Handelsvertreter als Alternative im Vertrieb

Als Gründer stehen Sie bereits in der Planungsphase im Rahmen der Definition Ihrer Vertriebsstrategie vor der Entscheidung, wie Sie Ihr Angebot vertreiben. Dabei haben Sie die Wahl zwischen einem Direktvertrieb und einem (ergänzenden) indirekten Vertrieb. Dieser erfolgt in Form einer direkten Kooperation mit dem Handel oder über einen selbstständigen Handelsvertreter. Wollen Sie Ihre Ware in großem Umfang in einem großen Gebiet verteilen und ist die direkte Kundennähe nicht ausschlaggebend für Ihr Angebot, so erfordert Ihr Absatz eine breit angelegte Vertriebsorganisation.

Die Unterstützung Ihres indirekten Vertriebs durch einen Handelsvertreter kann hierbei durchaus sinnvoll sein, da er im direkten Kontakt zum Handel steht. Ebenso kann dieser als externer Vertriebspartner mit eingespannt werden, indem er Ihre Vertriebstätigkeit übernimmt und Ihr Angebot in Ihrem Namen an den Endkonsumenten kommuniziert. Im Folgenden stellen wir Ihnen die Rolle des Handelsvertreters etwas genauer vor.

Was ist ein Handelsvertreter?

Das Handelsgesetzbuch definiert in § 84 den Handelsvertreter wie folgt:

Ein Handelsvertreter ist, wer als selbstständiger Gewerbetreibender ständig damit beauftragt ist, für andere Unternehmen Geschäfte zu vermitteln und diese im Namen der Unternehmen abzuschließen.

Handelsvertreter agieren in unterschiedlichen Branchen und Unternehmensbereichen in unterschiedlichen Rechtsformen wie zum Beispiel KG, OHG oder GmbH. Um als Handelsvertreter zu agieren, bedarf es keiner vorgeschriebenen Berufsausbildung; Sie sollten daher bei der Wahl eines Handelsvertreters auf eine technische bzw. kaufmännische Ausbildung achten und Branchenkenntnisse, vorhandene Kontakte sowie den beruflichen Werdegang abfragen.

Unabhängig von der Bezeichnung innerhalb eines Vertrages und losgelöst von den Vertragsinhalten zwischen Ihnen und Ihrem Vertriebspartner gilt dieser rechtlich immer als Handelsvertreter, wenn folgende Aspekte erfüllt sind:

  1. Der Handelsvertreter ist selbstständig.
  2. Zwischen Ihnen und dem Handelsvertreter besteht eine ständige Vertragsbeziehung.
  3. Er ist nicht weisungsgebunden und übt seine Tätigkeit bei freier Arbeitszeiteinteilung uneingeschränkt aus.
  4. Der Vertreter betreut und vermittelt Kunden auf Rechnung Ihres Unternehmens.
  5. Der Handelsvertreter schließt Geschäfte mit Kunden in Ihrem Namen ab und bezieht ein Entgelt ohne Abzug von Steuern und Sozialabgaben.

Somit grenzt sich ein Handelsvertreter konkret von ähnlichen Vertragsverhältnissen ab. Ein angestellter Handelsreisender agiert im Gegensatz zum Handelsvertreter nicht frei, sondern, wie der Name bereits sagt, als Angestellter des Unternehmens und schließt Geschäfte im Namen des Arbeitgebers ab. Neben einem Grundgehalt erhält der Handelsreisende oftmals eine Erfolgsprovision.

Beispiele für Handelsvertreter

  • Vertreter von Vorwerk-Staubsaugern: Ein Handelsmakler wiederum arbeitet zwar auch auf selbstständiger Basis, agiert aber im Gegensatz zum Handelsvertreter nicht dauerhaft im Namen des Auftraggebers, sondern zeitlich begrenzt.
  • Immobilienmakler: Ein Kommissionär unterscheidet sich vom Handelsvertreter, da er Waren im eigenen Namen aber nicht auf eigene Rechnung verkauft.
  • Zeitschriftenhandel: Der Vertragshändler kauft im Gegensatz zum Handelsvertreter die Ware innerhalb eines dauernden Vertrages ein und verkauft diese im eigenen Namen und auf eigene Rechnung.

