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Das beste Zeiterfassungssystem für Personaleinsatz und Projektarbeit

Wenn Sie Dienstleistungen für Kunden auf Basis eines Stundensatzes erbringen, sollten Sie Ihre Leistungen lückenlos abrechnen. Haben Sie Mitarbeiter, dann ist der optimale Personaleinsatz eine wichtige Fragestellung. Mit einem Zeiterfassungssystem dokumentieren Sie geleistete Arbeiten für Kunden und deren Dauer sowie die Anwesenheit und erledigten Aufgaben Ihrer Mitarbeiter. Das Zeiterfassungssystem ist daher ein wichtiges Hilfsmittel für die Personalführung, die Leistungserbringung und die Rechnungsstellung.

Wir zeigen Ihnen, was moderne Zeiterfassungssysteme können, wie Sie das optimale Zeiterfassungstool für Ihr Unternehmen finden und wie Sie die Zeiterfassung via App im Unternehmen einführen.

Was ist ein Zeiterfassungssystem?

Ein Zeiterfassungssystem ist eine Unternehmenssoftware für die Personalverwaltung und die Kundenauftragsverwaltung. ​​​ In der Personalverwaltung erfassen Sie mit einem Zeiterfassungssystem die Anwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter, in der Auftragsverwaltung die geleisteten Arbeiten im Rahmen von Kundenaufträgen oder internen Aufgaben. Bei der Arbeitszeiterfassung loggt sich ein Mitarbeiter zu Arbeitsbeginn in das Zeiterfassungssystem ein, registriert seine Arbeitspausen und loggt sich bei Dienstende aus. Moderne Zeiterfassungstools übernehmen heute die Funktionen, die früher Stechuhren erfüllten. Mit der Überstundenabrechnung liefert die Arbeitszeiterfassung Informationen zur Lohnbuchhaltung.

Bei der Projektzeiterfassung dokumentiert der Mitarbeiter über die Zeiterfassung Art und Dauer seiner geleisteten Arbeiten. Das Zeiterfassungssystem unterstützt dabei die Rechnungsstellung, denn die erfassten Arbeitszeiten und Leistungen sind Grundlage der für die Kundenrechnungen. Häufig gibt es Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware oder in den Systemen ist die Rechnungsstellung integriert. Moderne Zeiterfassungssysteme sind einfach in der Bedienung und funktionieren auch auf mobilen Endgeräten. Das ist dann wichtig, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter Arbeiten vor Ort beim Kunden erfüllen.

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1. Was leistet ein Zeiterfassungssystem?

Ein Zeiterfassungssystem im Rahmen der Arbeitszeiterfassung zeichnet Anwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter auf. Dabei werden auch Fehlzeiten erfasst und am Ende können Sie einen Soll-Ist-Vergleich vornehmen. Geleistete Überstunden können Sie auf Basis der Arbeitszeiterfassung über die Lohnbuchhaltung auszahlen.

Im Rahmen der Projektarbeit hilft eine Zeiterfassungssoftware dabei, Art und Dauer geleisteter Arbeiten zu erfassen. Besonders wichtig dabei sind die Zeitnachweise bei Kundenaufträgen oder Kundenprojekten. Wenn Sie auf Stundenbasis arbeiten, ist es besonders wichtig, alle geleisteten Minuten abzurechnen, die für den Kundenauftrag aufgewendet wurden. Jede Viertelstunde, die Sie aufgrund unzureichender Zeitaufzeichnung Ihrem Kunden schenken, ist im Grunde ein Verlust für Ihr Unternehmen.

Aber auch wenn Sie für einen Kundenauftrag eine Pauschale vereinbart haben, ist die Zeiterfassung wichtig. Denn Sie wollen zumindest für Ihr internes Controlling wissen, ob Sie oder Ihre Mitarbeiter den Auftrag in einer angemessenen Zeit abgeschlossen haben. In diesem Zusammenhang können Sie die Aufzeichnungen eines Zeiterfassungssystems dazu verwenden, Abläufe für zukünftige Arbeiten zu optimieren oder zu vereinfachen.

