Die Registrierkasse in Ihrem Lokal, Laden oder Geschäft: das sollten Sie beachten

Klobig und unansehnlich – diese Begriffe schießen einem wohl zuerst durch den Kopf, wenn man an die klassische Registrierkasse denkt, wie man sie noch von früher kennt. Doch egal ob im Blumenladen, im Restaurant oder an der Tankstelle: Die Registrierkasse ist wesentlicher Bestandteil eines nahezu jeden Ladengeschäfts.

Wir erläutern, was genau eine Registrierkasse ist, wer eine solche führen muss und wie sie funktioniert. Als Alternative zur Registrierkasse bieten moderne Kassensysteme viele zusätzliche Funktionen, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern können. Somit gilt es abzuwägen, ob nicht die Anschaffung solcher Kassensysteme die bessere Wahl ist.

Was ist überhaupt eine Registrierkasse?

Der Begriff Registrierkasse ist spätestens seit Bekanntwerden der sogenannten Registrierkassenpflicht im Jahr 2017 bei vielen Unternehmern ein heiß diskutiertes Thema. Eine Registrierkasse wird häufig auch als Kassenterminal bezeichnet. Mit ihr werden die Ein- und Ausgaben des täglichen Geschäfts erfasst. Trotz der Tatsache, dass diese Kassenart im Wesentlichen gerade mal das 1x1 beherrscht, setzen bis heute noch immer viele Unternehmer auf den Klassiker.

Dabei gibt es mittlerweile eine große Auswahl an softwarebasierten Kassensystemen, die automatisch Lagerbestände im Auge behalten, an Warenwirtschaftssysteme angeschlossen sind und das Bonieren vereinfachen.

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Wozu wird eine Registrierkasse gebraucht?

Die Registrierkasse ist in Branchen wie Gastronomie und Handel ein unersetzlicher Begleiter, wenn es um das Erfassen von Bargeldumsätzen geht. Dabei wird jedes Produkt über den individuellen Barcode gescannt und mitsamt Preis in der Registrierkasse gespeichert. Für den Kunden wird ein Kassenbon, also ein Papierbeleg, der den Einkauf inklusiver enthaltener Mehrwertsteuer zusammenfasst, erstellt. Somit wird jeder getätigte Kauf festgehalten und die Umsätze zusammenaddiert. Des Weiteren wird natürlich das Bargeld in der Kasse verwaltet. Die Kassenschublade, in der sich das Geld befindet, lässt sich ausschließlich zum Kassieren öffnen und ist ansonsten fest verschlossen.

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Registrierkassenpflicht: Was Unternehmer wissen müssen

Vorab: eine grundsätzliche Pflicht, überhaupt ein elektronisches Kassensystem einzusetzen, gibt es nicht. Unternehmer, die eine offene Ladenkasse führen, werden nicht gezwungen auf eine elektronische Kasse umzusteigen. Sie haben auch die Möglichkeit von einer bisher genutzten Registrierkasse zur offenen Ladenkasse zu wechseln.

Wird jedoch bereits ein elektronisches Kassensystem genutzt, unterliegt dieses der Registrierkassenpflicht. Das bedeutet, dass alle Betreiber, die eine Kasse im Einsatz haben (bspw. Restaurants, Friseurbedarf etc.), dafür Sorge tragen müssen, dass die Kasse den Vorschriften des Finanzamts entspricht. Kassensysteme müssen folgende Anforderungen erfüllen:

  • Bargeldumsätze müssen sich durch einen Beleg nachvollziehen lassen.
  • Bei einer Kassenprüfung muss dem Steuerprüfer in kurzer Zeit der Zugriff auf alle Daten ermöglicht werden.
  • Buchungen müssen unveränderbar sein.
  • Jede Buchung muss lückenlosund vollständig erfasst werden.
  • Sie sind für die Richtigkeit der Kassendaten verantwortlich
  • Bargeldumsätze müssen täglich erfasst werden.
  • AlleDaten müssen für 10 Jahre elektronisch aufbewahrt werden (Stichwort Aufbewahrungspflichten)
  • Buchungen müssen chronologisch erfasst und nach Konten geordnet sein.
  • Sämtliche steuerrelevanten Daten müssen vor Verlust sowie unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Sollte Ihr Kassensystem diesen Anforderungen nicht entsprechen, muss es so schnell wie möglich angepasst werden. Ist eine Anpassung nicht möglich, muss die Registrierkasse durch eine neue ersetzt werden.

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Wichtig: Entscheiden Sie sich für die offene Ladenkasse, ist ein täglicher Kassenbericht ein absolutes Muss! Es muss möglich sein, aufgrund dieses Berichtes die Einnahmen eines Tages rechnerisch zu ermitteln.

Registrierkasse vs. PC-Kasse: Wo liegen die Vorteile?

