Fuhrparkmanagement: Fuhrpark effizient verwalten

Bei der Verwaltung eines Fuhrparks müssen Sie neben der Verkehrssicherheit Ihrer Firmenwagen auch rechtliche und steuerliche Aspekte sowie den Datenschutz im Blick behalten. Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Punkte des Fuhrparkmanagements auf. 

1. Was ist ein Fuhrpark?

Der Fuhrpark oder die Flotte umfasst sämtliche Fahrzeuge, die im Besitz eines Unternehmens sind. Bei Speditionen sind es die LKWs, bei Bauunternehmen die Baustellenfahrzeuge, in der Landwirtschaft Traktoren oder sonstige landwirtschaftliche Fahrzeuge, bei Vertriebsorganisationen sind es die Dienstfahrzeuge der Außendienstmitarbeiter.

Im Fuhrpark gibt es zwei Typen von Fahrzeugen:

  • Dienstwagen, die nur von einer Person gefahren werden,
  • Poolfahrzeuge, die von mehreren Personen benutzt werden.

Zum Start des Unternehmens gibt es vielleicht nur ein Fahrzeug. Wächst das Unternehmen und mehr Fahrzeuge kommen, steigen die Verwaltungsaufgaben und Kosten im Zusammenhang mit dem Fuhrpark.

2. Fuhrparkmanagement: die wichtigsten Aufgaben

Ein Fuhrpark muss wirtschaftlich geführt werden und rechtlichen Bestimmungen genügen. Daraus ergeben sich für das Fuhrparkmanagement folgende Aufgaben:

  • Führen der Fahrzeug-Akten: Fahrzeugbrief, Kaufverträge, Leasingverträge, Kfz-Versicherungsunterlagen
  • Eventuell eine Flottenversicherung für den gesamten Fuhrpark abschließen
  • Regelmäßige Wartung der Fahrzeuge
  • Routenplanung und Belegungskalender für Poolfahrzeuge
  • Kontrolle des Tankverhaltens
  • Führen der Fahrtenbücher
  • Führerscheinkontrolle der Fahrer
  • Einhaltung von Sicherheitsregeln: Ladungssicherheit, Briefing der Fahrer

Wie bei einem einzelnen Firmenwagen stellt sich auch für die Fahrzeuge im Fuhrpark die Frage der Versteuerung des geldwerten Vorteils bei einer möglichen privaten Nutzung. 

Wer übernimmt die Fuhrparkverwaltung?

Je nach Größe der Fahrzeugflotte kann das Fuhrparkmanagement intern im Unternehmen durch Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter erfolgen. Dann brauchen Sie gute Hilfsmittel, beispielsweise eine Software für das Fuhrparkmanagement. Oder das Unternehmen beauftragt einen externen Dienstleister mit der Verwaltung des Fuhrparks. Häufig sind das Leasinggesellschaften oder die Fuhrpark-Abteilungen großer Automobilhersteller.

3. Fuhrparkmanagement mit Excel oder Software?

In der Praxis wird die Fuhrparkverwaltung häufig mit Excel erledigt. Das mag vielleicht bei kleinen Fuhrparks funktionieren. Allerdings hat Excel grundsätzliche Probleme: Dazu zählen die Unübersichtlichkeit und die Gefahr des unbeabsichtigten Löschens von Daten. Ein mit Excel geführtes Fahrtenbuch ist beispielsweise nicht rechtssicher. Wer Excel nutzt, muss viele Arbeiten manuell vornehmen und häufig zusätzlich Papierakten anlegen. Auch eine Führerscheinkontrolle muss manuell erfolgen.

Eine gute Fuhrparksoftware bietet Unternehmen dagegen eine Vereinfachung der Abläufe mit folgenden Funktionen:

  • Digitale Verwaltung aller Fahrzeuge
  • Kostenkontrolle durch digitale Belegerfassung
  • Integrierte Führerscheinkontrolle
  • Rechtssichere Fahrtenbücher, die eine automatische Aufzeichnung von Fahrten erlauben
  • Routenplanung und Routendokumentation sowie Fahrzeugortung

Informieren Sie sich im Detail über die Möglichkeiten einer Software im Rahmen des Flottenmanagements.

4. Den Fuhrpark finanzieren

Bereits beim einzelnen Firmenwagen stellt sich die Frage, ob Kauf oder Leasing die bessere Wahl ist. Genauso verhält es sich beim Fuhrpark. Wichtige Vorteile beim Leasing der einzelnen Fahrzeuge sind die geringe Kapitalbindung und die Schonung der Liquidität. Nachteilig sind die vertraglichen Verpflichtungen, die sich daraus ergeben und der damit verbundene höhere Verwaltungsaufwand.

