Home Office: Existenzgründung von zu Hause aus

Excel-Listen auf dem Balkon erstellen, Telefonkonferenzen im Pyjama halten und E-Mails im Bett beantworten. Dafür lassen sich Arbeit und Privates nur schwer trennen und Überstunden werden für die Zeitersparnis beim Arbeitsweg gerne mal in Kauf genommen. So in etwa stellen sich viele die Arbeit im Home Office vor. Allerdings gibt es weitaus mehr Aspekte, die in die Überlegung, ob man zu Hause arbeiten möchte, einfließen sollten. Worauf Gründer achten sollten, wenn sie sich dazu entschließen, im Home Office zu arbeiten bzw. Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen, erfahren Sie an dieser Stelle.

Unter Home Office versteht man die Arbeit von zu Hause aus. Hierfür wird der Arbeitsplatz im eigenen Heim eingerichtet: sprich zumindest ein Schreibtisch, ein Stuhl und die Infrastruktur wie PC, Telefon etc., die für eine ordnungsgemäße Arbeit nötig ist. Der erste klare Vorteil liegt in der Zeitersparnis, die sich ergibt, wenn man morgens und abends keine Arbeitswege hat. Der Arbeitsweg zum Home Office führt vom Frühstückstisch ins Arbeitszimmer. Wer die Last mit dem täglichen Stau und verspäteten Zügen kennt, bekommt hier sicherlich funkelnde Augen, denn Zeitersparnis bedeutet hier gleichzeitig auch Kostenersparnis.

Ein weiterer Vorteil liegt also bei den niedrigeren Kosten, auch in Bezug auf die Miete für ein klassisches Büro außerhalb der eigenen vier Wände. Diese fällt beim Home Office natürlich weg. Es sei denn, man achtet bei der Wohnungssuche auf einen zusätzlichen Raum für das Arbeitszimmer. Aber selbst hier liegen die Kosten niedriger als für ein externes Büro. Insgesamt haben Existenzgründer die Möglichkeit, viele Kosten zu sparen, wenn Sie die Selbstständigkeit vom häuslichen Arbeitszimmer aus starten. Schließlich sind zumeist ein Tisch, ein Stuhl, ein Computer oder Laptop, ein Drucker, Stifte und Papier bereits vorhanden.

Aber ganz so einfach, wie es hier klingt, ist es leider nicht, ein Home Office einzurichten und die Selbstständigkeit von zu Hause aus zu starten. Denn wer einfach ein Firmenschild neben der Klingel anbringt, ohne den Vermieter über die gewerbliche Nutzung zu informieren, kann Ärger bekommen.

Um herauszufinden, ob Sie beruhigt Ihre Selbstständigkeit von zu Hause aus starten können, sollten Sie die folgenden Fragen ehrlich beantworten.

• Können Sie sich selbstständig Aufgaben suchen und bearbeiten?
• Sind Sie in der Lage, Zeit und Effizienz Ihrer Arbeit im Auge zu behalten?
• Liegt Ihnen die eigenverantwortliche Organisation?
• Können Sie selbstständig Prioritäten bewerten und ordnen?
• Sind Sie motiviert, auch wenn eine Aufgabe langweilig ist?
• Haben Sie die Energie zur kontinuierlichen Selbstkontrolle?
• Genügt Ihnen die Kommunikation per Telefon, E-Mail und Fax?
• Haben Sie zu Hause alles, was Sie für Ihre Arbeit brauchen?
• Bietet Ihnen Ihr zu Hause ein geeignetes Umfeld zur konzentrierten Arbeit?
• Können Sie auf Flurfunk und persönliche Gespräche mit Kollegen verzichten?

Als für das Home Office geeignet, würde man wohl jemanden bezeichnen, der die vorangegangenen Fragen überwiegend mit „Ja" beantworten kann. Ebenso verhält es sich, wenn Sie Mitarbeitern das Home Office anbieten. Auch hier sollten Sie davon überzeugt sein, dass Ihre Mitarbeiter die meisten Fragen bejahen würden.

Wenn die Arbeit im Home Office geplant ist, sollte zuerst geprüft werden, was der Mietvertrag zum Thema gewerbliche Nutzung besagt. Insbesondere wenn der Mietvertrag eine solche Nutzung ausschließt, geht der nächste Schritt in Richtung Kontaktaufnahme zum Vermieter. Denn der Vermieter muss in jedem Fall erfahren, wenn Gründer die teilgewerbliche Nutzung der Mietwohnung planen.

Insgesamt stehen die Chancen für eine Erlaubnis des Vermieters zur teilgewerblichen Nutzung der Mietwohnung gut, wenn mit der Einrichtung des häuslichen Arbeitszimmers keine Beeinträchtigungen einhergehen. Gemeint sind Lärm, starker Kundenverkehr oder aufkommende Parkplatzprobleme.

Aber: Nur weil Ihr Vermieter Ihnen erlaubt hat, ein Home Office einzurichten und die Mietwohnung teilgewerblich zu nutzen, bedeutet das nicht, dass Sie ein beliebig großes Firmenschild neben Ihrer Klingel anbringen dürfen. Auch hier hat der Vermieter ein Wörtchen mit zureden und kann sein Veto zum Anbringen eines zu großen Firmenschilds einlegen, das offensichtlich zu Werbezwecken dient.

