Verpflegungsmehraufwand: Richtig abrechnen und Steuern sparen

Wer auf Dienstreise ist, gibt für seine Verpflegung meist mehr aus: Der Besuch im Restaurant ist teurer als das zur Arbeit mitgebrachte Essen oder die Kantine. Um diesen Verpflegungsmehraufwand auszugleichen, wurden im SteuerrechtVerpflegungspauschalen geschaffen. Wenn die höheren Kosten nicht durch den Arbeitgeber erstattet werden – oder kein Arbeitgeber vorhanden ist –, können diese Pauschalen steuerlich geltend gemacht werden.

Wir erklären, welche Pauschalen es gibt, wann sie greifen und wie sie korrekt abgerechnet werden.

Verpflegungspauschale: Voraussetzungen und Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für den Verpflegungsmehraufwand findet sich im Einkommenssteuergesetz § 9 Abschnitt 2. Die wichtigste Voraussetzung lautet: Ein Verpflegungsmehraufwand für Selbstständige oder Angestellte ist nur dann gegeben, wenn diese sich „außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte“ befinden, wenn sie also „auf Dienstreise“ sind und sich bei der Ausübung ihrer Tätigkeit nicht an ihrem üblichen Arbeitsplatz aufhalten.

Die Verpflegungspauschale kann auch dann von der Steuer abgesetzt werden, wenn gar kein Verpflegungsmehraufwand entstanden ist (z. B. weil Sie besonders günstige Essensangebote in Anspruch genommen oder auch unterwegs selbst gekocht haben). Dementsprechend müssen Sie auch keine Belege sammeln oder die Aufwendungen anderweitig nachweisen. Das heißt aber auch: Es können keine Kosten bei der Steuer berücksichtigt werden, welche die Verpflegungspauschale übersteigen. Wählen Sie also ein 5-Sterne-Restaurant für Ihr Abendessen, entlastet Sie das Finanzamt trotzdem nur bis zur Höhe der Verpflegungspauschale.

Die Verpflegungspauschalen für Dienstreisen werden jährlich neu berechnet. Auf der Website des Bundesfinanzministeriums können Sie die Verpflegungspauschalen einsehen, hier etwa die Verpflegungspauschalen für 2019. Die neuen Berechnungen werden jeweils zum Ende des vorhergehenden Kalenderjahres veröffentlicht.

Verpflegungsmehraufwand richtig berechnen

Der Verpflegungsmehraufwand ist abzugrenzen von anderen Reisekosten, beispielsweise von Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Außerdem wird ein Verpflegungsmehraufwand für die Steuer erst relevant, wenn die Dienstreise mindestens acht Stunden dauert. Für kürzere Dienstreisen können Sie keine Kosten für Verpflegung absetzen. Folgende Verpflegungspauschalen gibt es (Stand November 2019):

  1. „Kleine“ Spesenpauschale: Abwesenheit von mehr als 8, aber weniger als 24 Stunden oder aber An-/Abreisetag (ohne Mindestabwesenheitszeit) bei mehrtägigen Reisen: 12 Euro
  2. „Große“ Spesenpauschale: Abwesenheit während eines ganzen Kalendertages (00:00 Uhr bis 24:00 Uhr): 24 Euro
  3. Übernachtungspauschale: 20 Euro pro Übernachtung. Diese Pauschale ist in der Regel nur für Angestellte sinnvoll, deren Arbeitgeber die Kosten nicht erstattet. Selbstständige können Übernachtungskosten in voller Höhe als Betriebsausgabe absetzen.

Um die Zeiten für den Verpflegungsmehraufwand zu berechnen, beginnen Sie entweder ab dem Zeitpunkt, zu dem Sie Ihre Wohnung verlassen (wenn die Reise von dort aus angetreten wird), oder ab dem Zeitpunkt, an dem Sie Ihren gewöhnlichen Arbeitsplatz verlassen (wenn dieser vor Antritt der Reise noch aufgesucht wurde).

Ausnahmen und Kürzungen des Verpflegungsmehraufwands

Die Verpflegungspauschalen für Dienstreisen sollen die Kosten ersetzen, die Ihnen auch tatsächlich zusätzlich (aber nur bis zur Obergrenze des pauschalen Betrags) entstehen. Deswegen müssen Sie die Pauschbeträge kürzen, wenn z. B. der Arbeitgeber Ihnen Mahlzeiten zahlt oder wenn im Übernachtungspreis beispielsweise das Frühstück inbegriffen ist. Folgende Kürzungen sind vorgesehen:

  • Frühstück bezahlt oder inbegriffen: Kürzung um 20 % der Pauschale für diesen Tag (2,40 Euro oder 4,80 Euro je nach Pauschale)
  • Mittag- oder Abendessen bezahlt oder inbegriffen: Kürzung um 40 % (4,80 Euro oder 9,60 Euro je nach Pauschale)

Beginnen Sie eine Geschäftsreise an einem Tag und beenden Sie diese am folgenden Tag, ohne dass eine Übernachtung inbegriffen ist, können Sie diese Zeiten zusammenrechnen. Ergibt sich eine Zeitspanne von mehr als acht Stunden, fällt die Verpflegungspauschale an. Sie wird berechnet für den Tag, an dem sich der größte Teil der Abwesenheit ergab.

