Elektronische Rechnung per Email versenden

Die Rechnung per Email zu versenden, bietet für Unternehmen hohe Einsparungen. Mit Abschaffung der Digitalen Signatur wurde die elektronische Rechnungsstellung vereinfacht und damit die Rechnung per Email möglich. Dennoch gibt es einige Dinge zu beachten, damit die elektronische Rechnung richtig verwendet wird.

Auch für die elektronische Rechnung gelten die gesetzlichen Anforderungen. Nutzen Sie zur Rechnungserstellung doch ganz bequem eine Rechnungsvorlage, um die Vorgaben einzuhalten.



Formen für die elektronische Rechnung

Im Zeitalter der elektronischen Kommunikation hat sich auch schnell die Frage gestellt, ob der Versand der Rechnung per Post - wie bei den meisten Unternehmen üblich - nicht auch elektronisch bspw. als Rechnung per Email erfolgen kann. Und so hat sich schnell gezeigt, dass die elektronische Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen für Unternehmen zu deutlichen Einsparungen führen kann. Es gibt verschiedene Möglichkeiten eine elektronische Rechnung zu übermitteln:

  • die elektronische Rechnung im Anhang einer Email in Form eines PDFs
  • auch die DE-Mail kann als Möglichkeit für die Rechnung per Email genutzt werden
  • als Download auf der Website
  • per Übertragung durch ein Computer-Fax
  • durch Datenaustausch per EDI (elektronischer Datenaustausch mit strukturierten Nachrichten)

Elektronische Rechnung versus Papierrechnung

Durch das Steuervereinfachungsgesetz im Jahr 2011 hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung mit der klassischen Papierrechnung gleichgesetzt. Bis dahin galt die Pflicht zur Verwendung der elektronischen Signatur, wenn man die Rechnungen umsatzsteuerrechtlich nutzen wollte. Im Vergleich zur Papierrechnung kann man für die elektronische Rechnung nun zusammenfassen:

Vorlage für die elektronische Rechnung

Auch die elektronische Rechnung muss den gesetzlichen Anforderungen genügen. Entsprechend bietet es sich an, eine Rechnungsvorlage zu nutzen, die Sie dann auf Ihre eigene, individuelle Rechnung anpassen können.

Rechnung schreiben

Rechnungsvorlagen
Dieses Paket von Formblitz enthält 8 verschiedene Rechnungsvorlagen als Excel Tabelle. Die jeweilige Rechnung enthält die wichtigsten rechtlichen Bestandteile und kann auf Ihre Bedürfnisse angepasst und natürlich als elektronische Rechnung verwendet werden.

Zustimmung zum Versand für die elektronische Rechnung

Grundsätzlich steht es Ihnen frei eine Rechnung elektronisch oder per Post zu verschicken. Dennoch gibt der Gesetzgeber mit auf den Weg, dass der Empfänger der elektronischen Rechnung zugestimmt haben muss. Die Zustimmung erfordert allerdings keine bestimmt Form. Das Einverständnis für die elektronische Rechnung per Email muss daher nicht in einer bestimmten Form extra eingeholt werden. Der Gesetzgeber setzt lediglich ein Einvernehmen zur Rechnung per Email zwischen Ihnen und Ihren Kunden voraus. Dies kann durch ein Regelung in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, eine Zustimmungserklärung im Vorfeld oder eine Zustimmung im Nachhinein erfolgen. Der Versand der elektronischen Rechnung gilt aber auch als akzeptiert, wenn dies in der Praxis praktiziert und somit stillschweigend gebilligt wird. Im schlimmsten Fall müssen Sie die Rechnung also nochmals als Papierrechnung schicken.

TIPP

Wenn Sie sich als Unternehmer mit den Themen Rechnung per Email oder elektronische Rechnung beschäftigen, haben Sie ggf. auch Bedarf an Unterstützung durch einen Steuerberater - wir empfehlen Ihnen den passenden Partner.

Anforderungen an die elektronische Rechnung

Grundsätzlich gelten für die elektronische Rechnung die gleichen Inhaltsvorgaben wie bei der schriftlichen Rechnung. Also egal ob Sie die Rechnung per Email oder Brief versenden - der Inhalt und die Pflichtangaben sind stets gleich. Und ebenso gilt für die elektronische Rechnung gemäß § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz), dass

  • die Echtheit der Rechnungsherkunft der Rechnung
  • die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts und
  • die Lesbarkeit gewährleistet sein müssen.

Aufgrund dieser Vorschriften war es bis in das Jahr 2011 hinein Pflicht für die elektronische Rechnung per Email die Digitale Signatur zu verwenden. Durch das Steuervereinfachungsgesetz wurde das umständliche Verfahren, die elektronische Rechnung mit der Digitalen Signatur zu versehen, aufgehoben. Allerdings können die Digitale Signatur - oder auch der bereits genannte Elektronische Datenaustausch mit strukturierten Nachrichten - weiterhin angewendet werden, um die drei Hauptforderungen "Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit" für die elektronische Rechnung zu gewährleisten.

