Warum ist der Soll-Ist-Vergleich für Existenzgründer so wichtig? Weil Sie damit prüfen, ob Ihr Unternehmen erfolgreich startet und die Ziele und Vorgaben aus dem Businessplan und dem Finanzplan erfüllt. Ob die Umsätze stimmen, die Kosten den Erwartungen entsprechen, damit am Ende ein Gewinn und ein finanzieller Überschuss entsteht. Mit der Soll-Ist-Analyse ermitteln Sie Abweichungen vom Plan und schaffen eine Basis, um mit entsprechenden Maßnahmen gegenzusteuern.
Der Businessplan ist keine lästige Formalität im Rahmen der Gründungsfinanzierung, um die Hausbank zur Kreditvergabe zu begeben. Nach dem Motto: Kredit ist ausbezahlt, jetzt lassen wir den Businessplan in einer Schublade verschwinden. Im Gegenteil. Der Businessplan ist ein Steuerungsinstrument, das Ihnen bei der Gründung und der Umsetzung Ihrer Geschäftsidee helfen soll.
Der Soll-Ist-Vergleich für den Businessplan fußt auf folgenden Leitfragen:
Grundsätzlich ist ein Soll-Ist-Vergleich nicht auf den Businessplan beschränkt. Es ist ein zentrales Prinzip der Unternehmensführung und des Controllings.
Im Controlling orientieren sich Unternehmer häufig an Kennzahlen oder KPIs.
In erster Linie werden Sie den monatlichen Überschuss bzw. Gewinn im Blick haben. Doch konzentrieren Sie sich nicht nur auf die Zahl, die unterm Strich herauskommt. Die Zielsetzungen für Ihr Unternehmen sind in der Regel vielfältiger. Vor allem gilt: Lehnen Sie sich nicht zurück. Eine detaillierte Analyse fördert außerdem interessante Erkenntnisse zu Tage. Prüfen Sie somit alle drei Kategorien:
Wie hoch sind die Umsätze insgesamt und entspricht dies der Planung? Wie verteilt sich der Gesamtumsatz auf Ihre einzelnen Angebote? Welche Angebote entwickeln sich dabei besser oder schlechter als gedacht?Mit welchen Kunden machen Sie welche Umsätze? Konzentrieren sich Umsätze auf bestimmt Kunden und entstehen daraus Abhängigkeiten?
Wie hoch sind die Ausgaben insgesamt und entspricht dies der Planung? Wie verteilen sich die Gesamtausgaben auf die einzelnen Positionen? Welche Kostenpositionen sind innerhalb des Budgets geblieben? Welche Kostenpositionen sind höher als erwartet ausgefallen? Gab es Kostenpositionen, die unplanmäßig entstanden sind und handelt es sich dabei um einmalige oder doch regelmäßig zusätzliche Kosten?
Wie hoch ist der Gewinn oder Verlust und entspricht dies der Planung?Haben geringere Kosten ein mögliches Defizit beim Umsatz ausgeglichen?Warum wurde trotz eines über Plan liegenden Umsatzes kein höheres Ergebnis erzielt? Wenn das Ergebnis über Plan liegt: Was waren die Ursachen ein höherer Umsatz oder niedrigere Kosten? Ist dies nur ein einmaliger Effekt oder auch zukünftig erreichbar - sprich: liegen hier zusätzliche Wachstumschancen?
Anhand der detaillierten Betrachtung der einzelnen Positionen können Sie also feststellen, wo Potenzial zur Steigerung der Umsatzes und der Reduzierung der Kosten liegt. Dies sind dann Ihre nächsten Aufgaben als Unternehmer. Gleichzeitig sollten Sie jedoch auch stets die Entwicklung der Liquidität im Blick haben.
Eine negative Planabweichung hat immer zwei Ursachen: Die Umsätze sind zu niedrig und/oder die Kosten sind zu hoch.
Liegen Ihre Einnahmen unter Plan? Bei welchen Ihrer Angebote ist die Abweichung besonders groß? Liegen die Einnahmen der einzelnen Angebote dauerhaft unter Plan oder sind Schwankungen zu erkennen?Konzentrieren sich die Einnahmen auf wenige Kunden und ist plötzlich ein Kunde abgesprungen?Stehen derzeit weitere Verträge kurz vor dem Abschluss? Mit welchem Umsatzpotenzial ist dabei zu rechnen? Hilft Ihnen dies die Planung zu erreichen?
Liegen die Ausgaben über Plan? Welche Kostenpositionen liegen über Plan? Sind die einzelnen Positionen dauerhaft oder nur durch Sonderereignisse über Plan? Sind Kostenpositionen aufgetreten, mit denen Sie vorher nicht gerechnet haben? Bestehen diese dauerhaft oder sind es Einmalkosten?
Liegt Ihr Ergebnis dauerhaft unter Plan oder schwankt die Abweichung von Monat zu Monat? Ist der Grund für die Abweichung eher umsatz- oder kostenseitig zu finden? Wie wirkt sich das auf den geplanten Gewinn und die Liquidität aus?
In der Regel ist vor allen Dingen die negative Planabweichung kritisch. Daher erfahren Sie als zuerst mögliche Maßnahmen, wenn Umsätze zu niedrig und Kosten zu hoch sind.
Wenn das Problem eher auf der Kostenseite liegt, sollten Sie folgende Stellschrauben ansetzen:
Auch bei plangemäßem Verlauf der Umsätze und Kosten kann der Soll-Ist-Vergleich Liquiditätsengpässe aufzeigen. Häufige Ursache sind schlecht zahlende Kunden oder Zahlungsausfälle. Was können Sie tun?
Wenn Sie mit Aufträgen überhäuft werden, können Engpässe und Überlastungen entstehen, die zu Problemen im Service und zu unzufriedenen Kunden führen. Oder es werden zusätzliche Investitionen oder Wareneinkäufe nötig, die in der Finanzplanung nicht vorhergesehen sind.
Wenn die Umsätze komplett ausbleiben, weil das Geschäftskonzept am Markt vorbeigeplant wurde, nützen auch die größten Anstrengungen bei der Kostenplanung nichts. Dann ist Krisenmanagement angesagt.
Der Soll-Ist -Vergleich analysiert Abweichungen vom Businessplan nach dem Start des Unternehmens. Ziel ist es, Maßnahmen zu generieren, das Unternehmen auf Kurs zu halten. Die entscheidenden Fragen sind: Werden die Umsatzziele erreicht und können die Kosten kontrolliert werden? Im Falle von Umsatzabweichungen müssen Produkt-Konzept, Preispolitik, Vertrieb sowie Werbung/PR angepasst werden. Das komplette Marketing-Konzept steht auf dem Prüfstand. Sollten die Kosten explodieren, ist rigoroses Sparen angesagt.
Auch wenn es gut läuft, sollten Sie zwei Dinge immer tun: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Liquidität und erkennen Sie mögliche Liquiditätsengpässe. Passen Sie die Finanzplanung für die nächsten Monate an.
