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- Steuervorauszahlungen sind Abschlagszahlungen auf die Steuer.
- Das Finanzamt setzt sie fest, bei der Gründung und spätestens bei der ersten Steuererklärung.
- Wer am Anfang noch keine Vorauszahlungen leistet, sollte Rücklagen bilden.
- Wer keine Steuervorauszahlungen leistet, riskiert hohe Steuernachzahlungen im 2. oder 3. Jahr der Selbstständigkeit
- Unternehmer sollten Vorauszahlungen aktiv anpassen. Dafür haben wir einen Rechner.
| Was sind Steuervorauszahlungen?
Steuervorauszahlungen sind Vorabzahlungen auf eine später festgesetzte Steuer, etwa auf die Einkommensteuer.
Sinn der Steuervorauszahlung ist es, die Steuerlast zeitlich aufzuteilen.
- Vorteil für Unternehmer: Sie müssen die gesamte Steuer nicht auf einen Schlag bezahlen
- Vorteil für Finanzamt/Staat: Die Steuerzahlungen fließen regelmäßig.
Steuervorauszahlungen erhöhen nicht die Steuerlast, sind also keine zusätzliche Steuer. Wer 40.000 € Einkommensteuer bezahlen muss und Vorauszahlungen von 4 × 10.000 € geleistet hat, muss keine Steuernachzahlungen fürchten.
Für welche Steuerarten gibt es Vorauszahlungen?
Steuervorauszahlungen gibt es für die:
- Umsatzsteuer
- Einkommensteuer
- Gewerbesteuer
- Körperschaftsteuer
Die Rechtsform des Unternehmens entscheidet, welche Steuervorauszahlungen geleistet werden müssen.
Wer muss welche Steuervorauszahlungen leisten?
- Freiberufler: Umsatzsteuervorauszahlungen und Einkommensteuervorauszahlungen
- Gewerbetreibende: Umsatzsteuervorauszahlungen, Einkommensteuervorauszahlungen und Gewerbesteuervorauszahlungen
- GmbH/UG: Umsatzsteuervorauszahlungen, Körperschaftsteuervorauszahlungen und Gewerbesteuervorauszahlungen
Wir unterstellen in diesen 3 Fällen, dass Umsatzsteuerpflicht besteht. Sind Freiberufler oder Gewerbetreibende Kleinunternehmer, entfällt grundsätzlich die Umsatzsteuer sowie die Umsatzsteuervorauszahlungen.
Auf die Steuervorauszahlungen von GmbH und UG gehen wir im Folgenden nicht näher ein. Wir konzentrieren uns in dem Ratgeber auf Freiberufler und Gewerbetreibende.
Wie hoch sind die Steuervorauszahlungen?
Die Vorauszahlungsbeträge bei Einkommensteuer und Gewerbesteuer eines Jahres betragen ¼ der Steuer für ein gesamtes Geschäftsjahr. Bei Unternehmern ist die Gewinnentwicklung eine wesentliche Grundlage für die Höhe der Einkommen- und Gewerbesteuervorauszahlungen. Die Vorauszahlungen werden pro Quartal bezahlt.
Das folgende Beispiel zeigt den Gewinn eines Freiberuflers:
- Gewinn: 80.000 €
- Einkommensteuer: 22.715 €
- Einkommensteuervorauszahlung: 5.679 € = ¼ von 22.715 €
Berechnen lassen sich diese Zahlen beispielsweise mit dem offiziellen Einkommensteuer-Rechner des Finanzministeriums.
Sonderfall Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuervorauszahlungen werden zeitgleich mit der Umsatzsteuervoranmeldung bezahlt. Im Vergleich zu den Vorauszahlungen für Einkommen- und Gewerbesteuer gibt es deutliche Unterschiede:
- Die Höhe der Steuer ist nicht gewinnabhängig.
- Sie wird anders berechnet.
- Es gelten andere Melde- und Zahlungstermine.
