E-Mail-Signatur: Das Beste kommt zum Schluss?



Jeder hat sie, die meisten nutzen sie, manche schenken ihr keine Beachtung: die E-Mail-Signatur. Warum sie so wichtig ist und was ihr aus dem Abspann herausholen könnt, erfahrt ihr hier.

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Die E-Mail-Signatur ist mehr als nur ein Bestandteil eurer Mail. Neben den Kontaktdaten und rechtlichen Vorgaben könnt ihr sie für Marketing-Zwecke nutzen. (Foto: Unsplash)

Was ist eine E-Mail-Signatur?

Nachdem ihr euren Mailempfänger ordentlich mit freundlichen, besten, vielen oder lieben Grüßen verabschiedet habt, folgen eure Kontaktdaten in einem vordefinierten Block. Eine E-Mail-Signatur dient dazu, dem Mailempfänger einen Überblick über den Absender,  sprich Namen, Firmennamen, Position, Adresse und Telefonnummer zu geben und die Kontaktaufnahme zu erleichtern.

Während die E-Mail-Signatur privat freiwillig ist, muss sie beruflich inklusive einem E-Mail-Impressum eingefügt werden, da die Mails geschäftsmäßig verwendet werden. Insbesondere bei Erstkontakt müssen die Informationen ersichtlich sein. Ist bereits eine Geschäftsbeziehung eingegangen worden, kann bei der weiteren Korrespondenz die Signatur weggelassen werden.

Beruflich geht die E-Mail-Signatur vom Aufbau her meist über eine digitale Visitenkarte hinaus, da sie rechtliche Vorgaben erfüllen muss und oft noch Werbung oder eine Botschaft enthält.

Was gehört in eine berufliche E-Mail-Signatur?

Beruflich wie privat gehören die Kontaktdaten hinein:

  • Vor- und Nachname: Nennt hier nur die Vornamen, die euch wichtig sind und wie ihr angesprochen werden wollt, sowie euren Nachnamen und ggf. euren Doktortitel.
  • Adresse: Habt ihr mehrere Adressen oder unterscheidet sich die Büro- sowie die Postadresse, sollte vor allem letztere genannt werden.
  • Festnetznummer: Gebt entweder eure Festnetznummer mit Durchwahl oder die eurer Zentrale an. Wichtig ist, dass dieses Telefon zu euren Öffnungszeiten besetzt ist und ansonsten mit einer Bandansage versehen ist. Wird durchgehend niemand erreicht, wirkt es unprofessionell und ist für den Anrufer frustrierend. Alternativ könnt ihr eine Handynummer angeben.
  • Handynummer: Sie kann, muss aber nicht angegeben werden. Entscheidet vorher, ob ihr darüber wirklich von jedem Interessenten, Kunden bzw. Mailempfänger angerufen werden wollt. Gerade bei Start-ups werden oft nur die Handynummern angegeben, da die einzelnen Mitarbeiter kein Festnetztelefon mehr besitzen.
  • E-Mail-Adresse: Natürlich ist die E-Mail-Adresse oben im E-Mail-Kopf zu sehen. Der Vollständigkeit halber sollte sie dennoch unten angegeben werden. Wird die Mail weitergeleitet, hat der Empfänger eure Kontaktdaten en bloc.

Da die E-Mail im beruflichen Kontext einem Geschäftsbrief gleicht, gelten für das E-Mail-Impressum einige Pflichtangaben. Diese variieren, je nachdem, ob die Firma im Handelsregister eingetragen ist oder nicht. Wichtig: Fehlerhafte E-Mail-Signaturen können abgemahnt werde. Informiert euch daher gut, welche Angaben ihr machen müsst.

Mit Handelsregistereintrag:

  • Firmenname inkl. Rechtsform
  • Ort der Handelsniederlassung
  • Handelsregisternummer und Registergericht
  • Bei der GmbH müssen die Geschäftsführer genannt werden und ggf. der Aufsichtsratsvorsitzende, sofern vorhanden.
  • Bei einer Aktiengesellschaft sind alle Vorstandsmitglieder sowie der Vorstandsvorsitzende zu nennen sowie auch der Aufsichtsratsvorsitzende.
  • Datenschutz: Nennt den Link zu eurer Datenschutzerklärung in der E-Mail-Signatur.
  • Artikel-Tipp: Erfahrt, was ins E-Mail-Impressum kommt, wenn ihr keinen Handelsregistereintrag habt.
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Nutzt eure E-Mails, um wichtige Botschaften zu eurem Unternehmen in der E-Mail-Signatur zu platzieren. (Foto: Unsplash)

Signatur-Marketing: So holt ihr mehr heraus

Die E-Mail-Signatur bietet vielfältige Marketingchancen, wenn man sich damit tiefergehend beschäftigt. Tao Bauer, Mitgründer von Mailtastic, einem Software-Anbieter für E-Mail-Signatur-Marketing, sagte uns:

Die Signatur ist wie eine Webseite. Bei manchen B2B-Unternehmen ab einer gewissen Größe hat die Signatur sogar die gleiche Stellung wie die Webseite.

