Bewirtungsbeleg: Geschäftsessen korrekt steuerlich absetzen

Geschäftsessen helfen Unternehmern, Geschäftsbeziehungen zu pflegen, Kontakte aufzubauen und Kunden zu akquirieren. Das Gute: Geschäftsessen sind steuerlich absetzbar, da sie zu den Betriebsausgaben zählen. Alles, was Sie dafür in der Buchhaltung benötigen, ist ein Bewirtungsbeleg.

Doch damit das Finanzamt diesen Beleg anerkennt, muss er einige Pflichtbestandteile aufweisen. Welche das sind, zeigen wir Ihnen im Folgenden.

Pflichtangaben Bewirtungsbeleg

Damit Sie die Bewirtungskosten absetzen können, sind einige Angaben nötig, die auf einer herkömmlichen Rechnung nicht zu finden sind. Dafür befindet sich in den meisten Fällen dann der Vordruck für den Bewirtungsbeleg direkt auf der Rückseite der Restaurantrechnung. Ist er nicht aufgedruckt, kann auch ein loser Vordruck verwendet werden, der dann an die Rechnung getackert wird. Folgende Punkte müssen mit dem Bewirtungsbeleg abgedeckt werden:

  • Anlass der Bewirtung (möglichst genau)
  • Namen und Unternehmenszugehörigkeit der bewirteten Personen (inkl. Gastgeber)
  • Unterschrift des Gastgebers

Damit ein Bewirtungsbeleg gültig ist und vom Finanzamt anerkannt wird, muss der Anlass genau benannt werden, also nicht “Informationsgespräch”, sondern “Planung Projekt X”. Auch die Bezeichnung “Geschäftsessen” ist gegenüber dem Finanzamt nicht erlaubt, da sie viel zu vage ist. Schreiben Sie also einfach, welchen Zweck das Geschäftsessen hatte.

Zusätzlich zum Bewirtungsbeleg benötigen Sie weiterhin die (maschinell erstellte) Restaurantrechnung, die folgende Bestandteile enthalten muss:

  • Name und Anschrift des Gastgebers
  • Rechnungsdatum
  • Auflistung der verzehrten Speisen und Getränke mit Einzel- und Gesamtpreisen
  • Rechnungsbetrag in einer Summe inkl. Mehrwertsteuer sowie angewendetem Steuersatz
  • Höhe des Trinkgelds
  • Rechnungsnummer

Bis zu einem Rechnungsbetrag von 250 Euro inkl. Mehrwertsteuer gilt der Bewirtungsbeleg als Kleinbetragsrechnung. Alles, was darüber hinaus geht, ist eine herkömmliche Rechnung, die dementsprechend noch zusätzliche Angaben benötigt:

  • Name und Anschrift des Restaurants
  • Rechnungsempfänger (vom Restaurant einzutragen)
  • Steuernummer des Restaurants
  • Leistungsdatum
  • Gesonderter Ausweis vom Rechnungsbetrag in Euro, aufgeschlüsselt in Nettobetrag und Steuersatz

Wann und wie viel kann von einem Geschäftsessen abgesetzt werden?

Ob und wie viel von Ihrer Bewirtung steuerlich abgesetzt werden kann, hängt von einigen Faktoren ab: Ort, Gäste, Anlass und Angemessenheit.

Die Bewirtung Ihrer Gäste kann nur abgesetzt werden, wenn sie außerhalb des eigenen Unternehmens und in einem Restaurant stattfindet. Findet die Bewirtung innerhalb des Betriebs statt, müssen Sie die Kosten selbst tragen.

Das Steuerrecht unterscheidet zudem zwischen geschäftlichen und betrieblichen Anlässen. Das bedeutet, dass die Bewirtung von Geschäftspartnern (Betriebsfremden) geschäftlich ist, die Bewirtung von Mitarbeitern hingegen betrieblich. Treffen ausschließlich Mitarbeiter zusammen, können Sie eine Bewirtung bis zu 100 Prozent geltend machen, bei einem Geschäftsessen zwischen Partnern oder mit Kunden immerhin noch bis zu 70 Prozent. Aus dem Bewirtungsbeleg muss daher deutlich hervorgehen, wer bewirtet wird.

Darüber hinaus gilt: Während bei einer Kundenbewirtung lediglich mindestens eine Person aus einem anderen Unternehmen anwesend sein muss, dürfen bei der Mitarbeiterbewirtung ausschließlich Mitarbeiter zugegen sein. Weiterhin darf die Angabe des konkreten Anlasses im Bewirtungsbeleg nicht fehlen. Mögliche akzeptierte Gründe für geschäftliche Bewirtungen sind Akquise- und Projektgespräche oder aber auch Netzwerktreffen; betriebliche Bewirtungen können dahingegen auch Betriebsfeiern oder Bewirtungen im Rahmen von Schulungen oder Lehrgängen sein.

Angemessenheit der eingeladenen Personen und Kosten

Doch nicht nur der Ort, die Gäste und der Anlass sind wichtig, sondern auch die Angemessenheit der eingeladenen Personen und entstandenen Kosten. So dürfen bei einem Geschäftsessen zum Zweck einer Verhandlung nur die direkt involvierten Personen teilnehmen. Sind die angegebenen Kosten zu hoch, kann dies zu Problemen bei der Betriebsprüfung führen. Das Finanzamt beurteilt die Angemessenheit anhand folgender Faktoren:

  • Unternehmensgröße
  • Üblichkeit in der Branche
  • Umfang der Bewirtung
  • Umsatz und Gewinn des Unternehmens
  • Bedeutung des Aufwands für den Geschäftserfolg

Sie müssen am Ende also dokumentieren können, dass das Geschäftsessen für das Unternehmen von Bedeutung war. Wer Kunden und Partner jeden Tag ins Sterne-Restaurant einlädt, wird also in Erklärungsnot kommen, inwieweit diese Kosten geschäftlich begründet sind.

Aufbewahrungspflicht

Wenn Bewirtungsbelege direkt über die Kasse des Unternehmens abgerechnet werden, müssen die Bewirtungskosten im Kassenbuch erfasst und mit einer laufenden Nummer versehen werden. Ein Bewirtungsbeleg und die dazugehörige Rechnung unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Fazit: Bewirtungsbeleg abrechnen – aber richtig!

Damit Sie Ihre Geschäftsessen ordnungsgemäß verbuchen können, sollten Sie darauf achten, dass der Bewirtungsbeleg ordnungsgemäß erstellt ist. Fehlen wichtige Bestandteile, sprechen Sie das Restaurantpersonal darauf an. Zudem muss der Aussteller eines Bewirtungsbelegs immer ein Gastronomiebetrieb sein.

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