Zeit, die Sie in Buchhaltungsarbeit investieren, verlieren Sie für Ihr Kerngeschäft, beispielsweise für die Kundenakquise. Gerade in der Startphase eines Unternehmens ist Ihre eigene Arbeitszeit überaus wertvoll.
Steuerberater und Buchhalter sind Fachleute auf ihrem Gebiet und arbeiten kompetent und schnell. Der Buchhaltungs-Laie verliert dagegen bei der Buchhaltung zu viel Zeit. Bis Sie sich mit den Grundlagen der Buchhaltung einigermaßen vertraut gemacht haben, hätte Ihr Steuerberater oder Buchhalter wahrscheinlich schon die Belege mehrerer Monate für Sie verbucht.
- Buchhaltungsspezialist durch fundierte Ausbildung sowie Berufserfahrung
- Beherrscht auch das komplexe Feld der Lohnbuchhaltung
- Arbeitet mit modernen Buchhaltungsprogrammen
- Wichtige steuerliche Fristen werden nicht vergessen: Umsatzsteuervoranmeldung und Steuererklärungen.
- Der Steuerberater findet zusätzlich Möglichkeiten, Steuern zu sparen.
Der Zeitgewinn durch professionelle Buchhaltung und mögliche Steuerersparnisse wiegen die Kosten von Buchhaltungsbüros und Steuerberatern in der Regel auf. Nutzen Sie Ihre wertvolle Zeit lieber für den Aufbau Ihres Unternehmens.
| Voraussetzungen für Buchhaltung und Büro
Statt sich kleinteilig mit den Geheimnissen von Konten und Buchungssätzen zu befassen, sollten Sie am Anfang zunächst die grundlegende Organisation Ihrer Buchhaltung und Ihres Büros in Angriff nehmen. Beratung für die Buchhaltungsorganisation erhalten Sie von Buchhaltungsbüros oder vom Steuerberater. Schaffen Sie sich eine gute Infrastruktur mit Geschäftskonto und Buchhaltungsprogramm:
- Nutzen Sie ein Geschäftskonto: Trennen Sie private und berufliche Finanzen
- Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware: Sie automatisiert Abläufe in der Buchhaltung und garantiert rechtssichere Rechnungen
- Die Software sollte einen Zugang für Steuerberater und Buchhalter haben für einen optimalen Datenaustausch.
Mit einem Geschäftskonto vermeiden Sie Einblicke des Finanzamts in Ihre Privatsphäre. Da nur geschäftliche Buchungen anfallen, sparen Sie gleichzeitig bei den Buchhaltungskosten. Alternativ zur Buchhaltungssoftware können Sie auch eine Rechnungssoftware verwenden. Auch moderne Rechnungsprogramme haben in der Regel Buchhaltungsfunktionen, die für kleine Unternehmen oder Freiberufler völlig ausreichend sind. Unser Buchhaltungssoftwarevergleich und Rechnungssoftwarevergleich helfen Ihnen bei der Wahl des besten Programms.
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| Kosten sparen im Buchhaltungsablauf
Hier zeigen wir Ihnen, wie optimale Buchhaltungsabläufe grundsätzlich funktionieren sollten. Der Trend in der Buchhaltung geht in Richtung papierloses Büro und digitale Buchhaltung. Gleichwohl lässt sich Buchhaltung mit Pendelordnern nicht immer vermeiden. Daher stellen wir beide Abläufe vor.
Digitale Buchhaltungsabläufe
Die digitale Buchhaltung vereinfacht den Buchhaltungsablauf enorm:
- Erstellung von Rechnungen auf Knopfdruck
- Digitalisierung von Belegen: Papierrechnungen und Quittungen werden per App eingescannt
- Automatisches Buchen von Belegen
- Automatischer Abgleich von Belegen mit dem Bankkonto
- Zugriff des Steuerberaters auf die Daten in komplizierten Fällen
Der Steuerberater holt sich über die Buchhaltungsschnittstelle am Monatsende die Daten. Daraus erstellt er die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) und die betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA). Ein rein digitaler Ablauf bietet den Vorteil, dass Sie große Teile der Buchhaltung selber machen bzw. automatisiert durchführen lassen. Sie sollten daher versuchen, soviel wie möglich digital zu machen. Leider lassen sich Belege aus Papier nicht immer vermeiden.
