1. Die wichtigsten Leitfragen beim Soll-Ist-Vergleich
Der Businessplan ist keine lästige Formalität im Rahmen der Gründungsfinanzierung, um die Hausbank zur Kreditvergabe zu begeben. Nach dem Motto: Kredit ist ausbezahlt, jetzt lassen wir den Businessplan in einer Schublade verschwinden. Im Gegenteil. Der Businessplan ist ein Steuerungsinstrument, das Ihnen bei der Gründung und der Umsetzung Ihrer Geschäftsidee helfen soll.
Soll-Ist-Vergleich Businessplan - Leitfragen
Der Soll-Ist-Vergleich für den Businessplan fußt auf folgenden Leitfragen:
- Läuft der Unternehmensstart plangemäß?
- Kommt das Geschäftskonzept beim Kunden an?
- Wie läuft der Absatz? Wie der Umsatz?
- Entwickeln sich die Kosten nach Plan?
- Was heißt das für den Gewinn und den Saldo am Geschäftskonto?
- Wo müssen wir gegensteuern?
- Gibt es Abweichungen, die unsere Existenz bedrohen?
Der Soll-Ist-Vergleich als allgemeines Prinzip der Unternehmensführung
Grundsätzlich ist ein Soll-Ist-Vergleich nicht auf den Businessplan beschränkt. Es ist ein zentrales Prinzip der Unternehmensführung und des Controllings.
- Unternehmer setzen sich Ziele und Vorgaben.
- Sie prüfen, ob diese Ziele erreicht werden.
- Treten Abweichungen auf, ergreifen sie Maßnahmen, um auf Kurs zu bleiben.
Im Controlling orientieren sich Unternehmer häufig an Kennzahlen oder KPIs.
2. Was ist, wenn der Soll-Ist-Vergleich positiv ist?
In erster Linie werden Sie den monatlichen Überschuss bzw. Gewinn im Blick haben. Doch konzentrieren Sie sich nicht nur auf die Zahl, die unterm Strich herauskommt. Die Zielsetzungen für Ihr Unternehmen sind in der Regel vielfältiger. Vor allem gilt: Lehnen Sie sich nicht zurück. Eine detaillierte Analyse fördert außerdem interessante Erkenntnisse zu Tage. Prüfen Sie somit alle drei Kategorien:
Einnahmen
Wie hoch sind die Umsätze insgesamt und entspricht dies der Planung? Wie verteilt sich der Gesamtumsatz auf Ihre einzelnen Angebote? Welche Angebote entwickeln sich dabei besser oder schlechter als gedacht? Mit welchen Kunden machen Sie welche Umsätze? Konzentrieren sich Umsätze auf bestimmt Kunden und entstehen daraus Abhängigkeiten?
Ausgaben
Wie hoch sind die Ausgaben insgesamt und entspricht dies der Planung? Wie verteilen sich die Gesamtausgaben auf die einzelnen Positionen? Welche Kostenpositionen sind innerhalb des Budgets geblieben? Welche Kostenpositionen sind höher als erwartet ausgefallen? Gab es Kostenpositionen, die unplanmäßig entstanden sind und handelt es sich dabei um einmalige oder doch regelmäßig zusätzliche Kosten?
Ergebnis
Wie hoch ist der Gewinn oder Verlust und entspricht dies der Planung? Haben geringere Kosten ein mögliches Defizit beim Umsatz ausgeglichen? Warum wurde trotz eines über Plan liegenden Umsatzes kein höheres Ergebnis erzielt? Wenn das Ergebnis über Plan liegt: Was waren die Ursachen ein höherer Umsatz oder niedrigere Kosten? Ist dies nur ein einmaliger Effekt oder auch zukünftig erreichbar - sprich: liegen hier zusätzliche Wachstumschancen?
Anhand der detaillierten Betrachtung der einzelnen Positionen können Sie also feststellen, wo Potenzial zur Steigerung der Umsatzes und der Reduzierung der Kosten liegt. Dies sind dann Ihre nächsten Aufgaben als Unternehmer. Gleichzeitig sollten Sie jedoch auch stets die Entwicklung der Liquidität im Blick haben.
3. Was ist beim negativen Soll-Ist-Vergleich wichtig?
Eine negative Planabweichung hat immer zwei Ursachen: Die Umsätze sind zu niedrig und/oder die Kosten sind zu hoch.
Einnahmen
Liegen Ihre Einnahmen unter Plan? Bei welchen Ihrer Angebote ist die Abweichung besonders groß? Liegen die Einnahmen der einzelnen Angebote dauerhaft unter Plan oder sind Schwankungen zu erkennen? Konzentrieren sich die Einnahmen auf wenige Kunden und ist plötzlich ein Kunde abgesprungen? Stehen derzeit weitere Verträge kurz vor dem Abschluss? Mit welchem Umsatzpotenzial ist dabei zu rechnen? Hilft Ihnen dies die Planung zu erreichen?
