Gehaltsrechner: Was kostet ein Mitarbeiter tatsächlich?

Auf Basis des monatlichen oder jährlichen Bruttogehalts des Mitarbeitenden erfolgt direkt eine Kalkulation des Arbeitgeberanteils sowie des gesamten Arbeitgeberbrutto-Betrags. Der Arbeitgeber-Brutto-Rechner ermittelt auch, was ein Mitarbeiter pro Stunde kostet. 

Am Ende wissen Sie genau, was ein Mitarbeiter Sie wirklich kostet, und können Ihre Planung der Personalkosten darauf aufbauen.

Der Arbeitgeberbrutto-Rechner zeigt Ihnen die vollen Arbeitgeberkosten eines Mitarbeiters – nicht nur das Bruttogehalt. Sie erhalten Monats-, Jahres- und Stundenkosten auf einen Blick. Typischerweise liegen die Arbeitgeberkosten 20 bis 25 Prozent über dem Bruttogehalt.

Der Rechner erkennt automatisch, ob es sich um einen Minijob, einen Midijob oder eine reguläre Beschäftigung handelt, und passt die Berechnung der Lohnkosten entsprechend an.

Alle Werte basieren auf den aktuellen Sozialversicherungssätzen und Beitragsbemessungsgrenzen für 2026.

Der Arbeitgeberkostenrechner ermittelt die gesamten Kosten, die Ihnen als Arbeitgeber für einen Mitarbeiter in Deutschland entstehen. Konkret erhalten Sie:

• Monatskosten: Bruttogehalt plus alle Arbeitgeberanteile an der Sozialversicherung und Umlagen
• Jahreskosten: Monatskosten hochgerechnet auf die Beschäftigungsmonate im Jahr
• Stundenkosten: Gesamtkosten umgerechnet auf eine Arbeitsstunde. Das ist hilfreich für Stundensatz-Kalkulationen und Angebote
• Einzelposten-Aufschlüsselung: Jeder Beitrag (Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosenversicherung, Umlagen) wird einzeln ausgewiesen
• Rechenschritte und Grenzwerte: Auf Wunsch sehen Sie für jeden Posten die genaue Berechnungsgrundlage, den angewandten Prozentsatz und die verwendeten Beitragsbemessungsgrenzen
• Automatische Erkennung der Beschäftigungsart: Der Rechner erkennt anhand des Gehalts, ob ein Minijob (bis 603 €), ein Midijob (603,01 € bis 2.000 €) oder eine reguläre Beschäftigung vorliegt, und wendet die jeweils gültigen Regeln an
• Mindestlohn-Warnung: Liegt der sich ergebende Brutto-Stundenlohn unter dem gesetzlichen Mindestlohn (2026: 13,90 €), erhalten Sie einen Hinweis

Was ist nicht enthalten?
Nicht im Ergebnis enthalten sind die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft). Diese fallen je nach Branche unterschiedlich aus, sind aber in der Regel gering und werden erst zum Jahresende endgültig festgesetzt. Für Ihre Planung ist das berechnete Ergebnis dennoch sehr gut nutzbar.

Der Gehaltsrechner für Arbeitgeber arbeitet mit den offiziellen Sozialversicherungssätzen und Beitragsbemessungsgrenzen für das Jahr 2026. So entsteht das Ergebnis:

1. Beschäftigungsart bestimmen: Anhand des eingegebenen Monatsgehalts erkennt der Rechner automatisch, ob ein Minijob (bis 603 €), ein Midijob (603,01 € bis 2.000 €) oder eine reguläre Beschäftigung vorliegt.
2. Beitragspflichtige Einnahme ermitteln: Bei regulärer Beschäftigung ist das Bruttogehalt die Grundlage, gedeckelt auf die Beitragsbemessungsgrenze (je Versicherungszweig unterschiedlich). Beim Midijob wird eine reduzierte beitragspflichtige Einnahme berechnet.
3. Arbeitgeberanteile berechnen: Für jeden Versicherungszweig wird der jeweilige Arbeitgebersatz auf die beitragspflichtige Einnahme angewandt.
4. Umlagen aufschlagen: U1 (falls zutreffend), U2 und Insolvenzgeldumlage werden auf das Bruttogehalt berechnet. Dafür gibt es keine Beitragsbemessungsgrenze.
5. Sonderregeln anwenden: Bei Minijobs gelten Pauschalsätze; bei privater Krankenversicherung (PKV) wird ein Zuschuss statt eines prozentualen Anteils berechnet; in Sachsen gilt ein abweichender Pflegeversicherungssatz.
6. Gesamtkosten ausgeben: Bruttogehalt + alle Arbeitgeberanteile + gegebenenfalls Pauschsteuer = Monatskosten. Hochgerechnet auf die Beschäftigungsmonate ergeben sich die Jahreskosten.

Wichtig: Der Arbeitgeberbrutto-Rechner liefert eine verlässliche Kalkulation für die Personalplanung. Er ersetzt jedoch keine Lohnbuchhaltung und keine steuerliche Beratung.

