So haben Gründer (nicht nur) ihre Rechnungen von Anfang an im Griff

13.07.2017

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Angebote und Rechnungen online schreiben, den Zahlungseingang im Griff behalten und alle Dokumente für den Steuerberater auf einen Klick erzeugen: eine gute Rechnungssoftware erleichtert Gründern den Büroalltag. Im Vergleich zu Excel spart ihr wertvolle Zeit und reduziert das Risiko, gesetzliche Regelungen zu verletzen. Wir stellen euch heute eine Lösung vor, mit der auch wir bisher gute Erfahrungen gemacht haben.

Wer weiß zu Beginn einer Gründung eigentlich, was eine den gesetzlichen Anforderungen konforme Rechnung enthalten muss? Oder wie lange man diese zu archivieren hat, damit bei einer Betriebsprüfung alle erforderlichen Unterlagen schnell und in der richtigen Form griffbereit sind?

Gerade beim Start in die Selbstständigkeit habt ihr meist viele andere Dinge zu tun, weshalb der gesamte Bereich der Buchhaltung gerne mal vernachlässigt wird. Dies rächt sich spätestens, wenn das Jahr zur Neige geht und der Jahresabschluss erstellt werden muss. Aber auch unterjährig sollte sichergestellt sein, dass Rechnungen zeitnah erstellt werden und der resultierende Geldeingang fortlaufend überwacht wird. Schon allein deshalb, um eine ausreichende Liquidität zu gewährleisten. Umso wichtiger ist eine Rechnungssoftware, die dem Gründer einerseits viel Arbeit abnimmt, und auf der anderen Seite unkompliziert und intuitiv zu bedienen ist.

Wer von Anfang an auf eine professionelle Rechnungssoftware setzt, spart sich später viel Zeit und Geld.

Auf dem Markt für Rechnungssoftware tummeln sich inzwischen zahlreiche Anbieter, deren Angebote sich alle ähneln. Deshalb muss bei der Auswahl letztlich jeder individuell entscheiden, welche Rechnungs- bzw. Buchhaltungssoftware er einsetzt. Wir stellen euch nachfolgend am Beispiel der von uns genutzten Software lexoffice die wichtigsten Funktionen vor, die eine Rechnungssoftware mitbringen sollte, damit Arbeitsabläufe effizienter und schnell gestaltet werden können. Dann habt ihr mehr Zeit für andere wichtige Dinge und euer Steuerberater erhält alle buchhalterisch wichtigen Informationen zeitnah und sauber aufbereitet.

Rechnungssoftware in 5 Schritten

Schritt 1: Unkomplizierte Registrierung

Fast alle gängigen Tools werden inzwischen als Cloud-Lösung angeboten. Damit ist eine Bearbeitung überall möglich, zudem wird keine Rechnerkapazität auf den eigenen Systemen benötigt. Kosten fallen in Form eines Abo-Modells meist monatlich an und sind in vielen Einstiegsversionen mit 5 bis 15 Euro sehr erschwinglich. Für Gründer bietet lexoffice mit "lexRocket" aktuell ein Einstiegsangebot: wer innerhalb der letzten 24 Monate gegründet hat oder gerade dabei ist, der kann lexoffice für 12 Monate kostenlos und ohne Abo-Verpflichtung nutzen. Dazu müsst ihr euch bei lexRocket registrieren.

Der Anmeldeprozesse ist denkbar einfach: Ihr müsst nur die E-Mail-Adresse und das gewünschte Passwort festlegen sowie euer Gründungsdatum eingeben. Anschließend erhaltet ihr eine E-Mail, mit der ihr euren Account bestätigen müsst. Habt ihr dies getan, könnt ihr direkt starten und den vollen Funktionsumfang nutzen.

Schritt 2: das Dashboard ist euer Regiepult

Nach der Anmeldung gelangt man direkt zur Startseite der Anwendung, dem Dashboard. Von hier aus lassen sich alle wichtigen Funktionen wie Angebots- oder Rechnungserstellung auswählen, zudem können Stammdaten gepflegt, Layouts angelegt oder Dokumente im Archiv aufgerufen werden. Durch die Anbindung eines Bankkontos ist es möglich, Kontobewegungen einzelnen Rechnungen zuzuordnen oder Online-Banking-Funktionalitäten zu nutzen.

Schritt 3: Stammdaten erfassen

Bevor ihr euer erstes Dokument erstellt, müsst ihr die Stammdaten für euer Start-up erfassen. Das erfolgt über die Funktion "Firmenname bearbeiten".

Alle weiteren Informationen, die euer Start-up betreffen (Adresse, Steuernummer etc.) und die auf zukünftigen Dokumenten erhalten sein sollten, erfasst ihr über "Einstellungen / Firmendaten". Dort werden u.a. Angaben gemacht zu:

Unternehmensanschrift,
Kontaktdaten,
USt.-IdNr. und Zeitraum der Voranmeldung,
der Besteuerungsart (Soll- oder Ist-Versteuerung)
Nummernkreise für die Angebots-, Rechnungs- oder Auftragserstellung und
erweiterten Unternehmensdaten.

