Die Registrierkasse oder Kassensystem, was ist besser?

Das wesentliche Merkmal von Registrierkassen ist es, Kassenbewegungen wie Verkäufe, Ausgaben, Entnahmen oder Stornos lückenlos aufzuzeichnen. Die Registrierkasse erfüllt also die Pflicht zur Einzelaufzeichnung, was beispielsweise eine offene Ladenkasse nicht kann. Daher der Name Registrierkasse. Klassische Registrierkassen haben in der Regel außer den Kassenfunktionen keine weiteren Funktionen. Es sind Stand-Alone-Kassen, die nicht vernetzt sind - im Gegensatz zu modernen Kassensystemen.

Bestandteile einer Registrierkasse

Eine Registrierkasse ist ein Kasten mit einer Tastatur, einem Display für den Kassierer, häufig auch mit Kundendisplay und einer Geldlade. Ein Druckwerk sorgt für den Ausdruck der Kassenbons. Moderne Registrierkassen haben einen elektronischen Speicher für die Journaldaten und die Kassenberichte am Ende des Tages. Vereinzelt sieht man auch noch elektromechanische Registrierkassen im Einsatz. Dort gibt es ein zweites Druckwerk für die Kassenrolle als Speichermedium der betriebsprüfungsrelevanten Daten.

Hersteller von Registrierkassen

Zu den typischen Herstellern von Registrierkassen gehören Casio, Olympia und Sharp. An 3 Beispielen zeigen wir Ihnen, was diese Kassen für Funktionen und Eigenschaften haben. 

Diese 3 Beispiel-Kassen unterscheiden sich durch Anzahl von Verkäufern und Anzahl der Warengruppen. Die Kasse von Sharp bietet zusätzliche Gastronomie-Funktionen, wie die Tischverwaltung. Grundsätzlich können die Kassen unbare Zahlungsarten registrieren. Das dafür notwendige Kartengerät ist aber nicht vernetzt mit der Kasse. Alle Beispiele sind elektronische Registrierkassen mit einem elektronischen Speicher, der GOBD konform sein muss.

Warengruppen statt Warenwirtschaft

Eine elektronische Registrierkasse erlaubt dem Unternehmer, Warengruppen anzulegen. Eine bestandsgeführte Warenwirtschaft haben die Systeme in der Regel nicht. Ob dies möglich ist, hängt vom Hersteller ab und muss geklärt werden. Sobald ein System einen elektronischen Speicher hat, ist es immerhin denkbar, dass eine Vernetzung hinzuprogrammiert werden kann.

Welche Daten zeichnet eine Registrierkasse auf?

Eine Registrierkasse zeichnet alle Vorgänge auf, die an einer Kasse geschehen. 

• Verkäufe
• Ausgaben
• Entnahmen
• Einlagen
• Stornos

Welche Daten enthält ein Kundenbon?

Ein Kundenbon ist eine Quittung aus Papier, die das Datum, die Uhrzeit, der Betrag und den dazugehörige Mehrwertsteuersatz enthält. Der Kundenbon ist als Nachweis für den Kauf wichtig, wenn ein Kunde eine Ware reklamiert oder umtauscht. Die Kasse druckt auch bei Ausgaben, Entnahmen, Einlagen und Stornos einen Bon.

Die gesetzlichen Vorschriften zur Führung einer Registrierkasse kommen von den deutschen Finanzämtern bzw. der deutschen Finanzverwaltung. Die Finanzverwaltung möchte verhindern, dass Unternehmer Umsätze nicht deklarieren und Schwarzgeld generieren. Durch Schwarzgeldwirtschaft entgehen dem Fiskus Einnahmen aus Umsatzsteuer, Gewerbesteuern und Ertragsteuern.