Die meisten Unternehmen nennen unterhalb der Kontaktdaten ihre verschiedenen Social-Media-Kanäle. So gelangt der Empfänger mit einem Klick auf das gewünschte Social-Media-Profil. Ob nur der Link zum Kanal genannt wird oder Social-Media-Icons verwendet werden, ist Geschmackssache. Aber achtet darauf, dass ihr auch nur die Kanäle nennt, die ihr aktuell betreibt. Ansonsten wirkt es unprofessionell und veraltet, wenn der letzte Post vor drei Jahren abgesetzt wurde.

Wer seine E-Mail personalisieren möchte, kann auch ein Foto von sich neben den Kontaktdaten einbauen.

Die E-Mail ist ein anonymes Medium. Mit einem persönlichen Touch könnt ihr aus der Masse der täglich eintreffenden Mails hervorstechen.

Um die Aufmerksamkeit des Empfängers, der sich vor allem bei Erstkontakt die Signatur genauer anschauen wird, auf weitere Firmenangebote zu lenken, fügen manche Unternehmen noch Banner oder einen kurzen Fließtext mit Link in die Signatur ein. Ein guter Platz ist zwischen der Grußformel und den Kontaktdaten, da der Leser automatisch die Botschaften wahrnimmt, bis er zu den Kontaktdaten gelangt.

Möglichkeiten:

  • Kurzprofil: Anstelle des reinen Firmennamens könnt ihr eure Firma in ein bis zwei Sätzen kurz vorstellen und ggf. auf weitere Webseiten von euch verlinken.
  • Print: Ihr habt eine neue Broschüre herausgebracht? Dann führt diese inklusive Link kurz auf.
  • Newsletter: Einige weisen in ihrem Abspann auf ihren Newsletter hin. Dort ist besondere Sorgfalt erforderlich, da für den Newsletter-Empfang die Einwilligung des Empfängers nötig ist.
  • Banner: Viele fügen in ihrer Signatur einen kleinen Banner ein, der zum Beispiel auf anstehende Events, Messen oder Webinare verweist, inklusive der passenden Webseite.
  • Brandkampagne oder neues Produkt: Hier verweist ihr auf euer Unternehmen oder euer neues Produkt. Auch Zusatzleistungen zum Produkt oder Serviceleistungen finden Platz. Wichtig ist nur, dass ihr vorher geklärt habt, ob diese Bewerbung zulässig ist.
  • Zufriedenheitsumfrage: Lohnt sich ab und zu mal als Banner einzufügen mit dem Aufruf “Bewerte uns gern bei Gelegenheit”.
  • Employer Branding: Der Hinweis, dass Stellen ausgeschrieben sind, oder konkrete Jobangebote können hier aufgeführt werden.

Die Möglichkeiten sind so vielfältig wie die Gesprächspartner

verrät Tao Bauer und verweist auf die wohl wichtigste Frage:

Darf ich an meinem Empfänger diese Mail auch schreiben?

Wenn ihr diese Frage mit ja beantworten könnt, dann dürft ihr die Mail auch werblich ausgestalten.

Die Marketingziele können ganz unterschiedlich sein:

  • mehr Fans und Follower in Social Media generieren
  • Content Marketing durch Verlinkung auf verschiedene Blogartikel
  • Leadgenerierung

Bei allen Informationen, die ihr in der Signatur unterbringen wollt, solltet ihr vorab prüfen, ob die Platzierung und Bewerbung in der Mail rechtlich zulässig ist. Denn unerlaubte Werbung kann schnell teuer werden, vor allem, wenn eine vorherige Zustimmung des Empfängers vorhanden sein muss oder dieser Werbung untersagt hatte.

Ein Tipp von Tao Bauer: Bei automatisch generierten Mails wie Autorespondern, Eingangsbetätigungen etc. sollte keine Werbung enthalten sein. Denn der Empfänger könnte vorab schriftlich mitgeteilt haben, dass er keine Mails mit Werbung erhalten möchte. Erhält er daraufhin eine automatisch generierte Mail mit Werbung, ist das verboten. Es habe dazu bereits ein Urteil gegeben.

Seid ihr in verschiedenen Ländern aktiv, so gibt es pro Land unterschiedliche rechtliche Vorgaben – in Österreich ist es wieder anders als in der Schweiz oder in den USA. Informiert euch daher über die jeweilige Gesetzeslage und passt die E-Mail-Signaturen entsprechend an.

