Offboarding: Professionelle Verabschiedung von Mitarbeitern

Scheidet ein Mitarbeiter auf dem Unternehmen aus, zieht das einige Aufgaben nach sich. Formalitäten müssen abgewickelt und Arbeitsgebiete zumindest zwischenzeitlich neu verteilt werden. Viele Arbeitgeber haben für diesen Fall keine festen Abläufe definiert. Wir erklären, warum das ein Fehler ist und wie Unternehmen sowie Kunden und Mitarbeiter von einem klaren Offboarding-Prozess profitieren.

1. Häufige Fragen zu Offboarding

Der erste Eindruck zählt - der letzte auch! Für das Ausscheiden eines Arbeitnehmers aus dem Unternehmen kann es verschiedene Gründe geben. Was auch immer den Ausschlag gab, das Ende des Arbeitsverhältnisses löst zahlreiche Aufgaben in verschiedenen Abteilungen aus und beeinflusst die Personalplanung maßgeblich. Während die Notwendigkeit eines guten Onboardings für das Personalmanagements allgemein anerkannt ist, wird strukturiertes Offboarding häufig vergessen.

Der Begriff Offboarding (auch Exit Management) beschreibt den professionellen Prozess des Ausscheidens eines Arbeitnehmers aus einem Unternehmen. Der Grund für den Abschied spielt dabei keine Rolle. Es ist auch nicht relevant, ob der Mitarbeiter die Firma von sich aus verlässt oder der Arbeitgeber eine Kündigung ausgesprochen hat. Als Pendant zum Onboarding beginnt der Offboarding-Prozess, wenn ein Teammitglied deutlich macht, dass es sich weiterentwickeln möchte, spätestens aber mit der schriftlichen Kündigung. Er endet mit dem letzten Arbeitstag, sofern alle Formalitäten abgeschlossen sind.

Der Vorgang wird unterteilt in den technischen und den emotionalen Part. Auf beiden Ebenen gilt es, für einen reibungslosen und wertschätzenden Verlauf zu sorgen. Der technische Teil betrifft vor allem das Personalmanagement und den entsprechenden Mitarbeiter. Es gilt alle Formalitäten zu klären und in die Wege zu leiten. Hierzu zählen die Planung des Resturlaubes, Erstattung von finanziellen Auslagen und das Arbeitszeugnis sowie die Übergabe der bisherigen Aufgaben. In die emotionalen Aspekte dagegen fließen auch die sozialen Kontakte zu den Kollegen ein. Firmen sollte den Einfluss des Einzelnen auf die gesamte Belegschaft nicht unterschätzen. Dies gilt es in den Gesprächen zu berücksichtigen, die das Offboarding begleiten.

Von einem guten Offboarding-Prozess profitieren Unternehmen wie Mitarbeiter. Firmen können sich abschließend noch einmal als seriöser Arbeitgeber präsentieren. Arbeitnehmer, die - freiwillig oder unfreiwillig - die Stelle wechseln, können konstruktives Feedback für ihren weiteren Berufsweg nutzen. Sogar für Kunden kann sich strukturiertes Offboarding lohnen, sofern sie mit dem ausscheidenden Mitarbeiter zusammengearbeitet haben. Denn in diesem Fall gehört auch eine aussagekräftige Übergabe sowie eine Vorstellung des neuen Ansprechpartners (falls vorhanden) zum Prozedere.

Eindeutig definierte Abläufe und eine Offboarding Checkliste sorgen dafür, dass keine wichtigen Informationen vergessen werden oder durch das Ausscheiden verloren gehen. Darüber hinaus gibt es allen Beteiligten Orientierung, wenn die notwendigen Schritte und alle Zuständigkeiten festgelegt sind.

Ein respektvolles Miteinander sollte den Prozess prägen. Das ist die letzte Möglichkeit für Unternehmen, sich durch Exit Management mit Stil als wertschätzender Arbeitgeber zu präsentieren. Offenheit und Ehrlichkeit in angemessener Weise bieten beiden Parteien die Möglichkeit etwas über sich zu lernen und sich durch das Offboarding weiterzuentwickeln.

Der Begriff Offboarding beschreibt das Ausscheiden des Arbeitnehmers unabhängig vom Anlass dafür. Allerdings hat der Grund des Vertragsendes einen wesentlichen Einfluss auf die notwendigen Schritte. Sie sind abhängig davon wie lange der- oder diejenige Teil des Teams war, ob es sich um eine Kündigung oder den Übergang in den Ruhestand handelt und ob die Trennung aus einem Fehlverhalten resultiert oder einvernehmlich war. Im Abschnitte Die Art des Ausscheidens bestimmt das Offboarding erläutern wir alle Fälle ausführlich.