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Nach der Zeiterfassung müssen Sie Ihre Leistungen abrechnen. Hier finden Sie Anbieter für gute Rechnungssoftware.

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2. Was sind die Vorteile eines Zeiterfassungssystems?

Zeiterfassungssysteme bieten folgende Vorteile:

  1. Optimaler Überblick über den geleisteten Personaleinsatz
  2. Objektive Mitarbeiterbeurteilung: Beurteilung von Pünktlichkeit, Zuverlässigkeit und Effizienz der geleisteten Arbeit.
  3. Grundlage für die Abrechnung von Überstunden
  4. Lückenlose Abrechnung von Kundenaufträgen und Kundenprojekten bei der Rechnungsstellung dank Zeiterfassungssoftware
  5. Grundlage für die Optimierung von Arbeitsabläufen, weil über die Zeiterfassung sogenannte Zeitdiebe entdeckt werden können oder Abläufe untersucht werden können.

Ein Zeiterfassungssystem kann auch Nachteile haben. Der Eindruck, über das Zeiterfassungssystem überwacht zu werden, kann für Mitarbeiter demotivierend wirken. Außerdem ist jede Dokumentation auch ein Stück mehr Bürokratie und kostet Zeit. Daher ist es wichtig, dass die Zeiterfassung sehr einfach und schnell funktioniert.

3. Wer braucht ein Zeiterfassungssystem?

Im Grunde ist für jeden Gründer und Unternehmer ein Zeiterfassungssystem sinnvoll. Die Frage ist allerdings, wie aufwendig das Zeiterfassungstool sein soll.

Ein Solopreneur oder ein Freiberufler benötigt in der Regel keine Arbeitszeiterfassung, sondern ein Zeiterfassungssystem mit Projektzeiterfassung, das die Zeiterfassung pro Auftrag zulässt. Wenn ein Grafikdesigner 4 Stunden für die Gestaltung eines Plakates benötigt, dann erfasst er sämtliche Tätigkeiten über die Zeiterfassungssoftware, und stellt seinem Kunden diese 4 Stunden mit einem Tätigkeitsnachweis aus dem Zeiterfassungssystem in Rechnung.

Ein Einzelhändler oder Gastronom benötigt normalerweise nur die Arbeitszeiterfassung. Über das Zeiterfassungssystem loggen sich die Mitarbeiter bei Dienstbeginn ein und bei Dienstende aus. Wenn Sie Mitarbeiter mit unterschiedlichen vertraglichen Arbeitszeiten haben, zeigt Ihnen die Arbeitszeiterfassung, ob sich die Mitarbeiter an die vereinbarten Zeiten halten und wie viele Überstunden entstehen.

Bei einem Handwerksunternehmen oder einer Werbeagentur ist das anders. Hier sind Arbeitszeiterfassung und Auftragszeiterfassung mit der Software sinnvoll. Die Mitarbeiter loggen sich über die Arbeitszeiterfassung ein und aus und erfassen über die Auftragszeiterfassung bzw. die Projektzeiterfassung Leistungen für verschiedene Kunden oder Projekte.

4. Welche Funktionen und Module haben moderne Zeiterfassungssysteme?

Eine moderne Zeiterfassungssoftware bietet in der Regel folgende Funktionen und Schnittstellen

FunktionalitätBeschreibung
ArbeitszeiterfassungErfassung der Anwesenheit von Mitarbeitern mit Login bei Dienstbeginn, Pausenbuchung und Logout bei Dienstende.
Schnittstelle PersonalabrechnungÜber den Vergleich von geleisteter Arbeitszeit und vertraglich vereinbarter Arbeitszeit können Überstunden abgerechnet werden.
UrlaubsplanungManche Systeme verwalten den Urlaub von Mitarbeitern und ermöglichen dem Unternehmer, die tatsächlich verfügbare Personalkapazität in der Auftragsplanung zu berücksichtigen.
ProjektzeiterfassungDefinition von Projekten, Tätigkeiten und Stundensätzen. Anzahl und Dauer verschiedener Tätigkeiten können Sie damit einem Projekt oder einem Kundenauftrag zuordnen.
RechnungsstellungIst das Projekt oder der Kundenauftrag abgeschlossen, können Sie auf Basis der Projektzeiterfassung automatisch eine Rechnung erstellen.

