Verjährung von Rechnungen: Vor Zahlungsausfällen wirksam schützen

Die Rechnungsverjährung bedeutet, dass Gläubiger nach einer festgelegten Frist eine Forderung nicht mehr durchsetzen können.

Ist eine Rechnung verjährt, muss der Kunde nicht mehr zahlen. Dies gilt selbst dann, wenn die Forderung gerechtfertigt ist.

Für Unternehmer führen verjährte Rechnungen zu Zahlungsausfällen. Je nach Rechnungsumfang entstehen hohe finanzielle Verluste, die sogar zu Liquiditätsproblemen führen können.

Deshalb ist es für Selbstständige und Unternehmer entscheidend, die Verjährungsfrist für Rechnungen genau zu kennen. Nur so können Sie rechtzeitig Maßnahmen ergreifen. Das schützt Ihr Geschäft vor Zahlungsausfällen und sichert Ihnen wichtige Einnahmen.

Für die meisten Rechnungen gilt eine dreijährige Verjährungsfrist. Der Gesetzgeber hat die Verjährungsfrist in § 195 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) geregelt. Diese Frist betrifft die meisten Forderungen aus Verträgen, darunter Dienstleistungen und Warenlieferungen. Nach Ablauf der Frist können Sie die Forderung rechtlich nicht mehr durchsetzen.

Es gibt einige Sonderfälle und Ausnahmen dieser Regelverjährung.

Grundsätzlich gilt die dreijährige Verjährungsfrist sowohl für Privatkunden als auch für Geschäftskunden. Allerdings können im gewerblichen Bereich durch vertragliche Vereinbarungen abweichende Fristen festgelegt werden. Sonderregelungen zur Rechnungsverjährung sollten klar im Vertrag festgehalten sein, um Missverständnisse zu vermeiden.

Einige Forderungen unterliegen längeren Verjährungsfristen. Das sind die wichtigsten Sonderfälle:

• Bauleistungen: Mängel an Bauwerken verjähren nach fünf Jahren ab Abnahme des Bauwerks (§ 634a BGB).
• Titulierte Forderungen: Eine Forderung, die durch ein Gerichtsurteil oder einen Vollstreckungsbescheid bestätigt wurde, verjährt erst nach 30 Jahren (§ 197 BGB).
• Forderungen aus Mietverträgen: Forderungen, die mit der Miete zusammenhängen (z.B. Rückzahlungen der Kaution), verjähren nach drei bis sechs Monaten, je nach Art des Anspruchs (§ 548 BGB).
• Arztrechnungen: Die Verjährungsfrist für Arztrechnungen beträgt ebenfalls drei Jahre, beginnt jedoch oft erst am Ende des Jahres, in dem der Patient die Rechnung erhalten hat.

Im internationalen Geschäft gelten je nach Land unterschiedliche Verjährungsfristen. In manchen Ländern sind die Fristen länger oder kürzer als in Deutschland. Wenn Sie grenzüberschreitende Geschäfte tätigen, informieren Sie sich im Vorfeld über die geltenden Fristen in den jeweiligen Ländern, um Ihre Ansprüche rechtzeitig durchsetzen zu können.

Nachfolgend zeigen wir einige Beispiele für Zeiträume von Verjährungsfristen von Rechnungen in anderen Ländern:

• Finnland: Für Verbraucheransprüche gilt eine Verjährungsfrist von 2 Jahren​
• Frankreich: Die Regelverjährungsfrist für Forderungen beträgt 5 Jahre​
• Griechenland: Forderungen aus Kaufverträgen verjähren nach 2 Jahren​
• Großbritannien: Forderungen aus Verträgen verjähren nach 6 Jahren​
• Schweiz: Die Verjährungsfrist für vertragliche Forderungen beträgt meist 5 Jahre​
• Spanien: Einige Ansprüche verjähren bereits nach 1 bis 5 Jahren, abhängig von der Art der Forderung​
• Türkei: Für Lieferungen und Dienstleistungen beträgt der Zeitraum für die Verjährungsfrist 2 Jahre​
• USA: In den meisten Bundesstaaten gelten Verjährungsfristen von 3 bis 6 Jahren

Die Verjährungsfrist beginnt nicht mit der Rechnungsstellung, sondern erst am Ende des Kalenderjahres, in dem die Leistung erbracht wurde.

Ein häufiger Irrtum bei der Berechnung der Regelverjährung ist, dass das Rechnungsdatum für die Verjährung der Rechnung entscheidend sei. Tatsächlich zählt das Jahr, in dem die Leistung erbracht oder die Ware geliefert wurde.

Die gesetzliche Grundlage für Ermittlung der Verjährungsfrist ist § 199 BGB. Laut diesem Paragrafen beginnt die Verjährung immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Anspruch durch den Gläubiger entstanden ist.

