- Registrierkassen dienen dazu, Kassiervorgänge lückenlos aufzuzeichnen. Dazu zählen auch Storno-Vorgänge.
- Registrierkassen sind elektronische Aufzeichnungssysteme und müssen beim Finanzamt gemeldet werden.
- Eine Registrierkasse kostet zwischen 150 € und über 500 € einmalig, müssen aber regelmäßig gewartet werden.
- Im Vergleich zu einem Kassensystem bieten Registrierkassen deutlich weniger Funktionen.
| Was ist eine Registrierkasse?
Das wesentliche Merkmal von Registrierkassen ist es, Kassenbewegungen wie Verkäufe, Ausgaben, Entnahmen oder Stornos lückenlos aufzuzeichnen. Die Registrierkasse erfüllt also die Pflicht zur Einzelaufzeichnung, was beispielsweise eine offene Ladenkasse nicht kann. Daher der Name Registrierkasse. Klassische Registrierkassen haben in der Regel außer den Kassenfunktionen keine weiteren Funktionen. Es sind Stand-Alone-Kassen, die nicht vernetzt sind - im Gegensatz zu modernen Kassensystemen.
Bestandteile einer Registrierkasse
Eine Registrierkasse ist ein Kasten mit einer Tastatur, einem Display für den Kassierer, häufig auch mit Kundendisplay und einer Geldlade. Ein Druckwerk sorgt für den Ausdruck der Kassenbons. Moderne Registrierkassen haben einen elektronischen Speicher für die Journaldaten und drucken die Kassenberichte am Ende des Tages.
Vereinzelt sieht man auch noch elektromechanische Registrierkassen im Einsatz. Dort gibt es ein zweites Druckwerk für die Kassenrolle als Speichermedium der betriebsprüfungsrelevanten Daten.
Warengruppen statt Warenwirtschaft
Eine elektronische Registrierkasse erlaubt dem Unternehmer, Warengruppen anzulegen. Eine bestandsgeführte Warenwirtschaft haben die Systeme in der Regel nicht. Ob dies möglich ist, hängt vom Hersteller ab und muss geklärt werden. Sobald ein System einen elektronischen Speicher hat, ist es immerhin denkbar, dass eine Vernetzung hinzuprogrammiert werden kann.
Welche Daten zeichnet eine Registrierkasse auf?
Eine Registrierkasse zeichnet alle Vorgänge auf, die an einer Kasse geschehen.
- Verkäufe
- Ausgaben
- Entnahmen
- Einlagen
- Stornos
Welche Daten enthält ein Kundenbon?
Ein Kundenbon ist eine Quittung aus Papier, die das Datum, die Uhrzeit, der Betrag und den dazugehörigen Mehrwertsteuersatz enthält. Der Kundenbon ist als Nachweis für den Kauf wichtig, wenn ein Kunde eine Ware reklamiert oder umtauscht. Die Kasse druckt auch bei Ausgaben, Entnahmen, Einlagen und Storno-Vorgängen einen Bon.
| Hersteller von Registrierkassen
Zu den typischen Herstellern von Registrierkassen gehören Casio, Olympia und Sharp. An 3 Beispielen zeigen wir, welche Funktionen und Eigenschaften diese Registrierkassen bieten.
| Funktionen | Casio SE-S400MB-SR | Olympia CM 911 | Sharp XE-A217 XB |
| Anzahl Verkäufer | 50 | 8 | 25 |
| Anzahl Warengruppen | 200 | 42 | 99 |
| Zahlungsarten | Bar und unbar; Zahlungsarten können angelegt werden; unbare Zahlungsarten sind nicht vernetzt, das heißt, die Kasse steuert nicht das Kartengerät. | ||
| Zusatzfunktionen | keine | keine | Tischverwaltung für Gastronomen |
| Datenspeicher | elektronischer Speicher; GoBD konform | elektronischer Speicher; GoBD konform | elektronischer Speicher; GoBD-konform |
| Preis ab | 349 € | 196 € | ab 510 € |
Diese 3 Beispiel-Kassen unterscheiden sich durch Anzahl von Verkäufern und Anzahl der Warengruppen. Die Kasse von Sharp bietet zusätzliche Gastronomie-Funktionen, wie die Tischverwaltung. Grundsätzlich können die Kassen unbare Zahlungsarten registrieren.