Der Rechner funktioniert in 3 einfachen Schritten. Sie füllen drei Bereiche aus und sehen das Ergebnis sofort:

1. Gehalt & Arbeitszeit eingeben
2. Versicherung angeben
3. Unternehmensdaten ergänzen

Das Ergebnis wird live neben Ihren Eingaben angezeigt und aktualisiert sich bei jeder Änderung automatisch.

Sie geben das Bruttogehalt und die Arbeitszeit des Mitarbeiters ein. Daraus berechnet der Rechner die Grundlage für alle weiteren Kosten.
Eingaben

• Monatsgehalt (brutto): Das vereinbarte monatliche Bruttogehalt. Alternativ können Sie auch das Jahresgehalt eingeben – beide Felder sind miteinander synchronisiert.
• Beschäftigungsmonate pro Jahr: Wie viele Monate im Jahr ist der Mitarbeiter beschäftigt? Standard sind 12 Monate. Reduzieren Sie den Wert, wenn der Mitarbeiter z.B. erst im Laufe des Jahres anfängt.
• Wochenstunden: Die vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit. Aus diesem Wert werden die Stundenkosten berechnet.

Praxis-Tipps

• Geben Sie das Gehalt ein, das im Arbeitsvertrag stehen soll – also das Bruttogehalt, nicht das Nettogehalt.
• Wenn Sie noch unsicher sind, probieren Sie verschiedene Gehälter aus. Das Ergebnis aktualisiert sich sofort.
• Die Wochenstunden sind wichtig, wenn Sie wissen möchten, was Sie eine Arbeitsstunde tatsächlich kostet.

Stolperfallen

• Brutto und Netto verwechseln: Das Nettogehalt ist das, was der Mitarbeiter ausgezahlt bekommt. Für die Arbeitgeberkosten ist immer das Bruttogehalt relevant.
• Mindestlohn beachten: Liegt der rechnerische Brutto-Stundenlohn unter 13,90 € (gesetzlicher Mindestlohn 2026), erhalten Sie eine Warnung. Erhöhen Sie in diesem Fall das Gehalt oder prüfen Sie die Wochenstunden.

Sie geben an, wie der Mitarbeiter krankenversichert ist. Das beeinflusst, wie die Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge berechnet werden.
Eingaben

• Gesetzlich (GKV) oder Privat (PKV): Wählen Sie die Versicherungsart des Mitarbeiters. Die meisten Arbeitnehmer sind gesetzlich versichert.
• Bei gesetzlicher Versicherung (GKV): Zusatzbeitrag der Krankenkasse (%). Jede gesetzliche Krankenkasse erhebt einen eigenen Zusatzbeitrag. Der Arbeitgeber trägt davon die Hälfte. Wenn Sie den Satz nicht kennen, lassen Sie das Feld leer – der Rechner verwendet dann den Durchschnittswert von 2,9 %
• Bei privater Versicherung (PKV): Der monatliche Beitrag zur privaten Krankenversicherung des Mitarbeiters. Daraus wird Ihr Zuschuss berechnet (50 % des Beitrags, maximal der gesetzliche Höchstzuschuss von 508,59 €).
• Monatsbeitrag PPV: Der monatliche Beitrag zur privaten Pflegeversicherung. Auch dafür zahlen Sie als Zuschuss die Hälfte, gedeckelt auf den Höchstbetrag (104,63 € bzw. 75,56 € in Sachsen).

Wenn Sie die PKV/PPV-Beiträge nicht kennen, lassen Sie die Felder leer. Der Rechner verwendet dann den gesetzlichen Höchstzuschuss als Schätzung.

Praxis-Tipps

• Den Zusatzbeitrag der Krankenkasse finden Sie auf der Website der jeweiligen Kasse oder auf der Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters.
• Bei Minijobs entfällt die Eingabe des Zusatzbeitrags. Es gilt ein pauschaler Satz von 13 %.
• Bei privatversicherten Minijobbern entfällt der Arbeitgeber-KV-Beitrag komplett.

Stolperfallen

• Den Zusatzbeitrag vergessen: Der Unterschied zwischen dem günstigsten und dem teuersten Zusatzbeitrag kann bei höheren Gehältern mehrere Euro pro Monat ausmachen.
• PKV-Zuschuss überschätzen: Sie zahlen höchstens den gesetzlichen Höchstzuschuss, auch wenn der PKV-Beitrag des Mitarbeiters deutlich höher ist.