Daher bieten Automobilhersteller und Leasinggesellschaften maßgeschneiderte Angebote speziell für Fuhrparks, die zum Teil auch Dienstleistungen im Bereich Fuhrparkmanagement umfassen.

5. Rechtliche Herausforderungen beim Fuhrpark

Die Frage der Halterhaftung, der Datenschutz (DSGVO) sowie die Frage der Steuern beim Fuhrpark zählen zu den wesentlichen rechtlichen Herausforderungen.

Halterhaftung

Nehmen wir an, ein Außendienstmitarbeiter verursacht mit seinem Dienstwagen einen Unfall und es stellt sich heraus, dass der Wagen nicht verkehrssicher war. Dann haftet der Unternehmer für die entstandenen Schäden. Die Halterhaftung fordert daher vom Unternehmer:

  • Regelmäßige Wartung des Fahrzeugs: Der Wagen muss verkehrssicher sein!
  • Wichtige Utensilien sind im Fahrzeug stets vorhanden: Warndreieck, Sicherheitsweste, Verbandskasten
  • Führerscheinkontrolle, wenn Mitarbeiter ein Poolfahrzeug übernehmen.
  • Nachweis über die Belehrung der Fahrer und ihre Pflichten: Hier ist ein Dienstwagenüberlassungsvertrag oder ein Vertragszusatz für die Pflichten beim Nutzen eines Poolfahrzeugs sinnvoll.
  • Nachweisliche Einhaltung von Lenk- und Ruhezeiten. Das ist insbesondere bei Speditionen wichtig.

Datenschutz und DSGVO

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt die Aufzeichnung und Speicherung personenbezogener Daten. Beim Fuhrpark kommt die DSGVO ins Spiel, weil moderne Systeme des Fuhrparkmanagements Flottenfahrzeuge orten können. Auch hier unterstützt eine moderne Flottenmanagementsoftware die Fuhrparkverantwortlichen, um alle Datenschutzregelungen einzuhalten.

6. Steuern beim Fuhrpark

Ob Dienstwagen oder Poolfahrzeug, die Frage der Versteuerung stellt sich auch hier. Grundsätzlich versteuert ein Unternehmer den geldwerten Vorteil der privaten Nutzung eines Fuhrpark-Fahrzeugs mit der 1% Regelung oder dem Fahrtenbuch. Sobald das Fuhrpark Fahrzeug zu mehr als 50% betrieblich genutzt wird, empfiehlt sich die Versteuerung mit dem Fahrtenbuch.

Gerade beim Poolfahrzeug ist ein Fahrtenbuch besonders sinnvoll. Denn diese Fahrzeuge sind ja rein für betriebliche Zwecke gedacht. Häufig untersagt der Unternehmer per Vertrag die private Nutzung eines Poolfahrzeugs. Ein gut geführtes Fahrtenbuch ist hier besonders wichtig, um gegenüber dem Finanzamt die rein betriebliche Nutzung nachzuweisen.

TIPP

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Fahrtenbuch vs. 1%-Regelung

7. Den Fuhrpark versichern

Fahrzeuge eines Fuhrparks müssen nicht unbedingt einzeln versichert werden. Bereits ab 3 Firmenfahrzeugen gibt es Kfz-Versicherungen in Gruppenverträgen, was die Verwaltung einfacher macht. Gruppenverträge bieten auch Kostenvorteile bei den Versicherungsbeiträgen. Hier gibt es verschiedene Alternativen. Hier ein Beispiel, wie das in der Praxis gemacht werden kann.

  • Kleine Flotten (3 bis 9 Fahrzeuge): Einheitlicher Schadensfreiheitrabatt, neu hinzukommende Fahrzeuge werden günstiger eingestuft
  • Mittlere Flotten (10 bis 29 Fahrzeuge): Einheitlicher Beitragssatz anhand der Schadensquote der letzten 3 Jahre
  • Große Flotten (ab 30 Fahrzeugen): Feste Prämie nach Fahrzeug und Leistungsklasse

Flottenversicherungen versichern alle Arten von Fahrzeugen: vom PKW, LKW, Transportfahrzeugen, landwirtschaftlichen Nutzfahrzeugen oder Bussen bis zu Motorrädern, Quads und Pedelecs.

Fazit: Verwalten Sie Ihren Fuhrpark möglichst einfach

Ein Fuhrpark macht Arbeit, weil er viele Verpflichtungen mit sich bringt. Verpflichtungen gegenüber dem Leasinggeber, gegenüber dem Gesetz im Hinblick auf die Halterhaftung sowie gegenüber dem Finanzamt, was die Versteuerung privater Fahrten ausmacht. Unternehmen, die groß genug sind, delegieren das Fuhrparkmanagement an einen externen Dienstleister. Digitales Fuhrparkmanagement mit einer Software ist dagegen auch für kleine Unternehmen eine gute Lösung.

Flottenmanagement-Software im Vergleich