Moderne Zeiterfassungstools erlauben die Zeiterfassung online auf mobilen Endgeräten (Zeiterfassung als App). Häufig sind sie in der Lage auch offline zu arbeiten, das heißt auch ohne Internetverbindung die Zeiterfassung zu ermöglichen. Das System synchronisiert sich dann in dem Moment, wenn Sie wieder online sind.

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Zeiterfassungssysteme können integraler Bestandteil einer ERP-Software sein. Oder Schnittstellen zu bestimmten ERP-Programmen aufweisen.

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5. Wie wählen Sie das richtige Zeiterfassungssystem aus?

Wenn Sie ein Zeiterfassungssystem in Ihrem Unternehmen installieren wollen, sind 5 Schritte bei der Systemauswahl empfehlenswert:

  1. Bedarfsanalyse: Welche Funktionen und Module benötigen Sie? Genügt die reine Arbeitszeiterfassung oder muss die Projektzeiterfassung mit dabei sein? Brauchen Sie eine Urlaubsplanung oder eine Einsatzplanung? Wollen Sie das Zeiterfassungssystem mobil und auch offline nutzen? Auf welchen Endgeräten wollen Sie und Ihre Mitarbeiter Zeiten erfassen? Weitere wichtige Punkte sind Datensicherheit und Kosten. Legen Sie sich einen Katalog an KO-Kriterien sowie ein Anforderungsprofil an, um Zeiterfassungssysteme objektiv zu vergleichen.
  2. Anbieteranalyse: Suchen Sie nun aktiv nach Lösungen für Zeiterfassungssysteme. Studieren Sie Anbietervergleiche und berücksichtigen Sie auch Empfehlungen anderer Unternehmer. Besuchen Sie die Webauftritte der Anbieter für Zeiterfassungssysteme und wählen Sie anhand Ihrer KO-Kriterien bis zu 10 Anbieter aus. Nehmen Sie Ihre Checkliste zur Hand und analysieren Sie jeden einzelnen Anbieter Ihrer Liste. Nutzen Sie auch Erfahrungsberichte von Anwendern. Vergeben Sie Punkte und erstellen Sie eine Rangliste der Anbieter.
  3. Erstellung einer Short-List: Die 2 bis 3 besten Anbieter für Zeiterfassungssoftware aus Ihrer Anbieteranalyse kommen nun in die engere Wahl.
  4. Testphase: Mit diesen 2 bis 3 punktbesten Zeiterfassungssystemen starten Sie nun eine Testphase. Sie prüfen jedes System im Detail. Simulieren Sie eine Arbeitszeiterfassung: Wie bequem geht das Login bei Dienstbeginn oder die Pausenbuchung? Wie einfach geht die Zeiterfassung für einen Kundenauftrag? Je gewissenhafter Sie jedes Zeiterfassungstool testen, desto besser.
  5. Finale Entscheidung und Implementierung: Den Testsieger bestellen Sie jetzt. Sie wählen das Preismodell aus, das zu Ihnen passt, buchen das Zeiterfassungssystem und konfigurieren das System für Ihr Unternehmen.

6. Welche Anbieter für Zeiterfassungssysteme gibt es?

Der Trend am Markt für Zeiterfassungssysteme geht ganz klar in Richtung cloudbasierter SaaS-Lösungen. Sie erwerben online eine Lizenz für die Zeiterfassungssoftware und können das System auf einem oder auch mehreren Endgeräten nutzen. Die elektronische Stempeluhr oder das Zeiterfassungsterminal gibt es kaum noch, alle Zeitbuchungen finden online über Desktop, Tablet oder Smartphone statt.