Sie machen Angaben zu Ihrem Unternehmen, die für die Umlagen und den Pflegeversicherungssatz relevant sind.
Eingaben

• Arbeitsort Sachsen oder anderes Bundesland: In Sachsen zahlen Sie als Arbeitgeber nur 1,3 % Pflegeversicherung statt 1,8 % in allen anderen Bundesländern. Der Arbeitnehmer trägt dafür den höheren Anteil.
• Bis zu 30 Beschäftigte? Unternehmen mit bis zu 30 Beschäftigten sind verpflichtet, die sogenannte U1-Umlage zu zahlen. Dafür erhalten Sie im Krankheitsfall eines Mitarbeiters einen Teil der Lohnfortzahlung erstattet. Unternehmen mit mehr als 30 Beschäftigten zahlen keine U1.
• U1-Umlagesatz (%): Der Umlagesatz variiert je nach Krankenkasse und gewähltem Erstattungssatz. Fragen Sie bei Ihrer Krankenkasse nach.
• U2-Umlagesatz (%): Die U2-Umlage (Mutterschutzerstattung) zahlen alle Arbeitgeber, unabhängig von der Unternehmensgröße. Auch dabei variiert der Satz je nach Kasse.

Praxis-Tipps

• Wenn Sie die genauen Umlagesätze nicht kennen, lassen Sie die Felder leer. Der Rechner weist Sie darauf hin, dass die Kosten dann nicht einberechnet werden.
• Die Umlagesätze finden Sie in der Regel auf der Website Ihrer Krankenkasse oder auf den Beitragsnachweisen.

Stolperfallen

• U1 vergessen: Gerade für kleine Unternehmen ist die U1-Umlage ein relevanter Posten, der häufig übersehen wird.
• Sachsen-Regel nicht beachten: Wenn Ihr Mitarbeiter in Sachsen arbeitet, sparen Sie bei der Pflegeversicherung. Aber nur, wenn Sie „Sachsen" im Rechner auswählen.

Nach der Eingabe sehen Sie drei zentrale Kennzahlen:

1. Jahreskosten: Die gesamten Arbeitgeberkosten für die angegebenen Beschäftigungsmonate. Das ist der Betrag, den Sie in Ihrem Businessplan und Ihrer Liquiditätsplanung ansetzen sollten.
2. Monatskosten: Die monatliche Belastung inklusive aller Arbeitgeberanteile. Diesen Betrag sollten Sie in Ihrem monatlichen Budget einplanen.
3. Stundenkosten: Was Sie eine Arbeitsstunde des Mitarbeiters tatsächlich kostet. Wichtig für Angebots- und Preiskalkulationen, insbesondere bei Dienstleistungsunternehmen.

Einzelposten und Rechenschritte
Über „Einzelposten anzeigen" sehen Sie eine detaillierte Aufschlüsselung:

• Jeder Sozialversicherungsbeitrag einzeln (KV, PV, RV, ALV)
• Alle Umlagen (U1, U2, Insolvenzgeldumlage)
• Bei Minijobs: pauschale Beiträge und gegebenenfalls Pauschsteuer

Über „Rechenschritte & Grenzwerte" können Sie für jeden Einzelposten nachvollziehen:

• Basis: Auf welchen Betrag der Satz angewandt wird (z. B. das Bruttogehalt, gedeckelt auf die Beitragsbemessungsgrenze)
• Satz: Der angewandte Prozentsatz
• Ergebnis: Der sich ergebende Arbeitgeberbeitrag

So lesen Sie das Ergebnis richtig

• Die Monatskosten sind immer höher als das Bruttogehalt. Die Differenz sind Ihre Arbeitgeberanteile.
• Bei einem Bruttogehalt von z. B. 3.500 € liegen die gesamten Personalkosten typischerweise zwischen 4.200 € und 4.400 €, je nach Krankenkasse, Bundesland und Umlagesätzen.
• Die Stundenkosten sind eine wichtige Kennzahl: Wenn Sie Dienstleistungen verkaufen, muss Ihr Stundensatz deutlich über den Stundenkosten liegen, damit das Geschäft rentabel ist.

Stolperfalle bei der Interpretation
Verwechseln Sie die Arbeitgeberkosten nicht mit den Gesamtkosten eines Arbeitsplatzes. Neben Gehalt und Sozialversicherung fallen in der Praxis noch weitere Kosten an (z.B. Arbeitsplatzausstattung, Weiterbildung, Recruiting). Der Rechner zeigt Ihnen den Kern, die lohngebundenen Kosten.

Der Rechner aktualisiert sich bei jeder Eingabe sofort. Nutzen Sie das, um verschiedene Szenarien durchzuspielen:

• Szenario 1 Bruttogehalt variieren: Erhöhen oder senken Sie das Gehalt und beobachten Sie, wie sich die Arbeitgeberkosten verändern. Beachten Sie: Bei Gehältern oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze steigen die SV-Beiträge nicht weiter an.
• Szenario 2 Gesetzlich vs. privat versichert: Wechseln Sie zwischen GKV und PKV und vergleichen Sie die Arbeitgeberkosten. Bei niedrigeren PKV-Beiträgen kann Ihr Zuschuss geringer sein als der GKV-Arbeitgeberanteil – und umgekehrt.
• Szenario 3 Wochenstunden anpassen: Reduzieren Sie die Wochenstunden bei gleichem Gehalt und beobachten Sie, wie die Stundenkosten steigen. Das ist z. B. relevant, wenn Sie überlegen, ob eine Teilzeitstelle sinnvoll ist.