- Der Stundenverrechnungssatz zeigt, welcher Preis notwendig ist, um mindestens kostendeckend zu arbeiten.
- Ein häufiger Fehler bei der Kalkulation des Stundensatzes ist, dass nicht alle Kosten erfasst werden.
- Auch die tatsächlich abrechenbare Zeit wird häufig zu hoch angesetzt.
- Unser kostenfreier Rechner führt Schritt-für-Schritt durch die Berechnung und bietet eine umfangreiche Analyse.
Was ist der Stundenverrechnungssatz?
Der Stundenverrechnungssatz ist der Mindestpreis pro Arbeitsstunde, damit sich ein Auftrag wirtschaftlich rechnet.
Der Stundensatz zeigt, ob laufende Kosten gedeckt werden und ein ausreichendes Einkommen erzielt wird.
In die Kalkulation des Stundenverrechnungssatzes fließen alle Kosten ein, die nicht direkt in Rechnung gestellt werden können. Eine häufige Ausnahme sind Material- oder Fahrtkosten. Denn diese erscheinen in der Rechnung meist als gesonderter Posten.
Wichtig: Der ermittelte Stundensatz ist nicht automatisch der Preis für den Kunden.
In die abschließende Preisgestaltung fließen zusätzlich Faktoren wie die eigene Positionierung, die Nachfragesituation in der Branche, Verhandlungsgeschick oder Rabatte ein.
Auf Basis des Stundensatzes lässt sich auch der Tagessatz kalkulieren (Stundensatz * 8 Arbeitsstunden).
"Wie viel nimmst du pro Stunde?" Warum die Berechnung des Stundensatzes so wichtig ist
Viele Selbstständige und Unternehmen können nicht klar die Frage beantworten, warum sie welchen Stundenpreis verlangen. Ein unsauber kalkulierter Preis führt zu Dauerstress, geringer Marge und fehlender Planungssicherheit, selbst bei guter Auftragslage.
Warum ist das so? Weil sie ihren Stundensatz nicht im Detail berechnet haben. Sondern sich auf ihr Bauchgefühl verlassen oder sich an den Preisen von anderen orientieren.
Häufig ist es nicht der Markt, der den Preis drückt. Sondern die falsche Kalkulation.
Formel zur Berechnung des Stundenverrechnungssatzes
Die vereinfachte Formel zur Berechnung des Stundenverrechnungssatzes ist:
- Stundenverrechnungssatz = (Jahreskosten + Gewinnzuschlag) ÷ abrechenbare Arbeitsstunden pro Jahr
Was verbirgt sich hinter den einzelnen Positionen:
- Jahreskosten: Alle betrieblichen fixen und variablen Kosten pro Jahr. Zum Beispiel Miete, Löhne, Software, Versicherungen oder Buchhaltung. Für Selbstständige sollte in die Jahreskosten das eigene gewünschte Einkommen einfließen.
- Gewinnzuschlag: Der Gewinnzuschlag berücksichtigt Steuern, künftige Investitionen, Rücklagen, Aufschläge für das unternehmerische Risiko und einen Puffer.
- Abrechenbare Arbeitsstunden pro Jahr: Die Anzahl an Stunden, die tatsächlich an Kunden in Rechnung gestellt werden kann. Die Kalkulation berücksichtigt u.a. Zeit für Akquise, strategische Arbeit, Büroarbeit, Weiterbildung, Krankheitsausfälle, Urlaub, Feiertage. Die realistische Auslastung liegt damit deutlich unter 100 %. Diese Berechnung kann auf Basis jedes Mitarbeiters vorgenommen werden. Zur einfacheren Berechnung kann auch eine durchschnittliche Auslastung angesetzt werden.
Materialkosten sind nicht Teil des Stundensatzes
Wichtig: Der Stundensatz enthält in der Regel keine zusätzlichen Materialkosten oder Auslagen wie Reisekosten.
Der Grund ist, dass diese meist gesondert abgerechnet werden. Deshalb werden sie unabhängig vom reinen Arbeitslohn kalkuliert.
So bleibt der Stundensatz transparent und weist ausschließlich die Arbeitszeit aus.
