Flottenmanagement: Software im Vergleich

Flottenmanagement umfasst alle Verwaltungsaufgaben, die ein Fuhrpark mit sich bringt:

• Führung der Fahrzeug-Akten
• Tägliche Wartung 
• Gewährung der Verkehrssicherheit von Transporten
• Überwachung der Kfz-Kosten
• Verwaltung von Tankkarten und Kontrolle des Tankverhaltens
• Einhalten der Konditionen im Leasingvertrag: Laufzeiten, Verrechnung Mehr-Killometer bzw. Minderkilometer, Rückgabemodalitäten
• Routenplanung und Buchung der Poolfahrzeuge
• Führerscheinkontrolle
• Verwaltung der Fahrtenbücher der Flotte

Die Anforderungen sind von Branche zu Branche unterschiedlich. Im Außendienst ist es vor allem die effiziente Routenplanung. Im Flottenmanagement für LKWs in Speditionen stehen ein wirtschaftliches Tankverhalten, das Einhalten von Pausen, die Ladungssicherheit oder der optimale Ablauf beim Beladen und Entladen im Mittelpunkt.

Wer übernimmt das Flottenmanagement?

Ist das Unternehmen klein, erledigt der Unternehmer das Flottenmanagement meist selbst oder mit eigenem Büropersonal. Ab einer bestimmten Größe der Flotte braucht ein Unternehmen einen Fuhrparkmanager. Die Qualifikationen für den Fuhrparkmanager können beispielsweise bei der IHK erworben werden. Wächst die Flotte immer weiter, gibt es auch die Möglichkeit, das Flottenmanagement an einen Dienstleister auszulagern. Solche Dienstleister sind zum Beispiel Leasing-Firmen, Automobilhersteller oder große Autovermietungen.

Wenn kleine Unternehmen ihr Flottenmanagement selbst vornehmen, lohnt sie eine gute Flottenmanagement-Software, um Zeit zu sparen und alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

Verwaltungsaufgaben, Routenplanung und Fahrzeugortung sowie die Führung der Fahrtenbücher zählen zu den wesentlichen Aufgaben des Flottenmanagements. In der Praxis arbeiten Unternehmen häufig noch mit Excel. Damit lassen sich vielleicht noch Teile der Verwaltungsaufgaben erledigen. Sobald mehrere Mitarbeiter am Flottenmanagement beteiligt sind, ist jedoch eine Flottenmanagement Software sinnvoll.

Verwaltungsaufgaben

Eine gute Fuhrparksoftware bietet im Bereich Verwaltung:

• Digitale Fahrzeugakte: Hier können Unternehmer für jedes Fahrzeug Kauf-, Leasingverträge, sowie Unterlagen für die Kfz-Versicherung hinterlegen. Auch durchgeführte Wartungsarbeiten können hier protokolliert werden.
• Digitale Aufzeichnung von Kfz-Kosten: Anwender können ganz einfach Tankbelege und Rechnungen ins System hochladen, Kosten zu einzelnen Fahrten und Routen zuordnen oder Kostenstatistiken führen.
• Fahrzeugbuchung: Mit einem Buchungsmodul kann der Unternehmer Poolfahrzeuge für bestimmte Mitarbeiter reservieren.
• Digitale Führerscheinkontrolle: Gerade bei Poolfahrzeugen ist die digitale Führerscheinkontrolle wichtig. Häufig werden hier Chips an den Führerscheinen der Mitarbeiter angebracht.
• Integrierte Tankkarten: Manche Softwareanbieter haben Vereinbarungen mit Tankstellen geschlossen. Mit Tankkarten verwalten und überwachen Sie die Tankvorgänge ganz einfach zentral und ohne Papierkram.

Fahrzeugortung

Eine moderne Flottenmanagement-Software ist GPS-gestützt. Damit dokumentieren Sie Routen und gefahrene Strecken. Poolfahrzeuge lassen sich jederzeit präzise orten. Im Transportwesen können Unternehmer Ladevorgänge optimieren, wenn sie wissen, wann ein Fahrzeug am Ladeort eintreffen wird. Auch für den Diebstahlschutz kann die Ortung verwendet werden, wenn das System Fahrzeugbewegungen in vorgesehenen Ruhezeiten wahrnimmt.

Manche Systeme zeichnen auch Telemetriedaten der einzelnen Fahrten auf. Das sind Daten wie Geschwindigkeit, Beschleunigungsverhalten, Bremsverhalten und Kraftstoffverbrauch. Diese Aufzeichnungen sollen für wirtschaftliches Fahren sorgen.

Routenplanung

Auch die Routenplanung ist eine wichtige Funktion moderner Flottenmanagementsysteme. Damit optimieren Sie die Reisezeiten. Transporteure sorgen so für wirtschaftliche Transporte. Vertriebsmitarbeiter koordinieren damit ihre Kundenbesuche.

Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch benötigen Unternehmer für die Abgrenzung von privaten und betrieblichen Fahrten. Denn private Fahrten müssen als geldwerter Vorteil vom jeweiligen Fahrer versteuert werden. Sobald ein Mitarbeiter sein Dienstfahrzeug zu mehr als 50% betrieblich nutzt, ist die Versteuerung mit dem Fahrtenbuch in der Regel besser. Bei Poolfahrzeugen, die normalerweise ohnehin nicht privat genutzt werden dürfen, dient das Fahrtenbuch der Dokumentation der rein betrieblichen Nutzung gegenüber dem Finanzamt.

Ein Fahrtenbuch zu führen ist aufwendig und liefert bei Betriebsprüfungen häufig Anlass für Beanstandungen. Ein rechtssicheres Fahrtenbuch, integriert in eine Flottenmanagementsoftware, sorgt für zeitsparendes Aufzeichnen von Fahrten und schafft die Grundlage für eine optimale Versteuerung des Flottenfahrzeugs.

Der Trend bei den Anbietern von Flottenmanagement-Software geht in Richtung SaaS Lösung in der Cloud. Wir stellen Ihnen hier 5 ausgewählte Angebote vor, und zwar Avrios, AZOWO, Carano, Fleetscape IP sowie VIMCAR.

Entscheidend für die optimale Auswahl ist die Testphase, die jeder Unternehmer vor dem Kauf nutzen sollte.