Meetings: Fünf Tipps für einen effizienten Austausch



Kein Start-up kommt um Meetings herum. Diese sind auch notwendig, um gemeinsam als Team Erfolge auszuwerten, aus Fehlern zu lernen und das weitere Vorgehen zu besprechen. Die Herausforderung dabei: Meetings straff zu organisieren, damit sie nicht zu ständigen Zeitfressern werden. Wir geben euch ein paar Tipps mit auf den Weg, wie genau das gelingt.

Meetings sind vorteilhaft, bereichernd und zielführend – vorausgesetzt sie verkommen nicht zum Kaffeeklatsch und dauern mehrere Stunden, so dass danach kaum noch Zeit für die eigentlichen Aufgaben bleibt. Damit es zu einem produktiven Austausch mit den Kollegen kommt, solltet ihr auf ein paar Punkte achten.

#1 Die richtige Uhrzeit finden

Viele Teams verlegen ihre Meetings in die Abendstunden. Dann, wenn das hektische Alltagsgeschäft zur Ruhe kommt. Das ist nur allzu verständlich und ergibt in der Theorie auch am meisten Sinn.

In der Praxis aber ist es keine gute Idee, Meetings auf den Abend zu verlegen. Bei vielen Menschen ist die Konzentration zu dieser Zeit schlechter als beispielsweise morgens. Schließlich war der Arbeitstag bereits erschöpfend genug.

Meetings
Haltet wichtige Meetings lieber am Vormittag ab, wenn alle Beteiligten noch voll bei der Sache sind. (Foto: piktochart)

Entsprechend verständlich ist daher, dass jeder Mitarbeiter schnellstmöglich nach Hause kommen möchte und höchstwahrscheinlich mit den Gedanken bereits dort ist, während sie sich durch das Meeting schleppen.

Versucht stattdessen eure Meetings über den Tag verteilt oder idealerweise am Vormittag abzuhalten, wenn ihr noch frisch und munter seid.

#2 Haltet die Meetings kurz

Mehrstündige Meetings sind ermüdend und wenig zielführend. Diese Probleme vermeidet ihr, indem ihr von vornherein kommuniziert, worum es in dem bevorstehenden Meeting gehen wird. Das könnt ihr zum Beispiel in einer kurzen Rundmail machen, in der ihr eine Agenda und die zeitlich vorgesehenen Slots für die einzelnen Themen und Redner bekanntgebt.

#3 Bringt Struktur rein

Noch effizienter und kürzer gestaltet ihr Meetings, indem ihr jeden Kollegen darum bittet, sich selbst und vorab Gedanken darüber zu machen, was er oder sie sagen möchte. Zusammen mit der bereits erwähnten Agenda ist das eine hervorragende Möglichkeit, den Redeanteil jedes Einzelnen möglichst kurz zu halten. Diese Methode dient nicht dazu, anderen den Mund zu verbieten, sondern ein Klima der Fairness und Effizienz herzustellen.

Zur Veranschaulichung nehmen wir einmal an, dass euer Team aus zehn Leuten besteht. Wenn jeder einen Redeanteil von 15 Minuten hätte, würde ein Meeting 150 Minuten dauern – zweieinhalb Stunden also, was viel zu lang ist. Obwohl der Redeanteil pro Person mit 15 Minuten auf den ersten Blick kurz wirkt. Euer Ziel sollte es also sein, das Ganze noch kürzer zu halten, damit die Meetings nicht ausufern.

#4 Moderiert das Meeting

Für strukturierte Meetings braucht ihr einen Moderator. Jemanden, der die Gespräche führt, allzu redselige Teammitglieder an ihre Zeitbeschränkungen erinnert und darauf achtet, dass die Agenda Punkt für Punkt besprochen wird. Deshalb muss der Moderator jemand sein, der sich diese dominante Aufgabe zutraut.

  • Extra-Tipp: Bittet jemanden aus dem Team, die wesentlichen Punkte des Meetings schriftlich zu protokollieren. Auf diese Weise könnt ihr euch die Fortschritte aus dem Meeting auch dann wieder in Erinnerung rufen, wenn Gesagtes bereits vergessen ist.

Hierbei hat sich die Metaplan-Technik bewährt: Dabei arbeitet der Moderator mit Flipboards, Stell- oder Plakatwänden. Die Teilnehmer des Meetings rufen dem Moderator Ideen, Vorschläge und Anregungen zu oder teilen diese über Karten mit.

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Eine gute Moderation spart euch viel Zeit. (Foto: piktochart)

Die Impulse bringt der Moderator dann in Form von Klebezetteln an. Anschließend werden die gesammelten Informationen gemeinsam bewertet und entsprechend priorisiert. Der Moderator fasst die Erkenntnisse final zusammen.

#5 Erspart euch unnötige Meetings

Das ist der wohl wichtigste Tipp, um eure Meetings und eure Zeit generell effizienter zu gestalten. Wie andere Gewohnheiten auch können sich Meetings nämlich schnell zu Selbstläufern entwickeln, die eigentlich unnötig sind.

Das gilt insbesondere für Besprechungen, die in einer akuten Zeit notwendig waren, nun aber ihren Sinn verloren haben. So war es für euch zum Beispiel in der ersten Zeit der Gründung sinnvoll, jede Woche ein Meeting zum Thema Workflow abzuhalten.

Mittlerweile aber ist das Team so gut eingespielt, dass ihr effektiv zusammenarbeitet. Sicher, hier und da ließen sich noch Prozesse optimieren. Prüft jedoch, ob es dafür ein komplettes Meeting braucht oder ob ihr die Optimierungsideen nicht einfach in einem anderen Meeting aufnehmen könnt.

Wie führe ich auch große Meetings effizient?

Generell gilt: Je mehr Personen in einem Meeting sind, desto komplexer wird die Angelegenheit. Versucht daher, eure Meetings so klein wie möglich zu halten und nur diejenigen Personen dazu einzuladen, deren Anwesenheit auch erforderlich ist.

Lässt es sich einmal nicht vermeiden, dass ihr Meetings im größeren Rahmen abhaltet, bekommt die Veranstaltung automatisch einen Vortragscharakter. Das ist auch normal, schließlich kann bei vielen Personen nicht jeder zu Wort kommen.

Umso wichtiger ist es in einem solchen Fall, dass die Vortragenden mit Strategie und Struktur in das Meeting gehen. Dazu gehört auch, die Inhalte entsprechend spannend und unterhaltsam aufzubereiten, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aufrechtzuerhalten.

Meetings auf Augenhöhe abhalten

In einem Meeting sollte sich jeder Teilnehmer ernstgenommen fühlen. Daher ist es von hoher Bedeutung, dass ihr allen Mitarbeitern und Geschäftspartnern mit Respekt begegnet. So sollten sämtliche Vorschläge und Einwände im Rahmen der Zeitvorgaben berücksichtigt werden. Auch ist es sinnvoll, in jedem Meeting Platz für Feedback und Kritik zu lassen. So könnt ihr eure Treffen in Zukunft noch effizienter gestalten.

Euch interessiert das Thema Kommunikation: Hier findet ihr mehr zum Kommunikationstraining, zur Krisenkommunikation sowie zum Brainstorming.

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