Zahlungsausfälle vermeiden durch ein gutes Forderungsmanagement

Der beste Schutz vor Zahlungsausfällen liegt in einer guten Vorbereitung bei der Rechnungsstellung. Es gibt eine ganze Reihe an Dingen, die Sie von Anfang an tun können, um Ihr Ausfallrisiko so gering wie möglich zu halten. Wenn Sie und der Kunde sich von Anfang an im Klaren darüber sind, wann und wie welche Beträge zu begleichen sind, beugt dies Missverständnissen vor. Stellen Sie daher sicher, dass Sie folgende Aspekte ganz zu Anfang Ihrer gemeinsamen Geschäftsbeziehung beachten:

• Überzeugen Sie sich insbesondere bei großen Aufträgen schon vor Beginn der Zusammenarbeit von der Bonität Ihres Kunden.
• Halten Sie in einem Vertrag genau fest, welche Leistungen erbracht und/oder welche Waren geliefert werden und wie hoch die exakten Kosten dafür sind.
• Vereinbaren Sie präzise die Fälligkeit mit festem Zahlungstermin bzw. entsprechender Zahlungsbedingung.
• Schreiben Sie Rechnungen stets zeitnah zu den vereinbarten Zeitpunkten bzw. bei Fertigstellung.
• Nehmen Sie entsprechende Passagen zu Verzug, Mahn- und Inkassokosten in Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) auf und stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde diese vor Beginn der Zusammenarbeit nachweislich zur Kenntnis genommen hat.
• Verlangen Sie gegebenenfalls die Zahlung per Vorkasse oder eine Anzahlung.
• Es ist außerdem hilfreich, wenn Sie als Unternehmer ein gewisses Ausfallrisiko bereits in Ihre Preiskalkulation einbeziehen. So gehen Sie sicher, dass Ihr Geschäft auch bei verspäteter oder ausgebliebener Zahlung nicht gefährdet ist.

So simpel es klingt: Zunächst einmal müssen Sie einen verspäteten Zahlungseingang überhaupt registrieren. Gerade Existenzgründer verwalten zu Beginn noch jede Rechnung selbst und prüfen in arbeitsamen Phasen nicht täglich die Eingänge auf dem Konto. Stellen Sie nur wenige Rechnungen im Monat, mag diese Vorgehensweise noch nicht problematisch sein. Doch je mehr Kunden Sie bedienen, desto unübersichtlicher werden auch die Buchhaltung und damit das Forderungsmanagement.

Eine Buchhaltungssoftware erleichtert Ihnen hier gleich auf mehrerlei Weise die Arbeit: Sie hilft nicht nur beim Erstellen von Angeboten und Rechnungen, sondern verfolgt auch automatisch, welche Beträge noch ausstehen und welche Rechnungen überfällig sind. Viele Buchhaltungsprogramme können Sie direkt mit Ihrem Konto verknüpfen, sodass eingegangene Zahlungen automatisch vermerkt werden – und Sie schnell auf ausbleibende Geldeingänge aufmerksam werden. Auf Knopfdruck können dann sowohl Zahlungserinnerungen als auch Mahnungen verschickt werden. Damit hilft Ihnen die Software ein effizientes Forderungsmanagement zu betreiben. Wir haben verschiedene Angebote für die passende Buchhaltungssoftware verglichen.

Haben Sie eine überfällige Rechnung bemerkt, ist es in der Regel sinnvoll, den säumigen Zahler zunächst zu erinnern. Manchmal reicht eine freundliche Zahlungserinnerung bereits dafür aus, den ausstehenden Betrag rasch zu erhalten. Sollte die Zahlungserinnerung im Rahmen ihres Forderungsmanagements nicht ausreichen, um die Zahlung zu erhalten, müssen Sie eine Mahnung schreiben.

Die Mahnung ist im Geschäftsverkehr die deutlichste Botschaft, um an die offene Zahlung zu erinnern. Zudem ist eine Mahnung in vielen Fällen die Voraussetzung dafür, dass Sie weitere rechtliche Schritte einleiten können, um an Ihr Geld zu kommen. Denn dazu müssen Sie den Kunden unter Umständen zunächst „in Verzug" setzen. Lesen Sie hier alles Wichtige über Mahnung.

Ist der Kunde im Verzug, haben Sie nun die Möglichkeit, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Im Gegensatz zur Klage benötigen Sie hierfür keinen Anwalt – das Mahnverfahren ist relativ einfach. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, ein Inkassounternehmen zu beauftragen, um Ihre Forderung durchzusetzen. Ein solches Unternehmen verschickt in der Regel zunächst weitere Mahnungen, beantragt aber – falls nötig – auch einen Vollstreckungsbescheid und leitet weitere Maßnahmen ein. Natürlich steht Ihnen auch der Weg einer Klage offen. Somit sollten Sie im Rahmen Ihres Forderungsmanagements auch bereit sein, zu diesen äußersten Mitteln zu greifen.

Eine weitere Möglichkeit, sich vor Zahlungsausfällen zu schützen, ist das sogenannte „Factoring“, auch bekannt als Rechnungsvorfinanzierung. Das Prinzip ist einfach: Sie verkaufen Ihre Forderung (die an den Kunden gestellte Rechnung) an ein Factoring-Unternehmen, und dieses überweist Ihnen innerhalb kurzer Zeit – meist binnen 48 Stunden – den Rechnungsbetrag, eventuell unter Einbehaltung eines anteiligen Betrages. Für Sie ist die Sache damit erledigt. Das Factoring-Unternehmen kümmert sich darum, die Beträge beim Kunden einzuziehen, und trägt dabei das Ausfallrisiko - zumindest beim echten Factoring.

Der große Vorteil für Sie: Sie erhalten auf jeden Fall Ihr Geld – und das im Regelfall bedeutend schneller, als wenn Sie auf die Zahlung des Kunden warten müssten. Der Nachteil liegt darin, dass das Factoring-Unternehmen diese Leistung natürlich nicht kostenlos erbringt. Je nach Bonität (Ihrer und der des Kunden) und in Abhängigkeit von weiteren Faktoren werden Gebühren fällig, die Sie zu tragen haben.

Viele Selbstständige sorgen sich außerdem, dass Kunden negativ auf den Kontakt mit einem Factoring-Unternehmen reagieren könnten. Diesen und weitere Aspekte behandeln wir ausführlich in unserem Artikel über Factoring.