Wir stellen Ihnen nachfolgend 10 der bekannten Anbieter für Zeiterfassungssysteme vor:

ZeiterfassungssystemFunktionen, Module und BesonderheitenFür wen?
AtossSehr komplexes System für Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und die Personalplanung. Das System ist individuell konfigurierbar mit Schnittstellen zu SAP.Größere Unternehmen
clockodoBietet Arbeitszeiterfassung für Mitarbeiter, Urlaubsplanung und Fehlzeitenverwaltung, außerdem Projektzeiterfassung für Kundenaufträge. Das Zeiterfassungstool ist mobil nutzbar mit einer Zeiterfassungs App.Freiberufler und projektbasiert arbeitende Unternehmen
GoodtimeDie Goodtime Zeiterfassungssoftware bietet Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Urlaubsverwaltung.Kleinere Unternehmen
JephiHier liegt der Schwerpunkt auf der Zeiterfassung für Kundenaufträge und der automatischen Rechnungserstellung. Kunden können den Projektstatus online abrufen. Das Zeiterfassungstool ist mobil nutzbar.Freiberufler und projektbasiert arbeitende Unternehmen.
MiteAuch hier liegt der Schwerpunkt auf der Projektzeiterfassung mit mobiler Nutzbarkeit (Zeiterfassung mit App).Freiberufler und projektbasiert arbeitende Unternehmen
primaERPDieses Zeiterfassungssystem bietet die Module Arbeitszeiterfassung, Zeiterfassung für Kundenaufträge, Projekte und Tätigkeiten aller Art sowie die Rechnungsstellung. Möglich ist die Zeiterfassung via App und Desktop.Freiberufler und projektbasiert arbeitende Unternehmen
TimelogRudimentäre Zeiterfassung für Tätigkeiten aller Art. Per Klick wird eine Zeiterfassung gestartet, gestoppt und der Tätigkeit einen Namen gegeben.Einzelnutzer
TimeTacTimeTac bietet Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung, Workflowzeiterfassung von Geräten und Maschinen via Transponder. Es gibt Zeiterfassungsterminals für größere Unternehmen und Verwaltungen sowie Schnittstellen zu ERP und CRM Systemen.Größere Unternehmen
TimicxHier liegt der Schwerpunkt auf der Projektzeiterfassung. Das Zeiterfassungstool ist mobil nutzbar (Zeiterfassung via App).Freiberufler und projektbasiert arbeitende Unternehmen
TimrDie Schwerpunkte dieser Zeiterfassung sind die Arbeitszeiterfassung, die Projektzeiterfassung und das integrierte Fahrtenbuch.Größere Unternehmen mit Außendienstmitarbeiter, die einen Firmenwagen haben.

Manche dieser Angebote für Zeiterfassungssoftware können in einem bestimmten Rahmen auch kostenlos genutzt werden.

7. Was kostet ein Zeiterfassungssystem?

Die Kosten für eine Zeiterfassungssoftware hängen in der Regel von folgenden Faktoren ab.

  • Funktionsumfang: reine Zeiterfassung, Arbeitszeiterfassung mit Soll-Ist-Abgleich, Auftragszeiterfassung, weitere Personalmanagement-Funktionen wie Urlaubsplanung oder Personaleinsatzplanung
  • Anzahl der Nutzer: für wie viele User gilt eine Lizenz?

Die Lösungen am Markt bieten oft sehr günstige Konditionen, was gerade für Solopreneure oder neu gegründete Unternehmen interessant ist. Manche bieten sogar kostenlose Versionen an. Häufig amortisiert sich die monatliche Gebühr bereits dann, wenn Sie Ihren Kunden durch effizientere Zeitabrechnung insgesamt 15 Minuten pro Monat mehr abrechnen. Das eigentliche Entscheidungskriterium ist die einfache Bedienung und die optimale Anpassung an Ihre Abläufe im Unternehmen.

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Funktionen der Zeiterfassung sind häufig auch in CRM Systemen integriert. Lesen Sie über CRM Systeme mehr in unserem Leitfaden.