Daher verweisen wir auf den Ratgeber „Umsatzsteuervoranmeldung“ und konzentrieren uns im Anschluss ausschließlich auf die Vorauszahlungen für Einkommen- und Gewerbesteuer.
Termine für die Steuervorauszahlungen
Die Zahlungstermine für die Steuervorauszahlungen sind:
- Einkommensteuer: 10. März / Juni / September / Dezember
- Gewerbesteuer: 15. Februar / Mai / August / November
| Wann setzt das Finanzamt Vorauszahlungen fest?
Das Finanzamt setzt Einkommensteuer-Vorauszahlungen erst ab bestimmten Mindestbeträgen fest:
- Einkommensteuer: 100 € pro Steuervorauszahlung, das sind 400 € für ein komplettes Steuerjahr.
- Gewerbesteuer: 50 € pro Steuervorauszahlung, also 200 € für ein komplettes Steuerjahr
Sind diese Voraussetzungen gegeben, dann bestimmt das Finanzamt Steuervorauszahlungen, und zwar:
- Bei der Gründung: nach Erhalt des ausgefüllten Fragebogens zur steuerlichen Erfassung
- Mit dem ersten Steuerbescheid: nach Prüfung der Steuererklärungen
Festsetzung nach der Gründung
Diese Steuervorauszahlungen basieren auf den Angaben im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Das Finanzamt nutzt Ihre geschätzten Gewinne, um die Vorauszahlungen zu berechnen. Ist der geschätzte Gewinn ausreichend hoch, werden Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer und gegebenenfalls auf die Gewerbesteuer festgesetzt.
Festsetzung nach dem ersten Steuerbescheid
Zuerst prüft das Finanzamt die Steuererklärung und den angegebenen Gewinn. Anschließend erhält der Gründer seinen Einkommensteuerbescheid:
- Einkommensteuer: Im Steuerbescheid wird die endgültige Einkommensteuer für das vergangene Jahr festgesetzt.
- Nachzahlung oder Erstattung: Bereits geleistete Vorauszahlungen werden angerechnet. Waren die Vorauszahlungen zu niedrig, entsteht eine Nachzahlung. Waren sie zu hoch, erfolgt eine Erstattung.
- Neue Vorauszahlungen: Gleichzeitig prüft das Finanzamt, ob die bisherigen Einkommensteuer-Vorauszahlungen noch zur tatsächlichen Gewinnsituation passen.
- Anpassung der Vorauszahlungen: War der Gewinn deutlich höher als ursprünglich erwartet, kann das Finanzamt die Vorauszahlungen für das laufende Jahr erhöhen. War der Gewinn niedriger, können die Vorauszahlungen entsprechend reduziert werden.
Diese Vorgehensweise gilt analog für die Gewerbesteuer.
Wichtig: Gerade nach der ersten Steuererklärung kann es zu einer hohen finanziellen Belastung kommen. Dann treffen möglicherweise eine Steuernachzahlung für das vergangene Jahr und höhere Vorauszahlungen für das laufende Jahr aufeinander. Dadurch entsteht eine „Steuerlawine“, die wir im folgenden Kapitel erläutern.
| Steuerfalle durch Steuervorauszahlungen
So entsteht die Steuerfalle im zweiten/dritten Jahr der Gründung, ausgelöst durch Steuernachzahlungen und Steuervorauszahlungen
- Niedrige Gewinnschätzung bei der Gründung: Das Finanzamt setzt Steuervorauszahlungen niedrig oder gar nicht an.
- Hoher Gewinn im Gründungsjahr: Die Steuervorauszahlungen werden nicht angepasst; das verdiente Geld wird anderweitig investiert. Der Gründer bildet keine Rücklagen.
- Steuererklärung zum 31.07. des Folgejahres: Der hohe Gewinn wird in der Einkommensteuererklärung dem Finanzamt mitgeteilt.
