Firmenkreditkarte von N26
Das Geschäftskonto für Selbstständige
  • inklusive Mastercard
  • Cashback auf Einkäufe
  • Transparenz und Kontrolle beim Banking
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Firmenkreditkarte: Funktionen und Anbieter

Private und geschäftliche Zahlungen zu trennen, ist sehr arbeitsintensiv. Kommen bei einem Unternehmen noch Mitarbeiter und Zahlungen mit Bargeld hinzu, steigt der Aufwand enorm. Erleichterung schafft eine Firmenkreditkarte, über die alle geschäftsrelevanten Ausgaben abgerechnet werden. Mit einem webbasierten System behalten Unternehmer auch bei einer größeren Anzahl Mitarbeiter leicht den Überblick über alle Ausgaben mit den Kreditkarten. Wir erklären, worauf es bei einer Firmenkreditkarte ankommt und stellen ausgewählte Anbieter auf Basis unseres Firmenkreditkarten-Vergleichs vor.

1. Häufige Fragen zur Firmenkreditkarte

Genau wie Privatpersonen können auch Unternehmen eine eigene Kreditkarte anschaffen. Auf der sogenannten Firmenkreditkarte ist neben dem Namen des Unternehmens auch der Name des Mitarbeiters, der diese nutzen soll, vermerkt. Es gibt also keine Gemeinschaftskarte, sondern für jeden Nutzer ein eigenes Exemplar. Seit 2015 gilt EU-weit die einheitliche Regelung, dass eine Firmenhaftung bestehen und die Rechnungen durch ein Firmenkonto ausgeglichen werden muss, damit es sich um eine Firmenkreditkarte handelt.

Grundsätzlich werden zwei Formen von Geschäftskreditkarten unterschieden:

  • Business Card: Für Selbstständige und Einzelunternehmen sowie kleine und mittlere Unternehmen, die nicht viele Kreditkarten benötigen, ist die Business Card hervorragend geeignet.
  • Corporate Card: Non-Profit Organisationen, Behörden und größere Unternehmen brauchen in der Regel eine entsprechend große Anzahl Firmenkreditkarten und haben höhere Ansprüche an die organisatorischen Nutzungsmöglichkeiten. Dem wird mit dem Angebot der Corporate Cards Rechnung getragen.

Zahlreiche Anbieter versorgen Unternehmen mit Geschäftskreditkarten. Während MasterCard und Visa mit den klassischen Banken zusammenarbeiten, gibt es die Karten von American Express ausschließlich von dem Unternehmen selbst. Hinzugekommen sind in den vergangenen Jahren außerdem innovative Karten von FinTechs wie N26, Holvi und Penta. In unserem Firmenkreditkartenvergleich stellen wir zehn ausgewählte Karten vor.

Für Selbstständige und Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter bietet eine Firmenkreditkarte besonders bei der Abrechnung Vorteile gegenüber der Nutzung einer privaten Kreditkarte für geschäftliche Ausgaben. Mit einer Business Card werden die relevanten Posten in einer Rechnung aufgelistet und müssen nicht erst in der privaten Rechnung ausfindig gemacht werden. Das vermeidet auch ungewollte Einblicke in die Privatausgaben beim Einreichen der Belege im Rahmen einer Steuerprüfung.

Größere Unternehmen profitieren außerdem von einem vereinfachten Workflow bei der Auslagenabrechnung von Mitarbeitern und mehr Transparenz bei den geschäftlichen Ausgaben. Je nach Anbieter und Tarif können zusätzliche Funktionen der Corporate Card, wie ein detailliertes Reporting für die Buchhaltung oder Kreditkarten mit dem Firmenlogo, zusätzliche Vorteile darstellen.

Auch Mitarbeiter erkennen die Vorzüge einer Geschäftskreditkarte schnell. Wenn sie bei beruflichen Terminen nicht mehr mit ihrem privaten Geld zahlen, anschließend den Beleg einreichen und auf die Erstattung des Betrages warten müssen, wird der Mehrwert für sie offensichtlich.

Eine gute Firmenbonität ist unerlässlich, wenn Unternehmer eine Geschäftskreditkarte anschaffen wollen. Davon hängt auch der gewährte Kreditrahmen ab. Außerdem gibt es je nach Anbieter Vorgaben darüber, wie lange das Unternehmen bereits existieren muss. Diese Anforderung variiert zwischen drei Monaten und einem Jahr. Banken geben Firmenkreditkarten in Verbindung mit einem Geschäftskonto an ihre Kunden heraus.

Welche Funktionsarten von Firmenkreditkarten gibt es?

