Rechnungsvorlage: Rechnungen schreiben leicht gemacht

Mit einer Rechnungsvorlage sparen sich Gründer und Freiberufler wertvolle Zeit. Per Rechnungsmuster ist die korrekte Rechnung schnell geschrieben. Insbesondere zu Beginn der Selbstständigkeit hilft die Vorlage Prozesse im Büro zu vereinfachen und Zeit zu sparen. Wenn Sie gleich starten wollen, finden Sie hier unsere Musterrechnung zum kostenfreien Download als Excel-Datei.

Wir erklären Ihnen außerdem im Detail, welche Pflichtangaben auf der Rechnung auftauchen müssen. Alternativ zur Vorlage können Sie mit einer Rechnungssoftware arbeiten. Damit erstellen Sie Rechnungen noch schneller und können sie direkt elektronisch versenden. Wir haben gute Anbieter von Rechnungssoftware verglichen.

Eine Rechnungsvorlage erstellen

Heutzutage hat man doch für alles eine Vorlage oder ein Muster - für Mietverträge, Handarbeiten oder Wandmalereien. Warum sollte man im Geschäftsbereich auf etwas verzichten, das einem im Privatleben eine Hilfe ist? Die Rede ist von der Rechnungsvorlage. Einmal erstellt, kann sie immer wieder verwendet werden, wenn eine Rechnung zu schreiben ist. Man erspart sich Zeit, da die Rechnungsvorlage bereits alle wichtigen Felder und Punkte enthält.

Jedoch sollte man sich nicht nur auf die Rechnungsvorlage verlassen. Es gibt zwar Angaben, die sich so schnell nicht ändern, wie der Firmenname, die Adresse oder die Steuernummer. Aber es gehören auch Angaben in die Rechnungsvorlage, die bei jeder Rechnung natürlich angepasst werden müssen. Gemeint sind die Rechnungsnummer, der Betrag oder das Datum. Wir erklären, worauf zu achten ist, wenn man eine Rechnungsvorlage erstellt und wo Stolperfallen lauern.

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Was gehört in die Rechnungsvorlage?

Gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) sind gewisse Angaben Pflicht, wenn man eine Rechnung erstellt und versendet, ganz gleich, ob schriftlich oder elektronisch. Demnach sollten sie auch schon in der Rechnungsvorlage stehen:

  • Adressfeld: Der vollständige Namen und die komplette Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers gehören in jede Rechnung.
  • Steuernummer: Die eigene Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) darf in Ihrer Rechnungsvorlage nicht fehlen.
  • Datum: Das Ausstellungsdatum der Rechnung muss in Ihrer Musterrechnung enthalten sein.
  • Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummern müssen nicht lückenlos vergeben werden, dürfen aber nur einmal verwendet werden. Hier haben klassische Rechnungsvorlagen häufig ein Problem, da diese nicht automatisch fortlaufend sind.
  • Erbrachte Leistung: Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung sind fester Bestandteil jeder Rechnung.
  • Zeitpunkt der Leistungserbringung: Sehen Sie in Ihrer Musterrechnung den Zeitpunkt der Leistungserbringung, Lieferung oder sonstigen Leistung vor.
  • Rechnungsbetrag: Bei der Angabe des Rechnungsbetrags dürfen Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Höhe des Steuerbetrags und ggf. Angabe bei Steuerbefreiung nicht fehlen.
  • Rabatte/Skonto: Im Vorfeld vereinbarte Minderungen des Entgelts sind in der Rechnung ebenfalls aufzuführen, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt sind.
  • Sonderregelungen für Kleinunternehmer: wenn Sie als Gründer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen wollen, gibt es einige Dinge für Ihre Rechnungsvorlage zu beachten: mehr erfahren.
  • Gutschrift: Auch wenn eine Gutschrift erfolgt, muss die Steuernummer oder die USt-IdNr. des leistenden Unternehmens enthalten sein.

Noch mehr Details zu den Elementen einer Rechnung finden Sie hier. Informieren Sie sich auch, welche vereinfachten Regelungen für die Kleinbetragsrechnung gelten.

