Rechnungsvorlagen, Rechnungsbeispiele und Rechnungskorrektur-Muster

Mit einer Rechnungsvorlage sparen Sie Zeit bei der Büroarbeit. Wir stellen Rechnungsvorlagen und Musterrechnungen in Word, Excel, Openoffice und Pages zum Download zur Verfügung. Anhand von Beispielrechnungen zeigen wir, wie ordnungsgemäße Rechnungen aussehen. Unser Tipp: nutzen Sie statt Word oder Excel lieber moderne Rechnungsprogramme. Wir stellen die besten im Rechnungssoftware-Vergleich vor.

Von
Chefredakteur

Chefredakteur: René Klein
Für-Gründer.de Redaktion

René Klein verantwortet als Chefredakteur seit über 10 Jahren die Inhalte auf dem Portal und aller Publikationen von Für-Gründer.de. Er ist regelmäßig Gesprächspartner in anderen Medien und verfasst zahlreiche externe Fachbeiträge zu Gründungsthemen. Vor seiner Zeit als Chefredakteur und Mitgründer von Für-Gründer.de hat er börsennotierte Unternehmen im Bereich Finanzmarktkommunikation beraten.

  | Wer braucht welche Rechnungsvorlage?

Ein Unternehmer, der ausschließlich in Deutschland Geschäfte macht, braucht eine Rechnungsvorlage, welche die Umsatzsteuer ausweist. Derjenige, der auch ins EU-Ausland verkauft, benötigt zum Beispiel ein Reverse-Charge-Rechnungsmuster.

Wer für die Kleinunternehmerregelung optiert, darf in seiner Rechnung keine Mehrwertsteuer ausweisen. Bei der Kleinbetragsrechnung bis 250 € wiederum benötigt das Rechnungsmuster weniger Pflichtangaben als die ordentliche Rechnung. Entsprechend haben wir für Sie die Rechnungsvorlagen mit allen aktuellen Pflichtangaben einer Rechnung nachfolgend zum Download in den verschiedenen Formaten Word, Excel, Open-Office und Pages (für Mac) vorbereitet.

Infografik-Pflichtangaben einer Rechnung

Hier finden Sie alle 12 Pflichtbestandteile, die für eine rechtlich einwandfreie Rechnungsstellung notwendig sind.

  • Klare und einfache Erläuterungen
  • Gut als einfache Checkliste zu nutzen

Empfehlenswert für jeden, der beim Schreiben einer Rechnung nichts vergessen will.

Infografik herunterladen

Teaserbild - Infografik Pflichtangaben einer Rechnung
Per Klick auf die Grafik gelangen Sie zum Download

  | Vorlagen mit Mehrwertsteuer

Die normale Musterrechnung mit Mehrwertsteuer setzen Sie ein, um inländische Geschäfte, also Geschäfte in Deutschland, abzurechnen.

  • Rechnungsvorlage MwSt. (Excel)
  • Musterrechnung MwSt. (Word)
  • Vorlage MwSt. in Open-Office
  • Rechnungsvorlage MwSt. Mac (Pages)

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  | Muster Rechnungskorrektur

Hier laden Sie ein praktisches Musterschreiben herunter, um eine Rechnungskorrektur anzufordern. Inhalt:

  • Falsche Rechnung benennen
  • Warnung: Keine Zahlung, bevor Fehler korrigiert ist
  • Anforderung einer Stornorechnung
  • Anforderung einer korrigierten, berichtigten Rechnung

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Musterschreiben Rechnungskorrektur

  | Muster Reverse-Charge-Rechnung

Mit einem Reverse Charge Rechnungsmuster rechnen Sie B2B-Geschäfte in der EU ab.

  • Rechnungsmuster Reverse Charge (Excel)
  • Vorlage Reverse Charge (Word)
  • Rechnungsvorlage Reverse Charge (Open-Office)
  • Vorlage Reverse Charge für Mac (Pages)

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  | Vorlage Kleinunternehmerrechnung

Dieses Rechnungsmuster brauchen Selbstständige, die beim Finanzamt für die Kleinunternehmerregelung optiert haben. Die Vorlage weist keine Mehrwertsteuer aus.

  • Vorlage Kleinunternehmer (Excel)
  • Musterrechnung Kleinunternehmer (Word)
  • Rechnungsmuster Kleinunternehmer (Open-Office)
  • Rechnungsvorlage Kleinunternehmer Mac (Pages)

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  | Muster Kleinbetragsrechnung

Die Muster für die Kleinbetragsrechnung dürfen für Rechnungsbeträge unter 250 € verwendet werden.