Da die Anforderungen an eine Firmenkreditkarte je nach Firma variieren, gibt es unterschiedliche Formen des Zahlungsmittels: für kleine oder für große Unternehmen, ähnlich einer klassischen Bankkarte oder wie eine private Kreditkarte, mit Limit oder ohne und auch für einen bestimmten Zweck. Die folgende Übersicht grenzt die Begriffe voneinander ab:

  • Debit Card: Streng genommen handelt es sich hierbei nicht um eine Kreditkarte, da alle Ausgaben direkt vom angegebenen Konto eingezogen. Der Vorteil besteht hier darin, dass Ausgaben gebündelt in einem (Unter-)Konto aufgeführt werden.
  • Charge Card: Die geschäftliche Entsprechung der klassischen Form der Kreditkarte, bei der die ausgegebenen Beträge summiert und zu festem Zeitpunkt durch ein festgelegtes Konto ausgeglichen werden.
  • Purchasing Card: Diese zweckgebundene Variante ist speziell für Mitarbeiter des Beschaffungsmanagements (bspw. für Bürobedarf) gedacht, um diese Posten in einem Konto zu bündeln.
  • Prepaidkreditkarte: Wie auch bei Prepaidkarten für den Mobilfunk, kann nur der Betrag ausgegeben werden, der zuvor als Guthaben auf die Karte geladen wurde.
  • Reisestellenkarte: Auch diese Form ist zweckgebunden und wird nur für die Reisebuchung genutzt. Sie ist nicht personalisiert und wird meist bei einem Reiseunternehmen hinterlegt, welches die Buchungen durchführt.

Auch hinsichtlich der Beschaffenheit gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Physisch: Unternehmer erhalten die Firmenkreditkarte in Form einer Plastikkarte. Diese kann unterwegs zum Bezahlen und ggf. auch Geldabheben genutzt werden
  • Virtuell: Es gibt keine physische Karte, sondern lediglich die benötigten Kreditkartendaten. Mit diesen können dann Zahlungen im Internet abgewickelt werden.

2. Diese Gebühren fallen für Geschäftskreditkarten an

Entscheidend ist nicht nur die Jahresgebühr, sondern auch alle weiteren Entgelte.

Unternehmer, die sich für eine Firmenkreditkarte entscheiden, stehen nicht nur vor der Wahl zwischen verschiedenen Leistungen, sondern sind auch mit einer großen Bandbreite möglicher Kosten konfrontiert. Verlockend sind Angebote mit einem oder sogar zwei Jahren ohne Grundgebühr, doch lohnt sich auch ein Vergleich der anderen Entgelte, die durch die Nutzung einer Corporate Card oder einer Business Card anfallen. Einige Leistungen können durch eine einmalige Zahlung zusätzlich in Anspruch genommen werden. Hierzu zählen die Einbindung des Firmenlogos auf der Karte und das Buchen von Kreditkarten über die im Angebot enthaltene Anzahl hinaus.

  • Die Jahresgebühr liegt je nach Anbieter und Angebotsumfang zwischen 30€ und 700€. Unternehmer sollten hierbei bedenken, dass es sich in diesem Fall um Betriebsausgaben handelt, die sie steuerlich geltend machen können.
  • Wird die Möglichkeit, die Rechnung durch Teilzahlungen zu begleichen, genutzt, fallen sogenannte Sollzinsen (früher Nominalzinsen) an.
  • Außerdem erheben viele Kreditkarteninstitute Gebühren für das Abheben von Bargeld. Das kann ein Pauschalbetrag sein oder prozentual anhand der abgehobenen Summe berechnet werden. In einigen Fällen ist das Barverfügungsentgelt auch eine Kombination dieser beiden Varianten.
  • Einen Sonderfall stellt das Abheben von Fremdwährung dar. Hierfür wird ein Wechselkurszuschlag erhoben, wenn eine automatische Umrechnung des Betrages in die Kontowährung erfolgt.

Darüber hinaus können einmalige Gebühren anfallen, wenn ein Mitarbeiter die Firmenkreditkarte verliert oder die PIN vergisst. Um dies zu vermeiden, ist es hilfreich, wenn im gewählten Vertrag die Option eine Wunsch-PIN festzulegen enthalten ist.

3. Zusatzleistungen machen den Unterschied

Allen Firmenkreditkarten gemein ist der Vorteil auf Bargeldvorschüsse verzichten zu können. Außerdem bieten sie alle eine weltweite Zahlfunktion und die Möglichkeit Bargeld abzuheben. Bei den Zusatzleistungen der Business Cards bzw. Corporate Cards gibt es dagegen große Unterschiede. Welche und wie viele Optionen im gewählten Vertrag enthalten sind, ist von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Das Angebot reicht dabei von sehr kartenbezogenen Services über Bonusprogramm und Prämien bis hin zu Versicherungen.