Beispiel Stundensatzberechnung
Für die Kalkulation dient ein Selbstständiger ohne Mitarbeiter als Beispiel.
| Position | Wert |
| Kosten | |
| Fixe Kosten | 12.500 € |
| Variable Kosten | + 10.000 € |
| Unternehmerlohn | + 45.000 € |
| Jährliche Kosten | = 67.500 € |
| Gewinnzuschlag (15 %) | + 10.125 € |
| Gesamtkosten | = 77.625 € |
| Abrechenbare Arbeitszeit | |
| Arbeitstage pro Jahr (Tage pro Jahr - Wochenende) | Rund 250 Tage |
| Urlaub | - 25 Tage |
| Krankheit | - 10 Tage |
| Anteil für Akquise, Büroarbeit, Weiterbildung (20 %) | - 50 Tage (20 % von 250 Tagen) |
| Abrechenbare Arbeitstage | = 165 Tage |
| Abrechenbare Arbeitsstunden | = 165 Tage * 8 = 1.320 Stunden |
| Verrechnungsstundensatz | = 77.625 €/ 1.320 Stunden = 58,80 € |
Im Rechner für den Stundensatz sind die Berechnungen detaillierter und auch unter Berücksichtigung von Mitarbeitern möglich.
Kostenloser Stundensatz-Rechner
Der kostenlose Stundensatz-Rechner zeigt den Stundenlohn, ab dem die geleistete Arbeit wirtschaftlich tragfähig ist.
Der Rechner ist:
- ein Orientierungs- & Realitätscheck
- ein Diskussionsanker für Verhandlungen
- eine Entscheidungshilfe
Stundenverrechnungssatz berechnen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Unser Rechner bietet 2 Varianten zur Berechnung des Stundensatzes an:
- Den Quick-Modus für ein schnelles Ergebnis durch vereinfachte Eingaben
- Den Pro-Modus für detailliertere Eingaben und damit ein präziseres Ergebnis.
Im Pro-Modus basiert der Stundensatzrechner auf 6 Schritten:
Schritt 1: Profilangaben
- Branche wählen: Wählen Sie im Bereich „Profil“ Ihre Branche aus. Das hilft, spätere Empfehlungen und Annahmen besser einzuordnen.
- USt-Satz einstellen: Stellen Sie mit dem Schieberegler den für Sie geltenden Umsatzsteuersatz ein (z. B. 19 % oder 7 %).
Schritt 2: Zieleinkommen und Steuern
- Privatbedarf pro Monat eintragen: Unter „Ziel & Sicherheit“ geben Sie an, wie viel Geld Sie privat pro Monat zum Leben benötigen (inkl. Miete, Lebenshaltung, Rücklagen etc.).
- Steuerrücklage festlegen: Wählen Sie, welchen Prozentsatz Ihres Gewinns Sie für Einkommensteuer & Co. zurücklegen möchten.
- Sicherheitsaufschlag bestimmen: Mit dem Sicherheitsaufschlag planen Sie einen Puffer für Unvorhergesehenes (z. B. Auftragsflauten, Investitionen). Stellen Sie hier einen Prozentsatz ein, mit dem Sie sich wohlfühlen.
Schritt 3: Kosten erfassen
- Steuerlicher Status auswählen: Wählen Sie im Bereich „Kosten“, ob Sie als Kleinunternehmer (§ 19 UStG, keine Umsatzsteuer auf Rechnungen) oder mit Regelbesteuerung (mit Vorsteuerabzug) arbeiten.
- Monatliche Kosten (netto) erfassen: Tragen Sie Ihre monatlichen betrieblichen Kosten ein. Dazu zählen bspw. Positionen wie Software/Tools, Telefon/Internet, Marketing/Vertrieb, Steuerberatung/Buchhaltung, Versicherungen, Arbeitsplatz/Miete/Co-Working, Mobilität/Reisekosten. Bei Bedarf können Sie weitere Positionen hinzufügen.
- Jährliche Kosten (netto) erfassen: Erfassen Sie Kosten, die jährlich anfallen. Dazu zählen bspw. Ausgaben für Hardware/Equipment, Fortbildungen, Beiträge. Der Rechner verteilt diese später automatisch auf den Monat.
Schritt 4: Arbeitszeit & Auslastung definieren
Im Abschnitt „Zeit & Auslastung“ legen Sie fest, wie viel Zeit Sie realistisch abrechnen können:
- Arbeitstage pro Woche & Stunden pro Tag: Tragen Sie ein, an wie vielen Tagen pro Woche und wie vielen Stunden pro Tag Sie typischerweise arbeiten.
- Urlaubs-, Krankheits- und Feiertage/Jahr: Geben Sie an, wie viele Tage im Jahr Sie für Urlaub, Krankheit und Feiertage einplanen.
- Phase Ihrer Selbstständigkeit auswählen: Wählen Sie aus, in welcher Phase Sie sich befinden (z. B. Gründungsphase). Das hilft, Annahmen zur Auslastung realistischer zu setzen.
- Nicht abrechenbare Zeit einstellen: Mit dem Schieberegler „Nicht abrechenbar“ legen Sie fest, wie viel Prozent Ihrer Arbeitszeit nicht direkt an Kunden berechnet werden kann (z. B. für Akquise, Verwaltung, Buchhaltung, Angebote).