- Der Einkommensteuerbescheid kommt Monate später: Mit dem Einkommensteuerbescheid werden Steuern für das erste Jahr verlangt und rückwirkend Vorauszahlungen für das zweite Geschäftsjahr.
- Geschäftsjahr 1: Der Gründer macht einen Gewinn von 100.000 €; Steuervorauszahlungen zahlt er keine, weil er bei der Gründung konservativ geschätzt hat
- Geschäftsjahr 2: Gründer zahlt weiterhin keine Vorauszahlungen. Er erklärt den Gewinn von 100.000 € in seiner Steuererklärung
- Geschäftsjahr 3: Am 31.3. kommt der Steuerbescheid, Vorauszahlungsbescheide für Jahr 2 und Jahr 3; insgesamt muss der Gründer kurzfristig 72.000 € bezahlen.
Für Gewerbetreibende kommt in einem solchen Szenario zusätzlich die Gewerbesteuer hinzu.
| 6 Wege, die Steuerfalle zu verhindern
Dies sind die 6 Wege, die Steuerfalle durch Steuervorauszahlungen zu vermeiden:
- Regelmäßig den aktuellen Gewinn feststellen: Halten Sie Ihre Buchhaltung aktuell und prüfen Sie, welchen Gewinn Sie seit Jahresbeginn erzielt haben. Nutzen Sie dafür die Auswertungen Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihre BWA.
- Jahresgewinn hochrechnen: Schätzen Sie auf Basis des bisherigen Geschäftsverlaufs, welchen Gewinn Sie im gesamten Jahr erreichen. Beispiel: Ein BWA-Gewinn von 40.000 € nach 6 Monaten, lässt sich auf einen Jahresgewinn von 80.000 € hochrechnen.
- Steuerbelastung abschätzen: Ermitteln Sie, wie viel Einkommensteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer auf den erwarteten Jahresgewinn ungefähr entfällt. Für eine erste Rücklage reicht eine grobe Schätzung, beispielsweise 30 % bis 40 % des Gewinns.
- Vorauszahlungen abziehen: Prüfen Sie anschließend, wie hoch die aktuellen Vorauszahlungen und vergleichen Sie das mit der geschätzten Steuerbelastung. Diese Differenz ergibt die Vorauszahlungslücke.
- Steuerrücklagen bilden: Den fehlenden Betrag überweisen Sie auf ein Steuerkonto, das ausschließlich späteren Steuerzahlungen dient. Ein Tagesgeldkonto eignet sich dafür gut.
- Steuervorauszahlungen bei größeren Abweichungen anpassen: Vergleichen Sie Ihre aktuelle Gewinnprognose mit dem Gewinn, auf dessen Grundlage das Finanzamt Ihre Vorauszahlungen festgesetzt hat. Steigt Ihr Gewinn deutlich, beantragen Sie eine Erhöhung der Vorauszahlungen. Damit vermeiden Sie eine große Nachzahlung. Sinkt Ihr Gewinn deutlich, beantragen Sie eine Herabsetzung.
Nutze für diese Berechnungen unseren Steuervorauszahlungsrechner.
| Vorauszahlungen erhöhen und senken
Es gibt 2 Szenarien, um Vorauszahlungen aktiv anzupassen.
Wann Vorauszahlungen herabsetzen
Eine Herabsetzung bietet sich an, wenn der erwartete Jahresgewinn deutlich unter der bisherigen Prognose liegt. Typische Gründe sind:
- Umsatz- oder Gewinneinbruch
- Verlust eines wichtigen Kunden
- längere Krankheit
- hohe ungeplante Betriebsausgaben
- Geschäftsaufgabe oder deutliche Reduzierung der Tätigkeit
Wann freiwillig erhöhen?
