Ergebnisse interpretieren und Maßnahmen ergreifen
Die Gegenüberstellung der Ist- und Planzahlen kann grundsätzlich zu zwei Ergebnissen führen:
1. Entwicklung verläuft nach Plan oder sogar besser
In erster Linie werden Sie den monatlichen Überschuss bzw. Gewinn im Blick haben. Doch konzentrieren Sie sich nicht nur auf die Zahl, die unterm Strich herauskommt. Die Zielsetzungen für Ihr Unternehmen sind in der Regel vielfältiger. Vor allem gilt: Lehnen Sie sich nicht zurück. Eine detaillierte Analyse fördert außerdem interessante Erkenntnisse zu Tage. Prüfen Sie somit alle drei Kategorien:
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Einnahmen
Wie hoch sind die Umsätze insgesamt und entspricht dies der Planung? Wie verteilt sich der Gesamtumsatz auf Ihre einzelnen Angebote? Welche Angebote entwickeln sich dabei besser oder schlechter als gedacht? Mit welchen Kunden machen Sie welche Umsätze? Konzentrieren sich Umsätze auf bestimmt Kunden? (Hier gilt, dass Sie darauf achten sollten, nicht zu abhängig von einzelnen Kunden zu werden.)
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Ausgaben
Wie hoch sind die Ausgaben insgesamt und entspricht dies der Planung? Wie verteilen sich die Gesamtausgaben auf die einzelnen Positionen? Welche Kostenpositionen sind innerhalb des Budgets geblieben? Welche Kostenpositionen sind höher als erwartet ausgefallen? Gab es Kostenpositionen, die unplanmäßig entstanden sind und handelt es sich dabei um einmalige oder doch regelmäßig zusätzliche Kosten?
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Ergebnis
Wie hoch ist der Gewinn oder Verlust und entspricht dies der Planung? Auch wenn der Gewinn im Plan liegt: haben geringere Kosten ein mögliches Defizit beim Umsatz ausgeglichen? Warum wurde trotz eines über Plan liegenden Umsatzes kein höheres Ergebnis erzielt? Wenn das Ergebnis über Plan liegt: Was waren die Ursachen ein höherer Umsatz oder niedrigere Kosten? Ist dies nur ein einmaliger Effekt oder auch zukünftig erreichbar - sprich: liegen hier zusätzliche Wachstumschancen?
Anhand der detaillierten Betrachtung der einzelnen Positionen können Sie also feststellen, wo Potenzial zur Steigerung der Umsatzes und der Reduzierung der Kosten liegt. Dies sind dann Ihre nächsten Aufgaben als Unternehmer. Gleichzeitig sollten Sie jedoch auch stets die Entwicklung der Liquidität im Blick haben.
2. Entwicklung weicht negativ von der Planung ab
Eine negative Abweichung des Ergebnisses von der Planung kann verschiedene Ursachen haben. Bei der Ursachenforschung helfen Ihnen folgende Punkte:
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Einnahmen
Liegen Ihre Einnahmen unter Plan? Bei welchen Ihrer Angebote ist die Abweichung besonders groß? Liegen die Einnahmen der einzelnen Angebote dauerhaft unter Plan oder sind Schwankungen zu erkennen? Konzentrieren sich die Einnahmen auf wenige Kunden und ist plötzlich ein Kunde abgesprungen? Stehen derzeit weitere Verträge kurz vor dem Abschluss? Mit welchem Umsatzpotenzial ist dabei zu rechnen? Hilft Ihnen dies die Planung zu erreichen?
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Ausgaben
Liegen die Ausgaben über Plan? Welche Kostenpositionen liegen über Plan? Sind die einzelnen Positionen dauerhaft oder nur durch Sonderereignisse über Plan? Sind Kostenpositionen aufgetreten, mit denen Sie vorher nicht gerechnet haben? Bestehen diese dauerhaft oder sind es Einmalkosten?
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Ergebnis
Liegt Ihr Ergebnis dauerhaft unter Plan oder schwankt die Abweichung von Monat zu Monat? Ist der Grund für die Abweichung eher umsatz- oder kostenseitig zu finden?
Handlungsoptionen
Die Antworten auf die genannten Fragen, zeigen Ihnen erste Handlungsfelder auf. Wenn Ihre Einnahmen sich nicht so entwickeln, wie geplant, gibt es folgende Stellschrauben:
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Zielkundendefinition überprüfen
Absagen von Kunden können zunächst auch darauf zurückzuführen sein, dass diese nicht Ihre Zielkunden sind - überprüfen Sie die im Businessplan festgelegten Eigenschaften.
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Marketingkonzept anpassen
Wenn Sie Ihren Zielkunden richtig definiert haben, können mögliche Probleme im Marketingkonzept bestehen. Überprüfen Sie, ob Sie den Kundennutzen klar herausgestellt haben und dem Kunden verdeutlichen können. Überprüfen Sie den Preis - vielleicht sind Sie zu teuer. Hat das Angebot des Wettbewerbs eine Komponente, die Sie übersehen haben und der Grund dafür ist, warum sich Kunden für ihn entscheiden? Setzen Sie auf die richtigen Maßnahmen der Werbung? Nehmen Sie sich eigentlich ausreichend Zeit für die Akquise? Welche Vertriebskanäle könnten Ihnen noch weiterhelfen?
Wenn das Problem eher auf der Kostenseite liegt, sollten Sie folgende Stellschrauben ansetzen:
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Kostenreduktion
Leasing, Beschäftigung freier Mitarbeiter etc.
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Kosten an den Kunden weitergeben
Können Sie die Kosten durch Alternativen senken? Bspw. andere Lieferanten, Wenn sich Kosten nicht spürbar senken lassen, müssen Sie überprüfen, ob der Kunde bereit wäre einen höheren Preis zu zahlen. Schätzen Sie ab, wie groß Ihr Absatzrückgang bei einer Preiserhöhung wäre. Vielleicht reicht es ja in einem ersten Schritt auch aus, zumindest einen bestimmten Teil der Kosten auf den Preis umzulegen.
Weiter zur Liquiditäts- und Finanzplanung
Sie können also zunächst eine Reihe an Maßnahmen ergreifen. Unabhängig davon sind jedoch zwei weitere Dinge zu tun: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Liquidität und erkennen Sie mögliche Liquiditätsengpässe. Passen Sie die Finanzplanung für die nächsten Monate an. Sie müssen herausfinden, ob es wirtschaftlich sinnvoll ist, noch große Kraftanstrengungen zu unternehmen.