Schritt 5: Team / Mitarbeitende berücksichtigen (optional)
Falls Sie Mitarbeitende haben, können Sie diese im Abschnitt „Team / Mitarbeiter (optional)“ einbeziehen:
- Mitarbeitende aktivieren: Schalten Sie den Regler „Hast du Mitarbeitende?“ ein.
- Personalkosten pro Jahr eintragen: Für jede Person geben Sie die jährlichen Personalkosten ein (Bruttogehalt plus Arbeitgeberanteile & Nebenkosten).
Arbeitszeit & Auslastung der Mitarbeitenden festlegen. Analog zu Ihren eigenen Angaben tragen Sie ein:
- Tage/Woche
- Stunden pro Tag
- Urlaub, Krankheitstage, Feiertage/Jahr
- Anteil „Nicht abrechenbar“
Bei Bedarf können Sie weitere Mitarbeitende für die Stundensatzkalkulation hinzufügen.
Schritt 6: Berechnung & Analyse
Sobald alle relevanten Felder ausgefüllt sind, berechnet der Rechner auf Basis Ihrer Angaben:
- Ihren notwendigen Stundensatz, den Zielumsatz und weitere Kennzahlen.
Nachdem Sie alle Eingaben gemacht haben, zeigt Ihnen der Rechner eine ausführliche Auswertung. Von Ihrem empfohlenen Stundensatz bis hin zu Szenarien „Was wäre wenn…“.
In der großen Kachel sehen Sie zuerst den empfohlenen Angebots-Stundensatz:
- Netto-Stundensatz: z. B. 35 € /h netto
- Brutto-Stundensatz: z. B. 42 € /h brutto (inkl. 19 % USt)
Dieser Satz berücksichtigt:
- Ihren Privatbedarf,
- alle betrieblichen Kosten,
- Ihre Steuerrücklage,
- den gewählten Sicherheitsaufschlag und
- die realistische Auslastung.
Praxis-Tipp: Dieser Wert ist eine fundierte Untergrenze für Ihre Angebote. Je nach Markt, Positionierung und Erfahrung kann Ihr tatsächlicher Angebotssatz darüber liegen.
Darunter sehen Sie:
- Mindest-Stundensatz: Das ist der Satz, den Sie mindestens verlangen müssen, um Ihre Kosten zu decken und Ihren Privatbedarf zu erreichen. Ohne zusätzlichen Puffer.
- Tagessatz: Aus dem Stundensatz wird ein typischer Tagessatz berechnet (z. B. 8 abrechenbare Stunden pro Tag), jeweils netto und brutto.
Praxis-Tipp: Für Projektangebote können Sie sich am Tagessatz orientieren und ihn je nach Projektumfang zu Pauschalen bündeln.
- Ziel-Umsatz pro Monat / Jahr: Zeigt, wie viel Umsatz Sie mit dem berechneten Stundensatz bei der angenommenen Auslastung erzielen müssen.
- Monatsgewinn / Jahresgewinn: Sie sehen, welcher Gewinn unter Berücksichtigung der Steuerrücklage bei diesen Annahmen übrig bleibt.
Stolperfalle: Verwechseln Sie Umsatz nicht mit Gewinn. Entscheidend für Ihre Lebenshaltung und Rücklagen ist der Gewinn, nicht der Umsatz.
- Abrechenbare Stunden pro Monat / Jahr: Zeigt, wie viele Stunden Sie nach Abzug von Urlaub, Krankheit, Feiertagen und nicht abrechenbarer Zeit realistisch fakturieren können.
- Benötigte Stunden pro Monat: Zeigt, wie viele Stunden Sie faktisch in Kundenprojekten arbeiten müssen, um Ziel-Umsatz und Gewinn zu erreichen.
Praxis-Tipp: Wenn „benötigte Stunden“ sehr dicht an Ihrer maximal möglichen Auslastung liegen, sollten Sie
- entweder mehr pro Stunde verlangen,
- Ihre Kosten senken oder
- Ihre Auslastung realistischer ansetzen.
In der Detail-Box sehen Sie die wichtigsten Rechengrundlagen:
- Arbeitstage pro Jahr
- Arbeitsstunden pro Jahr
- Deine abrechenbaren Stunden/Jahr
- Team-abrechenbare Stunden/Jahr (falls Mitarbeitende hinterlegt sind)
- Gesamt abrechenbare Stunden/Jahr
- Betriebskosten pro Jahr
- Privatbedarf pro Jahr
- Team-Personalkosten/Jahr
- Benötigter Umsatz (inkl. Team)
Diese Übersicht hilft Ihnen, die Berechnung nachzuvollziehen und später bei Bedarf einzelne Stellschrauben (Kosten, Auslastung, Privatbedarf) anzupassen.
