Digitale Zeiterfassung: 7 Tools im Test
Die digitale Zeiterfassung ist eine gesetzliche Pflicht, der ihr täglich nachkommen müsst. Wie lässt sich die Zeiterfassung schnell und einfach umsetzen, damit ihr effizient arbeiten könnt? Mit diesen 7 Tools, die wir getestet haben.
#1 clockodo
Clockodo wurde 2011 von der clickbits GmbH entwickelt. Gegründet wurde die Firma von zwei diplomierten Informatikern, Moritz Hofmann und Thomas Romanek. Das Unternehmen verfügt über zwei Standorte in Bayern und Nordrhein-Westfalen.
clockodo liefert differenzierte, projektbezogene Berichte. Das Dashboard wirkt zugleich angenehm bis einladend. (Screenshot: clockodo)
- Wesentliche Funktionen: digitale Zeiterfassung in Form einer Stempeluhr mit Diagrammen, Export der Mitarbeiterdaten für Lohnbuchhaltung
- Vorteile: SaaS, Projekt- und Budgetplanung sowie Mitarbeitermanagement integriert, erkennt Pausen am PC automatisch
- Nachteile: wird von einigen Usern in Teilen als leicht unübersichtlich beschrieben
- Kostenlose Variante: ja, 14 Tage Testphase
- Preise: ab 6,50 Euro / Mitarbeiter / Monat
- Link zum Tool: https://www.clockodo.com/de/
#2 forecast.app
Die aus Dänemark stammende forecast.app arbeitet mit einer künstlichen Intelligenz. Seit der Gründung 2016 arbeitet ein Team von 46 Spezialisten aus 18 Ländern an der Weiterentwicklung. CEO und Founder der App ist Dennis Kayser.
Forecast könnt ihr mit eurem Kalender verknüpfen und so die Zeiterfassung lückenlos in das Projektmanagement integrieren. (Screenshot: forecast.app)
- Wesentliche Funktionen: Projektmanagement mit KI-basierter Auswahl passender Mitarbeiter für die Aufgaben, Echtzeit-Analysen
- Vorteile: SaaS, KI soll die Zahl administrativer Aufgaben um bis zu 40 Prozent verringern, Einblick in Unternehmensrisiken auf Basis der Daten, genaues Management von Ressourcen möglich
- Nachteile: nur auf Englisch erhältlich
- Kostenlose Variante: ja, 14 Tage Testphase
- Preise: ab 24 USD / Mitarbeiter / Monat
- Link zum Tool: https://www.forecast.app/
#3 mite
Das Zeiterfassungs-Tool mite wurde von der Sebastian Munz & Julia Soergel GbR entwickelt. Bereits vor 14 Jahren begann die Umsetzung der Geschäftsidee.
Klar und einfach, wenn auch vom Design etwas monoton: Die Zeiterfassung von mite ist grundsolide und kompatibel mit vielen Endgeräten. (Screenshot: mite)
- Wesentliche Funktionen: schlanke Zeiterfassung für Freiberufler und mittelständische Unternehmen
- Vorteile: SaaS, in Deutschland entwickelt, Verknüpfungen mit weiteren Tools für Angebotserstellung, Rechnungen etc.
- Nachteile: etwas eingestaubter Look
- Kostenlose Variante: ja, 30 Tage Testphase
- Preise: 5 Euro / Mitarbeiter / Monat
- Link zum Tool: https://mite.yo.lk/
#4 Papershift
Papershift kommt aus Deutschland, genauer gesagt aus Karlsruhe. Inzwischen nutzen die im Jahr 2015 gegründete App für elektronische Zeiterfassung mehr als 100.000 Anwender aus dem D-A-CH-Raum. 2014 erhielt Papershift die Auszeichnung Best Concept beim Gründerwettbewerb CyberChampions.