Ausgaben
Liegen die Ausgaben über Plan? Welche Kostenpositionen liegen über Plan? Sind die einzelnen Positionen dauerhaft oder nur durch Sonderereignisse über Plan? Sind Kostenpositionen aufgetreten, mit denen Sie vorher nicht gerechnet haben? Bestehen diese dauerhaft oder sind es Einmalkosten?
Ergebnis
Liegt Ihr Ergebnis dauerhaft unter Plan oder schwankt die Abweichung von Monat zu Monat? Ist der Grund für die Abweichung eher umsatz- oder kostenseitig zu finden? Wie wirkt sich das auf den geplanten Gewinn und die Liquidität aus?
4. Welche Maßnahmen ergreifen Sie bei Abweichungen?
In der Regel ist vor allen Dingen die negative Planabweichung kritisch. Daher erfahren Sie als zuerst mögliche Maßnahmen, wenn Umsätze zu niedrig und Kosten zu hoch sind.
Maßnahmen bei negativer Planabweichung
Zu niedrige Umsätze
- Überprüfen Sie Ihre Zielgruppen: Absagen von Kunden können zunächst auch darauf zurückzuführen sein, dass diese nicht Ihre Zielkunden sind - überprüfen Sie die im Businessplan festgelegten Eigenschaften.
- Passen Sie Ihr Marketingkonzept an: Wenn Sie Ihren Zielkunden richtig definiert haben, können mögliche Probleme im Marketingkonzept bestehen. Überprüfen Sie, ob Sie den Kundennutzen klar herausgestellt haben und dem Kunden verdeutlichen können.
- Überprüfen Sie den Preis: - vielleicht sind Sie zu teuer. Hat das Angebot des Wettbewerbs eine Komponente, die Sie übersehen haben und der Grund dafür ist, warum sich Kunden für ihn entscheiden?
- Kommt Ihre Werbung an? Setzen Sie auf die richtigen Maßnahmen der Werbung?
- Haben Sie Schwächen bei der Akquise? Nehmen Sie sich eigentlich ausreichend Zeit für die Akquise? Welche Vertriebskanäle könnten Ihnen noch weiterhelfen?
Wenn das Problem eher auf der Kostenseite liegt, sollten Sie folgende Stellschrauben ansetzen:
Zu hohe Kosten
- Senken Sie konsequent die Betriebskosten: Überdenken Sie Maßnahmen wie Leasing, Beschäftigung freier Mitarbeiter, den Verzicht auf unnötige Ausgaben. Prüfen Sie jede Kostenposition bei den Fixkosten.
- Können Sie Kosten ganz oder teilweise an den Kunden weitergeben? Sind Kunden bereit für eine exzellente Leistung, höhere Preise zu akzeptieren? Wie könnte sich das auf den Absatz auswirken?
- Der Einkauf ist zu teuer: Können Sie die Kosten durch andere Einkaufsquellen senken?
Liquiditätsengpässe
Auch bei plangemäßem Verlauf der Umsätze und Kosten kann der Soll-Ist-Vergleich Liquiditätsengpässe aufzeigen. Häufige Ursache sind schlecht zahlende Kunden oder Zahlungsausfälle. Was können Sie tun?
- Forderungsmanagement optimieren: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Kunden schnell und zuverlässig zahlen. Optimieren Sie Ihr Mahnwesen oder führen Sie Factoring ein, das heißt, Forderungen an eine Factoringgesellschaft verkaufen, die Ihnen die Rechnung sofort bezahlt und das Risiko des Zahlungsausfalls übernimmt.
- Unvorhergesehene Zusatzinvestitionen: Auch wenn das Geschäft gut startet, können unvorhergesehene Ausgaben die Liquiditätsplanung über den Haufen werfen. Überdenken Sie Maßnahmen wie Leasing, eine liquiditätsschonende Finanzierungsmöglichkeit für Anlagegüter.
Kann ein zu guter Start zum Problem werden?
Wenn Sie mit Aufträgen überhäuft werden, können Engpässe und Überlastungen entstehen, die zu Problemen im Service und zu unzufriedenen Kunden führen. Oder es werden zusätzliche Investitionen oder Wareneinkäufe nötig, die in der Finanzplanung nicht vorhergesehen sind.
Was passiert bei einem ganz schlechten Start?
Wenn die Umsätze komplett ausbleiben, weil das Geschäftskonzept am Markt vorbeigeplant wurde, nützen auch die größten Anstrengungen bei der Kostenplanung nichts. Dann ist Krisenmanagement angesagt.
