Zahlungsausfälle vermeiden durch gutes Forderungsmanagement von Anfang an

Freiberufler und kleine Unternehmen kann es schnell in Schwierigkeiten bringen, wenn von ihnen gestellte Rechnungen verspätet oder nicht bezahlt werden. Besonders kritisch wird es dann, wenn noch keine großen Rücklagen vorhanden sind. Ein gutes Forderungsmanagement hilft, den Überblick zu behalten, Ausfälle zu vermeiden und bis dato offen gebliebene Beträge – gegebenenfalls mit externer Hilfe – schnellstmöglich einzuziehen.

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Ihr Forderungsmanagement aufbauen und wie Sie im Ernstfall reagieren können. Dabei gehen wir auf die Themen Mahnungen schreiben und auch Factoring ein.

Forderungsmanagement: Was ist das eigentlich?

Das Forderungsmanagement sollte im Rahmen der Debitorenbuchhaltung ein fester Bestandteil der Buchhaltung und Buchführung in Ihrem Unternehmen sein. In der Hauptsache geht es darum, jede Forderung (d. h. offene Zahlung) zu managen, und zwar vom Zeitpunkt ihres Entstehens bis zum Zeitpunkt der Zahlung. Auch der Prozess des Mahnens – falls Forderungen nicht wie vereinbart beglichen wurden – gehört zum Forderungsmanagement.

Ziel des Forderungsmanagements ist es, Zahlungsausfälle so weit wie möglich zu vermeiden und so die Liquidität eines Unternehmens zu sichern. Viele Existenzgründer machen sich erst dann Gedanken über ein Forderungsmanagement, wenn die ersten Zahlungen von gestellten Rechnungen ausbleiben. Doch ein gutes Forderungsmanagement beginnt schon lange vor der Rechnungsstellung.

Überfälligen Rechnungen vorbeugen: Forderungsmanagement noch vor der 1. Rechnung

Der beste Schutz vor Zahlungsausfällen liegt in einer guten Vorbereitung bei der Rechnungsstellung. Es gibt eine ganze Reihe an Dingen, die Sie von Anfang an tun können, um Ihr Ausfallrisiko so gering wie möglich zu halten. Wenn Sie und der Kunde sich von Anfang an im Klaren darüber sind, wann und wie welche Beträge zu begleichen sind, beugt dies Missverständnissen vor. Stellen Sie daher sicher, dass Sie folgende Aspekte ganz zu Anfang Ihrer gemeinsamen Geschäftsbeziehung beachten:

  • Überzeugen Sie sich insbesondere bei großen Aufträgen schon vor Beginn der Zusammenarbeit von der Bonität Ihres Kunden.
  • Halten Sie in einem Vertrag genau fest, welche Leistungen erbracht und/oder welche Waren geliefert werden und wie hoch die exakten Kosten dafür sind.
  • Vereinbaren Sie präzise die Fälligkeit mit festem Zahlungstermin bzw. entsprechender Zahlungsbedingung.
  • Schreiben Sie Rechnungen stets zeitnah zu den vereinbarten Zeitpunkten bzw. bei Fertigstellung.
  • Nehmen Sie entsprechende Passagen zu Verzug, Mahn- und Inkassokosten in Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) auf und stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde diese vor Beginn der Zusammenarbeit nachweislich zur Kenntnis genommen hat.
  • Verlangen Sie gegebenenfalls die Zahlung per Vorkasse oder eine Anzahlung.
  • Es ist außerdem hilfreich, wenn Sie als Unternehmer ein gewisses Ausfallrisiko bereits in Ihre Preiskalkulation einbeziehen. So gehen Sie sicher, dass Ihr Geschäft auch bei verspäteter oder ausgebliebener Zahlung nicht gefährdet ist.

So behalten Sie den Überblick über Ihre Forderungen

So simpel es klingt: Zunächst einmal müssen Sie einen verspäteten Zahlungseingang überhaupt registrieren. Gerade Existenzgründer verwalten zu Beginn noch jede Rechnung selbst und prüfen in arbeitsamen Phasen nicht täglich die Eingänge auf dem Konto. Stellen Sie nur wenige Rechnungen im Monat, mag diese Vorgehensweise noch nicht problematisch sein. Doch je mehr Kunden Sie bedienen, desto unübersichtlicher werden auch die Buchhaltung und damit das Forderungsmanagement.

Eine Buchhaltungssoftware erleichtert Ihnen hier gleich auf mehrerlei Weise die Arbeit: Sie hilft nicht nur beim Erstellen von Angeboten und Rechnungen, sondern verfolgt auch automatisch, welche Beträge noch ausstehen und welche Rechnungen überfällig sind. Viele Buchhaltungsprogramme können Sie direkt mit Ihrem Konto verknüpfen, sodass eingegangene Zahlungen automatisch vermerkt werden – und Sie schnell auf ausbleibende Geldeingänge aufmerksam werden. Auf Knopfdruck können dann sowohl Zahlungserinnerungen als auch Mahnungen verschickt werden. Damit hilft Ihnen die Software ein effizientes Forderungsmanagement zu betreiben. Wir haben verschiedene Angebote für die passende Buchhaltungssoftware verglichen.