Beim Offboarding-Prozess geht es um das Ende eines Arbeitsverhältnisses. Das Gegenstück dazu ist das Onboarding, das einen strukturierten Einstieg in die Firma beschreibt. Es beginnt bei der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und endet mit dem erfolgreichen Bestehen der Probezeit.

TIPP

On- und Offboarding sind zwei Seiten einer Medaille. Es lohnt sich, beides durch eine passende HR-Software zu unterstützen.

HR-Software im Vergleich

2. Deswegen lohnt sich gutes Exit Management

Im Falle einer Kündigung kommt das Ende des Arbeitsverhältnisses zumindest für eine Seite manchmal überraschend. Tritt ein geschätzter Mitarbeiter in den wohlverdienten Ruhestand, lässt sich der Abschied langfristig planen. Beiden Situationen gemein ist, dass sie von starken Emotionen begleitet werden und dem Unternehmen Fachwissen verloren geht. Um dies abzufangen und einen wertschätzenden Abschluss für die gemeinsame Zeit zu finden, muss das Offboarding durchdacht sein.

Für Unternehmen hat das viele Vorteile. Frühere Mitarbeiter sind Markenbotschafter und können durch ihre Erzählungen die öffentliche Wahrnehmung der Firma beeinflussen. Das unterstützt Maßnahmen für das Employer Branding. Durch respektvolle Kommunikation lassen sich gerichtliche Konflikte vermeiden. Bei Bedarf kann dies durch eine berufliche Orientierungsmaßnahme begleitet werden, um dem Arbeitnehmer neue Perspektiven zu eröffnen. Außerdem trägt der Offboarding-Prozess dazu bei, dass die Übergabe von Projekten geregelt und reibungslos läuft. Leitfäden und Protokolle stellen sicher, dass alle wichtigen Themen besprochen und alles Firmeneigentum zurückgegeben wird.

Auch Arbeitnehmer profitieren von einem etablierten Exit Management. Sind mit dem letzten Arbeitstag alle Formalitäten erledigt, ist der Kopf frei für die nächsten beruflichen Schritte. Ist der Mitarbeiter auf eigenen Wunsch ausgeschieden, zeigt ein guter Offboarding-Prozess Wertschätzung und hält dadurch die Möglichkeit der Rückkehr ins Unternehmen offen.

TIPP

Im Sinne des Employer Brandings können Unternehmen Mitarbeiter zum Ende des Offboardings aktiv um eine Bewertung auf Bewertungsportalen bitten.

3. Die Art des Ausscheidens bestimmt das Offboarding

Auch wenn jeder Kündigungsgrund den geplanten Prozess in Gang setzt, wirkt er sich doch auf den Ablauf aus. Das betrifft vor allem den Zeitrahmen, hat aber auch Auswirkungen auf das Team. Folgende Szenarien geben Orientierung, woran im speziellen Fall gedacht werden muss.

Verabschiedet sich ein Teammitglied innerhalb eines Jahres wieder, ist der Know-how-Verlust gering und die Zahl der Projekte vermutlich ebenfalls. Es lohnt sich aber, im Offboarding genau nachzufragen und die Antworten ernst zu nehmen. Neben privaten Gründen können auch firmeneigene Faktoren zu der Entscheidung beigetragen haben. Entsprach die Stellenausschreibung nicht dem tatsächlichen Profil? Wurde im Vorstellungsgespräch oder den Vertragsverhandlungen etwas versprochen und dann nicht gehalten? Gibt es Probleme im Team, die bisher noch nicht bemerkt wurden? Mit diesen Informationen können Unternehmen entsprechende Verbesserungen vornehmen und verhindern erneut Arbeitnehmer aus diesen Gründen zu verlieren.

Nach einigen Jahren in der Firma kommt es vor, dass Arbeitnehmer sich weiterentwickeln wollen. In der aktuellen Position ist das nicht möglich. Herrscht eine offene Gesprächskultur im Unternehmen, besprechen sie dies mit ihrem Vorgesetzten und binden die HR ein. Wurden alle Optionen der Personalentwicklung eruiert und keine für geeignet befunden, bleibt dem Mitarbeiter als letzte Möglichkeit ein Arbeitgeberwechsel. Als Zeichen der Wertschätzung kann in so einem Fall die Option eines Aufhebungsvertrages angeboten werden, wenn die neue Arbeitsstelle früher zu besetzen ist als das mit der vertraglich vereinbarten Kündigungsfrist möglich wäre. Gleichzeitig sollte das Offboarding beginnen, damit alle Aufgaben erledigt sind, wenn das Ende der Zusammenarbeit kurzfristiger eintritt als üblich.