Als Alternative für die Digitale Signatur muss jeder Unternehmer festlegen, durch welche Verfahren er die genannten drei Faktoren für die elektronische Rechnung gewährleisten kann. Dies können bspw. einfache innerbetriebliche Kontrollen sein, sodass die Rechnung per Email möglich ist. Bei dieser Prüfung der elektronischen Rechnung, geht es darum, dass der Unternehmer sicherstellt, dass die Rechnung inhaltlich richtig ist - also auf der Rechnung per Email die richtige Leistung, das richtige Unternehmen und der richtige Zahlungsempfänger angegeben sind. Ist dies gewährleistet, kann man davon ausgehen, dass die elektronische Rechnung echt und nicht verfälscht ist.

Die elektronische Rechnung prüfen

Als Empfänger der elektronischen Rechnung stellt sich für Sie die Frage, wie Sie diese mit und ohne elektronische Signatur prüfen und welche Folgen eintreten können, wenn keine Prüfung erfolgt. Die Prüfung ist vor allem für die Geltendmachung der gezahlten Umsatzsteuer als Vorsteuer beim Finanzamt von Bedeutung. Damit Sie diese geltend machen können und zurück erhalten, müssen Sie die erhaltene Rechnung auf die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen prüfen. Wenn dies nicht zutrifft oder keine Prüfung erfolgt ist, ist die elektronische Rechnung nicht für den Vorsteuerabzug gültig. Im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt kann es dann sein, dass Sie die erstattete Vorsteuer zurückzahlen müssen.

Sollten Sie Fehler bei der Rechnung per Email feststellen, liegt es an Ihnen eine korrekte elektronische Rechnung anzufordern. Als Empfänger der elektronischen Rechnung können Sie die Authentizität und Integrität wie folgt prüfen:

  • durch innerbetriebliche Kontrollverfahren können Sie eine zuverlässige Prüfung zwischen Rechnung und Leistung gewährleisten.
  • Wenn die elektronische Rechnung mit einer Digitalen Signatur versehen ist, können Sie auch den öffentlichen Schlüssel nutzen. Dazu gibt es verschiedene Dienstleister und teilweise auch kostenfreie Software-Lösungen, mit denen Sie die notwendigen Prüfprotokoller erzeugen können. Einen Überblick der Anbieter erhalten Sie auf der Website Elektronische Rechnungsabwicklung 

Freiwillige Entscheidung: die digitale Signatur

Für einen Vorsteuerabzug ist es für den Rechnungsempfänger nötig, die Echtheit für die elektronische Rechnung nachweisen zu können. Ein Mittel hierzu ist die Digitale Signatur - oder auch elektronische Signatur. Für viele Gründer und Selbstständige stellt sich zunächst die Frage, wie die elektronische Signatur erstellt werden kann. Dazu benötigen Sie:

  • ein zertifiziertes Kartenlesegerät mit eigener Tastatur
  • eine Chipkarte
  • ein elektronisches Zertifikat eines Trust Centers und
  • eine Signatur-Software.

Mithilfe des Kartenlesegeräts wird mit einer oft 8-stelligen Pin-Nummer ein geheimer Schlüssel von der Chipkarte für die Rechnung per Email erzeugt. Dieser private Schlüssel dient zur Unterschrift für die elektronische Rechnung. Das Zertifikat enthält dann den jeweiligen öffentlichen Schlüssel, mit dem Empfänger der Rechnung die Echtheit der Signatur und die Unversehrtheit des Inhalts prüfen kann. Für die Digitale Signatur gibt es verschiedene Zertifizierungsdienstanbieter, die Sie zusammen mit weiteren Informationen rund um die elektronische Rechnung und Digitale Signatur auf der Seite der Bundesnetzagentur finden.

Für wen dies zu umständlich ist, kann für die Erstellung der elektronischen Rechnungen und mit Digitaler Signatur auch externe Dienstleister nutzen.

Aufbewahrungsfrist für die elektronische Rechnung

Sowohl elektronische Ausgangs- als auch Eingangsrechnungen müssen 10 Jahre elektronisch und unveränderbar aufbewahrt werden und für das Finanzamt zugänglich gemacht werden können. Wenn eine Digitale Signatur verwendet wurde, muss auch das Zertifikat zusammen mit der Rechnung gespeichert werden. Somit müssen dann neben den Rechnungsdaten auch die Signaturdaten archiviert werden. Auch die Prüfung der Rechnung, die Sie als Empfänger vornehmen, oder der erhaltene Prüfbericht sind für die elektronische Rechnung aufzubewahren. Es ist zu beachten, dass die Speicherung in elektronischer Form zu erfolgen hat - die Aufbewahrung des reinen Ausdrucks ist nicht ausreichend. Wir haben Ihnen weitere Informationen zum Thema Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen zusammengestellt.

Über unseren Partner Formblitz können Sie verschiedene Vorlagen für Ihre Rechnungen herunterladen und nutzen, wenn Sie eine elektronische Rechnung schreiben: zu den Vorlagen.

Vorheriger Artikel:
Rechnung schreiben
Nächster Artikel:
Verträge und AGBs