Zusammengefasst sagen die Regeln Folgendes:

• Einzelaufzeichnungspflicht: sämtliche Kassiervorgänge an der Kasse müssen aufgezeichnet werden.
• Dokumentation "schwarzgeld-verdächtiger" Vorgänge wie Stornos bedürfen der Dokumentation und Erläuterung.
• Alle Tagesabschlüsse müssen pro Geschäftsjahr lückenlos aufbewahrt werden. Bei elektromechanischen Registrierkassen muss der Unternehmer die Journalrollen aufheben, bei elektronischen Registrierkassen dürfen die Datenspeicher nicht manipuliert werden können.
• Eine elektronische Registrierkasse benötigt eine amtlich zertifizierte TSE-Vorrichtung, die eine Datenmanipulation verhindert.
• Jede elektronische Registrierkasse muss beim Finanzamt angemeldet werden.
• Jeder Kassierer muss seinem Kunden einen Kassenbon anbieten.

In der Vergangenheit war es tatsächlich so, dass manche Unternehmer elektronische Registrierkassen mit einer sogenannten Zapper-Software manipuliert und damit die Kassenumsätze kleingerechnet haben. Dies veranlasste die Finanzverwaltung zu diesen strengen Bestimmungen. Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag zur GOBD konformen Kasse.

Eine Registrierkasse ist im Gegensatz zur Systemkasse nicht vernetzt. Als Stand-alone-Kasse hat die Registrierkasse den Nachteil, betriebliche Abläufe nicht oder nur teilweise zu unterstützen.

• Praxisbeispiel: Händler Alt hat sich eine Warenwirtschaft angeschafft, weil er Kontrolle über seine Warenbestände haben möchte.  Bisher arbeitet Herr Alt mit einer normalen Registrierkasse, die mit der Warenwirtschaft nicht vernetzt ist. Das bedeutet für seine Abläufe Folgendes: Verkauft er Ware an der Kasse, wird diese Ware nicht automatisch aus dem Lager gebucht. Die Ware muss manuell ausgebucht werden, dabei können Fehler entstehen. Auch bei der Arbeit mit dem Kartengerät entstehen mit der Stand-Alone-Kasse Doppelarbeiten. Beim Kassieren müssen Herrn Alts Kassierer den Zahlbetrag ein weiteres Mal im Kartengerät eingeben. Auch die Arbeit mit den Tagesabschlüssen in der Buchhaltung ist mit einer Stand-Alone-Registrierkasse zeitraubend.

Bei einem Kassensystem kann dagegen eine Warenwirtschaft integriert werden: Jeder Verkauf führt automatisch zu einer Buchung im Warenlager; auch der Z-Bon wird automatisch an die Buchhaltungssoftware übermittelt. Der Kunde erhält einen Kassenbon mit einer genauen Artikel-Nummer, die den Verkauf nachvollziehbar machen. Kartengerät und Kasse sind synchronisiert. Bezahlt der Kunde mit EC-Karte, registriert die Kasse die EC-Karte als Zahlungsart. Gleiches gilt für Kreditkarten. Kassensysteme haben außerdem Funktionen der Kundenbindung und der Mitarbeiterverwaltung. Manche Kassensysteme sind sogar auf die Anforderungen einer bestimmten Branche abgestimmt. 

• Kassensystem Gastronomie: Hier gibt es Funktionen wie Tischreservierung oder automatische Bestellaufnahme (Funkbonierung)
• Kassensystem Friseur: Hier ist die Kundendatenbank integriert. Mit Terminbuchungsfunktion und Historie der Behandlungen. Jeder Kassierer weiß, welche Strähnchenrezeptur eine Stammkundin bevorzugt.
• Kassensystem Einzelhandel: Hier gibt es neben der Warenwirtschaft auch eine Anbindung an E-Commerce-Systeme.

Die folgende Tabelle zeigt den Vergleich zwischen Registrierkasse und Kassensystem in einer Übersicht.

Informieren Sie sich dazu auch unserer Seite zum Vergleich der Kassensysteme.