Bevor derjenige darüber informiert wird, dass sein Fehler bekannt ist, sollte die Personalabteilung Kontakt zu einem Rechtsbeistand aufnehmen, um die Rechtmäßigkeit der Kündigung sicherzustellen und gegebenenfalls vorab eine Abmahnung auszusprechen. Hat ein Mitarbeiter sich unternehmensschädigend verhalten, ist eine fristlose Kündigung die Folge oder zumindest eine fristgerechte mit sofortiger Freistellung. Für diesen Fall muss es im Offboarding einen Notfallplan geben, damit im Eifer des Gefechts nichts vergessen wird. Welche Schritte müssen mit sofortiger Wirkung abgearbeitet werden und sind jederzeit dem Tagesgeschäft vorzuziehen? Besonders wichtig ist, mit sofortiger Wirkung alle Zugänge zu sperren, um weiteren Schaden zu verhindern. Auch der Schlüssel bzw. die Schlüsselkarte muss dem Mitarbeiter abgenommen werden. Eine offizielle Verabschiedung ist nicht notwendig, doch die Kollegen sollten ehrlich über das Ausscheiden informiert werden. Wirkt sich das Fehlverhalten direkt oder indirekt auf die Arbeit des Teams aus, sollte die Situation intern aufgearbeitet werden.

Mit einem altersbedingten Abschied sind Gründer in den ersten Jahren eher selten konfrontiert. In diesem Fall kann frühzeitig mit dem Offboarding begonnen werden. Hier ist besonders ein gutes Konzept zum Wissenstransfer gefragt, um das Know-how im Unternehmen zu halten. Beginnt der Nachfolger noch bevor der Arbeitsvertrag endet, kann eine direkte Übergabe stattfinden und dem neuen Mitarbeiter den Einstieg erleichtern. Firmen sollten die Möglichkeit, Wechsel und Abschied langfristig zu planen, ausschöpfen.

Es ist zu wünschen, dass Unternehmer nie mit diesem Szenario konfrontiert werden. Sollte es dennoch eintreten, gibt es eine etwas anders geartete Form von Offboarding. Während Aufgaben wie Projektübergaben, Abschlussgespräche oder offizielle Verabschiedung wegfallen, kommen andere hinzu. Die Hinterbliebenen sollten kontaktiert werden, um zu kondolieren und den Termin für die Trauerfeier zu erfahren. Auch Formalitäten wie Lohnfortzahlungen (geregelt im Arbeitsvertrag) und die Rückgabe von Firmeneigentum bzw. privatem Besitz müssen geklärt werden. Informieren Sie das Team und stellen Sie sicher, dass die Kollegen bei Bedarf emotional aufgefangen werden. Renten- und Sozialversicherung müssen in Kenntnis gesetzt werden, ebenso wie die Lohnbuchhaltung.

4. Diese Schritte gehören zum Offboarding-Prozess

Damit die letzten Tage oder Wochen reibungslos laufen und alle Beteiligten zufrieden auseinander gehen können, gibt es einiges zu beachten. In den meisten Fällen beginnt das Offboarding mit der Kündigung. Tritt ein Mitarbeiter in den Ruhestand, müssen sich Unternehmen ebenfalls rechtzeitig um die Übergabe und den Abschied kümmern. Daraus ergeben sich folgende Arbeitsschritte:

