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Rechnungsvorlage: Rechnungen schreiben leicht gemacht

Mit einer einfachen Rechnungsvorlage können sich Existenzgründer und Freiberufler wertvolle Zeit ersparen und das Nervenkostüm schonen. Mit einer Rechnungsvorlage hat man im Handumdrehen eine korrekte Rechnung geschrieben. Insbesondere zu Beginn der Selbstständigkeit hilft die Rechnungsvorlage Geschäftsprozesse zu vereinfachen.

Wenn man eine Rechnungsvorlage erstellt hat, kann man sie immer wieder nutzen. Wir erklären Existenzgründern und Freiberuflern, welche Angaben auf der Rechnung auftauchen müssen.



Eine Rechnungsvorlage erstellen

Heutzutage hat man doch für alles eine Vorlage oder ein Muster - für Mietverträge, Handarbeiten oder Wandmalereien. Warum sollte man im Geschäftsbereich auf etwas verzichten, das einem im Privatleben eine Hilfe ist? Die Rede ist von der Rechnungsvorlage. Einmal erstellt, kann sie immer wieder verwendet werden, wenn eine Rechnung zu schreiben ist. Man erspart sich Zeit, da die Rechnungsvorlage bereits alle wichtigen Felder und Punkte enthält.

Jedoch sollte man sich nicht nur auf die Rechnungsvorlage verlassen. Es gibt zwar Angaben, die sich so schnell nicht ändern, wie der Firmenname, die Adresse oder die Steuernummer. Aber es gehören auch Angaben in die Rechnungsvorlage, die bei jeder Rechnung natürlich angepasst werden müssen. Gemeint sind die Rechnungsnummer, der Betrag oder das Datum. Wir erklären, worauf zu achten ist, wenn man eine Rechnungsvorlage erstellt und wo Stolperfallen lauern.

TIPP

Über unseren Partner Formblitz können Sie eine Rechnungsvorlage für Ihr Unternehmen herunterladen und stets nutzen, wenn Sie eine Rechnung schreiben.

Was gehört in die Rechnungsvorlage?

Gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) sind gewisse Angaben Pflicht, wenn man eine Rechnung erstellt und versendet, ganz gleich, ob schriftlich oder elektronisch. Demnach sollten sie auch schon in der Rechnungsvorlage stehen:

  • Rechnungsvorlage mit Adressfeld: Der vollständige Namen und die komplette Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
  • Rechnungsvorlage mit Steuernummer: Die eigene Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.).
  • Rechnungsvorlage mit Gutschrift: Wenn eine Gutschrift erfolgt, muss die Steuernummer oder die USt-IdNr. des leistenden Unternehmens enthalten sein.
  • Rechnungsvorlage mit Datum: Das Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsvorlage mit Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummern müssen nicht lückenlos vergeben werden, dürfen aber nur einmal verwendet werden.
  • Rechnungsvorlage mit erbrachter Leistung: Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung.
  • Rechnungsvorlage mit Zeitpunkt der Leistungserbringung: Zeitpunkt der Leistungserbringung, Lieferung oder sonstigen Leistung.
  • Rechnungsvorlage mit Rechnungsbetrag: Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Höhe des Steuerbetrags und ggf. Angabe bei Steuerbefreiung.
  • Rechnungsvorlage mit Rabatten/Skonto: Im Vorfeld vereinbarte Minderungen des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt sind.
  • Sonderregelungen für Kleinunternehmer: wenn Sie als Gründer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen wollen, gibt es einige Dinge für Ihre Rechnungsvorlage zu beachten: mehr erfahren.

Noch mehr Details zu den Elementen einer Rechnung finden Sie hier.

Wie erstellt man selbst eine Rechnungsvorlage?