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8. Wie führen Sie ein Zeiterfassungssystem erfolgreich im Unternehmen ein?

Als Solopreneur ist es einfach, das gewählte Zeiterfassungssystem einzuführen. Sie haben vermutlich in der Testphase schon damit gearbeitet und jetzt machen Sie einfach konsequent weiter. Haben Sie mehrere Mitarbeiter, gilt es, das Team für die Zeiterfassung zu begeistern. Dazu folgende Tipps:

  1. Lassen Sie Team und Mitarbeiter mit auswählen: Erklären Sie Ihrem Team klar und prägnant, warum Ihr Unternehmen ein Zeiterfassungssystem braucht und welche Vorteile die Softeware bringen wird. Lassen Sie Ihr Team an der Checkliste und am Anforderungsprofil mitarbeiten. Binden Sie das Team auch in die Testphase ein.
  2. Intensive Schulung bei der Einführung: Schulen Sie Ihr Team gründlich. Immerhin bedeutet die Arbeitszeiterfassung, einen Vorgang im Ablauf mehr zu machen. Zeiterfassungssoftware und die mobile Zeiterfassung via App müssen in Fleisch und Blut übergehen.
  3. Geben Sie einheitliche Regelungen für die Arbeit mit der Zeiterfassung vor: Erstellen Sie einen Leitfaden, der alle Schritte bei der Arbeitszeiterfassung oder bei der Projektzeiterfassung erläutert.
  4. Enges Monitoring nach dem Start: Prüfen Sie, wie Ihre Mitarbeiter mit dem Zeiterfassungssystem arbeiten. Machen Sie Stichproben von einzelnen Zeitbuchungen und vergleichen Sie diese mit den Vorgaben. Prüfen Sie in einer Fragerunde, ob es Probleme bei der Anwendung gibt. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter mit ihren Erfahrungen zum System zu Wort kommen. Modifizieren Sie eventuell einen bereits erstellten Leitfaden für Ihr neues Zeiterfassungssystem.

Vermeiden Sie außerdem durch einen guten Führungsstil die Demotivation des Teams. Es darf nicht der Eindruck der totalen Überwachung entstehen.

9. Fazit: Mit einem Zeiterfassungssystem Personaleinsatz und Kundenabrechnung verbessern

Arbeitszeiten überwachen, den Personaleinsatz planen und die Abrechnung von Kundenaufträgen verbessern sind die großen Vorteile von Zeiterfassungssystemen. Ob Sie eher ein Zeiterfassungssystem mit Schwerpunkt Auftragszeiterfassung oder Arbeitszeiterfassung brauchen, hängt von Ihrem Geschäftsmodell und der Anzahl Ihrer Mitarbeiter ab. Der Markt bietet eine Vielzahl an Systemen in der einen oder anderen Richtung und erlaubt auch Schnittstellen zu Rechnungsprogrammen sowie moderner Buchhaltungssoftware oder umfangreichen CRM- oder ERP-Systemen.

Am wichtigsten ist die sorgfältige Auswahl des Systems. Bei der Systemauswahl sollten Sie Ihr Team einbinden. Anhand einer Checkliste wählen Sie 2 bis 3 Systeme für eine Testphase aus. Wählen Sie das System, das Ihren Hauptanforderungen entspricht und mit dem Sie und Ihr Team am liebsten arbeiten. Denken Sie aber auch an den Punkt Datensicherheit, wenn Sie über das Zeiterfassungssystem Mitarbeiter- oder Kundendaten verarbeiten.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter nach einer kostenfreien Testphase gründlich. In der Einführungsphase ist es wichtig, die Arbeit mit dem Zeiterfassungssystem systematisch zu überwachen und für Fragen zur Verfügung zu stehen. Veranstalten Sie Fragerunden in der Einführungsphase des Zeiterfassungssystems und dokumentieren Sie die Abläufe mit der Zeiterfassungssoftware in einem Handbuch.