Auch ein Franchisenehmer agiert so – zahlt jedoch für die Übernahme der Vertriebsstruktur und der Corporate Identity eine festgelegte Franchisegebühr.

Die Arten des Handelsvertreters

Die Vertretertätigkeit des Handelsvertreters erfolgt in unterschiedlichen Arten. So unterscheidet man grundlegend Vermittlungs- und Abschlussvertreter: Darf der Vermittlungsvertreter lediglich Käufe vermitteln, so kann der Abschlussvertreter darüber hinaus den Kauf im Namen eines beauftragenden Unternehmens abschließen. Ist der Handelsvertreter ausschließlich für ein Unternehmen aktiv, so spricht man von einem Einfirmenvertreter. Dieser darf vertraglich gebunden nur für ein Unternehmen tätig sein. Ist ein Handelsvertreter jedoch für mehrere Unternehmen aktiv, so handelt es sich um einen Mehrfirmenvertreter.

Wird einem Handelsvertreter eine feste Region oder ein fester Kundenstamm zugewiesen, so bezeichnet man ihn als Bezirksvertreter. Hierbei gilt es für Sie Folgendes zu beachten: Wird auch ohne sein Zutun von Ihnen ein Direktverkauf in der ihm zugeordneten Region erzielt, so hat der Bezirksvertreter Anspruch auf seine Provision. Dem entgegen dürfen Sie keinen Direktvertrieb tätigen, wenn es sich um einen alleinvertretenden Handelsvertreter handelt. Nur dieser darf aus der vertraglichen Vereinbarung heraus in der ihm zugewiesenen Region Geschäfte vermitteln und abschließen. Als Unternehmen verlieren Sie hier jegliche Möglichkeit des direkten Verkaufs über weitere Vertriebswege.

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Die gesetzlichen Pflichten von Handelsvertreter und Unternehmen

Grundsätzlich basiert die Übernahme der Vertriebstätigkeit durch einen Handelsvertreter immer auf einer vertraglichen Vereinbarung zwischen Ihnen und dem Vertreter. Beide Seiten gehen dabei Verpflichtungen ein. Der Handelsvertreter übernimmt hierbei eine Vermittlungs- und Abschlusspflicht. Er muss sich in Ihrem Sinne kontinuierlich um die Werbung neuer Kunden bzw. auf Basis der Umsatzerhaltung und -steigerung, um die Vermittlung oder den Abschluss von Geschäften kümmern. Die Vertragsvorgabe zur Mindestanzahl an Kundenbesuchen sollte allerdings vermieden werden, da hierdurch die Selbstständigkeit des Handelsvertreters eingeschränkt wird.

Ein Handelsvertreter unterliegt der gesetzlichen Interessenswahrnehmungspflicht. Er muss die Interessen des von ihm vertretenen Unternehmens in Form der Kundenbetreuung und der Vertragsabschlüsse wahrnehmen. Zudem unterliegt der Handelsvertreter der Berichtspflicht. So muss der Handelsvertreter Sie unverzüglich über getätigte Vermittlungen und Abschlüsse sowie etwaige Vertragsverletzungen informieren. Die Häufigkeit der Berichte sollte ebenfalls vertraglich fixiert werden. Der Handelsvertreter unterliegt allgemein der Verschwiegenheitspflicht – auch nach Vertragsbeendigung. Die wichtigste Pflicht des Handelsvertreters stellt allerdings das Konkurrenzverbot dar, das besagt, dass er nicht gleichzeitig ein ähnliches Konkurrenzprodukt vertreten darf. Dies gilt auch für Mehrfirmenvertreter.

Aber auch Sie als Unternehmer haben Pflichten: Sie müssen dem Handelsvertreter Ihre Unterlagen wie zum Beispiel Preislisten, Werbematerialien oder Geschäftsbedingungen aushändigen, um ihm seine Tätigkeit zu ermöglichen. Im Rahmen der Informationspflicht müssen Sie den Handelsvertreter laufend über alle Entwicklungen wie zum Beispiel Preisänderungen informieren. Es besteht zusätzlich eine Provisionszahlungspflicht: Nach einem erfolgreichen Geschäftsabschluss schulden Sie dem Handelsvertreter die Zahlung der vertraglich vereinbarten Vergütung.