Optimale Buchhaltungsabläufe mit Belegen und Ordnern
Daher zeigen wir Ihnen hier, wie die Buchhaltung mit Belegen funktioniert. Sammeln Sie Ihre Belege nicht in einem Schuhkarton, sondern heften Sie diese in der Ablage ab. Dieser kleine Zeitaufwand lohnt sich. Sie behalten den Überblick über Ihre Geschäftsvorfälle und Ihr Steuerberater oder Buchhalter braucht weniger Zeit, die Belege zu bearbeiten. Für Buchhaltungslaien zeigen wir jetzt, wie Sie Ihre Belege für Steuerberater und Buchhalter richtig vorbereiten.
Sortieren Sie Ihre Bankauszüge von alt nach neu aufsteigend in einen Ordner oder auf einen Heftstreifen. Der Auszug 1 Blatt 1 liegt ganz unten, darauf Auszug 1 Blatt 2, darüber Auszug 2 Blatt 1 usw. Wenn Sie die Auszüge sofort einheften, nachdem Sie sie kontrolliert haben, legen Sie also immer den neuesten oben auf den Stapel. Hinter jeden Kontoauszug fügen Sie die Belege zu den einzelnen Kontobewegungen ein und schon sind die Bankbelege fertig. Ihr Steuerberater oder Buchhalter kann direkt mit der Kontierung und Verbuchung starten und Sie brauchen nicht die Buchhaltung selber machen.
Buchhaltung selber machen? Vorlagen nutzen
Geschäftsbriefe, Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Angebote und viele weitere Vorlagen für den Geschäftsbetrieb und die Buchhaltung haben wir Ihnen hier zusammengestellt:
Sie müssen nicht zwingend eine Kasse führen, nur weil Sie Belege auch mal bar bezahlen. Barbelege und Quittungen sollten Sie chronologisch aufsteigend sortieren. Mit EC- oder Kreditkarte bezahlte Belege gehören allerdings in die Bankbelege – zumindest, wenn das bezogene Institut Ihr Geschäftskonto sein sollte.
Wenn Sie über eine Geschäftskasse verfügen, müssen Sie auch ein Kassenbuch führen. Je nach Umfang Ihrer Bargeschäfte werden Sie den Kassenstand täglich, wöchentlich oder monatlich überprüfen und dies protokollieren. Für die Buchhaltung reicht in der Regel die chronologische Auflistung der monatlichen Bargeschäfte nebst den dazugehörigen Belegen.
Unbedingt beachten sollten Sie jedoch, dass eine Kasse immer einen Bargeldbestand widerspiegelt. Ein negativer Saldo ist daher unmöglich – Ihr Portemonnaie können Sie ja auch nicht überziehen. Mehr dazu zum Thema GOBD-Kasse.
Wenn Sie auf den Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen, sollten Sie Ihre am Monatsende noch unbezahlten Eingangsrechnungen ebenfalls den Buchhaltungsbelegen für den Steuerberater oder Buchhalter beifügen. Die hier ausgewiesene Umsatzsteuer Ihrer Lieferanten dürfen Sie nämlich bereits im Monat der Rechnungserstellung als Vorsteuer dem Finanzamt gegenüber geltend machen – auch wenn Sie nicht bilanzieren, sondern nur eine EÜR erstellen. Sollten Sie bilanzierungspflichtig sein, müssen Sie mindestens die am Jahresende noch offenen Eingangsrechnungen einreichen, damit sie als Verbindlichkeiten in Ihre Bilanz aufgenommen werden können.
Beachten Sie die Pflichtangaben einer Rechnung gem. § 14 UStG, wenn Sie eine Rechnung erstellen. Forderungen müssen Sie nur ausweisen, wenn Sie eine Bilanz erstellen. In diesem Fall benötigt Ihr Steuerberater oder Buchhalter mindestens die am Jahresende noch offenen Ausgangsrechnungen, um sie als Forderungen in Ihre Bilanz aufzunehmen. Bei der Erstellung der Einnahme-Überschussrechnung genügt es, wenn Sie die Rechnung als Beleg hinter den Kontoauszug mit dem entsprechenden Zahlungseingang heften.