Zuallererst öffnet man ein neues leeres Textdokument - das kann von Microsoft Word oder der kostenfreien Alternative OpenOffice sein. Hier sind der Rand links, rechts, oben und unten einzustellen. Dies sind die ersten Schritte zur eigenen Rechnungsvorlage. Anschließend geht es mit den Inhalten weiter. Eine Rechnung besteht aus den drei Bereichen Kopfzeile, Hauptteil und Fußzeile. Somit besteht auch die Rechnungsvorlage aus den drei genannten Bereichen.

Kopfzeile der Rechnungsvorlage: In die Kopfzeile der Rechnungsvorlage gehören der Absender und der Adressat, das Firmenlogo, das Rechnungsdatum, das Liefer- bzw. Leistungsdatum sowie die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Gegebenenfalls ist auch die Kundennummer einzutragen.

Hauptteil der Rechnungsvorlage: In den Hauptteil der Rechnungsvorlage gehören die Rechnungsnummer, die Menge und Art bzw. Umfang und Art der erbrachten Leistungen, der Netto-Rechnungsbetrag, die anfallende Umsatzsteuer sowie der Brutto-Rechnungsbetrag. Darüber hinaus kann man bereits in der Rechnungsvorlage einen Satz zur Fälligkeit der Rechnung verfassen.

Fußzeile der Rechnungsvorlage: In die Fußzeile der Rechnungsvorlage gehören die wichtigsten Kontaktinformationen, wie die Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse und Website sowie die Bankdaten des eigenen Unternehmens.

Per Vorlage die Rechnung schreiben

Wenn Sie eine Rechnung schreiben wollen, gibt es viele Punkte, die Sie beachten müssen. Entsprechend bietet es sich an, eine Rechnungsvorlage zu nutzen, die Sie dann auf Ihre eigene, individuelle Rechnung anpassen können.

Rechnung schreiben

Nicht nur die Rechnungsvorlage macht das Geschäft einfacher, auch Vorlagen für neue Mitarbeiter, Mahnungen oder eine Gewerbeanmeldung ersparen Unternehmen Zeit und Nerven. Ein Vorlagen-Paket von Formblitz enthält neben anderen Vorlagen die Rechnungsvorlage in acht Varianten als Excel-Tabelle. Die jeweilige Rechnungsvorlage enthält die wichtigsten rechtlichen Punkte und kann individuell angepasst werden.

Software für die Rechnungsvorlage

Es gibt auch Software für Existenzgründer, mit der sich u.a. Rechnungen und Mahnungen erstellen lassen. Zum Beispiel kann man über einige Buchführungsprogramme automatisch Rechnungen aus den getätigten Eingaben generieren. Andere Anbieter haben sich hauptsächlich auf die Rechnungsvorlage spezialisiert und bieten Nutzern kostenpflichtige, aber auch kostenfreie Programme an, in denen eine Rechnungsvorlage zur Verfügung gestellt wird, die man individuell anpassen kann. Wir haben Ihnen einige Anbieter für die Rechnungsvorlage und die Buchführung hier zusammengestellt.

Fehler vermeiden bei der Rechnungsvorlage

Irren ist menschlich - wenn Sie eine falsche Rechnung schreiben, allerdings folgenschwer: Denn der Kunde hat bei einer Rechnung mit falschen oder fehlenden Angaben das Recht, einen schriftlichen Widerspruch einzulegen. Sie haben natürlich die Gelegenheit, Ihren Fehler wieder gut zu machen. Es vergehen unter Umständen aber mehrere Tage oder gar Wochen bis Sie endlich Ihr Geld sehen. Also machen Sie von Anfang an alles richtig und achten Sie schon bei Verwendung der Rechnungsvorlage auf jede einzelne Angabe. Häufige Fehler sind:

  • Verwendung einer bereits bestehenden Rechnungsnummer in der Rechnungsvorlage: Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden
  • Falsche Berechnung des Rechnungsbetrags und fehlende Anpassung der Umsatzsteuer durch Verwendung alter Beträge aus der Rechnungsvorlage
  • Ein altes Datum: Es passiert, dass man vergisst, das Rechnungs- sowie das Liefer-/Leistungsdatum in der Rechnungsvorlage zu aktualisieren