehmer, die - freiwillig oder unfreiwillig - die Stelle wechseln, können konstruktives Feedback für ihren weiteren Berufsweg nutzen. Sogar für Kunden kann sich strukturiertes Offboarding lohnen, sofern sie mit dem ausscheidenden Mitarbeiter zusammengearbeitet haben. Denn in diesem Fall gehört auch eine aussagekräftige Übergabe sowie eine Vorstellung des neuen Ansprechpartners (falls vorhanden) zum Prozedere.

Eindeutig definierte Abläufe und eine Offboarding Checkliste sorgen dafür, dass keine wichtigen Informationen vergessen werden oder durch das Ausscheiden verloren gehen. Darüber hinaus gibt es allen Beteiligten Orientierung, wenn die notwendigen Schritte und alle Zuständigkeiten festgelegt sind.

Ein respektvolles Miteinander sollte den Prozess prägen. Das ist die letzte Möglichkeit für Unternehmen, sich durch Exit Management mit Stil als wertschätzender Arbeitgeber zu präsentieren. Offenheit und Ehrlichkeit in angemessener Weise bieten beiden Parteien die Möglichkeit etwas über sich zu lernen und sich durch das Offboarding weiterzuentwickeln.

Der Begriff Offboarding beschreibt das Ausscheiden des Arbeitnehmers unabhängig vom Anlass dafür. Allerdings hat der Grund des Vertragsendes einen wesentlichen Einfluss auf die notwendigen Schritte. Sie sind abhängig davon wie lange der- oder diejenige Teil des Teams war, ob es sich um eine Kündigung oder den Übergang in den Ruhestand handelt und ob die Trennung aus einem Fehlverhalten resultiert oder einvernehmlich war. Im Abschnitte Die Art des Ausscheidens bestimmt das Offboarding erläutern wir alle Fälle ausführlich.

Beim Offboarding-Prozess geht es um das Ende eines Arbeitsverhältnisses. Das Gegenstück dazu ist das Onboarding, das einen strukturierten Einstieg in die Firma beschreibt. Es beginnt bei der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und endet mit dem erfolgreichen Bestehen der Probezeit.

Verabschiedet sich ein Teammitglied innerhalb eines Jahres wieder, ist der Know-how-Verlust gering und die Zahl der Projekte vermutlich ebenfalls. Es lohnt sich aber, im Offboarding genau nachzufragen und die Antworten ernst zu nehmen. Neben privaten Gründen können auch firmeneigene Faktoren zu der Entscheidung beigetragen haben. Entsprach die Stellenausschreibung nicht dem tatsächlichen Profil? Wurde im Vorstellungsgespräch oder den Vertragsverhandlungen etwas versprochen und dann nicht gehalten? Gibt es Probleme im Team, die bisher noch nicht bemerkt wurden? Mit diesen Informationen können Unternehmen entsprechende Verbesserungen vornehmen und verhindern erneut Arbeitnehmer aus diesen Gründen zu verlieren.

Nach einigen Jahren in der Firma kommt es vor, dass Arbeitnehmer sich weiterentwickeln wollen. In der aktuellen Position ist das nicht möglich. Herrscht eine offene Gesprächskultur im Unternehmen, besprechen sie dies mit ihrem Vorgesetzten und binden die HR ein. Wurden alle Optionen der Personalentwicklung eruiert und keine für geeignet befunden, bleibt dem Mitarbeiter als letzte Möglichkeit ein Arbeitgeberwechsel. Als Zeichen der Wertschätzung kann in so einem Fall die Option eines Aufhebungsvertrages angeboten werden, wenn die neue Arbeitsstelle früher zu besetzen ist als das mit der vertraglich vereinbarten Kündigungsfrist möglich wäre. Gleichzeitig sollte das Offboarding beginnen, damit alle Aufgaben erledigt sind, wenn das Ende der Zusammenarbeit kurzfristiger eintritt als üblich.

Bevor derjenige darüber informiert wird, dass sein Fehler bekannt ist, sollte die Personalabteilung Kontakt zu einem Rechtsbeistand aufnehmen, um die Rechtmäßigkeit der Kündigung sicherzustellen und gegebenenfalls vorab eine Abmahnung auszusprechen. Hat ein Mitarbeiter sich unternehmensschädigend verhalten, ist eine fristlose Kündigung die Folge oder zumindest eine fristgerechte mit sofortiger Freistellung. Für diesen Fall muss es im Offboarding einen Notfallplan geben, damit im Eifer des Gefechts nichts vergessen wird. Welche Schritte müssen mit sofortiger Wirkung abgearbeitet werden und sind jederzeit dem Tagesgeschäft vorzuziehen? Besonders wichtig ist, mit sofortiger Wirkung alle Zugänge zu sperren, um weiteren Schaden zu verhindern. Auch der Schlüssel bzw. die Schlüsselkarte muss dem Mitarbeiter abgenommen werden. Eine offizielle Verabschiedung ist nicht notwendig, doch die Kollegen sollten ehrlich über das Ausscheiden informiert werden. Wirkt sich das Fehlverhalten direkt oder indirekt auf die Arbeit des Teams aus, sollte die Situation intern aufgearbeitet werden.

Mit einem altersbedingten Abschied sind Gründer in den ersten Jahren eher selten konfrontiert. In diesem Fall kann frühzeitig mit dem Offboarding begonnen werden. Hier ist besonders ein gutes Konzept zum Wissenstransfer gefragt, um das Know-how im Unternehmen zu halten. Beginnt der Nachfolger noch bevor der Arbeitsvertrag endet, kann eine direkte Übergabe stattfinden und dem neuen Mitarbeiter den Einstieg erleichtern. Firmen sollten die Möglichkeit, Wechsel und Abschied langfristig zu planen, ausschöpfen.

Es ist zu wünschen, dass Unternehmer nie mit diesem Szenario konfrontiert werden. Sollte es dennoch eintreten, gibt es eine etwas anders geartete Form von Offboarding. Während Aufgaben wie Projektübergaben, Abschlussgespräche oder offizielle Verabschiedung wegfallen, kommen andere hinzu. Die Hinterbliebenen sollten kontaktiert werden, um zu kondolieren und den Termin für die Trauerfeier zu erfahren. Auch Formalitäten wie Lohnfortzahlungen (geregelt im Arbeitsvertrag) und die Rückgabe von Firmeneigentum bzw. privatem Besitz müssen geklärt werden. Informieren Sie das Team und stellen Sie sicher, dass die Kollegen bei Bedarf emotional aufgefangen werden. Renten- und Sozialversicherung müssen in Kenntnis gesetzt werden, ebenso wie die Lohnbuchhaltung.