Darüber hinaus hat der Vermieter eventuell ein Anrecht auf einen Gewerbezuschlag, wenn Gründer die teilgewerbliche Nutzung anfragen. Auch hierfür ist es ratsam, den Mietvertrag genau zu studieren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie Ihre Wohnung teilgewerblich nutzen dürfen und ob ein Gewerbezuschlag fällig werden könnte, sollten Sie einen Anwalt um Rat bitten.

Noch schwieriger wird es, wenn Selbstständige einen Mitarbeiter einstellen möchten, der zukünftig auch einen Arbeitsplatz in der Mietwohnung bekommen soll. Hier hat der Vermieter das Recht, seine Erlaubnis zu verweigern. Erweitert der Gründer dennoch sein Home Office um einen Arbeitsplatz für seinen Mitarbeiter, kann ihm gekündigt werden.

Wie oben beschrieben, bedeutet die eigene Einrichtung eines Arbeitszimmers nicht, dass Selbstständige weitere Arbeitsplätze für Mitarbeiter in der eigenen Mietwohnung einrichten dürfen. Allerdings bietet es sich je nach Tätigkeit an, auch Mitarbeitern die Arbeit in deren Home Office zu ermöglichen.

Auch hier ist ein attraktives Sparpotenzial für Jungunternehmer zu entdecken. Denn abermals profitieren gerade junge Unternehmen davon, sich die Kaution, regelmäßigen Mietkosten und Einrichtungsgegenstände für ein Büro sparen zu können. Ein Tisch, ein Stuhl, ein WC, eine Küche und in den meisten Fällen sogar ein Computer sind bereits im Home Office des Mitarbeiters vorhanden und werden genutzt, ohne dass der Arbeitgeber die Betriebskosten dafür tragen muss.

Allerdings sollten Unternehmer ihre Mitarbeiter, die im Home Office arbeiten, gut ausstatten, damit sie ordnungsgemäß arbeiten können. Die Rede ist bspw. von einem Computer samt Software, einer Telefonanlage und einem Drucker, sofern diese Dinge vom Mitarbeiter gebraucht werden. Darüber hinaus ist zu klären, welche weiteren Kosten sich ergeben können und wer sie übernimmt. In jedem Fall sollten Sie steuerrechtliche Fragen mit einem Steuerberater besprechen.

Einem Mitarbeiter, der im Home Office arbeitet, ist anzuraten, die Kosten für sein Home Office in der nächsten Steuererklärung geltend zu machen. Bekommt der Arbeitnehmer keinen Arbeitsplatz im Unternehmen zur Verfügung gestellt, kann er bis zu 1.250 Euro im Jahr als Werbungskosten geltend machen. Ist das Home Office der Mittelpunkt der Tätigkeit, ist eine unbeschränkte Abzugsfähigkeit drin.

Sind Mitarbeiter mit der Arbeit im Home Office einverstanden, müssen weitere Details geklärt werden. Einige davon führen wir stichwortartig auf:

• Welche Arbeitszeiten gelten und welche Kernarbeitszeit wird definiert?
• Wie viele Urlaubstage stehen dem Mitarbeiter im Home Office zur Verfügung?
• Welche Tätigkeiten gehören zur Arbeit im Home Office?
• Zu welchen Zeiten muss der Mitarbeiter erreichbar sein?
• Darf die zur Verfügung gestellte Technik auch privat genutzt werden?
• Wie werden vertrauliche Geschäftsunterlagen vor Blicken Dritter geschützt?
• Wie werden das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV) im Home Office eingehalten?

Zum Schluss ist noch zu klären, ob ein Angestellter ein Home Office einrichten darf. Bekommt vielleicht auch er Ärger mit dem Vermieter, wenn er einfach ein Home Office einrichtet? Die Antwort ist: Nein. Sofern die Tätigkeit im Home Office nicht dem Zweck der Räume als Mietwohnung zuwiderläuft, ist keine vertragliche Regelung oder die Erlaubnis des Vermieters nötig.

Der Grund ist, dass sich Mitarbeiter im Home Office im Rahmen der vertragsmäßigen Nutzung befinden und deshalb keine Probleme erwarten dürften, wenn sie zu Hause am Schreibtisch Telefonate führen oder am Computer arbeiten. Erst wenn Kunden empfangen werden, wird es kritisch und es bedarf der Zustimmung des Vermieters, sonst droht auch hier die Kündigung.

Wie eingangs gesagt: Ob einem das Home Office liegt oder nicht, ist eine ganz persönliche Sache und hängt von Ihrem Charakter ab. Wer lieber in Gesellschaft arbeitet, der sollte einen Coworking Space testen. Wenn Sie sich noch nicht ganz sicher sind, können Sie auch temporär Büroräumlichkeiten in einem Business Center mieten. Wenn Sie aber schon davon überzeugt sind, dass das Home Office nichts für Sie ist und Sie lieber ein Büro mieten möchten, dann finden sie hier mehr Informationen darüber.