Gleiches gilt, wenn Sie an einem Tag mehrere dienstliche Reisen unternehmen, deren Dauer insgesamt acht Stunden übersteigt. Auch in diesem Fall rechnen Sie die Zeitspannen der einzelnen Reisen zusammen.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland: andere Pauschalen

Führt Ihre Geschäftsreise Sie ins Ausland, ist der Verpflegungsmehraufwand zwar nach dem gleichen Schema zu berechnen. Allerdings gelten im Ausland andere Verpflegungspauschalen. Auch diese werden jährlich angepasst und können beim Bundesfinanzministerium eingesehen werden. Diese Zeit sollten Sie sich nehmen, denn je nach Land ergeben sich dabei große Unterschiede. Ein Beispiel:

  • Große Spesenpauschale 2019 für die Slowakische Republik: 24 Euro
  • Große Spesenpauschale 2019 für Venezuela: 69 Euro

Außerdem ist zu beachten, dass im Ausland die Verpflegungspauschalen für Übernachtungen deutlich höher ausfallen (z. B. 224 Euro für London).

Erstattung und Absetzbarkeit des Verpflegungsmehraufwands

Grundsätzlich gilt: Der Verpflegungsmehraufwand kann nur steuerlich geltend gemacht werden, wenn die Verpflegung nicht ohnehin – zum Beispiel durch die Reisekostenabrechnung des Arbeitgebers – erstattet wird.

Verpflegungsmehraufwand für Arbeitnehmer

In der Regel werden Reisekosten für Geschäftsreisen von Angestellten durch den Arbeitgeber erstattet. Diese Erstattung des Verpflegungsmehraufwands ist steuerfrei. Müssen Sie die Kosten der Reise selbst tragen, können Sie den Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten bei der Einkommenssteuererklärung von der Steuer absetzen. Dabei müssen Sie eventuelle Kürzungen (siehe oben) berücksichtigen.

Dauert Ihre Reise weniger als acht Stunden, besteht für Sie kein Anspruch auf eine Verpflegungspauschale. Übernimmt Ihr Arbeitgeber dennoch die Kosten für Mahlzeiten, müssen Sie auf diese Beträge Lohnsteuer zahlen – aktuell 1,77 Euro für ein Frühstück und 3,30 Euro für ein Mittag- oder Abendessen. Das ist der sogenannte Sachbezugswert.

Verpflegungsmehraufwand für Unternehmer/Selbstständige

Für Selbstständige und Unternehmer mindern die Verpflegungspauschalen bei eigenen Reisen bzw. bei Reisen von Mitarbeitern den Unternehmensgewinn, diese Betriebskosten können sie entsprechend abziehen. Auch Übernachtungskosten können Sie in voller Höhe (tatsächliche Kosten) als Betriebsausgaben berücksichtigen – die Verpflegungspauschalen für Übernachtungen sind hier irrelevant. Daher sind auch die höheren Verpflegungspauschalen für Übernachtungen im Ausland für Selbstständige und Unternehmer nicht interessant.

Ein Sonderfall besteht für den Geschäftsführer, der im eigenen Unternehmen angestellt ist: Er rechnet nichterstattete Kosten wie ein Arbeitnehmer als Werbungskosten bei der Einkommenssteuererklärung ab. Das Unternehmen wiederum zieht eventuell erstattete Kosten als Betriebsausgabe ab.

Fazit: Einfache Berechnung des Verpflegungsmehraufwands

In den allermeisten Fällen ist die Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen unkompliziert. Lediglich dann, wenn eventuelle Kürzungen, mehrere Dienstreisen im gleichen Zeitraum etc. ins Spiel kommen, wird die Berechnung etwas unübersichtlicher.

Bedenken Sie, dass bei einer Dienstreise nicht nur der Verpflegungsmehraufwand anfällt. Auch die Reisekosten insgesamt sowie Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten sollten Sie im Einzelnen korrekt abrechnen, um steuerlich zu profitieren. Bei uns erfahren Sie außerdem, wie Sie eine Reisekostenabrechnung erstellen, die dem Finanzamt keinen Grund zur Beanstandung bietet.