Weitere Elemente, die häufig in E-Mail-Signaturen zu finden sind:

  • Sprüche: Ob Slogan, Motto oder Weisheiten: Überlegt euch gut, ob und welche ihr abbildet. Zu abgedroschen wirkt eher langweilig. Kreativ kann positiv überraschend sein und dazu führen, dass man sich den Absender im Gedächtnis behält.
  • Wettbewerbssiegel: Ihr habt bei einem Gründerwettbewerb gewonnen? Dann fügt das Siegel in die Signatur ein.
  • Teilzeit: Ihr seid nur an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Uhrzeiten erreichbar? Dann könnt ihr das in einer Zeile mitteilen und der Empfänger ruft euch nicht unnötig an. Aktuell sind auch Zusätze wie Ich befinde mich zur Zeit im Homeoffice, bin aber wie gewohnt erreichbar zu lesen.
  • Disclaimer: In ein bis zwei Sätzen weisen die Absender auf sensible Daten in der Nachricht hin, mit der Bitte, die Mail zu löschen, wenn man nicht der gemeinte Empfänger sein sollte. Ein solcher Disclaimer ist möglich, aber nicht nötig, da dieser Satz nicht automatisch rechtsverbindlich ist.

Die Banner und anderen graphischen Elemente sollten nicht standardmäßig eingebunden sein, sondern variieren, um eine größere Aufmerksamkeit zu generieren.

Achtet unbedingt auf Aktualität der Elemente. Habt ihr viele Mitarbeiter und verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Signaturen? Legt genau fest, wer die Vorgaben für die Signaturen macht, wer diese umsetzt und die Mitarbeiter über Veränderungen im Design, bei den Kontaktdaten oder bei anderen Inhalten informiert. Nur so kann ein stimmiger Außenauftritt entstehen.

Als kleines Unternehmen könnt ihr für die Erstellung einer E-Mail-Signatur kostenlose Signatur-Generatoren verwenden. Oder euer IT-ler erstellt Basis-Signaturen, die ihr dann jeweils passend zur Zielgruppe mit oder ohne Werbung manuell in eurem Mailprogramm auswählen müsst. Für jede Abteilung könnt ihr andere Signaturen erstellen (lassen), die unterschiedliche Botschaften enthalten. Tao Bauer von Mailtastic weist noch auf einen wichtigen Punkt hin:

Wichtig ist, dass die Darstellung in den meisten Mailprogrammen auf dem Desktop sowie mobil bei euren Mailempfängern gut ausschaut. Verwendet daher lieber Standardschriften wie die Arial als eigene Hausschriften, die andere Programme schwer darstellen können.

Je mehr Mitarbeiter ihr im Unternehmen beschäftigt, desto aufwändiger wird es, die E-Mail-Signaturen zu pflegen und regelmäßig mit passenden Kampagnen zu bestücken. Mit geeigneter Technologie könnt ihr diesen Prozess vereinfachen. Für größere Firmen ab 20 Mitarbeitern bieten Start-ups wie Mailtastic eine Software, mit der die Signaturen weitestgehend automatisiert  angelegt, gepflegt und mit passenden Kampagnen ausgestattet werden können.

Fazit: Deshalb ist eine ordentliche E-Mail-Signatur wichtig

Eine E-Mail-Signatur ist mehr als nur eine berufliche Pflichtangabe. Der Empfänger kann schnell erkennen, ob es sich um einen seriösen Absender handelt und erhält gleichzeitig einen schnellen Überblick über Firma und Position des Absenders. Darüber hinaus lassen sich auch schnell weitere zulässige Informationen platzieren, wie Social-Media-Kanäle, die neue Anschrift des bald eröffneten zweiten Büros oder ein Hinweis auf die nächste Veranstaltung. So kann der Empfänger seine Kontakte fast automatisch aktuell halten.

Generell solltet ihr darauf achten, dass ihr die E-Mail-Signatur nicht überfrachtet, indem ihr zu viele Botschaften auf einmal in dem Abspann unterbringen wollt. Das Wichtigste bleiben die Kontaktdaten: Diese könnt ihr natürlich schön in eurem Corporate Design abbilden, um eure E-Mail elegant abzuschließen und eine schwarze Bleiwüste am Ende zu vermeiden. Denn während bei postalischer Korrespondenz der Briefkopf des Briefpapiers inklusive Logo und die Stärke des Papiers für Eindruck sorgen, könnt ihr bei einer Mail abgesehen von eurem Text nur mit Struktur und der E-Mail-Signatur am Schluss der Nachricht positiv und farblich auffallen.

Das Beste kommt zum Schluss? Das ist möglich.