Interne Kommunikation für Unternehmer

Die interne Kommunikation im Unternehmen bezieht sich vor allem auf die Verständigung mit Mitarbeitern und Kollegen. Sie kann mithilfe verschiedener Instrumente wie dem Mitarbeitergespräch, E-Mails, Meetings oder gar einem Intranet optimiert werden.

Start-ups sollten bereits ab dem ersten Mitarbeiter wissen, wie man die interne Kommunikation im Unternehmen pflegt und was eine gute Personalführung ausmacht. Dazu gehören auch Strategien, um die interne Kommunikation effizient zu gestalten.

Was fällt unter die interne Kommunikation?

Die interne Kommunikation im Unternehmen gehört zu den wichtigsten Aufgaben im Rahmen der Personalführung. Wer sein Augenmerk auf eine gute interne Kommunikation legt, kann die Arbeitsatmosphäre positiv beeinflussen und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter ein einheitliches Unternehmensbild haben.

Ein weiterer Vorteil, den gute interne Kommunikation mit sich bringt, ist die Mitarbeitermotivation. Wer den regelmäßigen Dialog fördert, weiß, wo es Handlungsbedarf gibt und wo versteckte Potenziale liegen. Daraus ergibt sich auch die Chance, die Effizienz im Unternehmen steigern.

Interne Kommunikation ist aber auch ein Teil der Corporate Identity des Unternehmens. Sie hat das Ziel, ein „Wir-Bewusstsein" zu entwickeln. Dies führt zu einer gestärkten Unternehmenskultur, die einen Katalog von Verhaltensmustern und Normen etabliert. So tragen auch Mitarbeiter die Botschaften, die sie durch die interne Kommunikation im Unternehmen erhalten, nach außen. Optimal aufgestellt fördert interne Kommunikation ein einheitliches Selbstverständnis innerhalb des Unternehmens und wirkt unterstützend auf die Strategien des Unternehmens zur Positionierung.

Ganz allgemein betrachtet lässt sich interne Kommunikation auf Unternehmens-, Abteilungs- oder Teamebene strukturieren. Interne Kommunikation kann aber auch indirekt oder direkt, bilateral oder multilateral organisiert sein.

Interne Kommunikation: persönlich oder per Telefon

Es gibt zahlreiche Instrumente, die sich im Rahmen der Personalführung einsetzen lassen. Um den Austausch mit Mitarbeitern, Kollegen und insgesamt im Unternehmen zu organisieren, strategisch auszurichten und gegebenenfalls zu verbessern, bietet sich in erster Linie natürlich das persönliche Gespräch an.

Das Mitarbeitergespräch ist hierfür ein Muss. Mindestens einmal pro Jahr sollte sich der Vorgesetzte mit jedem Mitarbeiter zusammensetzen. Interne Kommunikation bedeutet hier, die bisherigen Leistungen und die künftigen Ziele zu besprechen. Aber auch die persönliche Zufriedenheit des Mitarbeiters und allgemeine Probleme sollten hier zum Gegenstand gemacht werden. Die Stimmung im Mitarbeitergespräch ist stets auch ein Gradmesser für die Arbeitsatmosphäre. Als Teil guter Personalführung dienen sie dem Dialog.

Auch das Telefon ist ein übliches Kommunikationsinstrument innerhalb des Unternehmens. Beim Telefonat unter Mitarbeitern stellt man sogar häufig fest, dass sich dringende Details so besser besprechen lassen, als per E-Mail. Denn viel zu oft werden Infos überlesen oder falsch verstanden. Besonders dann, wenn wichtige Fragen geklärt werden müssen, sollte man beim Kollegen persönlich vorbei gehen oder zum Hörer greifen, anstatt eine E-Mail zu verfassen.

Interne Kommunikation per E-Mail

Dennoch gehört die E-Mail zu der beliebtesten Form des gegenseitigen Austauschs. Doch so beliebt und alteingesessen die Kommunikation mit Kollegen per E-Mail ist, so viel Schindluder wird mit ihr getrieben. So ist es nicht verwunderlich, dass sich im Internet immer mehr Empfehlungen und Ratgeber im Umgang mit der E-Mail finden.

So wird dazu geraten, stets auf die Autovervollständigung des E-Mail-Programms im Adressfeld zu achten, sodass nicht versehentlich externe Menschen interne Kommunikation mitverfolgen können. Generell wird empfohlen, die Eile, die heutzutage in der Arbeitswelt mitschwingt, beim Verfassen von E-Mails herauszunehmen, um Fehler in der Rechtschreibung zu vermeiden und missverständliche Formulierungen nochmals prüfen zu können. Ebenfalls fehl am (Arbeits-)Platz sind emotionale E-Mails und jener privater Natur.