Digitale Zeiterfassung trifft Organisation: Die Erstellung von Dienst- und Schichtplänen in das Herzstück von Papershift. (Screnshot: Papershift)
- Wesentliche Funktionen: digitale Zeiterfassung in Form einer Stempeluhr, Dienstpläne erstellen, Schichten zuteilen und verwalten
- Vorteile: SaaS, sehr einfache Bedienung, Reduktion auf durchdachte Kernfunktionen, hohe Zeitersparnis durch Automation
- Nachteile: hauptsächlich für Personalplanung gedacht, eignet sich eher weniger für komplexes Projektmanagement
- Kostenlose Variante: ja, 14 Tage Testphase
- Preis: ab 6 Euro / Mitarbeiter / Monat
- Link zum Tool: https://www.papershift.com/
#5 Smartsheet
Smartsheet wurde 2005 von der US-amerikanischen Smartsheet Inc. entwickelt und der Öffentlichkeit ein Jahr später vorgestellt. Doch der Erfolg stellte sich erst mit abgespeckten Features und einem Redesign 2010 ein. Vorher hatte das Tool zu viele Features an Bord, was es langsam machte. Beide Maßnahmen haben dazu geführt, dass Smartsheet die 1-Million-Nutzer-Marke knackte.
Wer moderne digitale Zeiterfassung erwartet, wird bei Smartsheet auf den klassischen Look treffen. Das letzte umfangreiche Redesign ist auch schon eine Weile her.
- Wesentliche Funktionen: umfassende und detaillierte Projektorganisation
- Vorteile: SaaS, viele Vorlagen, flexible Anpassung der Sheets, Implementierung moderner Methoden wie Gantt-Charts
- Nachteile: Oberfläche ist wenig benutzerfreundlich, Excel-Look wirkt etwas eingestaubt
- Kostenlose Variante: ja, 30 Tage Testphase
- Preise: ab 22 Euro / Mitarbeiter / Monat
- Link zum Tool: https://de.smartsheet.com/
#6 timr
Die Zeiterfassungslösung timr stammt aus Österreich und wurde 2008 von der troii Software GmbH entwickelt. Bekannt ist timr durch seine einfache Anwendbarkeit sowohl in iOS als auch unter Android und Windows.
Die Zeiterfassungs-App timr hat auch ein Fahrtenbuch integriert. (Screenshot: timr)
- Wesentliche Funktionen: Erfassung von Reise- und Arbeitszeit
- Vorteile: SaaS, Fahrtenbuch integriert, intuitiv und benutzerfreundlich, Anwendung speichert Daten auch offline
- Nachteile: keine Implementierung in andere Anwendungen möglich
- Kostenlose Variante: ja, 30 Tage Testphase
- Preise: ab 7,20 Euro / Mitarbeiter / Monat
- Link zum Tool: https://www.timr.com/
#7 Toggl
Die Entwickler der App Toggl sitzen in Tallinn, der Hauptstadt Estlands. Bereits seit 2006 gibt es das Tool für Zeiterfassung. Zehn Jahre später verzeichnete Toggl über eine Million User weltweit.
Toggl trackt nicht nur eure Arbeitszeiten wie eine digitale Stechuhr, ihr könnt den Aufwand auch in bare Münze umwandeln und euch die Kosten als Charts abbilden lassen. (Screenshot: Toggl)
- Wesentliche Funktionen: Team-Management-Features, Reportings
- Vorteile: SaaS, hohe Benutzerfreundlichkeit, Erweiterungen für Chrome und Firefox, kombinierbar mit Evernote, WordPress u. a. Tools, Tracking Reminder, E-Mail-Reports
- Nachteile: nur auf Englisch nutzbar
- Kostenlose Variante: ja
- Einschränkung der kostenlosen Variante: u. a. keine E-Mail-Reminder, kein Project-Dashboard, nur für bis zu 5 Teammitglieder nutzbar
- Preise: ab 18 USD / Mitarbeiter / Monat
- Link zum Tool: https://toggl.com/
So findet ihr das passende Tracking Tool für die digitale Zeiterfassung
Achtet bei der Auswahl der App darauf, dass diese zu euren Workflows und den Nutzungsgewohnheiten der Mitarbeiter passt. Genügt eine reine Web-App zur Zeiterfassung oder benötigt ihr ein Tool, das auf mehreren Geräten funktioniert? Es geht zentral darum, dass ihr effizienter arbeiten könnt.
Testet daher die verschiedenen Apps auf ihre Usability. Kommen eure Mitarbeiter gut mit dem Tool zurecht oder kostet deren Bedienung am Ende mehr Zeit, als sie einspart? Lasst euch auch nicht von Features verführen, die ihr am Ende gar nicht braucht. Nutzt die Testphasen der Apps, um deren digitale Zeiterfassung kostenlos auszuprobieren.
- Erfahrt, welches Zeiterfassungssystem das beste für euer Projekt ist und worauf es bei der Zeiterfassung für Unternehmer ankommt.