Im Bereich „Was wäre wenn…“ zeigt der Rechner, wie sich kleine Veränderungen auswirken, z. B.:
- 10 % weniger nicht-abrechenbare Zeit: Mehr abrechenbare Stunden, dadurch kann Ihr Stundensatz sinken oder Ihr Einkommen steigen.
- 400 € weniger monatliche Fixkosten: Geringere Betriebskosten, der notwendige Mindest-Stundensatz sinkt.
- 5 € mehr pro Stunde verlangen: Sie können bei gleichem Einkommen weniger arbeiten oder bei gleicher Arbeitszeit deutlich mehr verdienen.
Praxis-Tipp:
Nutzen Sie diese Szenarien, um ganz konkret zu überlegen:
- Wo kann ich Prozesse schlanker machen?
- Wo kann ich Kosten senken?
- Wie kann ich meine Positionierung verbessern, um höhere Preise durchzusetzen?
Fertige Formulierungen für Angebote
Zum Schluss erhalten Sie fertige Textbausteine für Ihre Angebote, z. B.:
- Für Firmenkunden (regelbesteuert): „Mein Stundensatz beträgt 35 € netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.“
- Für Privatkunden: „Mein Stundensatz beträgt 42 € brutto (inkl. 19 % Umsatzsteuer).“
Sie können diese Formulierungen mit einem Klick kopieren und direkt in Ihre E-Mails, Angebote oder AGB einfügen.
Praxis-Tipp: Bewahren Sie sich diese Formulierungen als Bausteine in Ihrer Angebotsvorlage. Das spart Zeit und sorgt für einheitliche Kommunikation.
Tipps für deine Preisgestaltung
Stundensatz und Preis sind nicht identisch. Der Stundenverrechnungssatz ist eine interne Kalkulationsbasis. Er zeigt, was eine Arbeitsstunde mindestens kosten muss. Der Rechner beantwortet also die Frage: Was kostet eine Stunde unternehmerisch?
Der Preis entsteht erst im nächsten Schritt. Er hängt vom Nutzen für den Kunden, dem Projektumfang und der Verhandlung ab.
Bei der Preisgestaltung helfen die folgenden Tipps:
- Nutzen Sie den Stundenverrechnungssatz als Untergrenze: Preise sollten langfristig nicht darunter liegen.
- Trennen Sie Kalkulation und Verkauf: Rechnen Sie intern, argumentieren Sie extern mit Nutzen.
- Denken Sie über Pauschalen nach: Projektpreise wirken oft klarer als Stundenpreise.
- Berücksichtigen Sie Kontext und Wert: Dringlichkeit, Spezialisierung und Verantwortung beeinflussen den Preis.
Und ganz wichtig: Überprüfen Sie Ihre Preise regelmäßig, denn Kosten, Erfahrung und Auslastung verändern sich.
Häufige Fragen
Der Stundenverrechnungssatz setzt sich aus den jährlichen Betriebskosten, einem Gewinnzuschlag und den abrechenbaren Arbeitsstunden zusammen.
Er zeigt, welcher Betrag pro Stunde mindestens notwendig ist, um wirtschaftlich zu arbeiten.
Der Stundenlohn beschreibt das Bruttoentgelt von Angestellten.
Der Stundensatz von Selbstständigen muss zusätzlich Kosten, Ausfallzeiten, Risiko und Gewinn abdecken.
Der Stundensatz freiberuflicher Künstler variiert stark je nach Erfahrung, Tätigkeit und Markt.
Orientierungswerte liegen häufig zwischen 40 und 90 Euro pro Stunde, können aber deutlich abweichen.
Der Personalstundensatz gibt an, welche Kosten pro Arbeitsstunde für eine beschäftigte Person anfallen.
Er umfasst Gehalt, Lohnnebenkosten, Ausfallzeiten und nicht produktive Arbeitszeiten.
Der mögliche Stundensatz hängt von der eigenen Kalkulation, Positionierung, Nachfrage und Verhandlung ab.
Der Stundenverrechnungssatz bildet dabei die wirtschaftliche Untergrenze für Preisentscheidungen.
Ja. Kosten, Auslastung und Erfahrung verändern sich, daher sollte der Stundensatz regelmäßig überprüft werden.
Die meisten Selbstständigen kommen auf etwa 800 bis 1.200 abrechenbare Stunden pro Jahr.
Weil nicht alle Arbeitsstunden abrechenbar sind und viele Kosten oft unterschätzt werden.
Nein. Pauschalen oder projektbasierte Preise können sinnvoller sein, sollten aber auf dem Stundenverrechnungssatz basieren.
Dann ist die Tätigkeit langfristig nicht wirtschaftlich oder erfordert eine andere Positionierung.
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