4 Tools, mit denen Gründer ihr Cash-Management im Griff behalten

09.02.2017

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Die Liquiditätsausstattung von Start-ups kann häufig unterschiedlicher kaum sein. Auf der einen Seite Gründer, die ohne jegliches Startkapital den Schritt in die Selbstständigkeit wagen. Auf der anderen Seite Start-ups, die mit hohen Finanzierungen ausgestattet ihre Geschäftsidee umsetzen können. Die Herausforderung ist aber für alle gleich: Die eigene Liquidität so steuern, dass der Fortbestand des Unternehmens nicht gefährdet ist. Wir stellen 4 Tools vor, mit denen ihr euer Cash-Management jederzeit im Griff habt.

Rechnungseingänge verwalten, Einnahmen und Ausgaben im Blick behalten, verschickte Mahnungen und Zahlungseingänge überwachen oder Kreditkarten inklusive Ausgaben und Ausgabenlimits von Mitarbeitern managen: Das Anwendungsgebiet des Cash-Managements ist sehr breit gefächert und mehrdimensional. Die von uns vorgestellten Tools decken ebenfalls die verschiedensten Bereiche des Cash-Managements ab.

Bilendo: Automatisiertes Mahnwesen

Bilendo, 2015 gegründet und damit selbst noch ein Start-up, bietet eine Rechnungsplattform als Software-as-a-Service (SaaS) zur Optimierung und Automatisierung des gesamten Mahnwesens. Alle Forderungen können zentral verwaltet werden, die Unternehmensgröße und die Anzahl der Rechnungen spielen keine Rolle.

Per API-Schnittstelle, Mail, Drag & Drop oder per Cloud können die Rechnungen aus nahezu jedem Buchhaltungsprogramm direkt in Bilendo importiert werden. Hier wird die Fälligkeit von Rechnungen bzw. bereits erstellten Mahnungen vollautomatisch überwacht. Durch kontinuierliche und intelligente Mahnläufe werden Mahnungen immer zum richtigen Zeitpunkt erstellt und verschickt. Der Versand kann per E-Mail oder Post erfolgen. Über einen automatischen Zahlungsabgleich werden Zahlungen auf den Geschäftskonten abgeglichen. Bleiben Zahlungsausgänge trotz mehrfacher Mahnungen trotzdem aus, kann die Forderung per Inkasso-Schnittstelle direkt an den Bilendo-Inkasso-Partner übergeben werden. Über ein Dashboard behalten die Nutzer jederzeit den vollen Überblick über offene Posten und den gesamten Mahnwesen-Prozess. Ein regelmäßiges Reporting per E-Mail informiert zusätzlich über den aktuellen Status.

In der kleinsten Basic-Version kostet Bilendo 29 Euro pro Monat. Hier sind 25 Rechnungen inklusive, jede weitere Rechnung kostet 0,65 Euro. Das automatische Mahnwesen ist in dieser Version noch nicht inbegriffen. Für die nächstgrößere Automatic-Version werden 99 Euro pro Monat fällig, 250 Rechnungen sind inkludiert. Hier ist auch das automatische Mahnwesen im Angebot enthalten. Die Enterprise-Version kostet 249 Euro im Monat und umfasst 1.000 Rechnungen sowie das automatische Mahnwesen. Außerdem beinhaltet das Angebot hier einen erweiterten Support, Enterprise Features und einen dedizierten Account Manager.

Wer sich nicht sicher ist, welchen Funktionsumfang er für sein Start-up benötigt, kann Bilendo 14 Tage kostenlos testen. Einen ersten Einblick gibt auch das folgende Video:

Bilendo - Video-Intro from Bilendo GmbH on Vimeo.

MahnExpressLX Pro von Lexware

Selbstständige und Start-ups, die die Buchhaltungssoftware Lexware Buchhalter in den Versionen pro oder premium einsetzen, können über das Modul MahnExpressLX Pro ein professionelles Mahnwesen dazu buchen. Mit dem Modul wird der Zeitaufwand für das Mahnwesen reduziert und Rückfragen minimiert. Mahnungen der Stufen 1 und 2 können via E-Mail versendet werden. Der Versand von Mahnungen der Stufe 3 erfolgt auf dem Postweg. Das Tool übernimmt dabei die korrekte Berechnung des Mahndatums auf Basis der Fälligkeit bei gleichzeitiger Kalkulation der Mahngebühren.