  1. Personalabteilung
    Geht der Arbeitnehmer auf eigenen Wunsch, muss umgehend das Personalmanagement informiert werden, um den Offboarding-Prozess zu beginnen. Bei einer Kündigung durch das Unternehmen, muss die Personalabteilung die Rechtskräftigkeit sicherstellen, gegebenenfalls in Rücksprache mit einem Fachanwalt für Arbeitsrecht. Anschließend werden alle weiteren Schritte in die Wege geleitet und das Recruiting für den Nachfolger beginnt.
  2. Offboarding-Checkliste für den Mitarbeiter
    Das entsprechende Dokument wird ausgehändigt bzw. der relevante Prozess in der HR-Software in Gang gesetzt. Darin sind alle weiteren Schritte (Kündigungsbestätigung, Rückgabe von Firmeneigentum, Termine für Übergabe- und Abschlussgespräche, ...) enthalten.
  3. Kommunikation
    Team und Kunden müssen zeitnah informiert werden. Hier ist umsichtige Personalführung gefragt. Das Thema sollte offen und ehrlich behandelt werden, den Datenschutz des ausscheidenden Kollegen aber nicht verletzen.
  4. Buchhaltung
    Alle finanziellen Aspekte (letztes Gehalt, offene Kostenerstattungen, ...) sowie die Gehaltsabrechnung und die Steuerbelege müssen rechtzeitig vorliegen.
  5. Abschied
    Unternehmen sollten den Mitarbeiter in einem angemessenen Rahmen verabschieden. Dieser findet bei einer kurzen Firmenzugehörigkeit vielleicht am Ende des morgendlichen Meetings mit ein paar freundlichen Worten statt. Ist ein Kollege schon viele Jahre im Team, kann eine kleine Feier passender sein. Im Problemfall kann es bedeuten, dass der Arbeitnehmer unverzüglich das Firmengelände verlassen muss und dabei begleitet wird. Im Offboarding sind zu diesem Zeitpunkt die Abgabe aller Aufgaben erledigt und die Rückgabe sämtlichen Firmeneigentums erfolgt.
  6. Kontakt halten
    Unternehmen können weiterhin vom fachlichen Austausch profitieren und ehemalige Mitarbeiter direkt ansprechen, wenn eine andere Stelle neu besetzt werden soll.

Mit der Offboarding-Checkliste den Überblick behalten

Wichtige Aufgabenerledigt
Unmittelbar nach der Kündigung:
Personalabteilung informieren 
Offboarding-Prozess starten 
Neubesetzung der Stelle planen 
Stellenprofil überprüfen 
Recruiting starten 
Bis zum Abschied:
Kündigungsbestätigung erstellen 
Informationen für das Arbeitszeugnis einholen 
Arbeitszeugnis erstellen 
Offboarding: Stand überprüfen 
Nachfolge bei Kunden und Projekten regeln 
Kunden/Projekte übergeben 
Wissenstransfer sicherstellen 
Meldung an Buchhaltung 
Finanzielle Aspekte prüfen 
Am letzten Tag:
Arbeitsvorgänge abschließen 
Technik übergeben 
Arbeitszeugnis aushändigen 
Abschlussgespräch führen 
Mitarbeiter verabschieden 
Zugänge sperren 
E-Mail-Adressen weiterleiten/löschen 
Offboarding abschließen 

5. Fehler im Offboarding vermeiden

Haben Unternehmen zu Beginn des Arbeitsverhältnisses noch mit einem tollen Onboarding-Prozess geglänzt, kann der Abschied schnell einen unangenehmen Beigeschmack bekommen. Das geschieht vor allem, wenn das Offboarding nicht so gut vorbereitet ist wie der Einstand. Mit den folgenden Fehlern können Sie dem Unternehmen schaden:

  • Wissenstransfer ist weder gefordert noch gibt es eine Plattform dafür.
  • Datenschutz vernachlässigen, sodass ehemalige Mitarbeiter weiterhin Zugang zu firmeninternen Informationen haben.
  • Feedback wird nicht genutzt, um Arbeitnehmer zukünftig nicht mehr aus den genannten Gründen zu verlieren.
  • Abschied am letzten Tag nicht ernst nehmen und dadurch keine Wertschätzung zeigen.
  • Arbeitszeugnis zu spät und unpersönlich schreiben. Es lohnt sich, den Mitarbeiter nach seinen Aufgaben und dessen Vorgesetzten nach seiner Beurteilung zu fragen. Beide sollten ausreichend Zeit für die Antwort haben.
TIPP

Mit einem Abschiedsgeschenk können Unternehmen ihre Wertschätzung ausdrücken und dem Mitarbeiter in guter Erinnerung bleiben.

6. Fazit: Organisiert Mitarbeiter verabschieden

Der Begriff Offboarding bezeichnet den Prozess des Ausscheidens eines Arbeitnehmers aus der Firma. Unternehmen haben dabei letztmalig die Möglichkeit beim scheidenden Mitarbeiter einen guten Eindruck zu hinterlassen. Das zahlt auf das Image als attraktiver Arbeitgeber ein. Für denjenigen, der geht, ist eine professionelle Verabschiedung ein Zeichen der Wertschätzung und dem Team erleichtert es die Übergangszeit bis die Stelle neu besetzt wird.

Offene und ehrliche Kommunikation im Offboarding ist wichtig. Dazu gehört, alle Mitarbeiter über das Ausscheiden zu informieren und mit dem Arbeitnehmer, der die Firma verlässt, ein Abschlussgespräch zu führen. Das Feedback aus dieser Unterhaltung dient der Verbesserung von Prozessen und Abläufen.