TagesgeschäftSicherheitVersicherungenVergünstigungen
Online-Banking sorgt für einen tagesaktuellen ÜberblickIndividuelle KartenlimitsAuslandsreise-krankenversicherungBonussysteme
Monatliche Abrechnungen der Kreditkarte können nach Mitarbeitern aufgeschlüsselt werdenSperrung von Überweisungen auf andere KontenReiserücktritts-/ ReiseabbruchversicherungPrämien
Individualisierung durch Firmenlogo und FirmennameEchtzeit-Push-Benachrichtigungen bei jeder TransaktionMietwagenversicherungRabatte oder Geschenke bei Partnergeschäften
Verlängertes ZahlungszielHaftungslimitReisekomfortversicherungSonderkonditionen für Hotels
Verknüpfung mit der Buchhaltungssoftware   

4. Mit den richtigen Auswahlkriterien zum passenden Anbieter

Die große Vielzahl der Kreditkarten sorgt einerseits dafür, dass jeder Unternehmer das findet, was am besten zu den Gegebenheiten seiner Firma passt. Andererseits wird die Suche dadurch aufwendiger. Hilfreich ist festzulegen, welche Anforderungen die Firmenkreditkarte unbedingt erfüllen muss und worauf verzichtet werden kann.

Die wichtigsten Fragen

Bei Soloselbstständigen und Einzelunternehmern ohne Mitarbeiter wird nur eine Firmenkreditkarte benötigt. Gibt es mehrere Mitarbeiter im Unternehmen, gilt es zu prüfen, für wie viele von ihnen die Anschaffung tatsächlich hilfreich und sinnvoll ist. Je nach Angebot sind nur wenige oder alle benötigten Kreditkarten inklusive und für weitere Exemplare fallen einmalige oder monatliche Gebühren an. Auch gilt es zu prüfen, ob virtuelle Karten, also die Kreditkartendaten, ausreichen oder die klassischen Plastikkarten benötigt werden.

Ob es eine Business Card oder eine Corporate Card wird, entscheidet sich vor allem an der Unternehmensgröße. Doch ob diese eine Debit oder Charge Card wird, eine Prepaidkreditkarte oder eine Purchasing Card die bessere Wahl ist, lässt sich erst anhand der geplanten Nutzung und der gewünschten Zahlweise sagen. Soll das Geld immer direkt vom Firmenkonto abgebucht werden oder der Betrag monatlich zusammengefasst ausgeglichen werden? Wird die Kreditkarte nur gelegentlich benötigt und dann mit dem notwendigen Guthaben aufgeladen? Oder ist sie ausschließlich für Mitarbeiter, die bestimmte Materialien für die Firma kaufen, gedacht?

Eine Jahresgebühr ist bei nahezu allen Anbietern, in Abhängigkeit von den enthaltenen Leistungen, vorgesehen. Zusätzliche Gebühren können beim Abheben von Bargeld entstehen. Wird die Business Card bzw. Corporate Card zum Geldabheben in Ländern eingesetzt, in denen Kartenzahlungen allgemein nur selten möglich sind, sollten die zusätzlichen Gebühren für Fremdwährung in die Entscheidung einbezogen werden.

Die ergänzenden Angebote zu den Kreditkarten reichen von Bonussystemen und Rabatten über eine Verknüpfung mit der Buchhaltungssoftware bis zu Reise- und KFZ-Versicherungen sowie Lifestyle-Service. Für alle, die etwas Gutes für die Umwelt tun wollen, gibt es auch Anbieter, die pro 100€ Umsatz einen Baum pflanzen.

Bei den meisten Anbietern ist ein Kredikartenbanking via Browser oder App online möglich. Darüber hinaus können häufig Sperrung und Aktivierung jederzeit eigenständig vorgenommen werden. Auch die Möglichkeit einzelne Funktionen zu deaktivieren bieten einige Kreditkarteninstitute. Die klassische Sperrung durch einen Anruf ist grundsätzlich verfügbar. In einigen Fällen gibt es als Zusatzleistung auch eine Notfall-Hotline. Unerwünschte Nutzung der Kreditkarten soll außerdem durch Funktionen wie eine E-Mail- oder SMS-Benachrichtigung, standortbasierte Technologien sowie einen speziellen Code frühzeitig auffallen und unterbunden werden können.

TIPP

Beim kostenlosen Geschäftskonto von N26 gehört die Mastercard für Gründer und Freelancer dazu.