Auch eine Erhöhung ist sinnvoll, wenn der Gewinn deutlich stärker steigt als bisher angenommen. Das betrifft zum Beispiel folgende Situationen:
- das Geschäft läuft wesentlich besser als geplant
- ein großer zusätzlicher Auftrag erhöht den Jahresgewinn
- das Unternehmen wächst stark
- der erwartete Jahresgewinn liegt deutlich über der bisherigen Prognose des Finanzamts
Eine frühzeitige Erhöhung verteilt die Steuerbelastung besser über das Jahr. So sinkt das Risiko, später gleichzeitig eine hohe Nachzahlung und deutlich höhere laufende Vorauszahlungen leisten zu müssen.
So wird die Anpassung beim Finanzamt beantragt
Erstellen Sie zuerst eine aktuelle Gewinnprognose für das gesamte Jahr. Vergleichen Sie diese mit der bisherigen Prognose beziehungsweise mit der Bemessungsgrundlage der aktuellen Vorauszahlungen.
Begründen Sie die Abweichung nachvollziehbar und reichen Sie den Antrag auf Herabsetzung oder Erhöhung beim Finanzamt ein. Geeignete Nachweise sind zum Beispiel eine aktuelle BWA, eine Einnahmenübersicht oder andere Unterlagen, aus denen die veränderte Gewinnentwicklung hervorgeht.
In ELSTER steht dafür das Formular „Antrag auf Anpassung von Vorauszahlungen“ zur Verfügung. Es befindet sich im Bereich „Anträge und Nachrichten“.
Steuervorauszahlungen in der Steuererklärung
Mit der Einkommensteuererklärung wird die tatsächliche Steuer für das vergangene Jahr ermittelt. Bereits geleistete Einkommensteuer-Vorauszahlungen werden auf diese Jahressteuer angerechnet.
Zur Erinnerung: Vorauszahlungen sind keine zusätzliche Steuer. Sie sind bereits vorab geleistete Zahlungen auf die spätere Einkommensteuerschuld.
Dabei gibt es 2 Fälle:
- Zuwenig vorausgezahlt: Sind die geleisteten Vorauszahlungen niedriger als die endgültig festgesetzte Einkommensteuer, entsteht eine Steuernachzahlung.
- Zu viel vorausgezahlt: Sind die geleisteten Vorauszahlungen höher als die endgültig festgesetzte Einkommensteuer, gibt es eine Einkommensteuerrückerstattung.
| Was tun bei Zahlungsproblemen?
Sie haben einen hohen Steuerbescheid erhalten und können die Forderung nicht vollständig bezahlen? Dann reagieren Sie sofort.
#1 Steuerbescheid prüfen: Prüfen Sie zuerst, ob der Steuerbescheid korrekt ist. Stimmen Gewinn, Einkünfte und Steuerberechnung? Bei Zweifeln sollten Sie den Bescheid von einem Steuerberater prüfen lassen.
#2 Aktuelle Gewinnentwicklung prüfen: Schauen Sie anschließend auf das laufende Geschäftsjahr. Liegt Ihr aktueller Gewinn deutlich unter der Schätzung des Finanzamts, passen die festgesetzten Vorauszahlungen möglicherweise nicht mehr zu Ihrer Situation.
#3 Vorauszahlungen herabsetzen lassen: Beantragen Sie in diesem Fall eine Herabsetzung der laufenden Vorauszahlungen. Das geht beispielsweise über ELSTER. Damit beseitigen Sie zwar nicht die bereits fällige Steuerschuld. Sie verhindern aber, dass zusätzlich zu dieser Belastung weiterhin zu hohe Vorauszahlungen fällig werden.
#4 Bei Zahlungsproblemen sofort Kontakt aufnehmen: Können Sie die Steuerschuld nicht fristgerecht bezahlen, wenden Sie sich frühzeitig an das zuständige Finanzamt. Bei Gewerbesteuer ist die Gemeinde zuständig. Ignorieren Sie die Forderung nicht. Dadurch verschwinden die Steuerschulden nicht und es können weitere Kosten entstehen.