Handelsvertreter: Provision und Vergütung

Die marktübliche Vergütung eines Handelsvertreters ist die Provision. Die Provision wird erst dann fällig, wenn Sie das Geschäft ausgeführt haben. Sie ist also eine erfolgs- und keine leistungsbezogene Vergütung. Die Höhe der fälligen Provision variiert in den unterschiedlichen Branchen und wird vertraglich zwischen Ihnen und dem Handelsvertreter festgelegt. Ist die Provisionshöhe vertraglich nicht festgelegt, gilt nach § 87b der übliche Satz. Provisionen fallen grundsätzlich nur für Geschäfte an, die auch nachweislich aus der Tätigkeit des Handelsvertreters abzuleiten sind. Auch Nachbestellungen von durch den Handelsvertreter geworbene Kunden bei Geschäften gleicher Art fallen unter die Provisionsregelung. Einzige Ausnahme stellt hier der Bezirksvertreter dar – der auch an nicht über ihn direkt getätigte Verkäufe in seiner Region partizipiert.

Die Provisionshöhe richtet sich also nach dem provisionspflichtigen, erzielten Umsatz – also den in Rechnung gestellten Betrag des Handelsvertreters.

Achtung: Nachlässe wie Skonto sowie Nebenkosten für z. B. Fracht, Verpackung und Steuern können bei der Provisionsberechnung nicht vom Umsatz des Handelsvertreters abgezogen werden. Eventuell offerierte Rabatte mindern die Provision nur, wenn Sie dem Kunden von vornherein zugesagt wurden. Die ausgewiesene Mehrwertsteuer gilt nicht als Umsatzmindernd bei der Berechnung der Provision.

Handelsvertreter: Vor- und Nachteile

Entscheiden Sie sich für Ihr Unternehmen dafür, einen Handelsvertreter für den Vertrieb Ihres Angebotes einzusetzen, bleiben weiterhin Sie direkter Vertragspartner des Kunden – auch wenn Sie sich vom Handelsvertreter trennen. Im Gegensatz zum Einsatz eines fest angestellten Vertriebsmitarbeiters entfallen Personalkosten, Lohnebenkosten und Kosten für die Einrichtung des Arbeitsplatzes. Sie gehen wirtschaftlich somit geringere Risiken ein und können die Kosten besser kalkulieren, da der Handelsvertreter nur bei einem erfolgreichem Verkauf eine vertraglich definierte Provisionszahlung erhält. Somit haben Sie auch bei geringem Umsatz geringe Kosten – anders als bei einem fest angestellten Mitarbeiter, da die Personalkosten unabhängig vom Umsatz konstant weiterlaufen. Verfügt der Handelsvertreter bereits über einen geeigneten Kundenstamm, erschließen Sie mit geringem Aufwand zeitnah einen lukrativen Absatzmarkt, denn der Handelsvertreter ist daran interessiert entsprechende Umsätze zu generieren, um Provisionen einzustreichen.

Bedenken Sie allerdings, dass Sie die Vertriebskontrolle ein Stück weit dem Handelsvertreter überlassen, da Sie diesen im Gegensatz zu einem fest angestellten Außendienstmitarbeiter nur begrenzt steuern können. Eventuell gilt das Interesse des Handelsvertreters nur den umsatzstarken Produkten, Produktneueinführungen könnten daher eventuell vernachlässigt werden, da es sich hier meist um erklärungsbedürftige Produkte handelt. Ist der Handelsvertreter als Mehrfirmenvertreter unterwegs, besteht die Gefahr, dass er sich nicht genügend auf den Vertrieb Ihres Angebotes konzentriert. Da er nicht weisungsgebunden ist und selbstständig agiert, kann dies zu Problemen führen. Sie sollten daher alle relevanten Punkte vertraglich regeln und die Vertriebstätigkeiten samt Rolle des Handelsvertreters inklusive der vereinbarten Provisionsleistungen schriftlich fixieren, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden – etwa wenn ein Kunde im Rahmen eines Folgegeschäftes später bei Ihnen direkt kauft.   