Das dafür notwendige Kartengerät ist aber nicht vernetzt mit der Kasse. Alle Beispiele sind elektronische Registrierkassen mit einem elektronischen Speicher, der GoBD konform sein muss.
| Vorschriften an die Führung einer Registrierkasse
Die gesetzlichen Vorschriften zur Führung einer Registrierkasse kommen von den deutschen Finanzämtern bzw. der deutschen Finanzverwaltung.
Die Finanzverwaltung möchte verhindern, dass Unternehmer Umsätze nicht deklarieren und Schwarzgeld generieren. Durch Schwarzgeldwirtschaft entgehen dem Fiskus Einnahmen aus Umsatzsteuer, Gewerbesteuern und Ertragsteuern.
Zusammengefasst sagen die Regeln Folgendes:
- Einzelaufzeichnungspflicht: sämtliche Kassiervorgänge an der Kasse müssen aufgezeichnet werden.
- Dokumentationspflicht: Vorgänge wie Stornos bedürfen der Dokumentation und Erläuterung.
- Aufbewahrungspflicht: Alle Tagesabschlüsse müssen pro Geschäftsjahr lückenlos aufbewahrt werden. Bei elektromechanischen Registrierkassen muss der Unternehmer die Journalrollen aufheben, bei elektronischen Registrierkassen dürfen die Datenspeicher nicht manipuliert werden können.
- TSE-Pflicht: Eine elektronische Registrierkasse benötigt eine amtlich zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die eine Datenmanipulation verhindert.
- Meldepflicht: Jede elektronische Registrierkasse muss beim Finanzamt angemeldet werden.
- Belegausgabepflicht: Jeder Kassierer muss seinem Kunden einen Kassenbon anbieten
In der Vergangenheit war es tatsächlich so, dass manche Unternehmer elektronische Registrierkassen mit einer sogenannten Zapper-Software manipuliert und damit die Kassenumsätze kleingerechnet haben.
Dies veranlasste die Finanzverwaltung zu diesen strengen Bestimmungen. Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag zur GoBD konformen Kasse.
| Unterschied Registrierkasse vs. Kassensystem
Eine Registrierkasse ist im Gegensatz zur Systemkasse nicht vernetzt. Als Stand-alone-Kasse hat die Registrierkasse den Nachteil, betriebliche Abläufe nicht oder nur teilweise zu unterstützen.
Praxisbeispiel: Vernetzte Warenwirschaft
Händler Alt hat sich eine Warenwirtschaft angeschafft, weil er Kontrolle über seine Warenbestände haben möchte. Bisher arbeitet Herr Alt mit einer normalen Registrierkasse, die mit der Warenwirtschaft nicht vernetzt ist.
Das bedeutet für seine Abläufe Folgendes: Verkauft er Ware an der Kasse, wird diese Ware nicht automatisch aus dem Lager gebucht. Die Ware muss manuell ausgebucht werden, dabei können Fehler entstehen.
Auch bei der Arbeit mit dem Kartengerät entstehen mit der Registrierkasse Doppelarbeiten. Beim Kassieren müssen Herrn Alts Kassierer den Zahlbetrag ein weiteres Mal im Kartengerät eingeben. Auch die Arbeit mit den Tagesabschlüssen in der Buchhaltung ist mit einer Stand-Alone-Registrierkasse zeitraubend.
Bei einem Kassensystem kann dagegen eine Warenwirtschaft integriert werden: Jeder Verkauf führt automatisch zu einer Buchung im Warenlager; auch der Z-Bon wird automatisch an die Buchhaltungssoftware übermittelt.