  • Vorlage Kleinbetragsrechnung (Excel)
  • Muster Kleinbetragsrechnung (Word)
  • Kleinbetragsrechnung Muster Open-Office
  • Vorlage Kleinbetragsrechnung Mac (Pages)

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  | Spezialvorlagen

Im folgenden finden Sie auch Vorlagen für die Aborechnung, die Abschlagsrechnung, die Stornorechnung und die Gutschrift.

#1 Vorlage Aborechnung

Die Abo-Rechnung wird für regelmäßige wiederkehrende Leistungen verwendet.

  • Vorlage Aborechnung (Excel)
  • Muster Aborechnung (Word)
  • Aborechnung Vorlage Open-Office

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#2 Muster Abschlagsrechnung

Mit der Abschlagsrechnung rechnen Sie größere Projekte Schritt für Schritt ab.

  • Vorlage Abschlagsrechnung (Excel)
  • Muster Abschlagsrechnung (Word)
  • Abschlagsrechnung Muster Open-Office

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#3 Muster Stornorechnung

Die Stornorechnung (Rechnungskorrektur) hebt eine bereits gestellte Rechnung auf und storniert sie.

  • Vorlage Stornorechnung (Excel)
  • Muster Stornorechnung (Word)
  • Stornorechnung Muster Open-Office

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#4 Vorlage Gutschrift

Mit Gutschriften erstellen Sie Abrechnungen für den Aussendienst oder nehmen Teile einer gestellten Rechnung zurück.

  • Vorlage Gutschrift (Excel)
  • Muster Gutschrift (Word)
  • Gutschrift Muster Open-Office

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  | Beispielrechnungen

Hier finden Sie anschauliche Beispielrechnungen für Ihre Büroarbeit.

  • PDF Rechnung mit Mehrwertsteuer
  • Reverse-Charge Beispiels-PDF
  • Kleinunternehmerrechnung als PDF
  • PDF-Beispiel einer Kleinbetragsrechnung

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Hier gibt es Beispiele für spezielle Arten von Rechnungen wie Abschlagsrechnung oder Serienrechnung.

  • PDF Beispiel Abo-Rechnung
  • Abschlagsrechnung Beispiels-PDF
  • Beispiel-Stornorechnung als PDF
  • PDF-Beispiel einer Gutschrift

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  | Rechnungsprogramm: Vorlage automatisch

Eine Rechnungssoftware erstellt Vorlagen und Rechnungsmuster automatisch. Die Vorteile sind:

  • Rechtssicherheit
  • Zeitgewinn
  • Vernetzung

Testen Sie jetzt ganz einfach ein Rechnungsprogramm.

Rechnungsvorlagen aus einer Rechnungssoftware

  | Offene Fragen

Was darf bei einer Rechnungsvorlage auf keinen Fall fehlen?

Eine Rechnungsvorlage braucht vollständige Pflichtangaben. Unvollständige Rechnungsangaben kann der Kunde reklamieren und Ärger mit dem Finanzamt ist vorprogrammiert.

Wann ist eine Rechnungsvorlage GOBD-konform?

Die GOBD regelt die rechtlich korrekte Handhabung elektronischer Daten. Die wichtigste Vorschrift für die Rechnungsvorlage ist: Eine mit einer Vorlage erstellte elektronische Rechnung darf nicht manipulierbar sein. Damit fallen gespeicherte Rechnungen in Word oder Excel aus. Wer eine Vorlage in Word oder Excel verwendet, muss die Rechnung in Papierform drucken und im Pendelordner ablegen. 

GOBD-konform sind nur Vorlagen, die aus einem geprüften Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm stammen. Solche Rechnungen darf der Unternehmer auch digital speichern.

Welche Rechnungsvorlage darf ein Freiberufler verwenden?

Das kommt darauf an. Im Inland, also in Deutschland, benötigt er eine Rechnungsvorlage mit Mehrwertsteuer. Arbeitet er für Unternehmenskunden im EU-Ausland, benötigt er die Vorlage für die Reverse-Charge-Rechnung. Auch der Fall ist möglich, dass er eine Kleinunternehmervorlage braucht, weil der Freiberufler steuerlich für die Kleinunternehmerregelung optiert hat.

Welche Rechnungsvorlage braucht ein Kleingewerbetreibender?

Auch hier kommt es darauf an. Im Inland (Deutschland) braucht der Kleingewerbetreibende die Rechnung mit Mehrwertsteuer, im EU-Ausland die Reverse-Charge-Rechnung, wenn er im B2B-Geschäft tätig ist. Optiert der Kleingewerbetreibende aufgrund seines geringen Geschäftsumfangs für die Kleinunternehmerregelung, braucht er zwingend die Kleinunternehmerrechnung ohne Mehrwertsteuer.