• Beispiel Leistung und Rechnung im gleichen Jahr: Sie haben im April 2024 eine Beratungsleistung erbracht und die Rechnung im August 2024 ausgestellt. Die Verjährungsfrist beginnt am 31. Dezember 2024. Ihre Forderung verjährt somit am 31. Dezember 2027.
• Beispiel Leistung und Rechnung in unterschiedlichen Jahren: Stellen Sie sich vor, Sie erbringen eine Leistung im Dezember 2024 und stellen die Rechnung erst im Januar 2025 aus. Viele gehen davon aus, dass die 3-jährige Frist zu Verjährung ab Ende 2025 beginnt. Und die Rechnung dann Ende 2028 verjährt. Tatsächlich startet die Verjährungsfrist aber schon am 31. Dezember 2024. Das heißt, Ihre Forderung verjährt bereits am 31. Dezember 2027 – ein Jahr früher, als erwartet.

Rechnungen können zwar rückwirkend gestellt werden, doch die Verjährungsfrist knüpft sich stets an das Jahr der Leistungserbringung. Das bedeutet, dass Forderungen aus rückwirkend gestellten Rechnungen ebenfalls drei Jahre nach der Leistungserbringung verjähren. Sie könnten zwar eine Leistung, die vor fünf Jahren erbracht wurde, in Rechnung stellen, aber Ihr Kunde ist dann nicht mehr verpflichtet zu zahlen, da die Forderung verjährt ist.

Ganz wichtig bei Rechnungen an Geschäftskunden: Stellen Sie die Rechnung nicht innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung aus, verlieren Sie generell den Anspruch auf Zahlung, da Sie die Rechnung nicht mehr rückwirkend stellen dürfen. Die 3-jährige Verjährungsfrist ist erst dann relevant werden, wenn die Rechnung ordnungsgemäß innerhalb der 6 Monate gestellt wurde.

Deshalb ist es wichtig, das Datum der Leistungserbringung genau im Blick zu behalten. Verlassen Sie sich nicht nur auf das Rechnungsdatum, da der Zeitraum zur Regelverjährung unabhängig davon läuft. Ein Fehler kann schnell zum Verlust Ihrer Forderungen führen.

Um Auseinandersetzungen über den genauen Zeitpunkt der Leistungserbringung zu vermeiden, sollten Sie als Gläubiger den Abschluss der Leistung klar dokumentieren:

• Leistungserbringung schriftlich vom Kunden bestätigen, z.B. per Abnahmeprotokoll oder E-Mail.
• Zeiterfassungstools oder Projektdokumentationssoftware nutzen, um den Abschluss automatisch zu protokollieren.
• Vertragsklauseln erstellen, die den Kunden verpflichten, die Erbringung der Leistung zeitnah zu bestätigen.

Eine klare Dokumentation schützt Sie vor möglichen Streitigkeiten und sichert Ihre Ansprüche bei Streitigkeiten der Rechnungsverjährung.

Die Verjährung tritt automatisch nach Ablauf der gesetzlichen Frist zur Rechnungsverjährung nach 3 Jahren ein. Es gibt jedoch verschiedene Maßnahmen, mit denen Gläubiger dies verhindern können.

Achtung: Eine Mahnung reicht nicht aus, um die Regelverjährung zu unterbrechen. Bestimmte rechtliche Schritte sind notwendig, um die Frist zu hemmen oder zu unterbrechen.

• Gerichtliches Mahnverfahren: Ein gerichtliches Mahnverfahren kann die Verjährung verhindern. Wenn Sie einen Mahnbescheid bei Gericht beantragen, wird die Verjährungsfrist gehemmt. Dies setzt voraus, dass der Schuldner innerhalb der gesetzlichen Frist auf den Mahnbescheid reagiert. Wird das Verfahren rechtzeitig eingeleitet, „pausiert“ die Verjährungsfrist und läuft erst nach Abschluss des Verfahrens weiter.
• Schuldanerkennung: Wenn der Schuldner die Forderung schriftlich anerkennt oder Teilzahlungen bzw. eine Abschlagszahlung leistet, beginnt die Verjährungsfrist von neuem. Dies gilt auch, wenn der Schuldner auf eine Mahnung oder eine Inkasso-Aufforderung hin seine Zahlungspflicht bestätigt.
• Vertragliche Fristverlängerung: Sie können vertraglich eine längere Verjährungsfrist mit Ihrem Geschäftspartner vereinbaren. Diese Vereinbarung muss schriftlich erfolgen und sollte klar festhalten, um welche Forderungen es geht. In einigen Branchen oder Fällen kann dies eine sinnvolle Absicherung darstellen, um die Verjährung hinauszuzögern.
• Weitere Maßnahmen zur Hemmung der Verjährung: Weitere Maßnahmen zur Hemmung der Verjährung sind die Erhebung einer Klage, die Pfändung von Vermögenswerten des Schuldners oder das Einleiten eines Vollstreckungsverfahrens. Diese rechtlichen Schritte setzen die Verjährung für die Dauer des Verfahrens aus.