Aktives Forderungsmanagement: Wenn der Kunde nicht zahlt

Haben Sie eine überfällige Rechnung bemerkt, ist es in der Regel sinnvoll, den säumigen Zahler zunächst zu erinnern. Manchmal reicht eine freundliche Zahlungserinnerung bereits dafür aus, den ausstehenden Betrag rasch zu erhalten. Sollte die Zahlungserinnerung im Rahmen ihres Forderungsmanagements nicht ausreichen, um die Zahlung zu erhalten, müssen Sie eine Mahnung schreiben.

Die Mahnung ist im Geschäftsverkehr die deutlichste Botschaft, um an die offene Zahlung zu erinnern. Zudem ist eine Mahnung in vielen Fällen die Voraussetzung dafür, dass Sie weitere rechtliche Schritte einleiten können, um an Ihr Geld zu kommen. Denn dazu müssen Sie den Kunden unter Umständen zunächst „in Verzug" setzen. Lesen Sie hier alles Wichtige über Mahnung.

Wenn die Mahnung nicht hilft: Das gerichtliche Mahnverfahren

Ist der Kunde im Verzug, haben Sie nun die Möglichkeit, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Im Gegensatz zur Klage benötigen Sie hierfür keinen Anwalt – das Mahnverfahren ist relativ einfach. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, ein Inkassounternehmen zu beauftragen, um Ihre Forderung durchzusetzen. Ein solches Unternehmen verschickt in der Regel zunächst weitere Mahnungen, beantragt aber – falls nötig – auch einen Vollstreckungsbescheid und leitet weitere Maßnahmen ein. Natürlich steht Ihnen auch der Weg einer Klage offen. Somit sollten Sie im Rahmen Ihres Forderungsmanagements auch bereit sein, zu diesen äußersten Mitteln zu greifen.

TIPP

Sie wollen eine Mahnung schreiben? Dann finden Sie hier eine Vorlage, die Sie nutzen können.

Mahnungs-Vorlage herunterladen

Forderungsmanagement auslagern: So funktioniert Factoring

Eine weitere Möglichkeit, sich vor Zahlungsausfällen zu schützen, ist das sogenannte „Factoring“, auch bekannt als Rechnungsvorfinanzierung. Das Prinzip ist einfach: Sie verkaufen Ihre Forderung (die an den Kunden gestellte Rechnung) an ein Factoring-Unternehmen, und dieses überweist Ihnen innerhalb kurzer Zeit – meist binnen 48 Stunden – den Rechnungsbetrag, eventuell unter Einbehaltung eines anteiligen Betrages. Für Sie ist die Sache damit erledigt. Das Factoring-Unternehmen kümmert sich darum, die Beträge beim Kunden einzuziehen, und trägt dabei das Ausfallrisiko - zumindest beim echten Factoring.

Der große Vorteil für Sie: Sie erhalten auf jeden Fall Ihr Geld – und das im Regelfall bedeutend schneller, als wenn Sie auf die Zahlung des Kunden warten müssten. Der Nachteil liegt darin, dass das Factoring-Unternehmen diese Leistung natürlich nicht kostenlos erbringt. Je nach Bonität (Ihrer und der des Kunden) und in Abhängigkeit von weiteren Faktoren werden Gebühren fällig, die Sie zu tragen haben.

Viele Selbstständige sorgen sich außerdem, dass Kunden negativ auf den Kontakt mit einem Factoring-Unternehmen reagieren könnten. Diesen und weitere Aspekte behandeln wir ausführlich in unserem Artikel über Factoring.

Fazit zum Forderungsmanagement

Forderungsmanagement dient dazu, alle im Unternehmen entstehenden Forderungen bis zur vollständigen Zahlung im Blick zu behalten und gegebenenfalls offen gebliebene Beträge einzuziehen. Fristgerechte Zahlungen und die Vermeidung von Zahlungsausfällen sichern die Liquidität im Unternehmen. Genaue Absprachen mit dem Kunden zu Leistung, Kosten und Fälligkeit bewahren schon im Vorfeld vor Missverständnissen. Eine Buchhaltungssoftware kann sehr hilfreich dafür sein, den Überblick über (ausstehende) Forderungen zu behalten.

Wird eine Rechnung nicht pünktlich beglichen, ist eine Zahlungserinnerung und ggf. eine Mahnung sinnvoll. Befindet sich der Rechnungsempfänger dann im Verzug, können weitere Schritte eingeleitet werden, zum Beispiel ein gerichtliches Mahnverfahren. Eine Alternative, die Sicherheit schafft, ist das sogenannte Factoring: Die Forderung wird dabei gegen Gebühr an eine externe Firma ausgelagert, die sich um alles Weitere kümmert und auch das Ausfallrisiko trägt.