Der scheinbar zeitlose Standard für die interne Kommunikation wird aber zunehmend abgelöst von effizienten und zumeist kostenfreien webbasierten Programmen, wie Slack, eine Echtzeit-Nachrichten-Plattform, die das Zeitalter für die interne Kommunikation 2.0 einläuten.

Interne Kommunikation im Meeting

Auch regelmäßige Meetings sind ein wichtiger Bestandteil. Hier werden zumeist aktuelle Ergebnisse besprochen oder nach neuen Ideen gesucht. In der Regel nehmen mehr als zwei Personen an einem Meeting teil. So sollte das Meeting gut vorbereitet und ein zeitlicher Rahmen festgesetzt worden sein, damit hohe Teilnehmerzahlen das Meeting nicht unnötig in die Länge ziehen.

Im Internet finden sich zahlreiche Methoden, um diese Kommunikationsform so effizient wir möglich zu gestalten. Einige raten, dass alle Teilnehmer durchgehend stehen, damit sich alle kurzfassen. Andere empfehlen, dass nicht alle, die teilnehmen, auch aktiv mitreden müssen und einige in zweiter Reihe sitzen. Möchte man dennoch von außen etwas beitragen, kann man sich mit jemandem aus dem engeren Kreis austauschen. Eine weitere Gruppe ist der Meinung, dass Dritte, die mit dem aktuellen Thema nichts zu tun haben, sogar ganz dem Meeting fern bleiben sollten. Viele weitere Tipps variieren je nach Zielsetzung von Meetings und dem gängigen Vorgehen in Sachen interne Kommunikation.

Generell lässt sich aber festhalten, dass in jedem Fall vorab eine Agenda angefertigt werden sollte, die in Stichpunkten festhält, welche Themen zu besprechen sind. Das Zeitfenster sollte festgelegt und wenn möglich auch nicht überschritten werden. Darüber hinaus empfiehlt sich ein Protokoll, das anschließend an alle Teilnehmer ausgehändigt wird. Fazit: Nur gut strukturierte Meetings bieten auch wirklich einen Mehrwert und verbessern die interne Kommunikation.

Weitere Instrumente für die interne Kommunikation sind:

  • Schwarzes Brett: Aushänge am Schwarzen Brett einzusetzen, hat den Vorteil, über eine zentrale Stelle mehrere Mitarbeiter gleichzeitig informieren zu können. Allerdings ist die Erreichbarkeit der Mitarbeiter eingeschränkt, da das Lesen auf freiwilliger Basis erfolgt.
  • Intranet: Für größere Unternehmen bietet sich ein Intranet als zentrale Plattform an. Darüber können schnell und gezielt Informationen von und für Mitarbeiter übermittelt werden. Aber auch das Intranet muss kontinuierlich gepflegt werden und alle Mitarbeiter müssen sich zurechtfinden können, damit eine interne Kommunikation dieser Art funktioniert.
  • Mitarbeiterzeitung: Die regelmäßig erscheinende Mitarbeiterzeitung kann ein zentrales Kommunikationsinstrument im Unternehmen sein. Da die Herstellung einer Mitarbeiterzeitung jedoch aufwendig ist, ist diese interne Kommunikation eher für größere Unternehmen relevant.
TIPP

Neben der offiziellen Mitarbeiterkommunikation geht die interne Kommunikation im Unternehmen auch informelle Wege. Das heißt, ungeplante Kommunikation wie Gerüchte sollten Sie durch eine gute Mitarbeiterkommunikation auffangen.

Mitarbeiterkommunikation für Existenzgründer

Interne Kommunikation in Form von Mitarbeiterkommunikation wird für viele Existenzgründer meist erst nach einer erfolgreichen Startphase relevant, wenn das Unternehmen und damit auch die interne Kommunikation im Unternehmen wächst. Jedoch gilt auch für Existenzgründer: Schon ab dem ersten Mitarbeiter sollten Überlegungen zur internen Kommunikation erfolgen.

Erfahren Sie, was Sie bei einer Existenzgründung mit Mitarbeitern beachten müssen. Außerdem finden Sie weitere Informationen zur  PersonalsucheAuswahl und Anmeldung von Mitarbeitern.

Zur Kommunikation im Unternehmen gehört neben der internen Kommunikation auch die externe Kommunikation.