Handelsvertreter: Selbstständigkeit im Vertrieb

Der Beruf des Handelsvertreters bietet auch die Möglichkeit einer Existenzgründung. Der Handelsvertreter arbeitet autonom und flexibel bei freier Zeiteinteilung und ist nicht weisungsgebunden. Es locken im Vergleich zu einem Angestelltenverhältnis sehr gute Verdienstmöglichkeiten, gleichzeitig ist das unternehmerische Risiko geringer als bei vielen anderen Selbstständigen, da die zu verkaufenden Produkte und Dienstleistungen von den zu betreuenden Unternehmen bereits gestellt werden. Dennoch ist der Aufbau fester Kundenbeziehungen eine große Herausforderung. Und nicht zu vergessen – wird nichts verkauft, winken keine Provisionen. Verkaufstalent, Branchenkenntnisse und Zuverlässigkeit sowie ein gutes Zeitmanagement und Selbstorganisation sind nur einige der wichtigen Voraussetzungen, um als selbstständiger Handelsvertreter erfolgreich zu sein. Besonders bei speziellen B2B-Produkten und -Dienstleistungen ist ein freier Handelsvertreter die von Unternehmen bevorzugte Alternative.

Dabei sollte jedoch beachtet werden, dass ein freier Handelsvertreter selbst für die Zahlung seiner Renten- und Krankenversicherungsbeiträge zuständig ist und auch seine Steuer selbst entrichten muss.

Fazit

Ein Handelsvertreter kann für junge Unternehmer durchaus eine Alternative zum fest eingestellten Vertriebsmitarbeiter sein. Ein selbstständiger Handelsvertreter übernimmt den Vertrieb Ihres Angebots in Ihrem Namen und auf Rechnung Ihres Unternehmens und erhält im Gegenzug bei erfolgreicher Akquise eine vertraglich vereinbarte Provisionszahlung. Je nach Ihrem individuellen Angebot können Sie sich für eine der verschiedenen Handelsvertreter-Arten entscheiden: einen Einfirmen- oder Mehrfirmenvertreter bzw. einen regional zugeordneten Bezirksvertreter. Doch egal, für welche Art des Handelsvertreters Sie sich entscheiden, sowohl der Handelsvertreter als auch Sie als Unternehmer sind gemäß HGB an grundsätzliche Pflichten gebunden. So unterliegt der Handelsvertreter unter anderem der Interessenswahrnehmungs- und Berichtspflicht, Sie als Unternehmer im Gegenzug unter anderem der Informations- sowie Provisionszahlungspflicht.

Die Provision wird erst nach erfolgreichem Verkaufsabschluss fällig und minimiert somit ihr wirtschaftliches Risiko im Gegensatz zur Einsetzung eines fest angestellten Vertriebsmitarbeiters, dessen Personalkosten unabhängig vom Umsatz weiterlaufen. Als Unternehmen generieren Sie anhand eines Handelsvertreters sofort einen vorhandenen Absatzmarkt, da dieser über bestehende Kundenkontakte zu Endkunden, Groß- und Einzelhandel verfügt. Bei der Wahl des richtigen Handelsvertreters sollten Sie seine Qualifikationen und seinen Werdegang prüfen. Fällt Ihre Bewertung positiv aus, sollten Sie alle Vertriebstätigkeiten und Provisionsleistungen in einem schriftlichen Vertrag festhalten, um zukünftige Unstimmigkeiten zu vermeiden. Auch wenn Sie Ihren Vertrieb somit ein Stück weit aus der Hand geben, kann ein Handelsvertreter durchaus eine gute Alternative zu einem eigenen Vertriebsteam sein, um kurzfristig in Ihre definierten Märkte einzutauchen und die von Ihnen gewünschten Zielkunden zu erreichen. Auch als Ergänzung zu Ihrer Vertriebsstrategie kann ein Handelsverteter bestens eingesetzt werden.