Wenn der Zeitraum der Verjährungsfrist abgelaufen ist, hat der Schuldner das Recht, die Zahlung zu verweigern. Dies nennt man die Einrede der Verjährung. Auch wenn die Rechnung korrekt ist und die Leistung erbracht wurde, kann der Kunde die Zahlung ablehnen, sobald die Verjährung eingetreten ist. Das bedeutet, dass die Forderung durch den Gläubiger nicht mehr gerichtlich durchgesetzt werden kann.

Wenn Sie den Kunden nach Ablauf der Verjährungsfrist auf Zahlung verklagen, wird er voraussichtlich die Einrede erheben, und das Gericht wird Ihre Klage abweisen.

• Kulanzregelungen: Manche Schuldner sind bereit, eine Rechnung auch nach Eintritt der Verjährung zu begleichen, vor allem bei langjährigen Geschäftsbeziehungen. Dann ist es trotz Regelverjährung möglich eine kulante Einigung zu erzielen.
• Schuldner auf Zahlung ansprechen: Bitten Sie Ihren Kunden höflich um eine Zahlung, auch wenn diese nicht mehr rechtlich durchsetzbar ist. Eine gute Kommunikation und eine klare Darstellung der erbrachten Leistung können die Chancen erhöhen.
• Schriftliche Vereinbarung: Sollte der Schuldner die Forderung dennoch anerkennen, lassen Sie dies schriftlich bestätigen. So haben Sie bei Teilzahlungen oder einer Anerkennung zumindest die Sicherheit, dass der Anspruch erneut besteht und nicht sofort verjährt.

Verjährte Forderungen können steuerlich als uneinbringliche Forderungen abgeschrieben werden. Dies reduziert den steuerpflichtigen Gewinn. Wichtig ist jedoch, dass die Forderung tatsächlich uneinbringlich ist. Alle Beitreibungsversuche, wie Mahnverfahren oder Vollstreckungsmaßnahmen, müssen gescheitert sein.

Die Abschreibung erfolgt im Jahr, in dem die Verjährung eingetreten ist und die Uneinbringlichkeit feststeht. Um steuerlich anerkannt zu werden, müssen Sie den Verjährungseintritt dokumentieren und dem Finanzamt nachweisen, dass keine weiteren rechtlichen Schritte erfolgversprechend sind.

Wenn Sie für die verjährte Forderung bereits Umsatzsteuer abgeführt haben, können Sie diese gemäß § 17 UStG zurückfordern. Eine Korrektur ist möglich, sobald die Forderung als uneinbringlich gilt.

Ein gutes Forderungsmanagement ist der Schlüssel, um Zahlungsverzögerungen und das Risiko von verjährten Rechnungen zu minimieren. Mit den richtigen Maßnahmen können Sie sicherstellen, dass Forderungen rechtzeitig beglichen werden und Sie keine wertvollen Einnahmen verlieren.

1. Bonitätsprüfung vor Vertragsabschluss

Eine Bonitätsprüfung potenzieller Kunden senkt das Risiko von Zahlungsausfällen erheblich. Überprüfen Sie die Zahlungsfähigkeit (Bonität), bevor Sie größere Aufträge annehmen oder langlaufende Verträge abschließen. So minimieren Sie das Risiko, mit zahlungsunfähigen Geschäftspartnern zusammenzuarbeiten und schützen Ihre Liquidität.

Nutzen Sie Bonitätsauskunfteien oder spezialisierte Software, um schnelle und aktuelle Bonitätschecks durchzuführen.

2. Klare Zahlungsziele

Verträge sollten immer klare Zahlungsbedingungen enthalten. Weisen Sie den Kunden bereits bei der Angebotserstellung bzw. Auftragsbestätigung und spätestens bei der Rechnungserstellung auf die Fälligkeit hin. Das vermeidet Missverständnisse, schafft Transparenz und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Rechnungen pünktlich bezahlt werden.

3. Automatisierte Mahnverfahren

Ein automatisiertes Mahnwesen stellt sicher, dass Kunden rechtzeitig an fällige Zahlungen erinnert werden. Dafür können sowohl Zahlungserinnerungen als auch Mahnungen verschickt werden. Nutzen Sie eine Software, die Mahnungen automatisch erstellt und versendet. So vermeiden Sie Verzögerungen und stellen sicher, dass keine Mahnfristen versäumt werden.

4. Frühzeitiges Handeln

Reagieren Sie frühzeitig, wenn Zahlungen ausbleiben. Überwachen Sie Ihre offenen Forderungen regelmäßig und handeln Sie schnell, wenn Fristen überschritten werden. Das Einschalten eines Inkassounternehmens kann hilfreich sein, um fällige Rechnungen einzutreiben. Allerdings stoppt Inkasso allein die Verjährung nicht. Sie müssen rechtzeitig ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten, um die Verjährungsfrist zu unterbrechen.