Registrierkassen sind durch eine fehlende Schnittstelle zu anderen Systemen in ihrem Einsatzzweck begrenzt. Aus diesem Grund stellen sie eine gute Lösung für kleinere Läden und Unternehmen dar, da hier kein großer Funktionsumfang benötigt wird. Die modernen PC-Kassen eignen sich dagegen ideal für größere Geschäfte, da diese weitgehend für ihren jeweiligen Einsatz optimiert, geräteübergreifend nutzbar und daher sehr flexibel in ihrem Einsatz sind.

Nachfolgend haben wir Ihnen die wesentlichen Vor- und Nachteile der Registrierkasse im Vergleich zu denen einer PC-Kasse gegenübergestellt:

Vorteile der RegistrierkasseNachteile der Registrierkasse
Keine Virusgefahr oder PC-StörungenErhöhter Papierverbrauch
Geringer EnergieverbrauchEventuell erhöhter Aufwand
Geringer AnschaffungspreisGroße Standfläche
Schnelle Einarbeitung, dank direkten und einfachen FunktionenNur Basisfunktionen
Alles in Einem vorhanden 
Hersteller übernimmt die gesamte Haftung 

Die Registrierkasse ist definitiv noch immer ein Klassiker in Sachen einfaches Kassieren. Und das ist auch gut so, denn für manche kleinere Unternehmer reicht das einfache Kassieren vollkommen aus. Jedoch sollten auch die Nachteile nicht außer Acht gelassen werden. Wer sich beispielsweise eine Inventur erleichtern möchte, kann mit der Unterstützung einer Registrierkasse nicht punkten. Hier wäre ein integriertes Warenwirtschaftssystem von Nöten.

Für solche Zwecke sollten Sie sich die PC-Kasse näher anschauen, denn diese hat im Gegenzug einige Funktionen mehr zu bieten:

Vorteile der PC-KasseNachteile der PC-Kasse
Platzsparender EinsatzVirusgefahr oder andere PC-Störungen
Weniger ZettelwirtschaftHohe Anschaffungskosten
Mehr Verwaltungsmöglichkeiten wie Umsatzverfolgung usw.Je nach Anbieter nicht immer kostenloser Service und Installation vor Ort
Zusätzliche Funktionalität wie Reservierung, Tischmanagement uvm.Längere Einarbeitungszeit
Geräteübergreifend nutzbar 
Zusatzfunktionen möglich 
Überall einsatzbereit 

Die Vorteile einer PC-Kasse liegen klar auf der Hand: neben dem einfachen Kassieren gibt es Zusatzfunktionen wie die geräteübergreifende Nutzung oder die Nutzung eines Warenwirtschaftssystems. Diese zusätzlichen Verwaltungsmöglichkeiten bieten Ihnen eine Arbeitserleichterung und dem Kunden gleichzeitig kundenfreundlicheren Service.

Was kostet eine Registrierkasse?

Wie viel Geld für den Kauf einer Registrierkasse einkalkuliert werden muss, hängt von den Anforderungen an das Kassensystem und den gewünschten Funktionen ab. Einfache Registrierkassen, egal ob für den Handel oder die Gastronomie, sind schon ab ca. 170 Euro erhältlich. Dabei gehören beispielweise Casio, tillhub, orderbird, Sharp und Locafox mit zu den größeren Anbietern am Markt. Benötigen Sie eine Kasse mit erweitertem Funktionsbedarf, müssen Sie durchaus mit mehreren Hundert bis zu Tausend Euro Investitionskosten rechnen. Hier sollten Sie sich genau die Anbieter anschauen und abwägen, welche Kasse für Ihre Zwecke ausreicht.

Sollten Sie sich doch für eine moderne PC-Kasse entscheiden, weil Sie zur Bewältigung Ihres Arbeitsalltags mehr Zusatzfunktionen benötigen, schauen Sie sich unsere vorgestellten Kassensoftware-Anbieter an. Wir erläutern, worauf es bei einem guten Kassensystem ankommt und welche Anbieter es am Markt gibt.

Für wen ist eine einfache Registrierkasse geeignet?

Das Prinzip der Registrierkasse hat sich seit ihrer Erfindung von vor über hundert Jahren nicht verändert. Mittlerweile werden sie zwar mit Elektrizität betrieben, aber sie können dem Nutzer beispielsweise noch immer nicht sagen, was sein Ladengeschäft gerade auf Lager hat – und das werden sie auch nie können. Eine einfache, schlichte Registrierkasse kann natürlich noch sehr wohl genutzt werden, empfiehlt sich jedoch mehr für den kleinen Blumenhändler neben an, der keine Anbindung an ein Warenwirtschaftssystem oder spezielle Zusatzfunktionen benötigt.

Kassen mit einer speziellen Kassensoftware sind zwar teurer, was wohl der Grund ist, warum viele kleinere Unternehmer noch immer mit einfachen Registrierkassen hantieren. Doch die neuartigen Kassensoftware Lösungen der verschiedenen Anbieter werden die alten Registrierkassen sicherlich schrittweise ersetzen. Achten Sie bei der Anschaffung einer Kasse darauf, dass sie den Anforderungen an Ihr Alltagsgeschäft gerecht wird und Ihnen im besten Falle Arbeit abnimmt.