Achtung: Ein Kleingewerbetreibender ist also nicht automatisch ein Kleinunternehmer aus steuerlicher Sicht.

Wann sind Rechnungsvorlagen rechtssicher?

Eine Rechnungsvorlage ist rechtssicher, wenn sie alle Pflichtangaben einer Rechnung enthält. Wichtig ist außerdem eine eindeutige, lückenlose und aufsteigende Nummerierung.

Wann darf der Unternehmer eine Office Rechnungsvorlage (Word, Excel) verwenden?

Eine Rechnungsvorlage ist grundsätzlich nicht GOBD konform. Die Rechnung muss daher physisch ausgedruckt und in einem Ordner abgelegt werden. Die Pflichtbestandteile müssen dem aktuellen rechtlichen Stand entsprechen und die Rechnungen müssen lückenlos fortlaufend nummeriert sein.

Macht eine Rechnungsvorlage für Abo-Rechnungen wirklich Sinn?

Empfehlenswert ist hier in jedem Fall eine Rechnungssoftware. Dort erstellen Sie einmal die Vorlage für die Aborechnung, dann erzeugt das System zu jedem Rechnungstermin die Rechnung und erstellt sie automatisch.

Ist die Rechnungsvorlage bei Abschlagsrechnungen sinnvoll?

Auch hier ist ein Rechnungsprogramm sinnvoll, weil es den Prozess vom Angebot über Auftrag und Abschlagsrechnungen bis zur Schlussrechnung automatisiert. Im Idealfall erstellen Sie die Abrechnungsdaten einmal im Angebot und erstellen auf Knopfdruck Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung. Das bedeutet einen immensen Zeitgewinn und die Risiken, Fehler bei der Rechnungsstellung zu machen, sind gleich Null.

Was gehört in die Kopfzeile einer Rechnung?

In die Kopfzeile bzw. den Rechnungskopf gehören die Pflichtangaben zum Empfänger der Rechnung. Dann darf der Begriff des Dokuments nicht fehlen: Entweder Rechnung (Aborechnung, Abschlagsrechnung) oder Stornorechnung, je nachdem, um was für ein Dokument es sich handelt. Rechnungsdatum, Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum, sowie der fortlaufende Rechnungsnummer sind ebenfalls wichtig.

Häufig finden Sie auch die Pflichtangaben zum Unternehmen, das die Rechnung stellt. Der Rechnungskopf wird seitens des Unternehmens häufig auch für Marketing-Zwecke genutzt. Der Rechnungssteller zeigt sich im Rechnungskopf nur mit Firmennamen, Logo, Slogan oder Claim. 

Was gehört die Fußzeile einer Rechnung?

In der Fußzeile stehen häufig die Pflichtangaben zum Rechnungssteller, also Firmenname, Kontaktdaten, Steuernummern, Handelsregisternummer bei registerpflichtigen Unternehmen. Auch die Bankverbindungen dürfen nicht fehlen.

  | Unser Fazit

Mit Rechnungsvorlagen lässt sich schnell arbeiten, sie bergen aber auch Risiken.

Vorteile einer Vorlage:

  • Geht schnell
  • Kein Internet erforderlich
  • Vorlagen sind kostenlos

Nachteile:

  • Keine automatische Nummerierung der Rechnung
  • Pflichtangaben müssen manuell angepasst werden
  • Keine automatische Rechnungsablage
  • Nicht GOBD-konform

Negative Folgen und Risiken:

  • Beanstandungen bei Betriebsprüfungen
  • Ablage der Belege in Pendelordnern notwendig
  • Gefahr des Beleg-Chaos in der Buchhaltung

Als Alternative zur Rechnungsvorlage vereinfachen moderne Rechnungsprogramme die Büroarbeit und bieten 3 wesentliche Vorteile:

  • Rechnungsprogramme sind GOBD konform und dürfen elektronisch abgelegt werden.
  • Die Pflichtangaben einer Rechnung werden laufend aktualisiert.
  • Kein Ärger bei der Betriebsprüfung.

Zum Vergleich Rechnungsprogramme

Chefredakteur: René Klein

René Klein verantwortet als Chefredakteur seit über 10 Jahren die Inhalte auf dem Portal und aller Publikationen von Für-Gründer.de. Er ist regelmäßig Gesprächspartner in anderen Medien und verfasst zahlreiche externe Fachbeiträge zu Gründungsthemen. Vor seiner Zeit als Chefredakteur und Mitgründer von Für-Gründer.de hat er börsennotierte Unternehmen im Bereich Finanzmarktkommunikation beraten.