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5. Zehn ausgewählte Anbieter im Überblick

Firmenkreditkarten werden mittlerweile von zahlreichen Instituten angeboten. Unternehmer haben die Wahl zwischen Kreditkarten des Firmenkontos bei klassischen Filial- und Direktbanken und FinTechs oder sogenannten Standalone-Anbietern, zwischen bekannten Marken und Marktneuheiten. Wir haben zehn von ihnen übersichtlich zusammengestellt.

AnbieterJahresgebührBarverfügungsentgeld 
American Express*70 – 700 €4 %, mind. 5€zum Anbieter
Commerzbank34,90 €1,95 %, mind. 5,98 €zum Anbieter
Moss (ehemals Get Vanta)0 €zum Anbieter
Grenke***0 € im 1. Jahr1,95 %, mind. 5 €zum Anbieter
Holvi**0 €2 – 2,5 %zum Anbieter
Miles & More*55 – 110 €2 %, mind. 5 €zum Anbieter
N26**0 €2 € (monatl. 5x inkl.)zum Anbieter
PayPal0 €2 €, ggf. zzgl. Bankgebührenzum Anbieter
Penta**0 €2,50 € (monatl. 2x inkl.)zum Anbieter
Postbank30 €2 %, mind. 5 €zum Anbieter

* Es stehen verschiedene Firmenkreditkarten mit unterschiedlichen Zusatzleistungen und Preisen zur Auswahl. Daher wird hier eine Preisspanne angegeben.
** Zum Geschäftskonto gehört eine kostenlose Kreditkarte.
*** Ab dem zweiten Jahr werden monatlich 2,90 € fällig, sofern der Jahresumsatz unter 5.000 € liegt.

In unserem ausführlichen Vergleich der Firmenkreditkarten finden Unternehmer weiterführende Informationen, die bei der Entscheidungsfindung helfen. Mit unserer Checkliste behalten Sie nicht nur Ihren Bedarf, sondern auch die für Sie relevanten Anbieter im Blick.

6. Management: Wie Firmenkreditkarten verwaltet werden

Nicht nur als Zahlungsmittel erleichtern Kreditkarten die Abrechnung im Unternehmen. Durch clevere Management-Informationssysteme wird auch der Arbeitsalltag im Bereich Buchhaltung vereinfacht. Diese dokumentieren alle geschäftlichen Ausgaben mit der Karte und können Kostenanalysen erstellen oder die Betriebsausgaben auswerten. Häufig gibt es zudem die Möglichkeit, die relevanten Daten in das firmeneigene ERP-System zu überführen. Die Spesenabrechnung läuft in vielen Fällen automatisiert ab. Dadurch entfällt die händische Zuordnung von Belegen oder Quittungen und Ausgaben können leichter dem richtigen Mitarbeiter bzw. der entsprechenden Kostenstelle zugewiesen werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Abrechnungen der Kreditkarten direkt in die zuständige Abteilung oder zum gewünschten Ansprechpartner zu senden. Deren Arbeit wiederum wird durch den tagesaktuellen Einblick in die Geschäftsausgaben via Webbrowser oder App erleichtert.

TIPP

Kann die Kreditkarte direkt im ERP-System eingebunden werden, erleichtert das die Buchhaltung und schont die Umwelt, da keine Papierrechnungen verschickt werden müssen.

Zwei Dinge sollten sich Unternehmer jedoch bewusst machen. Je mehr Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte nutzen, umso mehr Personen kommen im Zweifelfalls mit Fragen auf den festgelegten Ansprechpartner zu. Hier helfen klare Regeln zur Nutzung und festgelegte Kommunikationswege bei Fragen. Außerdem ist es wichtig, die Geschäftskreditkarte für Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, zu kündigen. Andernfalls könnte die Person sie über die Dauer des Arbeitsverhältnisses hinaus nutzen und die Firma wäre weiterhin zur Haftung verpflichtet. Um das zu verhindern, sollten entsprechende Prozesse angepasst oder eingeführt werden.

7. Die Risiken für Gründer

Wie auch bei der privaten Nutzung, besteht bei Firmenkreditkarten die Gefahr des Missbrauchs durch Dritte und manchmal sogar durch die eigenen Mitarbeiter. Doch Kreditkarteninstitute haben diverse Sicherheitsmechanismen entwickelt und auch die Unternehmen selbst können dazu beitragen, die Risiken zu minimieren.