Wem das nicht reicht, der kann auch individuelle Layouts hochladen, um so Angebote, Rechnungen oder Mahnungen dem eigenen Corporate Design anzupassen.

Schritt 4: Neues Dokument erstellen

Sind alle erforderlichen initialen Eingaben gemacht, kann bereits nach wenigen Minuten das erste Dokument erstellt werden. Hier hat der Anwender die Auswahl zwischen:

einem neuen Angebot,
einer Auftragsbestätigung,
einem Lieferschein,
einer Rechnung,
einer Rechnungskorrektur oder
einer Serienrechnung.

Schritt 5: Eine Rechnung schreiben

Über die Funktionalität "Kontakte" könnt ihr eure Kunden verwalten. Jeder Kunde erhält dazu bei der Erfassung eine individuelle Kundennummer. Außerdem können hier, neben allgemeinen Daten wie Kundenadresse oder Ansprechpartner, auch Informationen wie die Steuernummer, die USt-IdNr. oder Kontodaten des Kunden erfasst werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, aus einer bereits bestehenden Datei Kontaktdaten zu importieren.

Erstellt ihr eine neue Rechnung, könnt ihr die Kundendaten entweder direkt eingeben oder aus eurer Kontaktliste auswählen. Das spart dann viel Arbeit, wenn ihr regelmäßig Rechnungen an einen festen Kundenstamm stellt.

Weiterhin müsst ihr auswählen, ob die Rechnung brutto oder netto erstellt werden soll. Ein Fakt, der gerade für diejenigen wichtig ist, die als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind und diese deshalb auf der Rechnung nicht ausweisen.

Die Rechnungsnummer wird automatisch vergeben. Wird der Kunde neu angelegt, könnt ihr euch entscheiden, ob ihr diesen direkt als Kontakt erfasst. Für diesen Fall wird dem Kunden gleich automatisch eine Kundennummer zugewiesen. Nun müsst ihr die von euch verkauften Produkte bzw. Dienstleistungen inklusive Menge und Preisen erfassen, Rabatte, eure Zahlungsbedingungen sowie Nachbemerkungen auswählen und hinzufügen. Beides - also der Text zu den Zahlungsbedingungen sowie Nachbemerkungen - kann individuell angepasst werden. Die erstellte Rechnung kann im Anschluss als Entwurf gespeichert oder endgültig fertiggestellt werden.

Wer Probleme bei der Erstellung von Dokumenten hat, kann sich jeweils ein passendes Video-Tutorial als Hilfe anzeigen lassen. Die erstellte Rechnung kann dann direkt per E-Mail versandt oder zum Postversand ausgedruckt werden. Außerdem jederzeit möglich sind auch:

Stornierung der Rechnung,
Mahnung oder
Rechnungskorrektur.

Weitere Funktionalitäten

Neben den bisher vorgestellten Möglichkeiten stehen euch noch viele weitere Funktionalitäten zur Verfügung. Diese reichen von einer umfangreichen Belegverwaltung über die Zahlungsüberwachung, das Mahnwesen bis hin zur Durchführung der kompletten Buchhaltung und der direkten Anbindung eures Steuerberaters.

Fazit: Eine Rechnungssoftware spart Arbeit

Die Rechnungssoftware von lexoffice ist für Gründer gut geeignet, um den Prozess der Rechnungsstellung und Faktorierung zu managen. Die Einarbeitung ist leicht, die Bedienung intuitiv. Außerdem bietet die Software weitere zahlreiche nützliche Funktionen, die euch die tägliche Arbeit erleichtern. Deshalb halten wir lexoffice für eine gute Lösung, die wir selbst bereits seit längerer Zeit nutzen. Als Gründer profitiert ihr außerdem davon, dass ihr die Rechnungssoftware aktuell 12 Monate lang kostenlos, unverbindlich und damit risikolos testen könnt.

Unser Tipp: Nach der Rechnung auch das Mahnwesen organisieren

Um Mahnungen und Zahlungseingänge - und damit auch die Liquidität eures Start-ups - immer im Blick zu behalten, solltet ihr euch frühzeitig Gedanken über ein funktionierendes Mahnwesen machen. Das betrifft nicht nur den Einsatz einer entsprechenden Software, die wir euch hier vorgestellt haben, sondern auch um die Festlegung von Fristen oder der Arbeitsschritte, die zur Erstellung von Mahnungen oder die Überwachung des Zahlungseingangs notwendig sind. Zudem sollten auch Verantwortlichkeiten von Anfang geregelt sein. Zudem ist auch Factoring ist ein Variante, die ihr im Hinblick auf zügigen Geldeingang prüfen solltet. In einem früheren Beitrag haben wir euch verschiedene Factoring-Anbieter zusammengestellt.