Infografik: so sieht eine Rechnungsvorlage aus

Mit einem Klick auf die Infografik gelangen Sie zum vollständigen und kostenfreien Download. Im Dokument finden Sie die Infografik sowie weitere Tipps rund um das Thema Rechnung und Ihre Gründung.

12 Pflichtbestandteile einer Rechnung mit Erläuterung
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Nutzen Sie eine gute Rechnungssoftware und Ihre Rechnungsvorlagen sind stets aktuell. Wir haben führende Rechnungssoftware-Lösungen verglichen.

Rechnungssoftware im Vergleich

Wie erstellt man selbst eine Musterrechnung?

Zuallererst öffnet man ein neues leeres Textdokument - das kann von Microsoft Word oder der kostenfreien Alternative OpenOffice sein. Hier sind der Rand links, rechts, oben und unten einzustellen. Dies sind die ersten Schritte zur eigenen Rechnungsvorlage. Anschließend geht es mit den Inhalten weiter. Eine Rechnung besteht aus den drei Bereichen Kopfzeile, Hauptteil und Fußzeile. Somit besteht auch die Rechnungsvorlage aus den drei genannten Bereichen.

Kopfzeile der Musterrechnung: In die Kopfzeile gehören der Absender und der Adressat, das Firmenlogo, das Rechnungsdatum, das Liefer- bzw. Leistungsdatum sowie die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Gegebenenfalls ist auch die Kundennummer einzutragen.

Hauptteil der Musterrechnung: In den Hauptteil der Rechnung gehören die Rechnungsnummer, die Menge und Art bzw. Umfang und Art der erbrachten Leistungen, der Netto-Rechnungsbetrag, die anfallende Umsatzsteuer sowie der Brutto-Rechnungsbetrag. Darüber hinaus kann man bereits in der Rechnungsvorlage einen Satz zur Fälligkeit der Rechnung verfassen.

Fußzeile der Musterrechnung: In die Fußzeile der Rechnung gehören die wichtigsten Kontaktinformationen, wie die Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse und Website sowie die Bankdaten des eigenen Unternehmens.

Per Vorlage die Rechnung schreiben

Wenn Sie eine Rechnung schreiben wollen, gibt es viele Punkte, die Sie beachten müssen. Entsprechend bietet es sich an, eine Rechnungsvorlage zu nutzen, die Sie dann auf Ihre eigene, individuelle Rechnung anpassen können.

Infografik Rechnungsvorgaben: Hier herunterladen

Software für die Rechnungsvorlage

Es gibt auch Software für Existenzgründer, mit der sich u.a. Rechnungen und Mahnungen erstellen lassen. Zum Beispiel kann man über einige Buchführungsprogramme automatisch Rechnungen aus den getätigten Eingaben generieren. Andere Anbieter haben sich hauptsächlich auf die Rechnungsvorlage spezialisiert und bieten Nutzern kostenpflichtige, aber auch kostenfreie Programme an, in denen eine Rechnungsvorlage zur Verfügung gestellt wird, die man individuell anpassen kann. Wir haben Ihnen einige Anbieter für die Rechnungsvorlage und die Buchführung hier zusammengestellt.

Fehler vermeiden bei der Rechnungsvorlage

Irren ist menschlich - wenn Sie eine falsche Rechnung schreiben, allerdings folgenschwer: Denn der Kunde hat bei einer Rechnung mit falschen oder fehlenden Angaben das Recht, einen schriftlichen Widerspruch einzulegen. Sie haben natürlich die Gelegenheit, Ihren Fehler wieder gut zu machen. Es vergehen unter Umständen aber mehrere Tage oder gar Wochen bis Sie endlich Ihr Geld sehen. Also machen Sie von Anfang an alles richtig und achten Sie schon bei Verwendung der Rechnungsvorlage auf jede einzelne Angabe. Häufige Fehler sind:

  • Verwendung einer bereits bestehenden Rechnungsnummer in der Rechnungsvorlage: Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden
  • Falsche Berechnung des Rechnungsbetrags und fehlende Anpassung der Umsatzsteuer durch Verwendung alter Beträge aus der Rechnungsvorlage
  • Ein altes Datum: Es passiert, dass man vergisst, das Rechnungs- sowie das Liefer-/Leistungsdatum in der Rechnungsvorlage zu aktualisieren

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