Der Kunde erhält einen Kassenbon mit einer genauen Artikel-Nummer, die den Verkauf nachvollziehbar machen. Kartengerät und Kasse sind synchronisiert.
Bezahlt der Kunde mit EC-Karte, registriert die Kasse die EC-Karte als Zahlungsart. Gleiches gilt für Kreditkarten. Kassensysteme haben außerdem Funktionen der Kundenbindung und der Mitarbeiterverwaltung. Manche Kassensysteme sind sogar auf die Anforderungen einer bestimmten Branche abgestimmt:
- Kassensystem Gastronomie: Bietet Funktionen wie Tischreservierung oder automatische Bestellaufnahme (Funkbonierung)
- Kassensystem Friseur: Integriert eine Kundendatenbank. Mit Terminbuchungsfunktion und Historie der Behandlungen. Jeder Kassierer weiß, welche Farbmischung oder Sonderbehandlungen eine Stammkundin bevorzugt.
- Kassensystem Einzelhandel: Neben der Warenwirtschaft bieten diese Systeme auch eine Anbindung an E-Commerce-Systeme.
| Vorteile eines Kassensystems im Vergleich zur Registrierkasse
Neben vernetzter Warenwirtschaft und der möglichen Anbindung an Buchhaltungssysteme bieten Kassensysteme weitere Vorteile im Vergleich zu einer Registrierkasse.
Die folgende Tabelle zeigt die Vor- und Nachteile im Detail.
| Funktionen | Registrierkasse | Kassensystem | Vorteile beim Kassensystem |
| Zahlungsfunktionen | Hauptfunktion | Bilden nur die Basis | Kassensysteme gehen weit über einfache Bezahlfunktionen hinaus, z. B. werden Kundendatenbanken integriert. |
| Vernetzung betrieblicher Abläufe | Nein | Ja | Optimierung der Abläufe durch Vernetzung von Warenwirtschaft, Buchhaltung und Kundenmanagement |
| Kundenbetreuung | Nein | Ja | Termin- oder Tischreservierungen sowie Gutschein-Funktionen des integrierten CRMs erhöhen die Kundenbindung |
| Kundenmarketing | Nein | Ja | Kundenkarten und Gutscheine können in Kassensystemen verwaltet werden |
| Unterstützung bei der Beratung | Nein | Ja | Produktdaten der Kasse können mit mobilen Endgeräten als Beratungshilfen verwendet werden. Automatische Bestellübermittlung im Restaurant verringert Wartezeiten und steigern das Erlebnis des Gastes. |
| Warenwirtschaft | Nein | Ja | Bestandsgeführte Warenwirtschaft schafft Transparenz im Lager; Möglichkeit der Lageroptimierung durch konsequentes Nachordern von Schnelldrehern. |
| Personalverwaltung | Nein | Ja | Möglichkeit integrierter Zeiterfassung; Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung; Mindestlohn-Nachweis |
| Schnittstelle Buchhaltung | Nein | Ja | Automatische Übergabe der Tagesabschlüsse an das Buchhaltungsprogramm spart Zeit. |
| Inventur | Nein | Ja | Inventurmodule erlauben eine schnelle Erfassung der Warenbestände für den Jahresabschluss. |
| Controlling | Kaum | Umfangreich | Schlagkräftiges Controlling durch detaillierte Umsatzanalysen auf Basis des einzelnen Artikels, statt grober Warengruppen-Analysen; detaillierte Verkäuferumsätze statt Gesamtumsätze pro Verkäufer, dadurch bessere Personalführung; Deckungsbeitragsanalysen sind möglich. |
Als Gründer, Selbstständiger oder Unternehmer weißt du, wie wichtig passgenaue Inhalte sind. Hilf uns, diese auch in Zukunft zu liefern, indem du uns bewertest.