Über schnelle Massenaktionen können Mahnstufen gesenkt oder angehoben werden. Außerdem gibt es zahlreiche Exportfunktionalitäten via PDF oder Excel für Controlling- und Auswertungsaktivitäten (Mahnlisten, Inkassolisten etc.). MahnExpress LX Pro ist ein externes Tool, das auf einem PC mit Lexware-Client installiert werden kann.

Benutzer einer kompatiblen Lexware Buchhaltungssoftware können das Modul 30 Tage lang kostenfrei testen, alle Funktionen sind während dieser Testphase uneingeschränkt nutzbar. Wer das Tool danach weiter nutzen möchte, der kann den Lizenzkey für 149 Euro netto erwerben.

Spendesk: Steuerung des Zahlungsverkehrs von Mitarbeiter-Kreditkarten

Mit Spendesk lassen sich Kreditkartentransaktionen von Teams effektiv steuern und überwachen (Bildquelle: spendesk.com)

Die Ausgaben von Mitarbeiterkreditkarten kann man mit Spendesk steuern und überwachen. Für jede einzelne Kreditkarte lässt sich von Anfang an ein Ausgabenlimit festlegen. Müssen einzelnen Mitarbeitern aber gelegentlich höhere Limits eingeräumt werden, kann man über Spendesk einen Genehmigungsworkflow einrichten. Dann müssen Zahlungen, die ein vordefiniertes Limit überschreiten, im Rahmen eines 4-Augen-Prinzips genehmigt werden. Die Weiterleitung an die hinterlegte Kontrollinstanz erfolgt in Echtzeit.

Darüber hinaus bietet Spendesk noch folgende Funktionalitäten zur Steuerung von Kreditkartenzahlungen:

Fortlaufende Überwachung aller Transaktionen pro einzelnem Mitarbeiter
Zahlungen können zur verbesserten Auswertung verschiedenen Kategorien zugeordnet werden
Automatisches Matching zwischen eingehenden Rechnungen und Kreditkartenzahlungen
Ein-Klick-Exportfunktion in die eigene Buchhaltungssoftware
Überwachung von Einzeltransaktionen vom Kauf bis zur Zahlung
Einrichtung von individuellen Limits pro Mitarbeiter
Zahlreiche Auswertungsfunktionalitäten über ein separates Dashboard und Reportings

Das Preismodell von Spendesk orientiert sich an der jeweiligen Teamgröße sowie am Zahlungsvolumen. Für bis zu 5 Personen werden monatlich mindestens 19 Euro fällig, die sich bei monatlichen Zahlungen über 3.000 Euro entsprechend erhöhen. Für größere Teams bis maximal 20 Personen fallen im Monat 89 Euro an, für Teams bis zu 50 Personen 249 Euro.

Wer Spendesk ausprobieren möchte, der kann das über eine 30-tägige Testperiode mit Geld-Zurück-Garantie.

Kontist: Intelligentes Geschäftskonto für Freelancer und Selbstständige

Intelligentes Banking für Selbstständige und Freelancer. Das verspricht das Start-up Kontist und bietet speziell auf diese Zielgruppe zugeschnittene Banking-Angebote. Sämtliche Kontobewegungen werden übersichtlich dargestellt und können mit einem Klick kategorisiert werden. Dadurch ist bereits im Konto ersichtlich, was beispielsweise an Umsatz- und Einkommenssteuer zurückgelegt werden muss. Die Unterkonten für die Steuer werden automatisch aktualisiert, so dass es kein böses Erwachen bei der Steuerzahlung gibt. Außerdem können durch die Kategorisierung Auswertungen durchgeführt und Details über Transaktionen abgefragt werden.

Durch Push-Benachrichtigungen wird der Benutzer sofort über neue Kontobewegungen und durch ein Frühwarnsystem über Zahlungsengpässe informiert. Nutzer des Buchhaltungssystems debitoor können dieses direkt mit Kontist verbinden und dadurch zeitnah den Eingang von Rechnungen überwachen und Liquiditätsengpässen vorbeugen.

Kontist ist mobil nutzbar und in der Basis-Version kostenlos. Diese Version beinhaltet die Führung des Geschäftskontos, die Mobile App, die Steuerverwaltung und den Kundensupport. Außerdem sind unbegrenzt SEPA-Überweisungen und die Kontoführung inbegriffen. Kosten fallen lediglich bei Rücklastschriften und Überweisungsänderungen an. In Planung ist aktuell eine Premium-Version mit einem erweiterten Funktionsumfang.

kontist Mit Kontist können Gründer bereits auf dem Konto fällige Steuern immer im Griff behalten (Bildquelle: kontist.com)