Neben dem etablierten Card Validation Code (CVC-Code), der auch Kartenprüfnummer heißt und sich auf der Rückseite befindet, sind neue Kreditkarten auch mit einem EMV-Chip ausgestattet. Dieser sorgt dafür, dass Unbefugte nicht ungehindert auf die hinterlegten Daten zugreifen und diese kopieren können. Auch die Option einer Zahlungsbestätigung per SMS oder E-Mail, schafft mehr Sicherheit. Erhält der Nutzer eine Bestätigung ohne eine Zahlung getätigt zu haben, kann die Karte sofort gesperrt werden.

Unternehmen können auf zahlreiche Möglichkeiten der Risikominimierung selbst Einfluss nehmen.

Die Unternehmen selbst haben weitere Sicherheitsmechanismen in der Hand. Abhängig vom Nutzungsverhalten der Mitarbeiter können kontaktlose, Online- oder auch Magnetstreifen-Zahlungen mit der Kreditkarte bei einigen Anbietern abgeschaltet werden. Auch die Option der Bargeldabhebung an Geldautomaten kann häufig eigenständig über den Webzugang oder die App deaktiviert und nur im Bedarfsfall aktiviert werden. Zusätzliche Sicherheit bietet auch die Möglichkeit, ein Limit für die Firmenkreditkarte festzulegen. Im Verlustfall oder nach einem Diebstahl muss der betroffene Mitarbeiter schnellstmöglich den zentralen Notruf kontaktieren, um die Karte sperren zu lassen.

Damit die Sicherheitsvorkehrungen auch greifen, ist es notwendig, die Arbeitnehmer entsprechend zu sensibilisieren. Hierfür ist eine Firmenkreditkarten-Nutzungsvereinbarung für die Mitarbeiter sinnvoll. Unternehmer müssen sich darüber bewusst sein, dass die Firma im Zweifelsfall haftet und nicht der oder die Angestellte. Es liegt in ihrer Verantwortung, ob sie eine Geschäftskreditkarte auch an Mitarbeiter mit einem negativen Schufa-Eintrag aushändigen.

8. Firmenkreditkarte für Mitarbeiter: Das ist wichtig

Um Missverständnisse und Ärgernisse zu vermeiden, sollte klar definiert sein, wofür die Geschäftskreditkarte genutzt werden darf und wofür nicht. Auch wenn es logisch erscheint, dass die Minibar nicht auf Kosten der Firma geleert wird oder das Unternehmen das Mittagessen mit Kollegen bezahlt (außer es ist abgesprochen), hilft es, dies schriftlich festzuhalten und ein Bewusstsein dafür zu schaffen, wo die Grenzen für den Gebrauch der Kreditkarten liegen. Vor allem die private Nutzung sollte ganz eindeutig ausgeschlossen werden, da die Firma sonst auch dafür haftet. Klarheit schafft hier die bereits erwähnte Nutzungsvereinbarung.

9. Fazit: Einfacher abrechnen mit der Geschäftskreditkarte

Firmenkreditkarten eignen sich sowohl für Selbstständige und Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter als auch für Unternehmer jeder Größe. Durch die verschiedenen Abrechnungsmodalitäten - im Vorfeld durch Aufladen des Guthabens, sofort beim Bezahlen oder mit festem Zahlungsziel - kann jede Firma für sich die optimale Variante wählen. Auch Mitarbeiter profitieren von der Geschäftskreditkarte, da das Geldauslegen für geschäftliche Ausgaben wegfällt und sie nicht auf die Erstattung des Betrages warten müssen.

Neben der Jahresgebühr, die entweder für die Kreditkarte selbst oder das dazugehörige Firmenkonto erhoben wird, fallen je nach Anbieter auch Kosten für ein späteres Zahlungsziel, das Abheben von Bargeld oder das Zahlen in Fremdwährung an. Besondere Aufmerksamkeit beim Vergleichen der Karten sollte den Zusatzleistungen gewidmet werden. Von Online-Banking und Verknüpfung mit der Buchhaltungssoftware über individuelle Kartenlimits, diverse Versicherungen (z.B. Auslandsreise- oder Reiserücktrittsversicherung) bis hin zu attraktiven Bonussystemen und Sonderkonditionen für Hotels bieten die verschiedenen Verträge zahlreiche Möglichkeiten. Daher ist es wichtig, dass Unternehmer genau festlegen, was benötigt wird.

Die Informationssysteme der Anbieter erleichtern die Dokumentation der Geschäftsausgabe und mittels Webdashboard oder App sind diese tagesaktuell einsehbar. Abgesichert werden Firmenkreditkarten durch die Kartenprüfnummer (CVC-Code) und durch einen EMV-Chip, von dem keine Informationen kopiert werden können. Um einem Missbrauch durch Mitarbeiter vorzubeugen, ist eine Nutzungsvereinbarung sinnvoll.

Hier geht es zum Firmenkreditkarten-Vergleich