#5 Stundung prüfen: Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Finanzbehörde eine Steuerforderung ganz oder teilweise stunden. Eine Stundung kommt insbesondere infrage, wenn die sofortige Zahlung eine erhebliche finanzielle Härte bedeuten würde und der Steueranspruch dadurch nicht gefährdet wird. Eine Stundung ist allerdings kein Anspruch für jeden Liquiditätsengpass. Stellen Sie den Antrag deshalb frühzeitig und begründen Sie Ihre finanzielle Situation nachvollziehbar.
#6 Bei größeren Beträgen Hilfe holen: Geht es um eine hohe Steuernachzahlung oder ist Ihre Liquidität ernsthaft gefährdet, sollten Sie einen Steuerberater einschalten. Er kann den Steuerbescheid prüfen, die Höhe zukünftiger Vorauszahlungen einschätzen und Sie beim weiteren Vorgehen gegenüber Finanzamt oder Gemeinde unterstützen.
| Häufige Fragen
Ja. Ergibt sich aus den Angaben im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung eine ausreichend hohe voraussichtliche Einkommensteuer, setzt das Finanzamt bereits im Gründungsjahr Vorauszahlungen fest.
Fällt die Gewinnprognose dagegen niedrig aus, bleiben Einkommensteuer-Vorauszahlungen zunächst aus. Steigt der tatsächliche Gewinn später deutlich, droht eine entsprechend hohe Nachzahlung.
Die gesetzlichen Termine für Einkommensteuer-Vorauszahlungen liegen quartalsweise am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Eine monatliche Zahlung ist nicht der reguläre Zahlungsrhythmus.
Für die eigene Liquiditätsplanung bietet sich jedoch eine monatliche Steuerrücklage an. Überweisen Sie beispielsweise jeden Monat den errechneten Steueranteil auf ein separates Steuerkonto. Zum Fälligkeitstermin steht der Quartalsbetrag dann bereits bereit.
Der sicherste Weg wäre ein Geschäft ohne steuerpflichtigen Gewinn. Empfehlenswert ist das allerdings kaum.
Erwartet ein Selbstständiger tatsächlich einen deutlich niedrigeren Gewinn oder einen Verlust, lässt sich eine Herabsetzung der Vorauszahlungen beantragen. Entscheidend ist eine realistische Gewinnprognose. Die Steuer selbst verschwindet durch niedrigere Vorauszahlungen nicht.
Ja. Ist der Vorauszahlungsbescheid sachlich oder rechtlich falsch, kommt ein Einspruch infrage.
Hat sich dagegen erst nach Erlass des Bescheids die wirtschaftliche Situation verändert, ist ein Antrag auf Anpassung oder Herabsetzung der Vorauszahlungen regelmäßig der passendere Weg.
Für eine eindeutige Zuordnung sollten insbesondere Steuernummer, Steuerart und Zeitraum angegeben werden, zum Beispiel:
- 12/345/67890, Einkommensteuer-Vorauszahlung, 2. Quartal 2026
Am sichersten ist die Übernahme der Angaben aus dem Vorauszahlungsbescheid oder den Zahlungshinweisen des Finanzamts.
Die Einkommensteuer-Vorauszahlungen werden zu vier gesetzlichen Terminen fällig. Eine frühere Zahlung ändert grundsätzlich nichts an der festgesetzten Höhe der Vorauszahlungen.
Für die Liquiditätsplanung ist es meist sinnvoller, das Geld bis zum jeweiligen Fälligkeitstermin auf einem separaten Steuerkonto zurückzulegen.
Zu viel geleistete Einkommensteuer-Vorauszahlungen gehen nicht verloren. Das Finanzamt rechnet sie bei der Einkommensteuerveranlagung auf die tatsächlich festgesetzte Jahressteuer an.
Übersteigen die Vorauszahlungen die endgültige Einkommensteuer, entsteht grundsätzlich eine Einkommensteuerrückerstattung.
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